浅谈企业办公总务24837.doc
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.办公室布置要点第一条 各各部厂以大大办公室集集中办公为为原则。第二条 经经理室、厂厂长室设于于大办公室室的一端,与与所属单位位以玻璃隔隔间。第三条 各各部厂所属属单位座位位应采同一一方向,后后排为科长长或直属股股长,中排排为股长,前前排为一般般职员。第四条 接接洽外客频频繁的职员员,其座位位排在柜台台边为原则则。第五条 办办公桌以单单独排列为为原则,如如因场地或或事实需要要,得二桌桌并排。第六条 接接洽外客以以在柜台外外长沙发或或在经理室室、厂长室室客厅接洽
2、洽为原则。第七条 因因工作性质质需独立设设置的小型型办公室,其其室内布置置比照大办办公室布置置的原则办办理。第八条 办办公室内办办公桌椅、保保密箱、书书橱颜色暂暂定为灰色色,墙壁、天天花板颜色色暂定为白白色,柜台台、窗框及及木质隔间间暂定为乳乳黄色。第九条 各各单位钉挂挂衔牌方式式如下:(一)大办办公室及独独立设置之之小型办公公室衔牌,钉钉挂于入口口处适当位位置。(二)大办公室室内单位衔衔牌,钉挂挂于各单位位主管座位位上方适当当位置。(三)衔牌颜色色为绿底白白字,其规规格宽度为为高度的二二倍。第十条 大大办公室内内如场地允允许,可划划出一角为为更衣室。第十一条 箱橱顶上上及柜台上上不得堆置置文
3、件。第十二条 公司及各各单位办公公室布置图图及座位图图由总务部部庶务科于于本要点公公布后300天内派员员实地绘制制呈报。第十三条 本要点经经总经理核核定公布实实施。办公室主任任工作责任任制度(一)职务务1.负责督督促、检查查行政部门门对党和国国家的方针针政策、上上级指示和和厂长办公公会、厂务务会决议及及厂长决定定的贯彻执执行。2.定期组组织收集、分分析、综合合全厂生产产、行政各各方面的情情况,主动动做好典型型经验的调调查总结,及及时向厂长长汇报、请请示工作,并并定期向上上级书面汇汇报。3.根据厂厂长指示,负负责组织厂厂长主持的的工作会议议,安排做做好会务工工作。4.负责起起草厂长授授意的综合合
4、性工作计计划、总结结和工作报报告,主动动为厂长当当好参谋。5.组织起起草厂部文文件(对各职能能科室以厂厂部名义起起草的文件件负责审核核),做好全全厂文件的的编号、打打印、发放放以及行政政文件的立立卷、归档档、保管工工作。6.组织做做好厂部印印鉴、介绍绍信使用保保管、函电电收发和报报刊收订分分发工作,及及时编写工工厂大事记记。7.会同党党办负责协协调安排涉涉及多部门门领导参加加的各种会会议。8.组织做做好来客接接待和小车车的管理工工作。9.指导做做好电话话话务与机线线维修工作作。10.根据据厂长方针针目标要求求,及时编编制本室方方针目标展展开,并组组织检查、诊诊断、落实实。11.负责责全厂公办办
5、用房的分分配调整及及办公用品品用具标准准的制订和和管理,并并对办公用用品、用具具标准化及及各科室文文明办公进进行检查督督促。12.负责责完成厂长长临时交办办的各项任任务。(二)职权权1.有权向向全厂各部部门索取必必要的资料料和情况。2.对厂部部会议决议议和厂长指指示的贯彻彻执行情况况,有权检检查督促。3.有权催催促各部门门按时按要要求完成上上级机关下下达的工作作任务。4.有权督督促各部门门及时做好好文件、资资料的立卷卷、归档工工作。5.有权按按厂长的指指示、协调调各部门之之间的工作作关系。6.有权安安排调度小小车的使用用。7.对各科科室以厂部部名义起草草的文件有有审核和校校正权。8.对不符符合
6、上级规规定,或质质量不高、效效果不大的的文件、资资料有权拒拒绝打印发发放。9.对要求求多部门领领导参加的的会议有综综合平衡或或精简压缩缩的权力。10.有权权根据厂长长的指示,对对办公用房房进行分配配和调整,对对办公用品品,用具标标准化进行行检查、督督促。(三)职责责1.对得知知生产行政政工作出现现异常情况况,未能及及时向厂长长反映,以以致造成重重大损失负负责。2.对厂部部行文发生生差错,收收集与整理理的资料失失实造成严严重后果负负责。3.对机密密文件和文文书档案管管理不严,发发生失密、泄泄密或丢失失、损坏负负责。4.对公文文、函件、报报刊、电报报传递不及及时,或发发生丢失、误误传现象,影影响工
