2023年费用报销注意事项.docx
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1、2023年费用报销注意事项 第一篇:费用报销留意事项 费用报销留意事项 一、费用报销种类及发票 1、差旅费:火车票、飞机票、长途汽车票、订票费发票、住宿费发票、餐饮发票、打车票、加油费、过路过桥费、租车费、公交车费。 2、款待费:餐饮发票、住宿费发票、打车票、礼品发票、食品费。 3、交通费:打车票、汽车票、地铁票。 4、车辆费用:加油费发票、过路过桥发票、停车费发票、修理费发票带明细、保养费带明细、车辆保险。 5、培训费:培训费发票、培训费收据国家机关事业单位专用、资料费发票。 6、电话费:电话费发票、手机费发票。 7、网络费:网络费发票、网络服务发票。 8、低值易耗品及备品备件:办公耗材发票
2、一般发票或增值税专用发票、办公修理及零配件发票。 9、选购:增值税专用发票带明细、一般销售发票带明细、选购合同、选购订单。 10、询问费:询问费发票含询问报告。 11、会议费:会议费发票会议决议。 12、租赁费:房屋出租专用发票、其它租赁发票。 13、运费:运输业专用发票、装卸费发票。 14、办公用品:办公用品发票带明细。 15、劳保费:劳保用品发票。 16、邮寄费:邮电业专用发票、服务业发票。 17、广告、宣扬费:广告费发票合同。 18、制作费含印刷:增值税专用发票带合同。 需特别留意: 1、报销差旅费,报销内容应填写差旅费,而不能填写“*月份*补。供应车票不得连号。交通费票、住宿票、款待费
3、票金额不能超过50%。 2、报销车费,报销内容应填写车费或油费,而不能填写“*月份车补。以公司名称购置的车辆费用可以用公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥费、存车费、修理费、检车费、保险费等单据报销;以个人名义购置的车辆费用报销,报销原始单据只能用油料费、过桥费、存车费,不能运用:修理费、保养费、检车费、保险费票据。 3、报销会议费,票据有餐饮、住宿票,附件要有:参会人员签到表含会议实际效果描述、会议议程、费用明细表、费用报销单。 4、推广会、圆桌会、客户参观报销: 、费用报销单后附票据粘贴单及票据,报销内容应填写会议费或客户参观费,分子公司财务主管审核票据的真实、合法、足额,销管要核应报销的
4、费用限额,上级核实。、发票可以运用住宿、餐饮、油票、交通票、礼品发票及发送清单有礼品赠送时。、附件有:会议时间、地点、参加人员签到表、会议内容、预期到达的效果等。、报账时应附会议参观、促销申请包括会议召开的时间、地点、参加人员、费用预算。 、会议现场照片 、要求会议必需有2人以上公司人员参加,30人以上会议必需由大区经理到场。、费用报销单外表不得涂抹。 、烟酒水要求每桌不超过2瓶盒 5、报销运费 、附件要有货物运输合同。 、供应合法足额的运输发票加油发票。 、支付现金的,收款人收条内容必需有:今收到河南广安生物科技股份有限公司*运费现金大写*万*仟*佰*拾*元整及小写,收款人、车牌号、年月日。
5、 二、费用报销对票据有效性要求 1、票据票面上须有正规的发票专用章行政事业单位签发的票据,必需有财政专用章。在郑州分公司报销的发票台头必需是“河南广安生物科技股份有限公司郑州分公司 不得多字、少字与错字。 2、日期必需是报销当年的日期 3、金额的大小写要一样 4、发票开具内容与活动内容相一样 5、开票单位的发票专用章与开票单位名称一样等均应符合要求 6、各种原始票据必需真实合法,不得涂改、挖补、粘贴。 7、供应发票日期不得与报销期间相冲突,例如:报7月份车费,不得供应7月31日以后的票据,如8月份或9月份的票据,在时间上出现规律错误。供应的发票要与报销内容、业务发生地点相匹配 8、发票的真假区
