金蝶OA协同办公系统用户操作手册.pdf
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1、 金蝶OA协同办公系统 金蝶OA协同办公系统 用户操作手册 用户操作手册 金蝶软件(中国)有限公司 金蝶软件(中国)有限公司 前 言 感谢您使用金蝶协同办公系统用户手册。本手册包含的内容可以帮助您进行有效的办公管理,主要包括以下内容:?系统总述?操作建议?详细的操作流程?系统的功能和特点?系统设置 在手册的前言部分还向您提供了获得其它帮助信息的途径及编写约定。读者对象读者对象 本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识,并假设您对金蝶 EAS 产品的基础知识有整体的了解。如果您没有使用过本系统,我们建议您接受一次或者更多的本子系统的培训课程(请同金蝶本地分支机构联系,获得更多培
2、训信息)。如果您希望了解更加深入的系统知识,请阅读金蝶 EAS 系统相关的技术文档。相关信息来源相关信息来源 您还可以通过以下途径了解我们的系统,并获取您需要的服务和帮助。1.在线信息 如果您需要及时了解金蝶EAS产品动态,交流产品应用解决方案,可以登录金蝶网站(http:/ 根据企业的发展和管理需要,提供管理咨询及解决方案,帮助企业作出快速、准确的决策。3.产品培训 金蝶公司秉承技术创新、管理创新的宗旨,不断提供给客户完整的行业解决方案。在提供优秀产品的同时,不断推出配套的培训服务,帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。4.实施咨询服务 金蝶公司吸收十多万客户的经验,结合国内外先进的管理理
3、念和管理软件的实施方法,推出符合中国国情的标准软件实施方法-金手指实施方法。我们愿意运用我们在企业管理及IT技术方面的知识,帮助顾客获得更大的成功!5.现场支持服务 我们的资深专业人员面对面地和您沟通,在运行现场对问题进行研究分析,使问题迅速得到解决。6.CRM 服务 借助客户关系管理系统(金蝶 EAS-CRM)我们建立了客户综合信息管理库,能够快速地解决客户的问题并保留历史记录,以便提供长期、持续、高效的服务。7.CSP 服务支持 金蝶公司融合多年客户服务经验与国外先进的管理思想,提炼出客户常用的和最需要的服务为一体的 CSP 服务。它是以金蝶公司先进的科技手段和专业化的服务队伍为依托,在业
4、界领先推出的项目完整、功能全面的系统性服务产品。8.呼叫中心 通过客户呼叫中心服务(Call Center),提供全面、周到的服务,快速解答客户应用问题。9.个性化服务 针对企业个性化的需求,我们提供量身定制服务,使用一切资源,包括和合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。10.便利服务 金蝶不仅是解决方案的提供者,也是相关附属产品的提供者。我们提供的便利服务不仅省去您选择的苦恼,还有利于保证相关产品和系统的兼容性和一致性。11.合作联盟服务 我们和其他 IT 领域先导型的企业进行战略合作,为您提供企业管理咨询、系统集成、相关知识培训等全方位的服务。在此,您不仅能得到金蝶的服务资源,也能以优惠
5、的条件享受金蝶合作伙伴的资源。12.版本升级服务 版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值,以优惠的价格实现软件以旧换新。关于金蝶关于金蝶 金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的企业管理软件及电子商务应用解决方案供应商,是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一,是中国软件产业的领导厂商。金蝶开发及销售的软件产品包括针对快速成长的新兴市场中企业 管理需求的、通过互联网提供服务的企业管理及电子商务应用软件和为企业构筑电子商务平台的中间件软件。同时,金蝶向全球范围内的顾客提供与软件产品相关的管理咨询、实施与技术服务。金蝶独特的“快速配置,快速实施,快速应用,快速见效”的全球化产品与服务定位
6、,能够帮助顾客从容面对动态不确定商业环境带来的挑战,实现业务流程与 IT 技术的完美结合,有效管理变革,确保组织快速持续和健康成长。金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个 WINDOWS 版财务软件,第一个纯JAVA 中间件软件,第一个基于互联网平台的三层结构的 ERP 系统金蝶 K/3 的缔造者,其中金蝶 K/3 是中国中小型企业市场中占有率最高的企业管理软件。2003年 3 月,金蝶正式对外发布了第三代产品金蝶 EAS(KINGDEE ENTERPRISE APPLICATION SUITE)。金蝶 EAS 构建于金蝶自主研发的商业操作系统金蝶BOS 之上,面向中大型企业,采用最新的 ERP
