物业管理公司财务部资金管理制度手册162097.docx
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1、物业管理公公司财务部部资金管理理制度手册册为规范物业业的资金运运作及管理理工作,结结合物业业业实际经营营情况,特特制定本办办法。第一一章 定第第一条 所所有人员必必须根据合合法、完整整的原始凭凭证,按规规定粘贴、填填制报销帐帐单据。 1、原始始凭证的基基本要求 1)原始始凭证内容容必须具备备:凭证的的名称;填填制凭证的的日期;填填制凭证单单位名称或或者填制人人的姓名;经办人员员的签名或或者盖章;接受凭证证单位的名名称;经营营业务的内内容、数量量、单位和和金额。 2)从外外单位取得得的原始凭凭证,必须须符合国家家票证管理理办法,并并盖有填制制单位的公公章;从个个人取得的的原始凭证证,必须有有填制
2、人员员的签名或或者盖章。自自制原始凭凭证必须有有经办单位位领导人或或者其指定定人员的签签名或盖章章。 3)凡凡填有大写写或小写金金额的原始始凭证,大大写与小写写必须相符符。购买实实物的原始始凭证,必必须有入库库单或验收收证明;支支付款项的的原始凭证证,必须有有收款单位位的收款证证明。 44)一式几几联的原始始凭证,应应注明各联联的用途,并并且只能以以一联作为为收款证明明。一式几几联的发票票和收据,必必须用双面面复写纸(发发票和收据据本身具备备复写纸功功能的除外外)套写。 5)经有关部门批准的经济业务,应当将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准部门、日期、
3、批准人及“原件存档”字样;如果批准文件涉及两项报帐内容,可将原件附其中一份报帐单据,另一份注明原件在“报帐中”字样。 2、原始凭证粘贴的具体规定: 1)在空白报销单上将原始报帐凭证按小票在下,大票在上的要求,从右至左呈阶梯状依次粘贴;若票据较少,可直接在正式报销单的反面粘贴(原始凭证的正面与报销单的正面同向);若票据较多,可在多张空白报销单上粘贴。 2)将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上(将左面对齐粘贴)。 第二条 如果需报销的原始单据遗失,除飞机票、火车票、船票、长途汽车票,在理由充分的情况下,按票价的50%报销外,其他票据遗失一律不予报销;特殊情况,必须报请物
4、业财务部负责人批准;已由银行付款,需进行报帐核销的原始单据遗失,须凭加盖对方发票章(或财务章)的原始单据复印件和经部门负责人签字的专题说明进行核销,同时对经办人予以100元的处罚。 第三三条 对不不真实、不不合规定的的原始凭证证不予报帐帐;对记载载不准确、不不完整的原原始凭证予予以退回,并并要求按规规定更正、补补充;原始始凭证有错错误的,应应要求出具具单位或填填报人重开开或更正(金金额只可改改小,不可可改大),更更正处加盖盖单位印章章或签章。第四条 严格执行报帐期限规定,及时进行报帐。1、差旅费借支必须在返回物业五天内报帐,其他现金借支十天内必须结清。2、领用的转帐支票,经办人员必须在十天内到
5、财务部门办理报帐手续;直接由物业汇往各往来单位的款项,记入经办人员往来帐,经办人员必须在付款后(或货到,或工程完工后)一个月内到财务部门办理报帐手续(合同上有规定的除外)。 3、凡未在规定期限内到财务部门结清财务手续的,按起点30元,每超期一天按两元的标准递增予以罚款。 4、费用单据超过二个月的,不予报帐。 第五条 严格执行物业的审批规定,所有开支必须经部门负责人同意,物业总经理及财务部负责人审批后方可办理。 第六条 各项费用开支,以现金方式支付的,必须填写物业(或丝宝集团)费用报销单; 第七条 已取得结算凭据的报帐业务,必须填写丝宝集团报销单;未取得结算凭据的付款业务,应由经办人填写请款单,