6、分:发票章的单位名称需要和网上注册的名称一样,可以登录发票上供应的查询网址进行核实,但是在出差中也不太便利随时核对发票的信息,建议大家到正规的地方消费索取发票,避开出现假票现象。 无发票专用章的外来原始凭证如收据、酒店小票等及填写的不是本公司台头的外来原始票据,均视为白条不予报销。外来空白发票或用空白发票自己填写的原始票据,不能报销。各种交通类发票不得连号。 三、费用报销单填写及票据粘贴要求: 1、报销单据填写应力求整齐美观,不得随便涂改; 2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一样,各票据不得突出于报销单和粘贴单之外票据过大时应按报销单大小折叠好; 3、各票据应均匀贴在报销单封面
7、后的粘贴单上,整份报销单各部分厚度应尽量保持一样; 4、若报销票据面积大小相同或相像如车票等,需有层次序列张贴; 5、报销单据金额、类型相同的如车票等,应尽量粘贴在一块,并按金额大小排列; 6、报销票据在粘贴时,确保审核人能够完全清楚地批阅到报销金额; 7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写; 8、报销单椐各项目应填写完好,大小写金额要一样,并经部门领导批准才有效;报销单据不得涂改,粘贴好后请细致核对金额,票据金额与填写金额不符,财务不予报销。 9、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事务等资料。 四、费用报销基本流程 五、报销时间及其他规定 1、为了提高费用报销工作效率,各部门应在每
8、月30号后派专人将费用报销单递交到财务部,15号之前财务部完成审核并付款,逾期一律不予受理。 2、超过两个月以上含两个月的费用将不予报销,视自动放弃。 3、在一个预算期内(一个月),业务员各项费用的累积支出原则上不得超出报销标准,超出部分不予报销。 其次篇:费用报销审核留意事项 费用报销审核留意事项 各公司账务审核人员应认真严格做好各项收支项目审核把关工作,审核工作如下: 一、经费审核总体要求 1、费用发票审核。费用报销必需供应正规发票,替票应附上抵票说明,确保费用发票合法性、有效性。 2、收支项目审核。严格按集团相关规章制度文件规定、及公司经营业务事项审核把关,确保各项业务入账的真实性、精确
9、性。 3、签批手续审核。严格按规定签批费用报销流程,确保费用报销凭证签署手续完好性、规范性。 4、费用报销只能由本单位员工办理,外单位人员前来报销一律不予受理。 5、当月费用,当月报销。当月25日后产生的费用或因特殊缘由当月无法正常报销的,允许于下个月内报销,超期不得报销。12月份的费用无特殊状况必需在12月28号前报销并提交财务入账,12月29到31日的发票可以在下年1月5日前报销,否则跨提交的发票只能做退票处理,责任由经办人员担当。 6、为了分清责任,进行部门核算,除差旅费外不同部门支出的费用不得混淆在一张报销单上。 7、付款单据如车辆费用报销单、报销凭证、预付款凭证申请单或差旅费报销单等
10、,内容要填写完好: 1付款单据的种类及用处 报销单据种类。大车、小车发生的费用填写车辆费用报销单。 外出差旅费报销时以差旅费报销单填写报销,出差期间发生的款待费连同外出差旅费一起报销。 除第1点、第2点以外的其他费用,报销时发票未收到但需要付款的一律填写预付款凭证申请单、欠票凭证进行报销。 除第1点、第2点以外的其他费用,报销时发票已收到且需要付款的、发票已收到但款项上次已付清的,一律填写报销凭证进行报销。 2票据粘贴规定 全部发票及单据均需将边角裁剪整齐,费用报销粘贴应平展、整齐。将较大的发票及单据左上角涂上胶水后同向粘贴在报销凭证的反面的左上角;发票及单据按报销凭证上的项目依次分项归集粘贴
