总经办工作手册43767.doc
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.总 经 办办工作手册二OO六年年八月目 录录第一节 总则-55第二节 总经办职能能与管理理架构-5一、 总经经办职能能-5二、 管理理架构-55第三节 主主要岗位位职责与与任职要要求-6一、 总经经办主任任-6二、 行政政助理-77三、 文档档主管-88四、 员工工车司机机-9第四节 管理制制度-110一、 会议议制度-110二、 总值值班经理理管理制制度-166三、 档案案管理制制度-177四、 酒店店印章和和介绍信信管理规规定-233五、 酒店店呈文管管
2、理规定定-24六、 酒店店公务接接待的有有关规定定-25七、 VIIP接待规规格-226八、 关于于请示报报告制度度-27九、 关于于参观酒酒店的规规定-288十、 公文文处理规规则-288十一、文件件管理制制度-33十二、安全全保密制制度-34十三、总经经理接待待日制度度-335十四、档案案室管理理制度-355十五、车辆辆管理暂暂行办法法-336第五节 工作标准与与程序-39一、 收发发文件/报告处处理程序序-399二、 公文文制作程程序-399三、 印印章使用用程序-40四、 总总经理访访客接待待程序-40五、 公公务接待待程序-41六、 宾宾客意见见书处处理程序序-441七、 文文件、资
3、资料存档档程序-42八、 信信息汇编编程序-43九、 电电话接听听和转接接程序-43十、 会会务操作作程序-44十一、文书书立卷程程序-44十二、档案案借阅程程序-45十三、礼品品收发程程序-45十四、车辆辆维护保保养及维维修程序序-446第六节 常用运行表表格-477一、 文件公函处处理单-477二、 文件呈批单单-447三、 总经理、总总值班经经理检查查通知单单-448四、 待办事项表表-449五、 公章使用登登记表-499六、 酒店参观通通知单-500七、 来电记录表表-550八、 传真收发登登记表-511九、 公关餐券申申请单-511十、 打字复印登登记表-522十一、 访客接待记记录
4、单-522十二、 来访人员登登记表-533十三、 收文登记表表-553十四、 来文处理登登记表-544十五、 发文登记表表-554十六、 接收传真处处理单-555十七、 公务接待申申请单-555十八、 编号文件发发文登记记表-56十九、 档案借阅申申请单-566二十、 档案借出登登记表-577二十一、 文件资料借借阅登记记表-57二十二、 办公用品领领用登记记册-58二十三、 会议记录-58二十四、 投诉记录单单-559二十五、 酒店介绍信信-559二十六、 酒店内部用用车申请请单-60二十七、 车辆油料申申领单-600二十八、 车辆行驶记记录表-611二十九、 车辆维修申申请单-611三十、
5、 车辆出出入记录录表-662三十一、 汽车钥匙使使用登记记表-63三十二、 临时通行证证-663第一节 总则总经办是总总经理的的日常办办事机构构。主要要任务是是协调各各部门关关系、督督促总经经理指令令的执行行情况、行行政事务务管理以以及重要要公文的的草拟、审审核等,起起着总经经理的参参谋和助助手作用用。第二节 总经办办职能与与管理架架构一、总经办办的职能能:1、根据总总经理的的指令,统统筹酒店店行政管管理工作作;2、协调酒酒店各部部门的相相互关系系,沟通通酒店与与社会各各方面的的联系;3、督促、检检查总经经理的各各项指示示和店务务会议决决定的落落实情况况;4、管理酒酒店的文文书、档档案和资资料
6、、为为总经理理提供文文秘服务务、以及及草拟并并审核重重要公文文;5、做好接接待来访访工作;6、负责酒酒店行政政办公区区域的管管理工作作,以及及办公用用品的申申购与管管理;7、传递和和整理酒酒店经营营管理信信息,为为总经理理制定经经营管理理决策提提供依据据,当好好总经理理的参谋谋和助手手。8、拟定酒酒店行政政管理制制度,为为总经理理提供各各种信息息,保证证总经理理室各项项工作的的顺利开开展。9、负责员员工班车车的管理理。 110、负责责酒店内内部宣传传报道工工作。二、管理架架构总经办主任1人文档主管1人行政助理1人员工车司机2人第三节 主主要岗位位职责与与任职要要求一、总经办办主任报告上级:总经
7、理理直接下级:行政助助理、文文档主管管、员工工车司机机联系部门:酒店各各部门、总总公司相相关部门门、政府府、同行行相关部部门岗位职责:1、根据酒酒店经营营管理工工作和接接待服务务工作的的实际情情况,按按照总经经理的要要求,组组织和起起草计划划、总结结、请示示、报告告、通知知、会议议纪要等等各种文文件,并并做好签签发前的的审核和和签发后后的打印印、分发发和存档档等工作作;2、参加每每日晨会会和组织织安排酒酒店经营营管理工工作会议议,做好好会议记记录,整整理会议议纪要和和会议决决议,并并随时将将会议决决议贯彻彻情况反反馈给总总经理;3、做好酒酒店的对对外联系系,建立立与酒店店业务单单位的友友好关系
8、系,做好好酒店的的公关工工作;4、负责酒酒店的信信访工作作处理,以以酒店名名义向客客人复信信;处理理客人向向总经理理的投诉诉,并将将处理结结果上报报总经理理;汇总总整理总总值班经经理工作作日志,上上交总经经理阅示示。5、负责总总经理来来访客人人的接待待;6、负责与与酒店其其他部门门的沟通通,收集集各部门门的信息息,掌握握各部门门的动态态,及时时向总经经理反馈馈汇报;7、促进酒酒店各部部门的沟沟通协调调,对各各部门的的文秘工工作进行行指导改改进;8、组织开开展经常常性的调调查研究究工作,收收集与分分析信息息,学习习法律法法规,做做好管理理咨询和和管理决决策参谋谋工作;9、负责酒酒店印章章保管和和
