管理软件系统应用课程-信息系统和组织.ppt
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1、LOGO 信息系统和组织信息系统和组织本章的内容揭示了组织和信息系统之间复杂的关系。本章的内容揭示了组织和信息系统之间复杂的关系。本章的目的是向读者介本章的目的是向读者介 绍组织的特征,当你以经理的身绍组织的特征,当你以经理的身份来观察、设计、建立和运作一个信息系统时,你将份来观察、设计、建立和运作一个信息系统时,你将 需需要运用组织知识。首先,我们描述与信息系统有关的组织要运用组织知识。首先,我们描述与信息系统有关的组织特征,即书中所述的特征,即书中所述的“明显明显”特征。然后我们将详细地、特征。然后我们将详细地、具体地研究信息系统对组织的作用,以及组织对具体地研究信息系统对组织的作用,以及
2、组织对 信息系信息系统的作用。本章的结尾论述了改变组织的困难性和其原因,统的作用。本章的结尾论述了改变组织的困难性和其原因,不论你是否在不论你是否在 组织变化中利用技术手段;还论述了怎样组织变化中利用技术手段;还论述了怎样把这些知识用好。把这些知识用好。LOGO本章内容:本章内容:组织和信息系统之间的关系组织和信息系统之间的关系3.1组织的特征组织的特征3.2组织怎样影响信息系统组织怎样影响信息系统3.3信息系统如何影响组织信息系统如何影响组织3.4LOGO3.1 组织和信息系统之间的关系组织和信息系统之间的关系 3.1.1 间接的双向关系间接的双向关系关于效率、创造性、管理层峰、就业和工作环
3、境质量,是关于效率、创造性、管理层峰、就业和工作环境质量,是工业社会的老生长谈,是计算机诞生前就存在的管理话题。信工业社会的老生长谈,是计算机诞生前就存在的管理话题。信息系统对效率和效用的贡献是不能被否认的。然而,社会和行息系统对效率和效用的贡献是不能被否认的。然而,社会和行为科学家通过对组织的长期研究,认为除了个别情况外组织并为科学家通过对组织的长期研究,认为除了个别情况外组织并未发生任何根本性转变。那么信息系统到底能为组织做些什么未发生任何根本性转变。那么信息系统到底能为组织做些什么呢?只有借助组织理论才能从本质上做出解释。呢?只有借助组织理论才能从本质上做出解释。对研究人员和管理人员来说
4、,用海洋中船舶与冰山相撞的对研究人员和管理人员来说,用海洋中船舶与冰山相撞的现象来比喻现象来比喻“计算机对组织的作用计算机对组织的作用”是相当方便的。但实际的是相当方便的。但实际的作用是远为复杂的。图作用是远为复杂的。图31中的组织符号代表组织的整体概念,中的组织符号代表组织的整体概念,另外列举了许多中介因素,它们影响着信息技术与组织之间的另外列举了许多中介因素,它们影响着信息技术与组织之间的相互作用。这些中介因素包括组织所处的环境、组织文化、组相互作用。这些中介因素包括组织所处的环境、组织文化、组织结构、组织的标准业务规程、组织政治和管理决策。总而言织结构、组织的标准业务规程、组织政治和管理
5、决策。总而言之,是管理人员来决定将研制什么系统,决定系统将做什么用,之,是管理人员来决定将研制什么系统,决定系统将做什么用,决定如何实施系统等等。在很大程度上,管理人员和组织选择决定如何实施系统等等。在很大程度上,管理人员和组织选择他们所需要的他们所需要的“计算机作用计算机作用”(或者说,他们至少接受其应有(或者说,他们至少接受其应有的作用)。有时候,组织中计算机应用的结果纯粹是碰运气,的作用)。有时候,组织中计算机应用的结果纯粹是碰运气,可能是好结果,可能是坏结果。可能是好结果,可能是坏结果。LOGO因为存在着不同类型的组织,所以我们可以推断信息因为存在着不同类型的组织,所以我们可以推断信息
