高效会议管理培训课件(PPT62页).ppt
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1、讲师:向广镞请您将手机调成静音或者振动状态请您将手机调成静音或者振动状态.谢谢谢谢!高效会议管理欠缺目标欠缺目标目标不清晰目标不清晰欠缺议题欠缺议题与会人选不当(与会者太多或与会人太少)与会人选不当(与会者太多或与会人太少)会议时间不当(周一早上或者周六下午)会议时间不当(周一早上或者周六下午)会会通知时间不当(太早通知开会或者太晚会会通知时间不当(太早通知开会或者太晚开会通知内容欠周详。开会通知内容欠周详。想一想讨论三分钟会议为什么没有实效?会议地点不当会议地点不当会议地点不当会议地点不当 会议场地设备欠佳。会议场地设备欠佳。与会者无准备而来。与会者无准备而来。未订明会议终止时间或每一议案时
2、间分配不当。未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。会议不能准时开始。会议不能准时开始。会议太多,致使与会者一听说要开会,无不感觉厌烦。会议太多,致使与会者一听说要开会,无不感觉厌烦。向来很少开会,致使每次会议议案堆积过多。向来很少开会,致使每次会议议案堆积过多。从事交谊活动;从事交谊活动;从事交谊活动;从事交谊活动;外界干扰;外界干扰;与会者发言离题;与会者发言离题;主席出难题;主席出难题;让没有必要留在会场的人员留在会场;让没有必要留在会场的人员留在会场;犹豫不决;犹豫不决;资料不充足,却贸然决策;资料不充足,却贸然决策;少数人垄断会议;少数人垄断会议;与会者与主持人发生冲突;与会者与主
3、持人发生冲突;与会者与主持人发生冲突;与会者与主持人发生冲突;与会者之间争论与会者之间争论与会者之间争论与会者之间争论 ;视听器材发生故障;视听器材发生故障;与会者欠缺热心;与会者欠缺热心;会议超出预定的时间;会议超出预定的时间;主持人未能总结会议成果;主持人未能总结会议成果;与会者之间交头接耳;与会者之间交头接耳;与会者不表明真正感受或意与会者不表明真正感受或意见;见;欠缺会议记录;欠缺会议记录;不能对决议事项进行追踪。不能对决议事项进行追踪。不能对会议成败得失进行检不能对会议成败得失进行检讨。讨。不能及时解散已实现任务的不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。临时性委员会或工作小组
4、。与会者对会议感到不满。与会者对会议感到不满。最终到底就是没有最终到底就是没有会议制度及流程会议制度及流程练习题:5月5日,客户将50个样品速递到道丰公司后,要求道丰公司尽快按照样品的形状生产50万双鞋底,并于5月20日交货.公司接到如此大的订单有喜有忧,喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润.忧的是:在短短的15天内做不出50万双产品,总经理召集各部门主管开会,要求业务,计划,生产,质量,研发,采购等部门全力配合,完成生产任务和准时交货。请问:假如你是总经理,你打算如何召开这次会议?课程纲要会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢,会议纪要,会后跟踪开场争论达成总结会议的
5、类型和目的制定决策 解决问题交流汇报会议是有必要的吗?会议成本时间成本会议直接成本机会成本会议的十大致命伤没有议程 跑题,偏离讨论主题 主持人不能拍板决定 少数人垄断发言,意见无法流畅地沟通 一言堂,与者迎合附会领导的想法 会议的十大致命伤6.打断别人,争辩7.议而不决,没有行动计划8.与会人不对,与会议主题相关性不大;9.会议场所不佳,与会议人频繁进出,办理与会议无关的事情,;10.与会者没有充分准备“必要”的会议 会议目的单纯化 会议资料有准备 会前先行沟通 书面解决无法当场决定的事项 报告内容有纪要 有负责会后考核工作的部门 前轮后轮会前准备一个中心会议议程会后跟踪一个中心两个基本点准备
6、会议相关问题的主要决策人能够提供相关意见的人员为完成工作需要了解相关信息的人员将要负责执行会议做出的决定的人员对问题负有义务,或存在利害关系,或起作用的人员什么人参加?会议规范流程开始 欢迎 会议目的 议程 时间安排 规章制度议程一:分享话题和目标 交换信息 产生主意/做决定/确认行动 小结议程二议程三结束会议 总结 安排下次会议跟进 会议纪要 跟进计划准备会议议程的要求会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。由重要到不重要由不尖锐到尖锐
7、由容易到困难练习:会议议程内容和格式会议准备工具:思维导图会议准备工作核对清单高高高高效效效效会会会会议议议议在在在在开开开开始始始始之之之之前前前前就就就就开开开开始始始始了了了了1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先
8、通知筹备工作的方方面面会议主题时间地点负责人预算邀请通知嘉宾参会者报到接送筹备工作的方方面面会场会议资料用餐宴会住宿演出展台参观旅游会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢,会议纪要,会后跟踪开场争论达成总结如 何 开 场会议期待议程会议目的 介绍背景主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人,避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度与会者的守则与责任会前充分准备会中全情投入,贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态,摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听,尊重他人
9、的意见勇于发言,言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢,会议纪要,会后跟踪开场争论达成总结换位思考职场沟通3模型 Asking QuestionsAsking Questions问问题Active listeningActive listening积极倾听AdvocacyAdvocacy陈述意见积极倾听的技巧什么是倾听?倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。倾听就是接收到其他人所讲的一切。倾听就是理解其他人的想法。理解并不意味着接受。倾听中的障碍听的速度说的速度听力测试1:商店打烊时学会听要学会听,首先要学会沉默把所有个人见
10、解放在一边聚精会神,不要走神注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作。)不加筛选地收集所有的观点。采用合适的反馈方式倾听能力测试2你是哪种反馈方式?积极倾听复述是用另一种表达方式重复对方刚说的话或者直接引用他的话或者用自己的语言重组对方的话把对方的原意保持完整积极倾听就是告诉对方你对他的信息的理解!积极倾听的八个方面赞赏性的点赞赏性的点头和恰当的头和恰当的表情表情复述复述避免分心的避免分心的手势手势共情共情不要多说不要多说提问避免中途打避免中途打断断目光接触目光接触问题类型封闭式问题 你是哪里人?你多大啦?结婚了吗
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