2023年行政前台-岗位职责及工作要求.docx
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1、2023年行政前台-岗位职责及工作要求 第一篇:行政前台-岗位职责及工作要求 行政人事部经理 职务:行政前台 上级主管:行政人事部经理 工作对象:全司人员 主要职责: 1.2.3.4.5.6.7.8.9.日常到访客人的接待,关心公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。公司电话的接听转接、代接和记录、转达工作。公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。公司各类往来文件电子邮件、传真的收发、处理和归档。公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。对设备遥控板、个人办公区域的管理。公司办公用品、日用品的日常管理工作选购、发放、管理。日常的打印、复印以及
2、相关设备的检查。日后涉及“运用管理行政前台 行政人事专员 信息技术专员 10.公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程支配; 11.非长期性预订车辆的管理和费用结算; 12.公司后勤管理,及各类费用的支付工作,包含:物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位,如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通; 13.库存管理。每季度末,与行政人事专员共同盘点库存。 14.档案管理。每季度末,向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。 15.本人工作管理。按日提报工作写实,按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结,按年提报年
3、度工作报告;通过定期对本职工作的总结,以完善和提高现有工作水平; 16.公司负责人及部门经理交办的其他工作。 工作流程和工作要求: 1.接待日常到访客人,关心公司负责人及部门经理做好日常公关工作。 工作流程: 1客户进门起身迎接并询问来访事由,登记客户来访登记簿,了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次探望,不得将公司 领导的各种联系方式随便告知素不相识的人;若有事宜,尽量选用转告方式。 2如有必要,支配来访者前往会客室或等候处稍坐片刻; 3准备款待茶水饮料; 4通知相关工作人员有人来访; 5每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别; 6客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、
4、保持会客室的整齐; 7若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在客户来访登记簿上登记,刚好通知相关人员做回复;若来访 者表示下次再来,则需在客户来访登记簿上注明; 8刚好转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员刚好回复; 9刚好将用完的客户来访登记薄交由行政专员归档。 留意事项: 1) 2) 3) 4) 2.接待客户热忱周到,刚好给客户添加茶水并在客户离开后刚好整理睬客室; 客户来访登记薄的具体记录;并刚好将运用完的记录归档; 刚好通知相关被访人员,若被访人员不在,要刚好转告以确保刚好回复; 不得随便把公司领导及其他工作人员的联系方式告知第三人。公司电话的接听
5、转接、代接和记录、转达工作。 工作流程: 1电话响铃一声后,马上接听,“您好,捷时特物流,同时留意礼貌和商务用语; 2接听电话时应限制音量,不应影响其他人的正常工作;但同时表达公司良好的精神面貌,语言简练、看法温顺; 3对方所要找的人不在时,应询问对方是否盼望留言或留下回电号码,切忌马上挂断电话; 4通话之后,应轻轻挂断电话,并且尽可能等对方挂断后再放下听筒; 5没有接听到的电话应根据来电显示刚好回拨,首先致歉,再询问刚刚来电的目的; 6将需要转达的内容刚好记录在电话记录上; 7记录后5分钟内刚好通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。 8刚好将用完的来电记录表
6、归档。 留意事项: 1来电接听快速,接听电话运用一般话,声音柔软; 2了解清楚来电人的基本信息以及意图,刚好在来电记录表上记录来电时间、内容、信息接收人等,需要转接的刚好将电话转给相 关工作人员; 3如遇信息接收人不在,应实行通知的方式刚好转达信息,通知方法详见“通知流程; 严禁事项: 1) 2) 3) 3.来电接听不主动、不刚好,接听电话用语粗鲁; 未刚好和具体记录来电信息,遗忘转达、转达不刚好或传达信息错误; 来电记录表按年度不刚好归档。公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。工作流程邮件签发及费用结算: 1总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好,在LPL邮件发送登记表上登记
