2023年资料档案员工作职责.docx
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1、2023年资料档案员工作职责 第一篇:资料档案员工作职责 资料、档案员岗位职责 1、负责对公司各项目部的工程技术、质保资料管理工作,并负有指导、催促、检查的责任。 2、负责对各项目部工程技术、质保资料的审核工作,协作项目部资料员将合格后的资料进行备案、存档工作。 3、负责统计公司每月的施工进度报表,并刚好报集团公司。 4、负责接收、整理、保管公司的工程资料技术、质量、平安档案,进行统一、集中管理,对移交归档的资料案卷进行验收、分类编号,使案卷归档系统化、统一化。 5、平常负责检查、监督、指导各项目部资料员对工程技术、质保资料的收集、整理、立卷工作,确保资料案卷的质量及真实性。 6、在公司领导下
2、进行每月的综合检查工作。 7、负责档案借阅的登记工作。 8、完成领导交办的其他工作。 山河建设集团新疆有限公司 其次篇:专职档案员职责 一、认真执行党和国家颁发的档案法、保密法、一般高等学校档案管理方法及高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范等法令、政策和法规,关心档案室主任组织开展档案工作宣扬教化活动。 二、定期做好全校各类档案的收集、整理立卷、归档、统计、编研、保管和供应利用工作,做好保管期满需销毁的及无保存价值的档案材料的整理、报批工作。 三、关心档案室主任对全校档案工作人员进行业务培训。 四、严格执行档案工作各项规章制度。 五、参加上级组织的有关档案工作学术沟通及研讨活动。 六、
3、做好档案工作会议的会务性工作及会议记录。 七、严格按档案管理要求做好库房管理工作。 八、做好日常管理工作。 九、认真执行上级有关规定做好保密工作。 十、完成领导交办的其他工作。 第三篇:档案员职责及档案管理制度 档案员职责及档案管理各项制度 一、档案员岗位责任制度 1、学习贯彻实施档案法等档案工作的法律、法规和县委、政府关于档案工作的政策规定。学习政治理论和专业学问,不断提高业务技能和管理水平。 2、熟识本单位档案业务工作,认真履行本单位各项档案管理规章制度。不得造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为 3、了解本单位各类档案资料的形成过程。驾驭分类方法、归档范围和保管期限。 4、刚好对乡
4、镇机关形成的文书档案、实物档案、音响、照片等各种档案材料进行收集、整理、分类、编目、立卷和归档。并监督和指导各站所做好档案的收集、整理、归档工作,保证档案的齐全完好,提高案卷质量,力争到达标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。 5、负责收集领导外出开会的发言材料和带回的有关材料。收集乡镇重大活动、重点建设以及其它应当归档的有关材料和照片,6、负责管理本单位各种门类和载体的档案,经常保持库房的整齐卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“十防工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管状况,经常核对档案资料,做好记录,刚好处理档案保管、爱惜方面的事故,保证档案的完好与平安,最大
5、限度地延长档案寿命。 7、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。按规定刚好向县档案馆移交保管到期的档案。 8、编制科学的检索工具,全面熟识室藏状况,主动主动地供应档案资料,做好询问和档案查询利用服务工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记,留意搜集利用效果和信息反馈,编制利用效果实例和档案信息。 9、对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁看法,写出鉴定分析报告,经领导批准和上级档案部门鉴定后,认真负责地销毁。 10、主动开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满意各项业务工作的需要。 二、档案室库房管理制度 1、室库内必需配备灭
6、火器、消防栓,始终保持完好率到达100%。严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆物品及杂物,严禁明火,严禁非管理人员入内。确因工作需要进入时,要经领导批准,并由本室库管理人员陪伴。门要加固防盗门。进出室库随时关灯、锁门,2、搞好室库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体、防水“十防工作。每天必需定期查库,并认真做好记载。 3、定时测量记录室库内温度。要求室库内温度限制在14-24,相对湿度限制在45-60%范围内,并留意做好空调机和去湿机的定时开关工作。 4、妥当保管室库内钥匙,不准随身携带,确保档案室库内平安。 5、档案柜具要编制依次号,排列整齐。室库内内要经常清扫,柜具要定期
7、擦试,随时放置防虫、防鼠药品,保持室库内清洁卫生,整齐美观,6、进档案室库内查阅资料,查阅者不得大声喧哗。要疼惜档案,不得撕页、涂改,沾口水翻页,一旦觉察由查阅者负全部责任。 7、未经批准,任何人不准将档案带出档案室库,更不准私自摘抄、外传,严格遵守保密制度。 8、档案工作人员对所保管的档案,要定期检查,做出记录,不得擅自转移、分散和销毁档案,觉察破损或褪变的档案要刚好实行措施进行修复或复制。 9、办理借阅、借用档案,要严格履行规定的手续,不得擅自扩大档案的利用范围,并要求借阅档案人员负起平安保密责任,归还时要有严格的检查登记制度。 10、遇有特殊状况,刚好向分管领导和职能部门报告,爱惜现场不
8、受破坏。 三、档案保管制度 1、乡镇各种门类和载体的档案均由乡镇综合档案室集中统一保管。各站所在次年第一季度前,必需将档案移交乡镇综合档案室。档案室在接收档案时必需认真检查验收并履行交接手续。 2、保管档案和资料,必需运用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。 3、在认真保管好纸质档案的同时,必需刚好进行档案书目的电子著录,有条件的可进行全文著录。 4、档案资料库房必需坚实,必需装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防设施。 5、随着气候转变,做好库房密闭、通风、温湿度调整,并适时进行除湿或除尘工作,以防档案霉变。 6、档案