7、作负负责。5.对印鉴鉴、介绍信信管理不严严,使用不不当造成不不良后果负负责。6.对所属属服务工作作质量差造造成不良影影响负责。7.对本室室所属岗位位发生设备备、人身、交交通、火灾灾事故负责责。8.对未及及时根据工工厂方针目目标要求,编编制好本室室方针目标标未及时检检查、诊断断和落实负负责。9.副主任任协助主任任工作,并并对主任布布置的工作作负责。保密制度度 总则第一条 为为保守公司司秘密,维维护公司权权益,特制制定本制度度。第二条 公公司秘密是是关系公司司权力和利利益,依照照特定程序序确定,在在一定时间间内只限一一定范围的的人员知悉悉的事项。第三条 公公司附属组组织和分支支机构以及及职员都有有
8、保守公司司秘密的义义务。第四条 公公司保密工工作,实行行既确保秘秘密又便利利工作的方方针。第五条 对对保守、保保护公司秘秘密以及改改进保密技技术、措施施等方面成成绩显著的的部门或职职员实行奖奖励。 保密范范围和密级级确定第六条 公公司秘密包包括本制度度第二条规规定的下列列秘密事项项:(一)公司司重大决策策中的秘密密事项。(二)公司尚未未付诸实施施的经营战战略、经营营方向、经经营规划、经经营项目及及经营决策策。(三)公司内部部掌握的合合同、协议议、意见书书及可行性性报告、主主要会议记记录。(四)公司财务务预决算报报告及各类类财务报表表、统计报报表。(五)公司所掌掌握的尚未未进入市场场或尚未公公开
9、的各类类信息。(六)公司职员员人事档案案,工资性性、劳务性性收入及资资料。(七)其他经公公司确定应应当保密的的事项。一一般性决定定、决议、通通告、通知知、行政管管理资料等等内部文件件不属于保保密范围。第七条 公公司秘密的的密级分为为绝密、机密、秘密三级。绝密是最重重要的公司司秘密,泄泄露会使公公司的权益益和利益遭遭受特别严严重的损害害;机密是是重要的公公司秘密,泄泄露会使公公司权益和和利益遭受受到严重的的损害;秘秘密是一般般的公司秘秘密,泄露露会使公司司的权力和和利益遭受受损害。第八条 公公司秘级的的确定:(一)公司司经营发展展中,直接接影响公司司权益和利利益的重要要决策文件件资料为绝绝密级;
10、(二)公司的规规划、财务务报表、统统计资料、重重要会议记记录、公司司经营情况况为机密级级;(三)公司人事事档案、合合同、协议议、职员工工资性收入入、尚未进进入市场或或尚未公开开的各类信信息为秘书书级。第九条 属属于公司秘秘密的文件件、资料,应应当依据本本制度第七七条、第八八条的规定定标明密级级,并确定定保密期限限。保密期期限届满,自自行解密。 保密措措施第十条 属属于公司秘秘密的文件件、资料和和其它物品品的制作、收收发、传递递、使用、复复制、摘抄抄、保存和和销毁,由由总经理办办公室或主主管副总经经理委托专专人执行;采用电脑脑技术存取取、处理、传传递的公司司秘密由电电脑部门负负责保密。第十一条
11、对于密级级文件、资资料和其他他物品,必必须采取以以下保密措措施:(一)非经经总经理或或主管副总总公司批准准,不得复复制和摘抄抄;(二)收发、传传递和外出出携带,由由指定人员员担任,并并采取必要要的安全措措施;(三)在设备完完善的保险险装置中保保存。第十二条 属于公司司秘密的设设备或者产产品的研制制、生产、运运输、使用用、保存、维维修和销毁毁,由公司司指定专门门部门负责责执行,并并采用相应应的保密措措施。第十三条 在对外交交往与合作作中需要提提供公司秘秘密事项的的,应当事事先经总经经理批准。第十四条 具有属于于公司秘密密内容的会会议和其他他活动,主主办部门应应采取下列列保密措施施:(一)选择择具
12、备保密密条件的会会议场所;(二)根据工作作需要,限限定参加会会议人员的的范围,对对参加涉及及密级事项项会议的人人员予以指指定;(三)依照保密密规定使用用会议设备备和管理会会议文件。(四)确定会议内容是否传达及传达范围。第十五条 不准在私私人交往和和通信中泄泄露公司秘秘密,不准准在公共场场所谈论公公司秘密,不不准通过其其他方式传传递公司秘秘密。第十六条 公司工作作人员发现现公司秘密密已经泄露露或者可能能泄露时,应应当立即采采取补救措措施并及时时报告总经经理办公室室;总经理理办公室接接到报告,应应立即作出出处理。 责任与与处罚第十七条 出现下列列情况之一一者,给予予警告,并并扣发工资资10元以上上