6、待货到(或工程完工)后由经办人取得发票,办理入库验收(或工程验收)手续,填写报销单办理报帐手续。第二章 资金支付的审批规定及流程第八条 报帐审批规定1、各部门员工的日常费用,由部门负责人控制审核,报物业总经理和物业管理公司财务经理审批,;部门负责人的日常费用,直接由物业总经理和物业管理公司财务经理控制审批。2、车辆保养、改装或维修,单项费用在3000元以内(含3000元)的,必须以书面形式,报管理公司总经理批准;单项费用在3000元以上的,必须逐级上报,由集团批示。3、 物业各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、电话费(含个人手机话费)等所需资金的支出,由物业办公室管理及审核,报物业总经理及
7、物业管理公司财务经理审批。4、物业日常经营所需的水、电及零星工程设备维修费用,由工程部负责核实,报物业总经理及物业管理公司财务经理审批。5、物业日常购置原材料、低值易耗品、物料用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资,由采购部负责核实,报物业总经理及物业管理公司财务经理审批。6、物业管理公司和物业所有需支付的资金(除临时处置资金外),均通过物业管理公司财务经理统筹安排。 第九条 报帐审批流程 1、员工因工发生的日常费用必须按规定事先报请部门负责人批准(部门负责人发生的费用,应逐级上报上级领导批准);部门负责人必须做到严格控制,杜绝先斩后奏的现象发生。 2、凡涉及购买物资的部门,应预
8、先提交申请报告,根据报帐审批权限的规定经审批人批准后,由物业指定的部门负责签定合同(除零星采购以外,所有采购业务均必须签定采购合同)、购置及报帐。 3、各级审批人出差期间,对必须开支的款项可授权他人代理行使审批职责。授权书上必须详细注明授权的范围、期限、被授权人等主要内容。授权书一式两份,一份由本部门留存,另一份交财务部门存档。第三章 资金的预算管理 第十条 每年元月10日前,物业根据当年的经营计划,提出当年资金总需求预算方案,报集团总部审批。第十一条 各物业根据集团总部批准的资金预算方案,制定各月的资金预算计划,每月将物业节余资金汇总部集团使用。第十二条 物业总经理审定各部门申报的资金需求计
9、划,并将总资金预算计划分解到各需求部门。第十三条 按照确定的分部门资金需求计划,合理调度和安排资金的运用。第四章 借支及请款规定 第十四条 现金借支规定 1、凡物业员工因工作需要,需申请临时借支的,必须填写借支单,注明借支事由,经部门负责人核实、财务部负责人审批后办理借支手续。 2、差旅费借支必须由部门负责人根据员工出差天数及日费用标准核定;其他现金借支一次不得超过2000元。 3、因工作性质特殊,需借支备用金的,由借支人填写借支单,注明“备用金”字样,经部门负责人批准后在财务部门办理借支手续。 4、现金借支,严格遵循“前帐不清、后帐不借”的原则。 5、备用金借支,由财务部门每季度出具各部门备
10、用金借支明细,交各部门负责人重新核定。如有工作或额度调整,应及时通知财务部门。 第十五条 转帐支票借支规定 1、除采购员借支外,其他部门超过2000元(含2000元)以上的开支,必须使用转帐支票付款。 2、使用转帐支票付款,经手人应提供准确、详实的收款单位名称及金额;确实不能事先提供准确收款单位名称或金额的,由财务部门开具限额转帐支票。 3、经手人预先领用转帐支票的,应按规定填写请款单,详细注明收款单位名称、金额(或限额)、款项用途,协议号(已签定合同),经部门负责人批准后在财务部门办理借支手续。 第十二条 异地付款的请款规定1、原则上,异地付款一律采用电汇方式;如特殊原因需汇票付款的,必须详
11、细注明原因,经财务部门负责人批准后才能办理。如办理的汇票需寄给往来单位,必须在办理正式交接手续后交物业指定邮寄员邮寄;如办理的汇票为收款单位自带,则财务部门必须在认真检查、核对取票人身份证,及收款单位提供的加盖单位公章或财务印鉴章,并指明取票人姓名的委托书(原件)后,才能办理汇票领取手续。“委托书”及取票人身份证复印件由财务部门妥善保存。2、对依据合同或协议支付的款项,请款人必须严格依据合同或协议上填写的收款单位名称、帐号及开户行填写请款单;如果收款单位名称、帐号或开户行发生变动,请款人必须提供往来单位加盖公章或财务印鉴章的变更证明原件。第五章 报帐程序及报帐的具体规定第十三条 费用报帐1、费
