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1、人事档案管理(暂行)规定1.目的加强公司人事档案管理,进一步提高档案管理水平,使人事档案工作制度化、 规范化,更好地为人事工作服务。适用于深圳市*电池有限公司及下属各分厂、办事处人员的人事档案。3 .职责与权限人力资源部负责人事档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等。4 .内容4. 1归档范围4. 1. 1作业员4. 1. 1. 1身份证复印件4.LL2学历证复印件(初中以上)4. 1. L3健康证明4. 1. 1. 4深圳*电池有限公司作业员履历表4. 1. 1. 5深圳*电池有限公司试工单4.L L6其他有关证件4. 1.2职员4. 1.2. 1身份证复印件学历证复印件(初中以上)
2、健康证明4.1. 2, 4深圳*电池有限公司入职登记表4. 1. 2. 5深圳*电池有限公司试工单4. 1. 2. 6个人简历担保证明(只针对司机)4.1. 2. 8特种作业操作证或职业资格证(只针对特种作业操作人员,如电工、 车工、司机等)其他有关证件4. 1.3管理人员4. 1.3. 1身份证复印件学历、学位证复印件健康证明4. L3.4个人简历4.1. 3. 5深圳*电池有限公司入职登记表4. 1. 3. 6深圳*电池有限公司入职审批单4.1. 3. 7深圳*电池有限公司面谈测评表4. 深圳*电池有限公司求职申请表(自2004年8月1日起用)4.1. 3. 9深圳*电池有限公司人力需求申
3、请表英语等级证书(视职位需求而定)担保证明(针对财务、销售人员)职业资格证书(视职位需求而定)劳动合同与保密协议书4. 1. 3. 14其他有关证件4. 1.4应届毕业生身份证复印件学历、学位证书复印件英语等级证书复印件毕业生推荐表获奖证明毕业生就业协议书其他有关证件4.1.5公司员工入职后形成的如下材料,归入本人档案:4. 1. 5. 1鉴定材料4. 1. 5. 2绩效考核材料培训记录及考核材料奖励、处分材料调动、任免、工资、离(退)等材料4. 1. 5. 6其他可供参考的材料4. 2归档要求归档材料必须是办理完毕的正式文件材料;1.1.1 材料必须完整、齐全、真实;文字清楚;对象明确;复印
4、件清晰,无 涂改;1.1.2 手续必须完备,凡规定需签字、盖章的,须有签字、盖章;规定要见 面的(深户担保人)材料,应有见面人的签字材料;1.1.3 凡不符合归档要求、手续不完备的档案材料,须补交材料或补办完手 续后归档。4.3 归档时间4. 3.1管理人员入职材料须在入职当日归档;5. 3. 2职员入职材料须在试工期合格后,三天内归档;6. 3. 3作业员入职材料须在试工期合格后,一个星期内归档;7. 3. 4各分厂新进员工入职材料须在入职当月交人力资源部存档;8. 3. 5员工日常形成的需归档材料,自材料生效之日起一月内归档;4.4 档案管理4. 4.1公司所有员工自入职材料归档之日起均独
5、立建档;4. 4. 2全体在职员工档案资料以部门为大分类,部门内管理人员以员工姓名 开头字母(三个)排序检索;职员和作业员以工号排序检索;4. 4. 3建立离职人员档案库,所有离职员工档案均以工号排序检索;建立档案管理统计工作,依据人事档案电子数据,做好各项档案原始 材料的登记。包括:档案目录、归档项目、档案收进、移出记录等;4.4. 5每月底对档案库进行检查与核对,更新各部人员配置,检查档案存放 情况,保证人事档案完整、安全。4. 5档案利用及借阅4. 5.1部门或个人因工作需要需查阅时,须经查阅人部门部长和人力资源部 部长同意,一般仅限于室内阅览;人事档案一般不外借。如必须借出使用,借阅人
6、需填写人事档案借 阅申请表,说明理由,办理相应登记手续;4.5. 3借出期限一般为十五天,不能按期归还的,要提出续借理由,并办理 续借手续;外品位人员利用档案,必须持本人单位介绍信,并经人力资源部长同 意,方可利用;4. 5. 5查(借)阅档案要妥善保管,严格遵守保密制度,不得擅自转借他人;严禁涂改、圈画、抽取、撤换、污损档案材料;4.5. 6应仔细检查借出或归还的档案,办理清点手续,档案管理人员与借阅 者当面核对清楚,如有丢失,损坏或泄密,立即追究当事人责任;查(借)阅档案的部门或个人,不得擅自复印、抄录档案内容。因工 作需要从档案中取证的必须请示人力资源部门审查批准后方可;电话查询档案,只
7、限一般问题的咨询;查(借)阅档案,均在档案查阅登记簿上进行登记,对重大或重要项 目的查阅,要做好利用效果的反馈工作。4. 6档案销毁4. 6.1人事档案的保管期限作业员的人事档案自离职之日起保管6个月;职员的人事档案自离职之日起保管6个月;4. 6.1. 3基层管理人员的人事档案自离职之日起保管1年;4. 6.1. 4中层管理人员的人事档案自离职之日起保管2年;4. 6. 1.5高层管理人员的人事档案自离职之日起保管3年。4. 6. 2销毁程序4. 6. 2.1档案库保管的档案,经认真鉴定后,确认没有保存价值或保管期满 的档案应进行销毁。4. 6. 2. 2人力资源部对拟销毁档案提出初步意见,并对拟销毁档案按类别造 册登记,分别送档案形成部门部长进行初审;汇总初审意见,编造档案销毁清册,附销毁档案书面报告,经主管 领导签字生效;4.6.2.4 一般用碎纸机进行销毁;销毁时须进行监销;4. 6. 2. 5经审查不准销毁的档案仍继续保存,并在销毁清册上详细注明。5.记录表单QR-HR-31/00QR-HR-32/00QR-HR-33/005.1 档案借阅申请单5.2 人事档案借阅登记表5.3 人事档案销毁记录表制定/日期:审核/日期:批准/日期:
限制150内