7、后,交行政前台统一寄出。 2合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按LPL邮件发送登记表的备注相关规定,填写具体的信息,以备日后跟踪核查。 3需要通过长途汽车托运邮件、物品的,寄件人应先按要求填写LPL邮件发送登记表,再自行寄出,并在表格“备注中注明“托 运,自行寄出。 4根据邮件发送清单和快递/邮政底单,按月度与快递/邮政公司清算费用,不得出现付款金额与实际发件金额不符的状况。 5对未按期收到邮件的状况做以记录,了解缘由;月度超过2次事务后应汇报部门经理,提出解决方法。工作流程邮件签收: 1) 2) 3)公司总部收取的各类邮件、物品统一由行政前台在LPL邮件签收登记表附件2上签收登记后,
8、再分发至各收件人处。收件人在收到行政前台分发的邮件后,应在LPL邮件签收登记表上签字确认。邮件、物品一经签收,签收人即对公司邮件、物品担当保管责任;如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的,签收人 担当相应责任。 4) 5) 6) 7)如行政前台无人在公司时,应交办本部门其他人员代做此项工作。如收件人不在公司,行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为签收;如本部门其他同事也无人在司时,行政人事部应电话告知收件人,按其要求保管邮件、物品或转交他人。代收文件后,签收人应第一时间通知收件人,刚好处理邮件、物品。否则,签收人应担当因此延误的相关责任。对公司丢失文件状况做以记
9、录,了解缘由,立即汇报部门经理,提出解决方法。 严禁事项: 1)收件人未在LPL邮件签收登记表签收文件,就擅自领走文件。 2)行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前,擅自将文件放置在办公桌上。 3)不得出现付款金额与实际发件金额不符的状况。 4.公司各类往来文件电子邮件、传真的收发、处理和归档。 工作流程非电子邮件类 1)前台收/发文件应刚好在收文明细/发文明细中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;并签字,发文中还需要求收件人签字; 2)前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象,并要求收发件人签字,如需本部保存的,需要刚好归档; 3)前台应电话确认或网络查询
10、等方式确保本人经办的文件对方已收到; 4)将收文明细/发文明细分别按项目分类归档。 留意事项: 1)具体填写收文明细/发文明细,并要求相关经办人签字,以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容; 2)刚好转交给相关人员; 3)按项目分类归档。 工作流程电子邮件类 1)前台需询问所收/发文件的相关内容,项目名称,需转交对象等; 2)在电脑上建立新文件夹,如:“年月日_收发文件,在该文件夹中建立一个“收/“发的文件夹,然后在“收/“发的文件 夹中建一个“年月日_项目名称的文件夹; 3)将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中,并同样在收文明细/发文明细中记录,收/发方式在备注中注明; 4)刚好将文
11、件转传给相关项目负责人,并确认对方收到; 5)当天工作结束后,将接收/发送的文件归档。日后需要整理后存至服务器相应项目文件夹中。 留意事项: 1)了解所收/发文件内容,按收/发时间、项目建立相应的文件夹,并做好书面记录,便于查找; 2)刚好将收/发文件转给相关负责人,并确认是否收到; 3)按时将每天收/发的文件发给档案管理员,由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。 5.公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 工作流程: 1)每天早上9:00、中午13:20和下午17:55检查公司全部办公场所包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等的卫生和办 公家具的摆放状况,刚好收纳整理,保持各桌椅
