某公司ERP日常运行管理制度14863.docx
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1、XXXX公公司数字化管理理ERP日常运行管管理制度二000年年XX月XXX日目 录一、 总则二、 数字化管理理操作使用用管理制度度三、 计算机上机机操作记录录制度四、 数字化管理理人员管理理(岗位责责任制)制制度五、 数字化管理理帐务处理理制度六、 数字化管理理报表管理理制度七、 数字化管理理系统(软软件及硬件件)维护制制度八、 数字化管理理档案管理理制度总 则数字化管理理的最终目目的是利用用核算手段段及分析手手段的现代代化,实现现企业管理理工作的现现代化,为为企业管理理的现代化化提供基础础。ERPP系统是由由系统各类类人员,计计算机硬件件系统、机机房、核算算软件,及及各类会计计信息组成成的一
2、个有有机整体,为为保证已建建立的ERRP系统的的安全、可可靠、正常常稳定的运运行,而且且在运行过过程中不断断提高运行行效率,增增强信息系系统的运行行效果,有有必要对系系统进行科科学、严密密的管理,即即:1、 建立、健全全各种组织织控制措施施,保证系系统安全、正正常、可靠靠、稳定运运行;2、 加强对已建建立的信息息系统的管管理,提高高系统的运运行效率;3、 充分利用系系统提供的的各种手段段,便利灵灵活地为管管理提供服服务。根据据以上目的的,并结合合财政部对对企业财务务数字化的的规定和FFAS20000 EERP系统统的特殊性性与我公司司的实际情情况,制定定出我公司司ERP系系统的管理理制度。本制
3、主要包包括ERPP系统的使使用管理、帐帐务系统管管理、报表表系统管理、人员员组织管理理、维护管管理及档案案管理等内内容。本制度由XXX部负责责解释说明明及监督实实施。本制度是依依照财务的的有关规定定并结合当当前ERPP系统的运运行实际情情况制定的的,为满足足本公司数数字化管理理发展的客客观需要应应及时进行行补充修改改。本制度从公公布之日开开始执行。数字化管理理操作使用用管理制度度数字化管理理就是把物物料控制、生生产计划和和管理等管管理系统工工程、电子子计算机应应用技术、IINTERRNET、网网络等学科科与会计理理论和方法法融为一体体,通过货货币计量信信息和其它它有关信息息的输入、存存储、运算
4、算和输出,运运用最新科科技成果,以以现代机器器工作取代代手工操作作,实现企企业整体工工作方式的的变革和人人的解放,并并定期或不不定期地提提供计划和和控制经济济过程需要要的会计信信息和生产产信息等,为为此,为保保证数字化化管理正常常运转并完完成预定的的任务,特特制定数字字化管理操操作使用管管理制度。此制度主要要是通过对对系统运行行的管理,保保证系统正正常运行完完成预定的的任务,保保证系统内内各类资源源信息的安安全与完整整,只有加加强使用管管理才能避避免非法舞舞弊行为和和企业商业业秘密泄露露等的发生生,避免系系统内数据据由于误操操作而被破破坏或丢失失,保证发发生故障后后能及时恢恢复,出现现错误后能
5、能及时发现现,及时纠纠正,保证证输出信息息正确、真真实。一、 机房的管理理:计算机属公公司常规而而又重要办办公设备,应应创造一个个良好的运运行环境,为为保护计算算机设备,软软件与数据据的安全可可靠,现规规定如下:1、 机房由系统统管理人员员和系统维维护人员分分工负责、协协调管理、非非工作人员员严禁入内内;2、 保持机房环环境卫生,定定期清洁(每每周末下午午)微机以以及其它设设备的尘埃埃和赃物;3、 严禁在微机机前用水和和吸烟,以以免引起短短路、火灾灾或其它操操作;4、 为防止意外外事故的发发生,机房房内杜绝一一切火源,机机房内所有有电器设备备须经电工工安装,其其它人员不不得随意拆拆迁或安装装;
