讲师讲义16357.docx
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1、有效会议技巧讲师手册开场及热身身活动 【授课时长长: 600分钟】单元一:概概述 【授课时长长: 440分钟】目标:了解解课程目标标和内容,掌掌握会议的的基本概念念,类型及及会议要素素。1. 对低效率会会议的报怨怨52. 低效率会议议的高成本本5 3. 工作会议是是管理方式式的体现15 4. 会议的三维维立体图105. 会议角色及及任务5单元二会议准备备 【授课时长长: 600分钟】1. 案例分析52. 5W1H准准备技巧303. 会议规则54. 会议类型比比较55. 会议准备演演练15单元三会议技巧巧 【授课时长长: 400 分钟】1. 程序技巧102. 任务技巧103. 人际技巧104.
2、技巧评点55. 有效会议准准则5单元四棘手情况况处理 【授课时长长: 400分钟】1. 棘手人物处处理202. 棘手情况处处理20阶段教学内容备注 开场白白:课程目标大家好,欢欢迎大家来来参加今天天的有效会会议技巧课课程。(讲师开场场白及自我我介绍)介绍相关培培训背景:会议在我们们的日常工工作中,会会占据大量量的时间,我我们很多同同事每天都都要参加一一个以上大大大小小的的会议。有有效的会议议管理技巧巧,能够帮帮助我们提提高个人工工作效率,以以及组织的的绩效。通过今天一一天的培训训,我们能能够在以下下方面得到到提高:n 认识工作会会议是管理理沟通的重重要方式 n 掌握会议中中的角色及及任务n 掌
3、握会议三三维图要素素及内容n 学会运用55W1H技技巧来准备备会议n 学会运用任任务、程序序及人际技技巧来主持持会议n 学会处理会会议中棘手手问题要求学员根根据自己主主持会议的的情况,确确定自己最最需达到的的个人目标标。授课方式:讲授为主 达到目标:1、让学员员明白学习习会议管理理的必要性性,以及课课程本身对对学员的帮帮助在哪里里。课程内容今天一天的的课程内容容主要包括括以下五个个单元,立立体剖析会会议过程:在第一单元元中,我们们主要会了了解到与会会议相关的的一些概念念。第二、三三单元会学学习到会议议准备及会会议过程中中的许多技技巧。在此此基础上,我我们会在第第四单元中中共同来探探讨如何处处理
4、会议中中的一些棘棘手问题。课课程中会有有大量的练练习,请大大家积极参参与,认真真完成。授课方式:讲授为主 达到目标:说明一天课课程中会涉涉及到的内内容。课堂纪律在整个课程程中,有一一些规则需需要大家共共同来遵守守,包括:请守时,不不要迟到;手机请调至至震动档,如如需接听电电话,请至至培训教室室外接听;空杯心态,积积极思考,参参与讨论;授课方式:讲授为主 达到目标:要求学员遵遵守纪律以以保证授课课效果热身活动在课程开始始之前,我我们先来开开一个热身身会议,请请大家以组组为单位进行,会议议的主题是是:找出小小组成员之之间肉眼无无法观察到到的16个个共同点。会会议的目的的是:帮助助参会人员员增进相互
5、互之间的了了解;融洽洽团队气氛氛;促进未未来沟通和和关系的建建立。结果写在大大白纸上。每组必需明明确主持人人、纪录和和人阐述人人;人员挑挑选方式:每组自由由选定,或或者由讲师师根据某显显著特征指指定;会议时间:8每组发言:4-5小组会议期期间讲师不不断报时,形形成压力;授课方式: 热身游戏330达到目标:帮助学员互互相了解,活活跃课堂气气氛,同时时体验一次次实际会议议,以便之之后分析。活动回顾小组讨论,同同样可设主主持人、纪纪录人和阐阐述人。讨论要点:n 是什么行为为和心态导导致你们的的讨论结果果n 用一个比喻喻形容参加加会议的心心情n 用一个比喻喻形容主持持会议的心心情 讲师引导:本次会议议