6、技术对不同的组织将起不同的作用。不存在所谓计算机作技术对不同的组织将起不同的作用。不存在所谓计算机作用。因此不能下这样的结论:计算机能使一切组织结构层用。因此不能下这样的结论:计算机能使一切组织结构层次次“扁平化扁平化”。而应当认为,同一种技术对处于不同情况。而应当认为,同一种技术对处于不同情况中不同的组织的影响是不同的。在论述中介因素是如何作中不同的组织的影响是不同的。在论述中介因素是如何作用于信息系统之前,有必要先回顾一下组织的若干显著特用于信息系统之前,有必要先回顾一下组织的若干显著特征。征。LOGO3.1.2 组织的概念组织的概念近代的近代的组织科学组织科学意味着研究组织的领域有多种研
7、意味着研究组织的领域有多种研究方法。解决现实问题的办法可以来自于各种专业领域。究方法。解决现实问题的办法可以来自于各种专业领域。下面我们从不同的角度介绍组织的概念。组织的技术性定下面我们从不同的角度介绍组织的概念。组织的技术性定义:组织是一个稳定的、正规的社会结构,它从环境中汲义:组织是一个稳定的、正规的社会结构,它从环境中汲取资源,然后对资源进行加工而生产出产品。这一技术性取资源,然后对资源进行加工而生产出产品。这一技术性定义强调组织的三个要素(见图定义强调组织的三个要素(见图3-2)。资本和劳力是环)。资本和劳力是环境提供的基本生产要素。生产函数是把资本和劳力转化为境提供的基本生产要素。生
8、产函数是把资本和劳力转化为产品的加工过程,组织(企业)把资本和劳力输入。图产品的加工过程,组织(企业)把资本和劳力输入。图3-2(a)在生产函数中转化为产品和服定义;()在生产函数中转化为产品和服定义;(b)是微观)是微观经济理论的企业模型。技术性定义视组织为一种变换功能经济理论的企业模型。技术性定义视组织为一种变换功能或处理过程。输出结果由环境的输入和变换功能决定。或处理过程。输出结果由环境的输入和变换功能决定。务。环境消费了产品和服务又向组织提供输入。图实质是务。环境消费了产品和服务又向组织提供输入。图实质是系统论对组织的系统论对组织的LOGOLOGO从寿命和习惯来看,组织比非正式群体更稳
9、定。说组织是从寿命和习惯来看,组织比非正式群体更稳定。说组织是正规的是因为它们是法人且必须遵守法律。组织具有内部的规正规的是因为它们是法人且必须遵守法律。组织具有内部的规章和办事程序。说组织是社会结构是因为它们是社会元素的集章和办事程序。说组织是社会结构是因为它们是社会元素的集合,好像机器结构一样合,好像机器结构一样阀门、凸阀门、凸 轮、轴和其他零件的特定轮、轴和其他零件的特定构成。构成。从某种程度上来说,组织是一个处理信息的实体。然而,从某种程度上来说,组织是一个处理信息的实体。然而,只从这种局限的角度去看待组织和为其工作的人也许会犯错误。只从这种局限的角度去看待组织和为其工作的人也许会犯错
10、误。为了对环境提供输出(产品和服务),组织处理信息和使用信为了对环境提供输出(产品和服务),组织处理信息和使用信息。大多数组织的设计不主要是为了处理信息。报纸向顾客提息。大多数组织的设计不主要是为了处理信息。报纸向顾客提供的是新闻和观点而不仅仅是数据和信息。甚至于大宗信息的供的是新闻和观点而不仅仅是数据和信息。甚至于大宗信息的用户,如美国的社会保险局、税务局这样的政府机构也把主要用户,如美国的社会保险局、税务局这样的政府机构也把主要目标定为提供养老和税务服务。对于组织的这一定义是既简单目标定为提供养老和税务服务。对于组织的这一定义是既简单又明确,但它对我们所处的现实中的组织却缺乏描述性和预测又