7、管理思想和一体化设计,有超过50 个应用模块高度集成,涵盖企业内部资源管理、供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等,并能实现企业间的商务协作和电子商务的应用集成。编写约定编写约定?通用格式约定通用格式约定 格式格式 意义意义 宋体 正文。下划线 输入信息。斜体 提示信息。?图形界面格式约定图形界面格式约定 格式格式 意义意义“”窗口名称。普通菜单项或树状结构菜单项。【】窗口中的按钮。窗体中的选项。连续选择菜单及其子菜单或树状结构。?键盘操作约定键盘操作约定 格式格式 意义意义 键 1 键盘上的键名。键 1+键 2 在键盘上同时按下两个键。?鼠标操作约定鼠标操作约定 格式格式 意义意义
8、单击 按下鼠标左键单击某一对象。双击 连续两次鼠标左键打开某一对象。右击 选中某一对象按下鼠标右键。拖放 按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置,放开鼠标键。?特别标志特别标志 格式格式 意义意义 温馨提醒:提醒某些操作可能会导致一些严重的后果,请用户谨慎使用。注意:提供一些应用关键的描述。举例:列举实例以便用户加深理解。操作前提:进行某一操作之前,必须先完成的操作.定义:定义内容中出现的财务或计算机术语。意见反馈意见反馈 感谢您使用我们的产品及用户手册。在本手册的最后附有意见反馈表,您可以在上面说明您对我们的产品或用户指南的意见和建议,并通过金蝶分支机构或直接传真至(0755)26710666
9、产品管理部产品管理部反馈给我们,我们将期待你给予我们好的建议和意见。协同办公系统用户手册 2 目 录 第第 1 章章 系统概述系统概述.1 第第 2 章章 如何登录系统如何登录系统.2 2.1 登录系统.2 2.1.1 用户登录认证的信息输入.2 2.1.2 参数合法性检查.3 2.2 首页.4 2.2.1 首次登陆的首页.4 2.2.2 正常首页.5 第第 3 章章 个性化设置个性化设置.6 3.1 个人资料.6 3.2 修改密码.6 3.3 签名设置.7 3.4 常用意见.8 3.5 消息设置.8 3.6 快捷菜单.9 第第 4 章章 日程安排日程安排.10 4.1 查看日程安排.10 4
10、.1.1 从办公桌面查看当月及当天安排.11 4.1.2 按日历查看当天安排.11 4.1.3 按周查看.12 4.1.4 按月查看.12 4.1.5 按年查看.13 4.1.6 历史日程.14 4.1.7 查看及应答他人安排的日程.15 4.2 新增日程安排.16 4.3 编辑或删除日程安排.17 第第 5 章章 公文处理(工作流)公文处理(工作流).18 5.1 设置常用工作流.19 5.2 草拟文件.21 5.3 审批文件.23 5.3.1 如何查询待审批的文件.23 5.3.2 签署审批意见.25 5.3.3 退回文件.27 5.3.4 上传附件.27 协同办公系统用户手册 5.3.5
11、 加载签名.28 5.3.6 批阅正文.29 5.4 查看文件.29 5.5 文件编号.30 5.6 清稿.31 5.7 主送抄送.31 5.8 套红头.33 5.8.1 简单套红头.33 5.8.2 模板套红头.33 5.9 用印(电子签章).34 5.10 缓办待办文件.35 5.11 收藏已办文件.36 5.12 传阅文件.38 5.13 文件监控.39 5.13.1 重定位.40 5.13.2 跟踪.41 5.13.3 催办.42 5.13.4 督办.42 5.13.5 导出流程文件.43 5.14 文件观察.43 5.15 事务委托.44 5.15.1 流程委托.44 5.15.2
12、撤消委托.45 5.15.3 查看受委托的流程.45 5.15.4 查看委托人处理的文件.45 5.16 查询报表.46 5.17 报表统计.47 5.17.1 具体流程统计.47 5.17.2 所有流程统计.48 5.18 流程归档.49 5.19 在线文件扫描.49 5.19.1 拟稿在线扫描.50 5.19.2 附件扫描.58 第第 6 章章 知识中心知识中心.61 6.1 知识地图导航.62 6.2 信息发布.62 6.3 审核文章.64 6.4 信息借阅与处理借阅申请.65 6.5 信息收藏与推荐.65 协同办公系统用户手册 4 6.6 文章转发邮件.66 6.7 文章转入工作流.6