6、是否有效效,为什么么有效?有效会议必必备要素:清晰议题时间压力有效的主持持过程所有成员的的积极参与与授课方式:小组讨论55分钟,每每组阐述22-3分钟钟,讲师总总结。 220达到目标:体验并分析析何为有效效会议,为为什么有些些小组的讨讨论效率很很低,引出出后面的课课程内容单元一内容容接下去进入入今天课程程的第一单单元:会议议概述第一单元会会包括以下下几部分内内容:n 对低效率会会议的报怨怨n 低效率会议议的高成本本n 工作会议是是管理方式式的体现n 会议的三维维立体图n 会议角色及及任务授课方式:讲授为主 达到目标:帮助学员了了解第一单单元中的主主要内容。对低效会议议的抱怨提问学员:大家喜欢欢
7、开会吗?如果不喜喜欢的话,原原因是什么么?讲师总结:哈佛商学学院的一项项对高管人人员的调查查表明,人人们不喜欢欢开会的主主要原因如如下:n 跑题:83%n 准备不足:77%n 低效率: 74%n 缺乏倾听:68%n 会议长度: 60%n 缺乏参与: 51%授课方式:提问,讲师师总结 达到目标:让学员重视视自己主持持的会议由由于某些技技巧不足而而可能导致致的后果。低效率会议议的高成本本讨论研究结结果:研究表明,主主管人员平平均投入会会议的时间间为总工作作时间的330%,高高级管理人人员甚至达达到50%。低效率率会议耗时时,耗力,耗耗财。学员计算:每年在会议议中浪费的的自己的时时间。每年在会议议中
8、浪费的的别人的时时间。讨论得出结结论:低效效率会议 = “犯罪”授课方式:计算,讨论论 达到目标:通过讨论强强化低质量量会议的危危害。会议评估表表请学员用55分钟时间间完成会议议有效性评评估表:引导词:请请用以下评评估表测评评你经常主主持的会议议,并在符符合你情况况的描述项项前打勾强调评评估的项是是学员自己己主持的会会议。从答案中可可以看出自自己平时不不太注意的的方面,以以便日后改改进。授课方式:完成练习,讨讨论 达到目标:学员评估自自己的会议议管理能力力。界定会议提问学员:会议的定定义是什么么?讲师总结,会会议就是:n 三人以上n 聚在一起n 展开有组织织的讨论n 有效达到明明确目的授课方式
9、: 提问,讲解解达到目标:让学员理解解会议的定定义会议和沟通通渠道先提问学员员,除了会会议以外,我我们在日常常工作中还还会用到哪哪些沟通渠渠道?请学员分组组讨论,各各种沟通渠渠道的优点点和缺点,每每组派代表表发言。之后由讲师师总结。授课方式: 小组讨论,讲讲师总结达到目标: 理解会议与与其他沟通通渠道的特特点会议的独特特优势介绍沟通学学中有关语语言与身体体语言关系系的研究结结果:在有效沟通通中,所传传递信息的的55% 是通过身身体语言传传达的,338是通通过语调完完成的,只只有7取取决于所使使用的言辞辞。结论是:开开会具有电电子邮件、电电话、信函函等方式不不可比拟的的优势。强调:有效效主持工作
10、作会议是需需要技巧的的。授课方式: 讲授为主 达到目标:理解会议的的独特优势势会议的作用用讨论:为什什么要开会会? 两人人一组列出出召开工作作会议的原原因。讲师总结会会议的作用用(可播放放视频)n 发放消息型型n 互通消息型型n 解决问题型型n 做出决定型型其中前两类类属于信息息沟通类,后后两类属于于决策讨论论类。授课方式:录像+讨论论 达到目标:让学员明白白会议在我我们工作中中所起的作作用会议三维立立体图(三三要素)提问:会议议的组成部部分。讲师总结:会议包括括三个要素素,我们形形象称其为为会议三维维图:包括会议任任务tassk,会议议程序prrocesss,会议议成员peeoplee。一个