12、整齐,桌面、地面清洁无杂物;下班后,保证门、窗的关闭,电脑、空调等电源的切断; 2)保证办公家具、装修墙面、地面等的完好,每日检查并做记录办公区检查表,如出现问题,马上予以修复;重大问题需要上报部 门经理审批。 3)总经理办公室的环境保持及检查; 4)保持办公区空气清爽,公共办公区域和总经理办公室及各办公室开窗,以便空气流淌; 5)报刊整理整齐有序,废旧报刊、家具等处理刚好处理费用定期上交财务部门,计入备用金流水帐簿; 6)做好消耗品领用登记; 6.对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查 工作流程: 1)了解外用保洁、植物租摆租赁的服务内容; 2)对每次相关服务做好检查和监督工作,并做好相关记
13、录; 3)刚好对检查问题与相应单位沟通解决,并作出记录,定期归档。 留意事项: 1)对外用单位相关服务进行审核; 2)做好相关记录,并刚好上交存档。 3)相关记录:植物租摆维养记录、植物租摆更换记录、保洁状况记录表 7.对设备遥控板、个人办公区域的管理 工作流程: 1)空调、投影等遥控板集中管理; 2)上、下班时检查全部的电源开关; 3)检查全部办公桌上的文件及办公用品的归类。 留意事项: 1)遥控板是否在各办公室运用后没有归还; 2)人员下班后,办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开; 3)人员下班后,图纸、重要文件不得随便铺在办公桌上没有收捡。 8.公司办公用品、日用品的日常管理工作
14、。选购、发放、管理主要内部发放、属于必备品 工作流程: 1)保证公司办公用品办公文具、打印纸、门卡、钥匙等、日用品茶叶、饮用水、纸张、抽纸、纸杯等的足够,定期、刚好补给; 2)购置物品刚好填写入库单 3)保证总经理办公室内的办公用品、日用品的补给,保证正常办公供应; 4)根据办公用品领用表核发员工办公用品; 5)按季度,与行政人事专员共同盘查办公用品、日用品库存,并签署库存盘查单,刚好归档。 6)严禁铺张奢侈。 9.日常的打印、复印以及相关设备的检查。 工作流程: 1) 2) 3) 4)每天早上上班时间检查打印机、复印机、考勤机、电话机等设备,如出现异样,第一时间要求信息技术专员予以修理。保证
15、办公区打印纸的刚好补充; 做好各类纸张财务单据、白纸、再生纸、废纸、红头文件的分类工作; 刚好做好废纸的销毁和处理;带有财务数据和公司重要内容的纸张必需通过碎纸机销毁。 留意事项: 1.娴熟操作打印、复印机,并刚好补充用纸; 2.完成公司日常的打印、复印工作,做到节省资源; 3.打印、复印机等设备出现问题不得私自解决,应刚好报修,并联系相关专业人员进行修理; 4.节省资源,疼惜纸张; 10.公司领导、员工、客户的住宿、车辆、用餐的预定和支配;临时性用车的车辆管理和费用结算。 工作流程: 1)A 住宿预定:预定前,需要了解住宿人员的住房要求,内容涉及:酒店星级、地理位置、楼层、房间大小、房间配置
16、、有无窗户、是 否24小时热水、是否能够上网、是否配备电脑、是否含早餐;客人是否需要无烟房,床大小的要求等;费用支付方式仅预定或挂账或代垫等;酒店是否需要现金或刷卡等。 2)酒店预定后确认:最好有纸质盖章签字的传真确认,以保证预定胜利; 3)酒店预定完毕后,需要短信或邮件告知预定信息:A内容参见第1条;B告知赴前台后报的信息;C如何抵达酒店路途及酒店电话。 4)酒店预订单应刚好归档。酒店预订单文件夹。 5)B 车辆预定:预定前,需要了解:坐车人数、天数、车型要求、司机要求;预定时,要保证车况良好、司机驾驶技术娴熟、职业习惯 良好; 6)车辆运用前确认:必需拿到租赁公司的派车单,方可运用车辆。否
17、则,车辆出现任何事故及引起的一切责任将无法确保担当责任 单位。 7)车辆运用后,需要双方补充车辆运用费用表。 8)租赁费用结算以双方签字确认的派车单和车辆运用费用表 9)C 餐厅预订。日常中,多了解当地特色的酒店和餐厅,按酒店级别和菜系等进行分类。预定前,需要了解预订要求,内容涉及:酒店 消费水平、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是否带卫生间、是否有最低消费;酒店是否需要现金或刷卡等。 11.非长期性预订车辆的管理和费用结算; 工作流程: 1)建立非长期性预订车辆管理档案; 2)根据派车单车辆运用费用表,按月度与车辆租赁公司结算相应费用; 3)通过运用人,记录运用车辆的车况、司机
18、驾驶技术和服务水平,按月度作出评估;同时向公司提出是否进一步与车辆租赁公司合作的看法和建议。 12.公司后勤管理,及各类费用的支付工作,包含:物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位,如保洁公 司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通。 工作流程: 1)后勤管理。 2)了解公司与各对应单位的合同规定,对方的职责范围;是否出现供应的服务与合同不符的地方;通过日常工作记录,对各对应单位进 行评估,为公司选择服务单位看法和建议; 3)了解各类费用结算周期和支付标准; 4)按期支付,不得因延迟支付影响办公区的正常办公;严禁出现因个人缘由,出现公司停水、电,或电话、网
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