11、,如:本次报销项目有通讯费、快递费、业务款待费,发票按项目依次归集粘贴。 清单、合同应粘贴于其对应发票之后,如车管部报销新车购置费用和新车车厢款,附件有新车购置发票、车厢发票、车厢明细清单,那粘贴依次应为新车购置发票、车厢发票、车厢明细清单。 增值税专用发票单独报销,不与一般发票混在一起报销。 增值税专用发票抵扣联和附在抵扣联后的销货清单、公路内河货物运输业统一发票抵扣联不用粘帖,用回形针串别。 属集团内部代付费用即相应公司的发票,不要粘贴,用回形针串别,报销代付后由财务将发票寄给对应公司会计做账。 车票、快递费发票、餐票以及其他的小型票据,必需粘贴在单据粘贴单上,不能同向或反向干脆粘贴在报销
12、凭证后。 全部小型发票需沿装订线依次粘贴在单据粘贴单上,留意粘贴时保持左边单据在上,右边单据在下,按部就班地粘贴在单据粘贴单上,单据不能超出粘贴单的边缘,然后再在单据粘贴单的左上角涂上胶水,以同向方式粘贴在报销单据反面的左上角。最终在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张数、单价与总金额。 二、审核留意事项 一费用报销部门审核 对全部报销内容,相关部门经理必需就其合理性及必要性进行审核。 1、购置实物资产,需入库的,如办公用品、低值易耗品、礼品、承运单等须由集团统一印刷定制的资料、电脑、打印机、空调等,部门经理复核后还要负责仓库管理的会计助理核对入库状况,并在报销凭证上签字。 2、租金报销,
13、需要行政办公部门审核确认,第一次报销时需要求附上租赁合同复印件。 3、总部通讯费报销,需要附通讯小组请款申请单会签文件及相关发票文件方可报销。 4、车辆保险费报销,需要负责车辆保险费登记的会计助理核对,并在报销凭证上签字。 5、与员工薪资有关的,需要人事部门签字复核。 6、业务款待费报销,超过部门经理审批权限的,要呈报片区分管副总审批,超过片区分管副总审批权限的,呈报集团分管财务副总审批。 7、差旅费报销,不管金额大小,经办人签字部门经理复核人事部主管考勤的复核财务主管复核总裁批准分公司片区总经理审批 二财务部门审核 财务人员对全部报销票据,根据相关财经法规及内部财务制度对其合法性进行审核。
14、1、报销单据审核 A.填写的报销单据类型是否符合集团规定。B.报销单据书写及签字应用黑色 水笔,字迹清晰、明白、工整。 C.报销部门不运用内部称呼。如青口公司,营业执照实际为闽侯县盛辉物流有限公司。非独立设置帐套的,报销部门按营业执照上的公司名称简称填写,若分公司尚未办理营业执照的,报销部门应填写为某分公司某运营部,如上街分公司报销部门应为闽侯甘庶货运代理分公司上街运营部。 D.原始单据有几张,在“单据及附件就写几页。增值税专用发票抵扣联和附在抵扣联后的销货清单、公路内河货物运输业统一发票抵扣联不算张数。 E.报销凭证上项目与发票内容一样。F.金额大写人民币:一律用正楷或行书书写,如壹、贰、叁
15、、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整正等易于辩认、不易涂改的字样,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、另、毛等简化字代替,不得随便自造简化字。 G.报销金额不能四舍五入。如通讯费发票1176.70,不能报销1177元,只能报销1176.70。 H.检查付款方式,能银行转账支付的费用就转账,不能现金支付。若本次报销不需付款的,要在备注上写明“款项已支付等字样。 I.检查经办人是否是业务发生的实际当事人。 J.经办人是指实际经手该事项的当事人,经办报销人应填写好报销凭证事项,但是财务不能代经办人签字,除非该财务为实际经办人。 K.报销凭证金额及相关内容不能
16、有任何形式的涂改,如有涂改,需重新填写报销凭证。 L.报销人员不能仿照子分公司的经办、经理笔迹,代签名字。 M.不允许子分公司经理或部门长在报销凭证大小写金额等内容均未填写的状况下,在空白报销单上签字,便利经办人报销。 N.审批程序和手续是否完备并符合规定,相关人员是否签字。 2、原始单据审核 A.外来支出原始单据: 从单位取得的原始单据应审核是否为合法、合规性,外来原始单据应留意:1是否涂改、挖补; 2是否盖有出票单位印章留意与税务局印章区分,特别留意停车费、餐费发票; 3是否有经办人或开票人签名; 4日期、付款人名称、品名或项目名称、数量、单价是否填写齐全,开票日期要近2个月的,付款人名称