11、成功的的会议是同同时对会议议三要素的的成功管理理。讨论式讲解解各要素包包括的内容容,请学员员举例说明明:会议任务:是否完成成会议既定定目标会议程序:是否有完完整的会议议过程,以以便有效完完成会议任任务会议成员:是否充分分发挥各成成员的作用用,创造积积极的会议议气氛授课方式:提问,讨论论 达到目标:理解会议包包括哪些要要素,作为为一个会议议主持人应应统筹考虑虑。会议成员-会议角色色及任务引导学员讨讨论自己对对会议的管管理是否是是单枪匹马马一个人。强调一个会会议应有不不同的人对对会议三要要素进行管管理。讲解会议角角色分配:主持人:完成会议讨讨论任务确确保会议达达到预期目目的确保高高质量讨论论内容协
12、助人:监控会议程程序贯彻会会议规则/纪律确保保与会者平平等参与记录人:笔录会议决决议备份会会议记录讲解中引导导学员讨论论自己是如如何做的。强调:现实实情况经常常是一线主主管一人充充当三种角角色,任务务非常艰巨巨。但虽然然是一人兼兼三职,仍仍需完成三三种角色任任务。授课方式:讨论,讲解解 达到目标:理解会议角角色的不同同分工。学员自我评评估请学员回顾顾以往主持持的会议,检检测自己是是否完成了了:主持人的任任务?协助人的任任务?记录人的任任务?请学员分享享自己的案案例。授课方式:学员讨论 达到目标:学员评估自自己在会议议角色方面面做得如何何单元二内容容总结前一单单元要点。接下去进入入今天的第第二单
13、元:会议准备备主要包括以以下几部分分的内容:n 案例分析n 5W1H准准备技巧n 会议规则n 会议类型比比较n 会议准备演演练授课方式:讲授为主 达到目标:帮助学员了了解第二单单元中的主主要内容。案例讨论请学员阅读读案例,并并小组讨论论:n 为什么会发发生这样的的状况?n 这样的状况况给企业带带来哪些后后果?n 如何改进?会议通知正正文:通知兹定于下周周一下午118:00召开公公司高层会会议,请各各部门经理理准时参加加。总经理办公公室XX年X月月X日以上会议通通知可根据据实际情况况增减内容容小组讨论要要点:会议议程不不明,没有有明确主题题,会议时时间选择不不当等授课方式:小组讨论 达到目标:由
14、案例讨论论结果引出出接下去要要展开的有有关会议准准备的内容容。会议准备55W1H介绍5W11H内容:WHY,WWHO,WWHEN,WWHEREE,WHAAT,HOOW以下讲解联联系5W11H对会议议三要素的的作用。WHY:保保证会议任任务WHO:保保证会议任任务,人际际关系WHEN,WWHEREE:保证会会议任务,会会议程序WHAT:保证会议议任务HOW:保保证会议程程序,人际际关系(可结合视视频讲解)授课方式:讲授为主达到目标:了解会议准准备中应考考虑的5WW1H以下情况下下,开会是是资源的浪浪费组织会议前前自问:能否不开?会议合并并?次数减减少?时间间缩短?人人员减少?强调以下情情况下,开
15、开会是一种种资源的浪浪费:n 主持人没有有时间为会会议作充分分准备n 与会者没有有时间为会会议作充分分准备n 必要人物不不能出席n 会议没有时时间对问题题展开讨论论n 书面形式比比开会更有有效学员回忆以以前主持的的会议,哪哪些会议不不该召开?举一个典典型的例子子。授课方式:讲授,学员员举例达到目标:引导学员回回顾自己是是如何做会会议准备的的。WHYWHY,主主要考虑会会议具体的的目的是什什么?介绍会议目目的和会议议主题,强强调两者的的不同。会议目的:通过开会会预期达到到的结果会议主题:会议核心心议题会议目的应应提前告知知与会人员员,以便他他们准备。授课方式:讲授为主达到目标:掌握会议准准备的第
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