13、7 6.8 文章转移或复制.67 6.9 文章传阅.69 6.10 批量导入.70 6.11 信息分类订阅.73 6.12 知识维度管理.74 6.13 知识分类管理.75 6.13.1 创建一级分类.75 6.13.2 创建子目录.77 6.14 查阅权限管理.77 6.14.1 按组织架构及下属单位进行信息隔离.79 6.14.2 按领导角色、管理职能对信息进行交替授权.79 6.14.3 按不同功能操作进行权限控制.79 第第 7 章章 文件传阅文件传阅.81 7.1 传阅一览.81 7.2 新建传阅.81 7.3 待阅文件.82 7.3.1 转发传阅文件.83 7.4 历史发送记录.8
14、4 7.5 收藏传阅文件.84 7.6 删除传阅文件.84 7.6.1 批量删除.85 7.7 查询文件.86 7.8 已删除文件.87 第第 8 章章 通知公告通知公告.88 8.1 查看最新公告.88 8.2 发布公告.88 8.3 历史公告.90 8.4 公告审核.90 8.5 我的公告.91 第第 9 章章 新闻中心新闻中心.92 9.1 新闻栏目管理.92 9.2 新闻发布.93 9.3 查看新闻.95 9.4 审核新闻.96 第第 10 章章 会议管理会议管理.97 协同办公系统用户手册 10.1 查看待参加会议.97 10.2 我召集的会议.98 10.2.1 会议室不需要审核.
15、98 10.2.2 会议室需要审核.99 10.3 会议纪要.101 10.4 会议室预约.102 10.4.1 新增预约.102 10.4.2 按周查看预约.103 10.4.3 按天查看预约.103 10.5 会议室管理.104 10.6 会议室预约的审核.105 第第 11 章章 登录日志管理登录日志管理.106 11.1 在线用户查询.106 11.2 我的日志.106 11.3 上下班时间设置.107 11.4 日志报表.108 第第 12 章章 图书管理图书管理.110 12.1 图书室管理.110 12.2 图书分类管理.110 12.3 图书入库登记.111 12.4 新书推荐
16、.112 12.5 借阅排行.113 12.6 借阅管理.114 12.7 归还登记.116 12.8 遗失登记.117 12.9 我的借阅.118 12.10 图书催还.118 第第 13 章章 车辆管理车辆管理.119 13.1 车辆使用管理.119 13.1.1 车辆预约.119 13.1.2 部门审批.120 13.1.3 车管处理.122 13.1.4 归车登记.124 13.2 车辆信息管理.125 13.2.1 车队信息.125 13.2.2 车辆分类.126 13.2.3 车辆档案.126 协同办公系统用户手册 6 13.2.4 司机管理.127 13.2.5 维修保养.128
17、 13.2.6 事故登记.128 13.2.7 违章处理.129 13.2.8 车辆报废.129 13.2.9 车辆调拨.130 13.3 车辆费用管理.130 13.3.1 费用登记.130 13.3.2 费用类别.131 13.4 统计查询管理.132 第第 14 章章 办公用品管理办公用品管理.134 14.1 库房管理.134 14.2 分类管理.135 14.3 物品管理.135 14.4 入库登记.136 14.5 领用管理.137 14.5.1 有库存的领用.137 14.5.2 无库存的领用.138 14.5.3 领用审批.139 14.5.4 领用导出列表.140 14.6
18、借出归还.141 14.6.1 物品借出.141 14.6.2 物品归还.142 14.7 物品盘点.142 14.8 统计报表.143 14.9 采购计划.143 第第 15 章章 互动沟通平台互动沟通平台.145 15.1 问卷调查.145 15.1.1 问卷分类管理.145 15.1.2 发布问卷调查.146 15.1.3 参与问卷调查.148 15.1.4 查看投票明细.150 15.1.5 参与投票或评论.150 15.2 消息中心.151 15.2.1 查看新消息.151 15.2.2 发送消息.152 15.2.3 回复消息.154 15.2.4 查看已发送的消息.155 协同办
19、公系统用户手册 15.2.5 发送手机短信.156 15.2.6 已发手机短信.156 15.3 电子邮件.157 15.3.1 设置邮箱账号.157 15.3.2 自定义文件夹.158 15.3.3 邮箱总览.158 15.3.4 收邮件.159 15.3.5 写邮件.160 15.3.6 阅读邮件.162 15.3.7 回复邮件.162 15.3.8 全部回复邮件.163 15.3.9 转发邮件.163 15.3.10 移动邮件.164 15.3.11 删除邮件.164 15.3.12 邮件转知识中心.165 15.3.13 邮件转发流程.166 15.3.14 高级搜索.167 15.4