12、用开支后,应凭报销单办理报帐手续;有借支的,必须先清理借支。2、费用报帐时,必须由经手人根据物业有关制度及规定填写报销单,详细注明报帐事由,并附正式原始发票,经部门负责人批准后在财务部门办理。 3、根据合同开支的各项费用,报帐时,应详细注明合同号。4、根据报告开支的各项费用,报帐时,应附已批示的报告原件。5、购置办公用品、低耗品、物料、水电卫生设施等物资必须办理入库手续,报帐时附入库单或直接由领用人在原始凭证上签字证明。第十四条 固定资产报帐1、固定资产(包括机器设备)购置报帐应附申购单(或批示报告)、购货发票、入库单或验收报告等单据;特殊行业的资产(如电梯、锅炉等),必须同时附专业检测部门出
13、具的检验合格报告。 2、结算在建工程完工工程款时,房产公司将结算依据移交给集团财务总部,由集团财务总部会同审计师事务所进行审计,并根据审核结论、工程结算发票及完工验收单全额结算。第十五条 供应商开户及货款结算1、供应商开户规定1)日常计划采购开户规定:日常计划采购内容指物业经营所须的基础性原材料、资产等。如:食品、酒水、香烟、客房用品、美容美发用品、成批的低耗品及大额的固定资产等。采购部按照竞价筛选原则确定供应商后,须与供应商签定供货协议(或合同)。协议中必须注明质保金的缴纳和结算方式。协议签定后必须由采购部指定专人及时递交(原件一份)给财务部合同专管员,以便财务部及时录入电脑。供应商持供货协
14、议书到财务部缴纳质保金,成本会计查实该供应商协议确已录入电脑并已缴纳质保金后,方可办理开户手续。2)对于零星或急件采购的物品(如零星物料用品、少量补充的基础性原材料等),金额较小,可以不签定协议,以经办的采购员户头办理入库手续。2、供应商货款结算1)个体户供应商货款支付的规定:凡以个人名义与物业签订协议的供应商,在协议中必须详细注明该供应商姓名、身份证号码、联系电话和地址(一家供应商只能以一个人名义签订协议,不得多户多人)。财务根据此协议中提供的资料录入电脑,并据此开户名称办理入库手续。在支付货款时,由协议中的供应商持本人身份证领取现金或支票,出纳员必须与电脑资料逐一核对无误后,方能发放。2)
15、以单位名义开户的供应商货款支付的规定:凡以单位名义与物业签订协议的供应商,在协议中必须详细注明该单位全称、开户银行、帐号、委托经办人姓名、身份证号码以及货款的支付方式(支票、电汇等),收款单位必须与合同单位一致,否则,必须由合同单位出具委托付款协议书,并由其法人签字、盖章认可。3)供应商供货、结款应严格按照协议执行,即:在办理入库时,以协议中的单位名称开户;在进行货款支付时,由协议中的委托经办人持本人身份证领取支票(电汇由出纳员直接按协议办理)。如有变更,须有加盖该供应商单位公章或财务专用章的、负责人签名的书面变更通知,出纳员方可办理结算手续。3、所有以供应商名义办理入库和结算手续的货款支付,
16、原则上不得由物业采购员代为结算,如有此情况,出纳员有权拒绝付款。4、供应商付款方式的规定:个体户性质的供应商以现金支票或转账支票方式支付,其他供应商原则上要求以转帐支票、电汇或银行汇票方式支付。5、供应商货款结算流程及时间的规定:供应商货款集中按月支付,下月支付上月货款。A、每月的18日-20日为上月货款对帐日。供应商将上月的货物验收单整理,开据正规有效的发票(不得使用复印件),在采购部粘贴填写报帐单,注明单据张数、货品名称、金额和供应商单位或姓名,由经办采购员签字后,到财务部往来帐会计处对帐。财务部往来帐会计对货款的结算金额的真实性、发票及报帐单填写的规范性、有效性进行认真审核,不合规定者不