17、要全称; 5金额大小写是否一样,发票金额是否移位;6发票内容跟开发票公司业务是否相符。如:发票章为福州蓝天办公有限公司,发票内容为广告费,此发票可认定为发票内容与开票公司实际业务不符。 7凡开具概括性内容的购置、消耗性支出如“办公用品、“食品、“日用品“劳保用品、“材料、“配件、“修理费、“印刷费等票据,必需附盖有出票人公章的清单,经办人在清单上签字确认。 8发票上有写明附销售清单时应附盖有出票人公章的销售货物清单。9留意区分国税、地税发票的适用范围。如:购置办公用品、食品等取得的发票应是由国家税务局监制的商品零售业统一发票;打印、刻章、制作会议条幅、出租车票、宾馆住宿费、款待餐费、会议费发票
18、应是由地方税务局监制的统一发票。 10实报金额小于发票金额时要在发票上注明实报金额。 11从外单位取得的支出票据如有遗失,应取得原开票单位盖有公章的证明,如原发票记账联复印件加盖开票单位公章,由相关领导人批准后,才能当作原始凭证报销。假如确实无法取得原开票单位证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出具体状况,由相关领导人批准后,用其他发票代作原始凭证。 12经办人、部门经理在发票反面签字。 13定额发票上未盖地方税务局监制章如餐饮公司的发票无发票专用章,为无效发票。 B.内部支出自制凭证 内部支出自制凭证主要包括工资表、年终奖金发放表、工作接待呈批表、借款单等。 审核这些单据时应留意:
19、 1大小写金额是否一样。 2是否有制表人或经办人签名。3审批程序是否符合规定。 4接受领款人领取款项的,由领款人在签名处签字或盖章并按手印。5对应代扣个人所得税税金的,应按规定扣税。 C.日常会计助理填制付款凭证时金额要跟报销凭证、预付款凭证的金额一样,不能四舍五入。 三主要报销项目审核事项说明 1运费:附货物运输业增值税专用发票或公路、内河货物运输业统一发票,发票抵扣联,包车结算单。 审核时留意: A.运费要转账支付到对方对公账户对公账户要求与开发票公司名称一样; B.货物运输业增值税专用发票抵扣联要盖开票公司公章,公路、内河货物运输业统一发票抵扣联不盖开票公司公章; C.假如运费发票有注明
20、车号、线路的,则运输结算单上的车号、线路要跟运费发票一样; D.运输结算单要盖开票公司的公章; E.运输结算单上包车运费与实际金额相符; F.一份报销凭证附一份运输结算单; G.每一份联运发票都需由业务部门填写好开票申请单,具体说明开票缘由。2)车辆费用报销:车辆核算部根据当天全部的车辆费用报销单,汇总一份当天的车辆报销单,将全部的车辆费用报销单和汇总车辆报销单提交给财务记账。 3)购置车辆:由运用部门提出申请,车管部购置。附件为发票、文件会签、合同,依据审批程序特殊规定审批付款。 4)车辆购置税:车管部经办人员凭申请单、车辆购置税询价表预付购置税,依据审批程序一般规定审批付款。 5)新车车厢
21、款、车辆广告:附件为发票、经办人签字的明细清单、对方单位结算单,依据审批程序一般规定审批付款。 6)车辆保险费:依据集团关于作好购置车辆保险操作流程规定执行。依据审批程序特殊规定审批付款。发票抬头原则上不能变更,如需变更,要供应新的行驶证复印件,保险公司在发票上手工备注新的公司名称,并加盖发票专用章。 7)油费:要求一般纳税人或小规模纳税人,都运用加油卡加油。 8)租金:附发票、租赁合同或会签文件,并以转账方式支付到出租方对公账户或个人卡上出租方为个人,依据审批程序特殊规定审批付款。 A.签订合同时要索取出租方的产权证复印件。 B.分公司增加、削减经营场所要经过集团分管业务的领导同意。 C.分
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