11、明确,但它对我们所处的现实中的组织却缺乏描述性和预测性。性。LOGO更现实的行为学对组织的定义认为组织是权力、特权、义更现实的行为学对组织的定义认为组织是权力、特权、义务和责任的集合,通过冲突和冲突的解决而在一段时期形成的微务和责任的集合,通过冲突和冲突的解决而在一段时期形成的微妙的平衡状态(见图妙的平衡状态(见图33)根据行为学对企业的看法,可以认)根据行为学对企业的看法,可以认为在组织中工作的人们建立了习惯性工作方式;人们依附于现有为在组织中工作的人们建立了习惯性工作方式;人们依附于现有的关系;人们同下属和上司商定和安排如何工作、做多少工作、的关系;人们同下属和上司商定和安排如何工作、做多
12、少工作、工作条件是什么。大多数这些安排和感受在正式书面规定中是找工作条件是什么。大多数这些安排和感受在正式书面规定中是找不到的。不到的。LOGO上述关于组织的定义和信息系统技术又有什么关系呢上述关于组织的定义和信息系统技术又有什么关系呢?技术性微观经济学对组织的见解促使我们认识到,引进?技术性微观经济学对组织的见解促使我们认识到,引进新技术会改变输入与输出之间的结合方式或处理过程,就新技术会改变输入与输出之间的结合方式或处理过程,就像改变发动机上的火花塞一样。通过资本和劳力之间的简像改变发动机上的火花塞一样。通过资本和劳力之间的简单互换,企业被看作是永远可塑的,新技术可以不受限制单互换,企业被
13、看作是永远可塑的,新技术可以不受限制地得到应用。地得到应用。组织的经典理论,没有对许多重要的组织行为做出解组织的经典理论,没有对许多重要的组织行为做出解释。只盯着组织结构图的信息系统分析、设计人员,在设释。只盯着组织结构图的信息系统分析、设计人员,在设计中会遗漏适合组织的信息系统所必需的重要因素,如组计中会遗漏适合组织的信息系统所必需的重要因素,如组织文化和组织权力。织文化和组织权力。LOGO然而,更为现实的行为学组织定义认为,建立新信息然而,更为现实的行为学组织定义认为,建立新信息系统或改建旧系统决不是对机器或工人的技术性再安排。系统或改建旧系统决不是对机器或工人的技术性再安排。技术变化需要
14、在信息的所有和控制权、谁有权使用和修改技术变化需要在信息的所有和控制权、谁有权使用和修改信息、谁做决策等方面做出改变。例如,加拿大的泛加信息、谁做决策等方面做出改变。例如,加拿大的泛加(Pan Canadian)石油公司的信息系统使地质专家和)石油公司的信息系统使地质专家和工程师能在野外决定钻井位置,前提是组织体制赋予了他工程师能在野外决定钻井位置,前提是组织体制赋予了他们决策权,从而能在勘探现场利用公司信息系统提供的信们决策权,从而能在勘探现场利用公司信息系统提供的信息进行钻井选址的,而不是像以往由公司总部进行决策。息进行钻井选址的,而不是像以往由公司总部进行决策。新的信息系统会打破组织原有
15、的平衡,会产生新的冲突和新的信息系统会打破组织原有的平衡,会产生新的冲突和组织阻力,管理者要主动地管理组织的动态平衡过程。行组织阻力,管理者要主动地管理组织的动态平衡过程。行为学理论这一复杂的观点促使我们关注工作本身和关注为为学理论这一复杂的观点促使我们关注工作本身和关注为了结果而采用的过程。了结果而采用的过程。LOGO技术学派和行为学派对组织的定义不是矛盾的。这些技术学派和行为学派对组织的定义不是矛盾的。这些定义实际上是互相补充的:微观经济学的定义告诉我们竞定义实际上是互相补充的:微观经济学的定义告诉我们竞争的市场中众多的公司是如何将资本、劳力以及信息技术争的市场中众多的公司是如何将资本、劳