9、使用的的管理;10、对酒酒店的营营业执照照、特种种行业许许可证、卫卫生合格格证等酒酒店重要要证照和和酒店的的重要合合同进行行申办及及保管管管理;11、负责责酒店总总值班经经理的排排班与调调班;12、负责责总经办办的管理理工作,制制定部门门规章制制度,对对下属员员工进行行培训和和督导,提提高工作作效率;13、负责责行政办办公区域域的管理理及卫生生安排;14、负责责酒店办办公用品品的管理理;15、负责责员工班班车的管管理;16、负责责酒店重重大活动动记录及及整理;17、负责责酒店广广告宣传传品制作作的对外外联络,以以及酒店店宣传橱橱窗的管管理与出出刊;18、完成成总经理理交办的的其他工工作。任职要
10、求:基本素质:身体健健康,相相貌端正正,年龄龄适当,2845岁左右右;大学学专科学学历或同同等学历历以上文文化程度度;接受受过酒店店文秘工工作的高高级培训训;具有有良好的的沟通与与协调能能力;良良好的文文字和公公文写作作能力。工作经验:至少33年的四四星级以以上酒店店管理工工作经验验,两年年以上的的酒店办办公室主主任工作作经验;特殊要求:了解酒酒店管理理、服务务方面的的系统知知识;熟熟悉经营营、财税税、安全全等方面面的法律律法规和和涉外法法律知识识,并具具备较高高的英语语听、说说、读、写写的水平平。二、行政助助理报告上级:总经办办主任联系部门:酒店各各部门岗位职责:1、草拟酒酒店有关关行政管管
11、理制度度及酒店店计划总总结等文文稿;2、记录、传传达总经经理、副副总经理理领导指指令,撰撰写有关关总经理理、副总总经理的的文稿、信信函等;3、记录、保保管酒店店的公关关宣传品品及来访访人员、各各级管理理人员呈呈交的礼礼品;4、协助做做好上传传下达、催催办等工工作;5、负责酒酒店办公公用品的的申购与与管理;6、负责酒酒店总值值班经理理的排班班与调班班;7、负责各各类文件件报告的的接收、外外发等传传递;8、收集有有关信息息、资料料,以供供总经理理、副总总经理参参考;9、负责印印制酒店店管理人人员名片片;10、代表表总经办办主任接接待和会会见非重重要客人人,处理理一般的的来访来来信;11、协助助总经
12、办办主任组组织和安安排各种种会议,做做好会议议记录及及草拟、落落实会议议纪要;12、收集集、整理理部门每每月计划划与总结结并及时时上报;13、负责责与外单单位联系系,办理理各类许许可证件件和归档档保管工工作。14、对各各类证件件性资料料按到期期日期或或需换发发日期分分类、做做好统计计,及时时续签或或换发,保保证票证证类文件件有效;15、负责责广告宣宣传品制制作的对对外联络络;16、及时时收集、采采访酒店店内外重重要活动动、信息息、知识识、好人人好事,主主动策划划宣传报报道内容容,出刊刊XX之窗窗橱窗窗;16、完成成总经办办主任交交办的其其它工作作。任职要求:基本素质:具有大大专以上上文化程程度
13、;掌掌握酒店店资源收收集、整整理能力力;具备备较强的的英语听听、说、写写技能;能熟练练操作各各种办公公自动化化设备;沟通、协协调能力力及应变变能力强强;心理理承受能能力强。工作经验:有2年以上4星级酒酒店文员员及一定定的管理理经验,熟熟悉酒店店各部门门的工作作程序,熟熟悉酒店店行政事事务。特殊要求:与酒店店各部门门人员能能建立良良好合作作关系,能能严守机机密。文文字和公公文写作作能力较较好,适适应加班班。三、文档主主管报告上级:总经办办主任联系部门:酒店各各部门岗位职责:1、为总经经理、副副总经理理提供有有关资料料,档案案的秘书书性服务务,如文文字打印印、复印印、传真真等。2、负责行行政文件件
14、、档案案、信息息、资料料的收集集、整理理、归档档、保管管工作,编编写并登登记文件件号码索索引;3、编写酒酒店重要要事项备备忘录,并并报总经经理;4、负责协协调接待待和电话话转接工工作;5、负责酒酒店介绍绍信、印印章的保保管和监监督使用用。6、负责编编写酒店店经营管管理大大事记;7、负责总总经理、副副总经理理的设备备保管,维维护正常常运行;8、负责总总经理、副副总经理理办公室室的办清清洁卫生生、文档档整理等等内勤服服务工作作;9、做好档档案材料料的防火火、防盗盗、防潮潮和防虫虫等档案案安全管管理工作作;10、完成成报刊、书书籍等有有关资料料的征订订和发放放工作,负负责书籍籍和刊物物的分类类、编号
15、号和保管管工作;11、严格格执行档档案保密密制度和和文件管管理制度度;12、负责责部门内内部行政政事务及及部门内内部清洁洁卫生;13、负责责记录酒酒店重大大活动(即即大事事记),以以作为酒酒店历史史资料便便于查询询。14、负责责各类记记录;15、负责责部门内内部物资资领用及及管理;16、负责责酒店办办公用品品的申购购及管理理;17、负责责XX之窗窗橱窗窗的组稿稿、审稿稿;18、完成成总经办办主任交交办的其其它工作作。任职要求:基本素质:具有高高等院校校大学专专科以上上文化程程度;掌掌握酒店店档案管管理规范范和档案案资源收收集、整整理、保保管能力力;具备备较强的的英语听听、说、写写技能;能熟练练
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