13、500元以以下:(一)泄露露公司秘密密,尚未造造成严重后后果或经济济损失的;(二)违反本制制度第十条条、第十二二条、第十十三条、第第十四条、第第十五条规规定的秘密密内容的;(三)已泄露公公司秘密但但采取补救救措施的。第十八条 出现下列列情况之一一的,予以以辞退并酌酌情赔偿经经济损失。(一)故意意或过失泄泄露公司秘秘密,造成成严重后果果或重大经经济损失的的;(二)违反本保保密制度规规定,为他他人窃取、刺刺探、收买买或违章提提供公司秘秘密的;(三)利用职权权强制他人人违反保密密规定的。 附则第十九条 本制度规规定的泄密密是指下列列行为之一一:(一)使公公司秘密被被不应知悉悉的;(二)使公司秘秘密超
14、出了了限定的接接触范围,而而不能证明明未被不应应知悉者知知悉的。中小型企业业行政事务务管理制度度(一)总 则第一条 为为加强公司司行政事务务管理,理理顺公司内内部关系,使使各项管理理标准化、制制度化,提提高办事效效率,特制制定本规定定。第二条 本本规定所指指行政事务务包括档案案管理、印印鉴管理、公公文打印管管理、办公公及劳保用用品管理、库库房管理、报报刊及邮发发管理等。(二)档案案管理第三条 归归档范围:公司的规划划、年度计计划、统计计资料、科科学技术、财财务审计、劳劳动工资、经经营情况、人人事档案、会会议记录、决决议、决定定、委任书书、协议、合合同、项目目方案、通通告、通知知等具有参参考价值
15、的的文件材料料。第四条 档档案管理要要指定专人人负责,明明确责任,保保证原始资资料及单据据齐全完整整,密级档档案必须保保证安全。第五条 档档案的借阅阅与索取:1.总经理理、副总经经理、总经经理办公室室主任借阅阅非密级档档案可通过过档案管理理人员办理理借阅手续续,直接提提档;2.公司其他他人员需借借阅档案时时,要经主主管副总经经理批准,并并办理借阅阅手续;33.借阅档档案必须爱爱护,保持持整洁,严严禁涂改,注注意安全和和保密,严严禁擅自翻翻印、抄录录、转借、遗遗失,如确确属工作需需要摘录和和复制,凡凡属密级档档案,必须须由总经理理批准方可可摘录和复复制,一般般内部档原原因总经理理办公室主主任批准
16、方方可摘录和和复制。第六条 档档案的销毁毁:1.任何组组织或个人人非经允许许无权随意意销毁公司司档案材料料;2.若按规规定需要销销毁时,凡凡属密级档档案须经总总经理批准准后方可销销毁,一般般内部档案案,须经公公司办公室室主任批准准后方可销销毁。3.经批准销销毁的公司司档案。档档案人员要要认真填写写、编制销销毁清单,由由专人监督督销毁。 (三)印鉴管理理第七条 公公司印鉴由由总经理办办公室主任任负责保管管。第八条 公公司印鉴的的使用一律律由主管副副总经理签签字许可后后管理印鉴鉴人方可盖盖章,如违违反此项规规定造成的的后果由直直接责任人人员负责。第九条 公公司所有需需要盖印鉴鉴的介绍信信、说明及及
17、对外开出出的任何公公文,应统统一编号登登记,以备备查询,存存档。第十条 公公司一般不不允许开具具空白介绍绍信,证明明如因工作作需要或其其它特殊情情况确需开开具时,必必须经主管管副总经理理签字批条条方可开出出,持空白白介绍信外外出工作回回来必须向向公司汇报报其介绍信信的用途,未未使用的必必须交回。第十一条 盖章后出出现的意外外情况由批批准人负责责。(四)公文文打印管理理第十二条 公司公文文的打印工工作由总经经理办公室室负责。第十三条 各部室打打印的公文文或其他资资料须经本本部门负责责人签字,交交电脑部打打印,按价价计费。第十四条 公司各部部、室所有有打印公文文、文件,必必须一式三三份,交总总经理