16、力以及信息技术结合在一起,而行为学模型让我们深入到个别的公司中去结合在一起,而行为学模型让我们深入到个别的公司中去审视特定的公司实际上是如何使用资本和劳力去提供产品。审视特定的公司实际上是如何使用资本和劳力去提供产品。在第三章第四节中论述了如何用基于上述每种关于组织定在第三章第四节中论述了如何用基于上述每种关于组织定义的理论来说明信息系统和组织的关系。义的理论来说明信息系统和组织的关系。信息系统可以显著地改变组织中的生活。有些信息系信息系统可以显著地改变组织中的生活。有些信息系统改变了长期以来在权力、特权、义务、责任和情感之间统改变了长期以来在权力、特权、义务、责任和情感之间建立的均衡状态。这
17、意味着管理人员不了解组织,就不能建立的均衡状态。这意味着管理人员不了解组织,就不能设计新系统和了解现行系统。设计新系统和了解现行系统。LOGO3.2 组织的特征组织的特征本节中,我们介绍和讨论建立信息系统时经理们应该本节中,我们介绍和讨论建立信息系统时经理们应该意识到的组织的主要特征。这些组织特征是影响组织与信意识到的组织的主要特征。这些组织特征是影响组织与信息技术之间关系的中介因素。有些组织特征是一切组织所息技术之间关系的中介因素。有些组织特征是一切组织所共有的;另一些特征因各个组织而异。让我们先看看一切共有的;另一些特征因各个组织而异。让我们先看看一切组织所共有的特征。组织所共有的特征。L
18、OGO3.2.1 同出一辙的组织:共同特征同出一辙的组织:共同特征你也许不会认为联想计算机公司、东方航空公司或广州市你也许不会认为联想计算机公司、东方航空公司或广州市公安局有许多共同之处,但它们的确是如此。从某些方面来看,公安局有许多共同之处,但它们的确是如此。从某些方面来看,所有的现代组织是相似的,因为它们都具有表所有的现代组织是相似的,因为它们都具有表3-1 中列出的特中列出的特点。德国社会学家,组织理论的先驱,马克斯韦伯早在点。德国社会学家,组织理论的先驱,马克斯韦伯早在1911年描述了组织的这些年描述了组织的这些“理想而典型理想而典型”特点。他把组织称之为层特点。他把组织称之为层峰体制
19、,其具备某种结构化特征(见表峰体制,其具备某种结构化特征(见表3-1)。LOGO根据韦伯的理论,一切现代层峰体制具有明确的工作根据韦伯的理论,一切现代层峰体制具有明确的工作分工,责、权分明;组织根据专长与技能雇佣和培训员工,分工,责、权分明;组织根据专长与技能雇佣和培训员工,员工的雇佣和提升是根据其技术能力和职业素质(不靠个员工的雇佣和提升是根据其技术能力和职业素质(不靠个人关系);组织把专业人员安置在权力等级中,在等级制人关系);组织把专业人员安置在权力等级中,在等级制中每个岗位都有上级,权力只限于特定的职务活动;权力中每个岗位都有上级,权力只限于特定的职务活动;权力和活动又受到抽象的规则和
20、程序(标准工作程序)的指导和活动又受到抽象的规则和程序(标准工作程序)的指导和约束,规则和程序在特定的情况下有相应的解释和应用。和约束,规则和程序在特定的情况下有相应的解释和应用。这些规则造就了公正、通用的决策系统;每个人受到平等这些规则造就了公正、通用的决策系统;每个人受到平等对待;组织保存关于决策、业务活动和规章的文件。组织对待;组织保存关于决策、业务活动和规章的文件。组织本身遵从效率原则,用有限的输入产生最大的输出。本身遵从效率原则,用有限的输入产生最大的输出。根据韦伯的理论,层峰体制是有优势的,因为它们是根据韦伯的理论,层峰体制是有优势的,因为它们是最有效率的、理性的组织模式。它们比多