9、资料库房必需与档案工作人员的办公室、阅览室分开,但要相对集中,便于管理。 7、库房专管人员进出库房,应顺手关门上锁,非专管人员,不得随便进入库房。 8、必需定期检查、清点库藏档案和资料。觉察霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必需刚好追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案者,按档案法规肃穆处理。 9、档案管理人员工作变动时,必需将所保管的档案和资料清点移交,否则不予办理调离手续。 四、档案平安管理制 一、严格依据档案平安管理规定,配齐消防和平安管理因硬件设施。 二、档案库房要有“十防措施。即防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘。 三、库房内严禁明火、吸烟及存放易燃物品,严禁将火种、食品、
10、易燃易爆等物带进档案室。 四、库房内应保持清洁卫生,随时对档案装具进行除尘,以防止有害物质的侵蚀。 五、定期检查档案保管状况,做好日常温湿度记录,觉察问题刚好实行措施。 六、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度。销毁档案时,重要文件要逐份登记造册,并在指定地点专人监督销毁。 七、对馆藏档案每年进行一至二次全面检查,主要核实帐、物、卡是否相符,以防档案长期借出造成丢失,觉察问题刚好报告、处理。 八、对计算机内的档案信息要做到平安管理,定期检查、清理信息,以防信息的丢失与损坏。 九、定期检查修理电器设备、消防设备、更换档案爱惜药物。 十、库房管理人员下班前,要关闭门窗,锁好库门,切断电源。 十一、库
11、房钥匙要专人保管运用,定点存放,严禁外借。 五、文书材料归档制度 1、归档范围 凡是本单位在各项活动中干脆形成的具有查考利用价值的各种专业内容、各种载体纸质、胶卷、磁带、各种形式如文件、文字材料、图纸、图表、声像即照片、录像、录音等各类档案及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。 2、归档时间 1文书档案,应于档案形成的次年第一季度末前归档完毕。 2会计档案,应于形成为单位,于决算批准后,接着在财会部门保存一年期满时,向综合档案室移交。 3科技档案,应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后刚好归档。 4重点建设项目和重点工程,在立项之
12、初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。 5其他各种专业档案,均必需按其形成规律,遵守上级档案部门或专业部门的规定刚好归档。各项管理工作形成的文件材料,应在工作完成后刚好向综合档案室移交。 3、归档要求 1归档工作,必需保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完好。 2、凡归档的文件材料,须在“保持文件之间的历史联的同时按文件的保存时间即永久、长期、短期组成保管单位案卷编目归档。 3、归档文件材料正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。归档的文件材料一般一式一份,本单位发文、基建项目档案按上级要求制定份数
13、。 4卷内文件排列有序。一般按责任者问题时间排列,使同一文件的正件在前附件在后,印件在前定稿在后,重要文件的历次稿件依次排在定稿之后;结论、确定、判决性的文件材料在前根据材料在后。 5卷内文件,应支配列依次逐件逐页编所在页号或件号。即:装订的卷,在有文字的每页文件的右上角编全卷文件统一的依次页号;不装订的卷,应在每份文件首页右上角加盖档号章,在章内填上依次件号。图表和声像材料,应在装具上或在声像材料的反面逐件编号。应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份或职务及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。 6凡归档案卷,不管永久、长期和短期,均须按规定格式逐卷填写内文件书目。 填写书目时,不得随便变更和
14、简化文件题名。填写卷内文件书目的字迹要工整;卷内文件书目置于卷首。 7凡归档的文件材料,均须去掉订书针、别针、大头针等金属物;如有破损者,应按裱糊技术要求托裱;如有字迹扩大褪变者,应复制,复制件与原件一并归档。 归档的文件材料必需整齐、清洁、字迹清楚,便于利用。 8归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件书目、备考表、案卷书目等,必需符合档案部门规定的标准和规范,并按规定格式和要求填写清楚。粘贴装订要符合档案技术爱惜要求。 9自己撰写的归档文字材料,必需用碳素墨水和黑墨水书写,禁止圆珠笔、复写纸书写。 10归档的文件材料必需层次分明,符合形成规律。必需完好、系统、精确的反映真实的历史过程。 4、归档
15、手续 移交档案时要认真履行交接手续,填写档案移交登记表,一式两份,经清点无误,双方签字后,各自保管一份,以备查找、负责。 六、档案复制制度 1、要遵循保密原则,未开放或涉及保密的档案不得复制。 2、复制档案中的内容,须经领导同意,由档案管理人员进行复制。 3、破损的档案,档案员要刚好修改和复制。 4、对利用较多的档案,可复制数份,以利用运用,并爱惜原档案,削减档案的磨损。 七、档案查借阅制度 1、因单位、家庭、个人工作、生活需要的,都可借阅已开放档案,但原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必需经分管领导签批,方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。 2、查找利用档案者,一律凭单位介绍