17、予以办理。 B、每月月的21日日-23日日为采购部部负责办理理货款审批批手续日。由由采购部指指定专人将将已对帐的的货款单据据统一收取取,并报采采购经理和和各物业总总经理审核核签字后,交交物业管理理公司财务务经理审核核。C、每每月的233日-288日为财务务付款结算算日。物业业管理公司司财务经理理将审核无无误后的货货款单据交交出纳。出出纳按货款款支付方式式之规定开开出支票或或汇票,并并通知供应应商领取货货款。D、上上述结算时时间的规定定一般不得得变动,除除此时间之之外的对帐帐和结算(特特殊情况除除外)财务务一律不予予受理。第第六章 现现金的日常常管理第十十六条 现现金管理制制度1、实实行备用金金
18、管理办法法。备用金金(库存现现金)在核核定的限额额内使用。物物业备用金金的领用包包括:出纳纳员、收银银主管、前前台收银员员、各营业业点收银员员、采购员员。原则上上出纳员库库存现金不不得超过一一万元;收收银主管一一万五千元元;前台收收银员一万万元以及各各营业点收收银员找零零用备用金金伍百元;采购员备备用金一万万元。2、除除零星开支支部分从库库存现金中中支付外,其其他一切支支出必须从从银行提取取,不得坐坐支。因特特殊情况需需要坐支现现金的,需需报财务部部负责人批批准,核定定坐支范围围和限额。库库存现金超超过限额的的部分,必必须当日送送存银行。3、物业与其他单位之间的经济往来,除允许现金支付的款项外
19、,其余必须通过银行进行转帐结算。4、现金的使用范围如下:临时员工工资(原则上要求由银行发放); 出差人员必须随身携带的差旅费; 物业处理紧急情况时的支出; 转帐结算起点以下的零星开支; 人行规定需要支付现金的其他支出。第十七条 现金收支控制1、出纳员与会计人员必须分工明确,出纳员不得兼办收入、费用、债权债务帐簿的登记、稽核和会计档案保管等工作,会计人员不得兼管出纳工作。2、出纳人员应熟练掌握并严格执行有关现金管理制度。根据审核无误的收、付款凭证负责办理现金和银行存款的收付款业务;负责登记现金和银行存款日记帐;清查库存现金,与帐面、银行核对,做到帐款、帐帐相符;负责保管库存现金、各种有价证券、支
20、票和法人代表、出纳印章(财务专用章暂由天怡物业财务部负责人保管)。3、严格现金收付业务的审批制度。出纳员进行款项收付业务时,首先要认真审核所依据的凭证,既要审核手续是否完备,数字是否准确,还要审核其内容的合理性和合法性。对于手续不完备、数字错误的凭证,要求经办人完善手续后方可报销;对于不应开支的款项,应拒绝报销;对涂改或冒领款的不法行为,应及时向财务部负责人汇报。出纳人员办理现金收付时,收付双方应当面点清,并认真复核,加盖收付戳记及出纳人员签章,以防重收、重付。4、对库存现金(含各部门的备用金),财务部负责人、主管会计要实施经常性地检查和突击性抽查,并填制库存现金(备用金)核查情况表,说明检查
21、结果。对于核查出的长短款,要及时查明原因并提出处理意见。5、出纳人员工作调离,必须办理严格的交接手续。第四章 工工作标准 1 会会计核算工工作能有条条不紊地进进行。(即即从收支两两条线分别别来看,收收入方面从从款项取得得直到交纳纳税款、报报表反映;支出方面面从款项提提取至报表表反映,中中间各个环环节环环相相扣,每个个环节操作作正常以保保证整个过过程按会计计核算的要要求进行。) 2 及及时准确地地提供各项项财务信息息,包括收收入情况、支支出情况及及银行存款款余额情况况或某项经经济业务的的效益情况况。 3 及时准准确地编制制会计报表表及报表说说明、财务务分析报告告。 4 加强收收入的管理理,保证公
22、公司收入不不流失。 5 加强强支出管理理,保证一一切支出都都在受控制制状态,包包括工资性性支出以及及水、电、维维修材料、办办公用品等等费用的支支出。 66 加强强预算管理理,保证日日常的收支支状况与财财务预算基基本一致。 7 制制定切实可可行的财务务管理制度度和操作流流程,并对对部门内员员工进行岗岗位培训与与指导,保保证部门员员工基本上上能履行各各岗位的职职责。 88 与税税务、金融融等部门沟沟通良好,不不因为公关关工作不到到位导致公公司利益受受损失。 第五章 财财务管理规规定 一、目的。本本规定规定定了公司资资金、现金金、票据、费费用开支、会会计档案的的管理办法法,旨在加加强会计基基础工作,
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