20、 企业论坛BBS.168 15.4.1 论坛分类管理.168 15.4.2 论坛权限管理.170 15.4.3 发表新话题.170 15.4.4 编辑话题.171 15.4.5 查看话题.171 15.4.6 回复话题.173 15.4.7 引用话题.173 15.5 通讯簿.173 15.5.1 单位通讯簿.173 15.5.2 自定义好友组.174 15.5.3 公共通讯簿.174 15.5.4 个人通讯簿.175 协同办公系统用户手册 1 第第1章章 系统概述 系统概述 金蝶协同办公系统建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式,可以解决您对办文、办事、沟通、协作以及共享方面的需求,
21、同时支持跨地域、跨部门进行协同工作。?建立协同审批的平台。实现企业内部公文、请示、汇报等各种审批事项的流转自动化,解决协同工作的问题。实现网上督办的管理机制,提高办公效率、节约大量的办公资源。?建立知识共享的平台。在保障信息的安全与使用权限基础上,构建一个信息资源的共享平台,使企业规章制度、收发文件、新闻报导、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。?建立互动沟通的平台。将电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等相结合,保障企业内部信息传递与沟通交流的及时性、准确性,改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的现象。?实现辅助办公管理。包括会议通知、活动
22、安排、行政公告等。?实现电子档案管理。建立机构统一的、与各业务系统、办公系统一体化的综合档案管理系统,实现档案信息共享,提高档案利用的寿命和周期,为各部门提供网上档案文献的查询和利用。?建立资源管理平台。实现易耗品、车辆、图书、会议室等公共资源进行管理及利用。协同办公系统用户手册 2 第第2章章 如何登录系统 如何登录系统 2.1 登录系统登录系统 2.1.1 用户登录认证的信息输入用户登录认证的信息输入 打开 IE 浏览器,输入协同系统的访问主路径,在提示的用户登录接口中,用户输入登录信息,只有通过用户认证,才可以进入系统,使用系统功能。用户认证时需输入一些信息,内容如下(如下表所示):编号
23、编号 属性属性 类型类型 说明及约束说明及约束 是否必填是否必填1 用户名 字符 必须是已经注册的用户名,必须是唯一的。是 2 密码 字符 目前可以设置为空,但实际中不建议为空。否 3 附加码 数字 如组织单位采用了附加码技术,则必须输入 是 在登陆界面的右上方,标注了“客户端环境要求说明”,用户可以从这里了解到正常使用OA 对客户端的要求。如图:客户端环境说明 协同办公系统用户手册 3 2.1.2 参数合法性检查参数合法性检查 在用户登录时会进行合法性检查,包括:?检查所有必填数据是否已经填写/选择?输入的用户名/密码是否真实有效。当用户忘记输入用户名时或者输错用户名时,将会出现以下提示:当
24、通过合法性检查时(即通过用户认证),用户就登录成功了。操作前提:用户必须在协同办公系统中已经有注册,并且用户状态是有效状态。协同办公系统用户手册 4 2.2 首页首页 2.2.1 首次登陆的首页首次登陆的首页 首次登录时,系统接口如图:不同的用户,首页显示的版面都是相同的,但显示的业务功能模块个数不一定相同,因为每个用户能够使用的功能范围不尽相同。此外,首页中显示的待办公文、公告通知等内容与当前用户的权限相关。首页内容说明:属性属性 类型类型 说明及约束说明及约束 是否可是否可 自定义自定义 LOGO 显示产品的 LOGO 标识 否 页面头 业务模块 根据当前用户的角色或权限而显示 否 我的日
25、历 显示当月每天的待办事项 否 快捷流程 显示工作流中当前用户自已收藏的流程名称 是 业务应用 待办公文 显示待审批处理的流程文件 否 页面头,包括 LOGO,功能模块,欢迎信息 业务应用,重要的待办或待查阅的信息提示 协同办公系统用户手册 5 属性属性 类型类型 说明及约束说明及约束 是否可是否可 自定义自定义 我的日程 显示当天的日程安排 否 知 识 库 显示用户订阅的分类信息 是 通知公告 显示待查阅的重要通知 否 新闻中心 显示最新新闻信息 否 在线论坛 显示最新讨论话题 否 2.2.2 正常首页正常首页 当用户已经开始使用协同办公系统后,在首页中将会显示出需要用户参与办理的待办事宜、
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