18、办公公室留底存存档。(五)办公公及劳保用用品的管理理第十五条 办公用品品的购发:1.每月月月底前,各各部、室负负责人将该该部门所需需要的办公公用品制定定计划提交交总经理办办公室;22.总经理理办公室指指定专人制制定每月办办公用品计计划及预算算;经主管管副总经理理审批后负负责将办公公用品购回回,根据实实际工作需需要有计划划的分发给给各个部、室室。由部室室主任签字字领回;33.除正常常配给的办办公用品外外,若还需需用其它用用品的须经经总经理办办公室主任任批准方可可领用;44.公司新新聘工作人人员的办公公用品,办办公室根据据部室负责责人提供的的名单和用用品清单,负负责为其配配齐,以保保证新聘人人员的
19、正常常工作;55.负责购购发办公用用品的人员员要做到办办公用品齐齐全、品种种对路、量量足质优、库库存合理、开开支适当、用用品保管好好;6.负责购购发办公用用品的人员员要建立帐帐本,办好好入库、出出库手续。出出库一定要要由领取人人员签字;7.办公室室用品管理理一定要做做到文明、清清洁、注意意安全、防防火、防盗盗、严格按按照规章制制度办事,不不允许非工工作人员进进入库房。第十六条 劳保用品品的购发:劳保用品的的配给,由由总经理办办公室根据据各部、室室的实际工工作需要统统一购买、统统一发放。(六)库房房管理第十七条 库房物资资的存放必必须按分类类、品种、规规格、型号号分别建立立帐卡。第十八条 采购人
20、员员购入的物物品必须附附有合格证证及入库单单,收票时时要当面点点清数目,检检查包装是是否完好,如如发现短缺缺或损坏,应应立即拆包包清点数目目,如发现现实物与入入库单数量量、规格不不符时,库库房保管员员应向交货货人提出并并通知有关关负责人。第十九条 物资入库库后,应当当日填写帐帐卡。第二十条 严格执行行出入库手手续,物资资出库必须须填写出库库单,经公公司办公室室主任批准准后方可出出库。第二十一条条 库房物资资一般不可可外借,特特殊情况须须由总经理理或副总经经理批准,办办理外借手手续。第二十二条条 严格管理理帐单资料料,所有帐帐册、帐单单要填写整整洁、清楚楚、计算准准确,不得得随意涂改改。第二十三
21、条条 库房内严严禁吸烟,禁禁止无关工工作人员入入内,库内内必须配备备消防设施施,做到防防火、防盗盗、防潮。(七)报刊刊及邮发管管理第二十四条条 报刊管理理人员每半半年按照公公司的要求求作出订阅阅报刊计划划及预算,负负责办理有有关订阅手手续。第二十五条条 报刊管理理人员每日日负责将报报刊取回并并进行处理理、分类、登登记,并分分别送到有有关部门。有有关部门处处理后,一一周内交回回办公室由由报刊管理理人员统一一保管、存存档备查。 第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经总经理办公室主任批准。(八)附则则第二十七条条 公司办公公室负责为为各部室邮邮发信件、邮邮件。(一)私人人信件,一一
22、律实行自自费,贴足足邮票,交交办公室或或自己送往往邮局。(二)所有公发发信件、邮邮件一律不不封口,由由收发员登登记,统一一封口,负负责寄发;(三)控制各类类挂号信凡凡因公需挂挂号者,须须经各部室室主任批准准,总经理理办公室登登记后方可可邮发。第二十八条条 本规定如如有未尽事事宜或随着着公司的发发展有些条条款不适应应工作需要要的,各部部门可提出出修改意见见交总经理理办公室研研究并提请请总经理批批复。第二十九条条 本规定解解释权归总总经理办公公室。第三十条 本规定从从发布之日日起生效。总台值班管管理规定第一条 总总台及各楼楼层值班小小姐,统称称总办文员员。第二条 总总办文员上上班须着工工作装、化化
23、淡装。第三条 总总办文员要要按以下程程序工作:8:15到公司司,穿工作作服,检查查打卡机,挂挂领导值班班牌,开空空调机(夏天);8:20,站立立迎侯员工工上班,主主动递送卡卡片;8:30收卡。由由公司派车车接送上班班的员工,因因堵车或其其他非主观观原因不能能准时上班班的,不以以迟到论,但但要注明原原因。第四条 总总办文员对对待员工或或其他客人人,要礼貌貌大方,热热情周到,对对来找高层层领导的客客人,要问问清事先有有无预约,并并主动通知知被找领导导;客人到到领导办公公室后,应应主动递送送茶水;客客人离开后后,应及时时收拾茶杯杯。第五条 各各楼层的文文员,应视视本楼层的的具体情况况,参照总总台的工
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