6、5、 在工作中突突然停电,应应注意及时时关闭有关关设备电源源,在操作作人员离开开微机时应应关闭微机机电源,下下班前应检检查电源的的关闭及UUPS使用用等情况;6、 严禁在微机机内安装或或运行游戏戏盘;7、 未经许可,不不准对外服服务,以防防病毒传入入;8、 机房无人时时应加锁,确确保主机安安全。 二二、操作使使用管理:本管理是对对计算机硬硬件和系统统软件在操操作使用中中的制度,主主要任务是是建立、健全全和完善数数字化管理理运行环境境,确保主主系统内各各类信息资资源的安全全、可靠及及完整,防防止违规操操作,避免免因误操作作而导致数数据失真和和丢失,保保证发生故故障时能及及时发现、及及时纠正、及及
7、时恢复,同同时保证数数字化管理理信息资源源的正确性性、及时性性、完整性性和连续性性。1、上机运运行系统的的规定:(1) 系统管理员员、系统操操作员、系系统维护员员、数据录录入员、数数据审核员员及经系统统管理员批批准的有关关人员,有有权上机操操作运行系系统;(2) 非指定人员员不能上机机运行系统统;(3) 上机使用注注意事项见见附录:(上上机注意事事项规定);(4) 上机使用人人员必须使使用其真实实姓名,操操作密码注注意保密,一一旦泄漏,操操作人员有有权修改自自己的口令令,否则,出出现问题,操操作人员和和系统管理理人员有不不可推卸的的责任;(5) 上机人员必必须按照各各自的操作作权限进入入,不得
8、越越权,为防防止此类情情况的发生生,上机人人员操作完完毕后,必必须退出系系统;(6) 应及时作好好各自的备备份工作,以以防止意外外事故的发发生;(7) 不能使用来来路不明的的软盘和各各种非法拷拷贝工作,以以防止病毒毒的传入;(8) 未经批准,不不能使用初初始化格式式命令和删删除等DOOS命令;(9) 对各应用软软件worrd、exceel等的使使用,必须须建立自己己的子目录录,存入自自己的文件件,系统文文件目录不不应存任何何非系统文文件,维护护人员有权权删除这些些非系统文文件。如被被删除,文文件编辑者者自负后果果。2、上机使使用人员职职责和权限限:A、系统管管理员:对整个系统统的运行进进行负责
9、。 系统管理员员必须根据据天心财务务软件的特特点和本单单位会计核核算的实际际 情况建建立本单位位的数字化化体系和核核算方式。会会计科目的的设置必须须符合 会计度度与本单位位的核算管管理要求,报报表数据格格式必须符符合财政部部门和 其它有有关部门的的要求。 协调系统内内各类人员员之间的工工作关系; 负责组织和和监督系统统运行环境境的建立和和完善以及及系统建立立时的各项项初始化工工作。 负责保证计计算机系统统操作的安安全性、正正确性和及及时性的检检查,并做做好上机记记录的整理理工作,应应按规定及及时性归档档。 负责作好系系统运行情情况的总结结,提出更更新软件或或修改软件件的需求报报告。B、系统维维
10、护人员:负责系统运运行中硬件件和软件的的维护工作作: 负责系统维维护工作,包包括各环境境库的修改改和更新操操作; 负责定期或或不定期地地检查硬件件和软件的的运行情况况; 负责系统的的安装和调调试工作; 按规定程序序实施软件件的完善性性、适应性性和正确性性的维护; 系统维护人人员除实施施数据维护护外,不允允许随意打打开数据库库运行操作作,实施数数据维护时时不准修改改数据库结结构,其它它上机人员员一律不准准实施数据据库操作。C、系统操操作人员:系统操作人人员是指有有权进入当当前运行的的数字化系系统全部或或部全功能能的员。 负责系统的的数据登录录、数据备备份和输出出打印工作作。 严格按照系系统规定进
11、进行操作; 负责软盘备备份及归档档工作; 负责输出打打印凭证、帐帐簿和报表表,并管理理及归档工工作; 日记帐应当当天登录,登登录后即打打印出当天天的日报表表,做到日日清月结; 月底满页可可打印所有有的帐簿和和会计报表表; 记帐凭证按按规定随时时打印。D、数据录录入人员: 检查专职会会计人员提提供的记帐帐凭证是否否合理、合合法与正确确,对于违违规 记帐凭凭证不得录录入; 数据录入过过程中,如如发现有疑疑问或错误误时,应及及时询问有有关人员,不不 得擅自自修改和作作废。 认真录入数数据,录入入完毕后检检查核对,核核对无误后后交复核人人员进行复复核; 日记帐数据据录入应做做到日清月月结。E、数据审审