16、信、个人身份证或其他有效证件,办理登记手续后,方可查阅。 3、查阅档案者,要疼惜档案,严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥当保管,不得转借、遗失。不准将档案材料带回家或放在担忧全的地方,更不准将档案保密内容外泄。 4、查阅档案时,禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。 5、借阅者归还档案时,应填写利用效果信息反馈,认真履行交接签字手续。如觉察有撕毁、遗失、涂改和损坏现象,要赐予行政处分或罚款。情节特别严峻者,依据档案法有关规定肃穆处理。 6、复制、抄录档案资料,要经领导批准,抄录复制的档案由档案员核对无误,加盖公章,方可有效。 八、档案移交制度 1、国家规定应向当
17、地档案馆移交的永久和长期保管档案,必需按规定时间办理移交手续,并妥当保管交接凭证,还应在检索工具上注明。 2、档案工作人员调离工作后,必需办完移交手续后,方可离岗办理调离手续。 3、对档案收进、移出、利用销毁的状况要认真登记,为统计和移交工作作好准备。 4、移交登记要本着实事求是的原则,既要有综合性的报表,又要有具体的明细表,要做到帐物相符、账表相符。 九、会计档案管理制度 1、每年形成的会计档案,包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料,均应由财务人员按归档要求,负责整理立卷,装订成册。在会计终了后,暂由财务科保管一年,期满后,编造清册全部移交到综合档案室保管。 2、档案室接收保管
18、的会计档案,原则上应保持原卷、册的封装,个别需要拆装、整理的,应会同财务科经办人共同拆封整理,以分清职责。 3、严格执行平安保管制度,谨防损毁,不得失密和泄密。 4、调阅会计档案,须由分管财务的领导批准和财务主管陪伴借阅。 5、对保管期已满的会计档案,由综合档案室提出销毁看法,经档案鉴定销毁小组鉴定,编造会计档案销毁清册后,方可销毁,监销人员在销毁清册上签字盖章。 十、声像档案管理制度 1、对声像档案实行集中统一管理,确保其完好、系统、平安,以备管理运用。 2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必需严格依据国家标准规范管理。 3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相
19、带。 4、借阅声像档案,必需按有关规定办理借阅审批手续,归还时按规定进行质量检查、验收。 5、对保藏的声像档案要根据具体状况定期检查。 6、严格做好声像档案的保密工作。 十一、实物档案管理制度 1、实物档案要刚好移交档案室归档,实行集中统一管理,确保其完好、精确、系统、平安,以备开发和利用。 2、实物档案范围包括:锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。 3、实物档案的归档,要求保证明物的完好、整齐、洁净,留意防火、防潮、防尘。 4、实物档案的借出,必需经领导批准,按规定办理借出手续,假如展出,要对展出实物档案定期进行检查。 5、实物档案如有破损,必需进行认真修复和技术加工,以延长实物档案寿命
20、。 6、建立实物档案登记和统计制度,每年检查一次,觉察问题,刚好解决。 十二、档案保密制度 1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的平安完好。 2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必需依据国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥当保管,绝密档案要单独保管。 3、档案库房设施应符合“十防的要求,要安装铁门防盗门铁窗,凡遇重大节日应提前对库房的平安保密设施进行检查,觉察问题刚好处理。 4、不该说的国家隐私不说,不该知道的国家隐私不问,不该看的国家隐私不看,不该记录的国家隐私不记录。 5、不准私自或在无保密保障的状况下复制、运用、存放、销毁
21、国家隐私的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家隐私的文件、档案、资料和物品作为废品出售。 6、不准借阅隐私档案资料。查阅隐私档案或文件,应履行审批手续,并限于保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别人透露隐私文件的内容。 7、不准携带属于国家隐私的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、巡游、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经保密部门审查批准,同时指定专人保管。 8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家隐私。 9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作,觉察问题,刚好报告。 10、不准隐瞒泄密事务,对于造成失密、泄密的人员或事务要刚好报告,并视其情节依法追究责
22、任。 十三、档案鉴定销毁制度 1、成立档案鉴定小组,鉴定小组由分管领导任组长,成员由档案人员及有关部门的人员组成。 2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳,以档案的保管期限为根据,刚好组织对到期档案进行鉴定。 3、鉴定工作结束后,要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定看法,由鉴定小组负责人签名并注明日期,对无保存价值需要销毁的档案及文件材料,要造出清册,提出销毁报告,经分管领导批准,并报送有关档案部门备案,然后方可销毁。 4、对已超过保管期限的档案或文件材料,重新鉴定后,确有保管利用价值需要延长保管期限的,应重新规定保管期限,其保管期限从第一次鉴定的年限算起。 5、经
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