秘书事务管理 事务20 值班工作.ppt
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1、 事务20 值班工作学习目标学习内容课后练习学习目标了解值班工作的方法和要求,能够独立胜任和安排值班工作。学习内容一、值班的概念二、值班工作的任务三、值班工作的基本要求四、值班工作制度五、编制值班表一、值班的概念值班,是指一个组织在正常工作时间以外安排有关人员轮流交替坚守岗位,负责处理一些临时性的综合事务或专项性的特定事务。二、值班工作的任务(一)及时准确传达信息(二)做好接待工作(三)承办临时事项(四)处理突发事件(五)安全保卫(一)及时准确传达信息包括接听并记录电话,接受并登记紧急文件,收受并转送电报,答复上级单位对有关情况的询问等。因此,值班室应保证各种通讯器材畅通无阻,并备有各部门领导
2、人和交通、公安、消防、急救等常用电话号码表,密切保持与机关、单位负责人的联系;应掌握领导人的活动和去向,保证在遇到特殊情况的时候能够及时地通知他们,但是,未经领导人同意,不能将领导人的活动内容和去向告知无关人员。(二)做好接待工作对于外地来访者,要协助安排好食宿,并通知有关单位做好接待工作;对于本地公务来访或询问事情,要视情况予以答复;对于找领导人解决问题的,要根据问题的性质,做出适当处理。在接待来访人员之后,要填写好接待记录。(三)承办临时事项1.承办上级通知事宜。接到上级重要指示、通知后及时向相关领导报告,并根据领导批示和处理情况,按要求向上级报告。2.承办下级请示报告事宜。对下级来的一般
3、性电话请示、报告,可根据有关精神给予明确答复。比较重要的,要向领导报告,并根据领导的指示进行相关处理或者转有关部门处理。3.承办领导交办的事宜。包括传达领导对某一问题的指示、意见,下达临时性的会议通知,向上级机关或者外单位询问有关事项等。(四)处理突发事件如果遇到发生事故、火灾、盗窃或暴雨、地震等突发事件,值班人员要做到遇事不慌、处变不惊,能够沉着、冷静、机智、果断地加以处理,比如立即向领导报告,就近组织人力救灾抢险,或向邻近机关、单位、部队求援,或保护事故现场,或紧急转移机要文件和贵重物资等。(五)安全保卫办公室值班人员的安全保卫,与单位保安人员的任务不同,主要是负责夜间和节假日机关内部机密
4、文件资料和器材的保护。三、值班工作的基本要求(一)值班服务守岗守时(二)上传下达及时准确(三)来访接待文明热情(四)文件资料注意保密(五)应急处理审慎果断(六)详细填写值班日志(四)文件资料注意保密领导呈阅件、值班记录、重要传递件以及其他文件资料等,值班人员都要随时放入专用抽屉或保险柜内,不得让无关人员翻阅。(五)应急处理审慎果断接到重大突发性事件的情况报告后,值班人员要沉着冷静,按程序及时报告,并审慎果断地协助领导进行处理。【案例】秘书小刘应对突发火灾【案例】秘书小刘应对突发火灾鸿运公司秘书小刘值夜班凌晨2点闻到烧焦味道循味搜索发现仓库着火拨打119报告分管领导行政经理找出灭火器控制火势蔓延
5、消防车赶到调查起火原因-老鼠咬电线受到表扬(六)详细填写值班日志值班日志是值班期间有关情况的简要记录,对于值班期间处理的每一件事,包括电话处理、来人接待、突发事件处理等都要予以记录。详细填写并妥善保存值班日志,具有十分重要的意义:首先,有利于下一班值班人员了解情况,保持上、下班工作的连续性;其次,有利于上司了解、检查和考核值班工作;最后,有利于编写情况反映、工作简报、大事记等内部资料。*集团机械设备公司值班日志值班时间年 月 日(星期 )值班人值班记录:备注:四、值班工作制度值班制度是要求值班人员共同遵守的规程或行为准则,是做好值班工作必不可少的措施。主要包括:(一)信息处理制度 (二)岗位责
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