12、核人员: 负责数据录录入的审核核工作,包包括各类代代码的合法法性、摘要要的规范性性和数据的的正确性; 复核人员不不得进行数数据录入操操作,复核核时如发现现录入错误误时,应通通知录入人人员修改,待待修改后再再进行复核核; 负责输出数数据的审核核; 对不符合要要求的凭证证和不正确确的输出数数据,不予予签字确认认。F、专职会会计人员: 根据原始凭凭证编制记记帐凭证,编编制记帐凭凭证应符合合财务制度度的要求,做做到内容完整整、数据正正确、代码码准确、摘摘要简明规规范; G、档档案管理人人员: 负责数字化化管理各类类系统软盘盘、各种文文档、种类类数据软盘盘及输出打打印的记帐帐凭证,帐帐簿和报表表等有关会
13、会计资料存存档管理; 按规定时间间催交入档档; 对不符合要要求的会计计资料及软软盘不予接接收; 做好安全保保密工作; 未经批准,不不得外借。附录一:上机操作注注意事项一、开机步步骤:1、 打开电源开开关;2、 打开UPSS电源开关关;3、 打开打印机机开关;4、 打开显示器器开关;5、 打开主机开开关。二、关机步步骤:1、 关上主机开开关;2、 关上显示器器开关;3、 关上打印机机开关;4、 关上UPSS电源开关关;5、 关上电源开开关。三、每次关关机后再一一次开机应应间隔一至至三分钟;四、工作完完毕后一定定要完全退退出系统后后离开;五、停电后后UPS不不间断电源源会发出警警告,要及及时将数据
14、据存盘,执执行上述操操 作作步骤;六、使用键键盘时要轻轻击,切记记不可重打打;七、严禁使使用游戏盘盘,违者重重罚。计算机上机机操作记录录制度 实际际应用ERRP管理软软件的企业业在实践中中发现,必必须规定对对数字化管管理单位要要求有“必要的上上机操作记记录制度”,作为天天心FASS20000ERP系系统也不例例外,为保保证我公司司数字化管管理的正常常发展,更更好地完成成系统维护护任务,了了解故障发发生原因、地地点、时间间以及处理理方法和处处理结果等等情况,严严格微机管管理制度,现现规定如下下:一、 所有上机操操作人员必必须登记所所有上机操操作情况,要要求填写日日期、操作员姓名名、操作内内容,运
15、行行时间和运运行情况。二、登记操操作记录要要认真详细细,操作过过程中没有有问题,运运行情况及及备注栏填填写运行正正常字样,若若有问题则则应及时登登记录,并向系统统维护员报报告。三、不得进进行未作登登记记录的的任何软硬硬件维护工工作。四、系统维维护员在维维护过程中中发现的异异常现象和和处理方法法,处理结结果都应有有明确记载载,对于严严重或重大大运行故障障,除按规规定登记外外还须另行行填写故障障报告单。并并向系统总总负责人汇汇报。五、操作记记录每月装装订成册,日日常文档由由管理人员员妥善保管管,年终整整理归档。六、要真实实完整地填填写操作记记录,发生生问题不登登记者,按按有关制度度根据问题题的严重
16、程程度予以处处理,请所所有操作人人员及维护护人员必须须严格遵照照执行。附录二:上机操作记记录上机时间操作员姓名名操作内容运行时间运行情况备注数字化管理理岗位责任任制为使我公司司数字化管管理工作进进程不断加加快,保障障数字化工工作正常开开展,确保保此项工作作的合法性性、准确性性、安全性性,特制定定数字化管管理岗位责责任性。一、 数字化管理理岗位:根据企业的的内部物料料、制造管管理和会计计核算的特特点及企业业对数字化化管理岗位位设置的要要求,在系系统总管理理员的领导导下,从各各个岗位出出发围绕数数字化来开开展工作,更更好地发挥挥其应有的的作用,特特设如下管管理岗位:主管会计、财财务负责人人、系统管
17、管理与维护护、业务经经办与操作作录入、业业务复核、业业务稽核、业业务数据管管理、档案案管理。二、岗位职职责:(一) 主管会计:对企业数数字化发展展方向、规规模及重大大硬件、软软件、使用用、应用项项目进行决决策,保证证数字化管管理工作的的健康发展展。(二) 财务负责人人:制订财财务数字化化发展规划划,为主管管会计提供供重大硬件件、软件使使用、应用用项目的决决策依据,根根据本企业业特点合理理的设置数数字化管理理岗位及配配备岗位人人员,检查查岗位人员员的工作情情况,严格格按各岗位位标准进行行考评。(三) 系统管理维维护岗:1、 参与制定本本厂财务数数字化发展展规划及数数字化管理理制度;2、 执行对操