21、变的、具有感召最有效率的、理性的组织模式。它们比多变的、具有感召力的帮会组织或正规的世袭体制要稳定和强大得多。其他力的帮会组织或正规的世袭体制要稳定和强大得多。其他学者又对韦伯的理论做了补充,列出了组织的另外一些特学者又对韦伯的理论做了补充,列出了组织的另外一些特征。一切组织都要建立征。一切组织都要建立标准工作程序、组织政治和组织文标准工作程序、组织政治和组织文化化。当今的一切大型组织都体现了韦伯所指出的现代组织。当今的一切大型组织都体现了韦伯所指出的现代组织特征:具有职权等级、专业化、规范化、集中化。特征:具有职权等级、专业化、规范化、集中化。LOGO3.2.2 各有千秋的组织:独有特征各有
22、千秋的组织:独有特征有些特征因不同的组织而有差别。尽管一切组织具有某有些特征因不同的组织而有差别。尽管一切组织具有某些共同特点,两个完全一样的组织是不存在的。组织有不同些共同特点,两个完全一样的组织是不存在的。组织有不同的结构、不同的目标、不同的服务对象、不同的领导风格、的结构、不同的目标、不同的服务对象、不同的领导风格、不同的任务和周围环境。这些差别汇总在表中,表中还列举不同的任务和周围环境。这些差别汇总在表中,表中还列举出主要观点及出处、表明组织差别的组织例子。出主要观点及出处、表明组织差别的组织例子。LOGO1.不同的组织类型不同的组织类型组织之间差别的重要表现之一是它们的结构与形态。组
23、织之间差别的重要表现之一是它们的结构与形态。不同的结构直接了决策权威的集中或分散程度,管理幅度、不同的结构直接了决策权威的集中或分散程度,管理幅度、组织的复杂程度(组织的差别、组织的细分程度、地域分组织的复杂程度(组织的差别、组织的细分程度、地域分布等)。组织结构的差别可以从多个角度去看。明茨伯格布等)。组织结构的差别可以从多个角度去看。明茨伯格的分类法是基的分类法是基 于组织结构的(见图于组织结构的(见图3-4),该方法举出了),该方法举出了五种组织的基本结构:五种组织的基本结构:创业型结构、职能型层峰结构、专创业型结构、职能型层峰结构、专业型层峰结构、事业部型层峰结构业型层峰结构、事业部型
24、层峰结构。LOGOLOGOLOGOLOGOLOGOLOGO2.环境环境组织处于不同的环境,环境对组织结构施以强大的影组织处于不同的环境,环境对组织结构施以强大的影响。一般说来,变化迅速的环境中的组织类似于项目型结响。一般说来,变化迅速的环境中的组织类似于项目型结构,它们的层次较少,很多权力下放给底层。稳定环境中构,它们的层次较少,很多权力下放给底层。稳定环境中的组织倾向于建立机器型层峰体制。的组织倾向于建立机器型层峰体制。LOGO3.组织间的其他差异组织间的其他差异有许许多多的原因使组织各不相同。组织的规模影响有许许多多的原因使组织各不相同。组织的规模影响组织的结构。组织间的不同还体现在其最终
25、目标和为达到组织的结构。组织间的不同还体现在其最终目标和为达到该目标所使用的职务权力。有些组织的目标是强制性的该目标所使用的职务权力。有些组织的目标是强制性的(如监狱);有些是功利性的(如企业);还有的是典范(如监狱);有些是功利性的(如企业);还有的是典范型目标(如学校、宗教团体)。如同组织的整体形态一样,型目标(如学校、宗教团体)。如同组织的整体形态一样,职务权力和激励的类型也随组织而不同:强制性组织是等职务权力和激励的类型也随组织而不同:强制性组织是等级森严,而典范型组织则等级相对少些。级森严,而典范型组织则等级相对少些。LOGO总而言之,组织的共同特征和独有特征对组织中能如总而言之,组
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