18、作作人员的管管理和计算算机档案管管理职能,对对会计软件件进行日常常维护,保保证计算机机软件、硬硬件财产安安全可靠;3、 及时了解计计算机故障障情况,并并采取相应应处理措施施,遇到重重大的系统统运行故障障必须根据据故障的发发展,处理理情况填写写故障报告告单并及时时报给数字字化主管人人员;4、 正确分配系系统操作人人员的使用用权限及以以后软件开开发工作;5、 开发的软件件应充分利利用本公司司已经应用用的信息系系统、报表表系统的功功能,并应应以易接受受、易掌握握为原则;6、 未经各种主主管、系统统管理员核核准的开发发项目,不不得上机;7、 保证各种数数字化管理理规定的正正确实施。(四) 业务经办与与
19、操作: 依照照科目负责责制的原则则,设置成成本核算、费费用核算、材材料、销售售、债权债债务往来的的核算、现现金、银行行存款、固固定资产、记记帐、二级级核算等岗岗位,各岗岗位严格按按照本公司司财务制定定的业务工工作标准进进行日常工工作。做好好记帐前对对明细帐的的审核,保保证录入数数据正确。充充分使用计计算机对帐帐、核销等等功能来完完成工作,并并按帐务务管理制度度要求打打印帐簿、报报表。(五) 数据录入:1、 执行系统管管理对岗位位工作的具具体指挥、要要求;2、 及时、准确确地按规定定标准输入入手工记帐帐凭证、生生成机制凭凭证及帐表表;3、 通过系统管管理员及时时准确地为为领导提供供所需数据据;4
20、、 系统管理员员给本岗位位设置的口口令不得告告知其他任任何人;5、 正确执行数数字化管理理中的有关关操作,使使用等各项项规定;6、 发现问题,及及时向系统统管理员及及财务主管管负责人反反映;(六) 数据复核岗岗:1、 对输入计算算机凭证质质量把关,保保证手工凭凭证与机制制凭证的一一致性;2、 对已录入的的凭证及时时复核,最最迟不得超超过次日复复核完毕;3、 发现凭证错错误,分析析责任原因因,通知有有关岗位人人员进行修修改,复核核人员不得得擅自修改改;4、 填好上机操操作及其有有关事项登登记表,发发现问题通通知有关人人员协调处处理;5、 按日整理复复核后的手手工凭证,交交数据管理理员进行汇汇总、
21、打印印汇总凭证证;6、 复核后的凭凭证要加盖盖岗位人员员印章,并并对审核结结果负责。(七) 数据稽核:1、 审核原始凭凭证的合理理、合法性性及是否有有经办人、验验收人、主主管领导签签字;2、 审核记帐凭凭证是否符符合会计制制度要求,借借贷关系式式是否平衡衡,各种帐帐表相互之之间数据是是否一致,保保证帐帐相相符、帐表表相符;3、 发现不合法法的原始凭凭证及手工工记帐凭证证填写有误误时,退回回业务经办办人员进行行协调处理理;4、 每周对所有有原始凭证证、机制凭凭证、报表表进行一次次稽核,确确保录入数数据正确无无误;5、 稽核后的凭凭证要加盖盖岗位人员员印章,并并对所有因因人为因素素造成而未未及时稽
22、核核发现的凭凭证问题负负责。(八) 数据管理岗岗:1、 执行系统管管理员对本本岗位工作作的具体指指挥、要求求;2、 根据复核后后的计算机机凭证,按按本汇总、打打印、输出出机制凭证证汇总表,粘粘贴在机制制凭证上,保保证机制凭凭证在内容容、编号、金金额上的正正确性。3、 对存贮在磁磁盘(含硬硬盘及软盘盘)上的会会计文件、凭凭证、帐表表等要及时时备份,备备份软盘要要编号及盖盖章归档;4、 根据帐务务管理制度度有关规规定,进行行及时对帐帐结帐、结结转下年;5、 对硬盘上的的会计数据据和作为正正式的备份份软盘上的的会计数据据不允许任任何人进行行非会计系系统许可的的任何操作作;6、 注意保管、查查看计算机
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