第6章 单机环境下办公自动化.ppt
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1、第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化6.1 常用中文输入法常用中文输入法6.2 文字处理文字处理6.3 表格处理表格处理6.4 制作幻灯片制作幻灯片思考题思考题第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.1 常用中文输入法常用中文输入法6.1.1智能ABC输入法启动智能ABC输入法后出现如图6.1所示的状态条,状态条上的5个图标按钮的意义如下:a中文输入状态,单击后变成“A”,表示大写英文输入状态。b中文输入方式,该状态为“标准”ABC输入方式,单击它可转换为“双打”ABC输入方式。第第6章章 单机
2、环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 c半角符号输入状态,单击后变成“”,表示全角符号输入状态。d中文标点输入状态,单击后变成“.,”,表示英文标点输入状态。e软键盘的开与关状态。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.1智能ABC输入法的状态条第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 1.智能ABC输入法的特色智能ABC输入法的“智能”表现在它支持联想、自动分词和构词、记忆及词频自动调整等功能。(1)自动分词和构词。(2)用户造词的自动记忆。(3)朦胧回忆。“(4)频度调整和记忆功能。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 2.智
3、能ABC输入法的使用技巧使用智能ABC输入法应注意以下使用技巧。(1)尽量按词语输入。(2)中文数量词简化输入。(3)图形符号输入。(4)中文输入过程中的英文输入。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.1.2微软拼音输入法1.激活微软拼音输入法采用以下两种方式可以启动“微软拼音输入法”:(1)键盘操作。反复按组合键“Ctrl”+“Shift”,直到微软拼音输入法标志出现为止。(2)鼠标操作。输入法激活后,将在屏幕上出现如图6.2所示的状态条。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.2“微软拼音输入法”的状态条第第6章章 单机环境下的办公自动化单机
4、环境下的办公自动化 a中文/英文切换按钮:可在中文输入/英文输入状态之间切换。b全角/半角切换按钮:可在全角输入/半角输入状态之间切换。c中/英文标点切换按钮:可在中文标点/英文标点输入状态之间切换。d软键盘开/关切换按钮:可打开或关闭软键盘。e简/繁体输入切换:可打开功能选择菜单。f手写识别:开启/关闭输入板。g功能设置:可打开功能选择菜单。h帮助开关:激活帮助。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 2.主要特色功能及其设置微软拼音输入法的主要特色功能及其设置。(1)自学习功能。(2)在线用户自造词典。(3)离线用户自造词典。(4)南方模糊音。第第6章章 单机环境下的办公
5、自动化单机环境下的办公自动化 3.微软拼音输入法的基本使用方法为了方便不同的用户,系统提供了一些特殊功能,用户可以根据自己的需要,在“微软拼音输入法属性”对话框中选择自己需要或喜欢的输入方式或功能。(1)中文输入。(2)全角输入。(3)输入中文标点。(5)双拼输入。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (6)音节切分符。(7)完成一个句子。(8)候选窗口操作。(9)错字修改。4.使用技巧使用微软拼音输入法应注意以下使用技巧。(1)逐键提示。(2)使用软键盘。(3)不完整输入。(4)错字修改的技巧。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (5)零声母与音节切
6、分符。(6)关于光标跟随的提示。(7)提高输入效率。表6.1给出了基本字根总表,表中的代码是由区号和位号组合而得到的。6.1.3五笔字型输入法1.基本字根2.字根间的结构关系基本字根可拼合组成所有汉字。组成汉字时,字根间位置关系可分为四种类型:单、散、连、交。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 表6.1五笔字型基本字根表第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 3.汉字的三种字型结构汉字有以下三种字型结构:(1)一型:左右型汉字。(2)二型:上下型汉字。(3)三型:杂合(单体、内外、包围)型。4.五笔字型简码输入(1)一级简码。(2)二级简码。(3)三级简
7、码。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 5.五笔字型的词语输入所有词语编码一律为等长四码,其码型与单字码完全相同,词汇代码的取码规则分为以下四种情况:(1)二字词。(2)三字词。(3)四字词。(4)多字词。6.重码、容错码和学习键(1)重码处理。(2)容错码。(3)Z学习键。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.1.4语音输入法语音输入法是利用联机的麦克风为输入设备,使用近年来研制的新技术高性能的语音识别核心软件,如由IBM公司开发的语音识别软件ViaVoice,对语音进行识别并转换为文本文字。这样就省去了键盘输入的过程,可以大大提高汉字输入的效率
8、。但这种输入方法的一个弱点是输入时,输入者每次发音有差别,影响了识别的效果,使得识别率不高。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.1.5手写输入法手写输入是采用联机的方式手写输入汉字。用户用特殊的“笔”在一个手写板上输入汉字,手写输入系统自动识别手写笔迹,将它们转化为相应的文本文字放入文档中。使用手写输入系统,用户不需要记忆汉字的编码方案,也不需要键盘操作,只要用与主机相连的书写笔把汉字写在书写板上,就可以轻松、自然地将汉字输入计算机了。在使用前要购买手写系统。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.1.6光电扫描(OCR)输入法光电扫描(OCR,
9、OpticalCharacterRecognition,光学字符识别)输入法是利用扫描仪作为输入设备,将印刷体的文本扫描成图像,再利用近年来研制的新技术高性能多体中英文混排印刷文本识别系统软件,对图像中的文本进行识别,并转换为文本文字。这样就省去了键盘输入的过程,可以大大提高汉字输入的效率。但这种输入方法的一个弱点是要求印刷体的文本比较清晰,否则会影响识别的效果。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2 文字处理文字处理6.2.1Word2002的窗口组成Word2002是Microsoft推出的Office2002中的一个组成部分,它的功能在于能编辑各种文档,如常用的
10、信件、传真、公文、报纸、杂志、书刊和简历等。启动Word2002时,首先会看到Word的标题屏幕,随后便可以进入Word的工作环境,如图6.3所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 标题栏菜单栏编辑区视图切换按钮垂直滚动条状态栏工具栏任务窗格水平标尺图6.3Word2002的工作窗口第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 1.标题栏2.菜单栏3.工具栏4.标尺5.编辑区6.滚动条7.视图切换按钮8.状态栏9.任务窗格第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.2Word2002的视图方式Word2002提供了不同的视图方式,如图6
11、.4所示。图6.4四种视图方式第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 1.普通视图2.Web版式视图3.页面视图4.大纲视图5.打印预览视图6.全屏显示视图7.改变显示比例视图8.文档结构图9.显示或隐藏指定窗口内容第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.3Word2002的菜单命令菜单中的选项能够完成用户想要进行的操作,我们把这些选项称之为命令。在菜单上不仅有要操作的命令,还有一些其他符号,下面我们简单了解一下它们的作用。(1)有些菜单命令后有带下划线的大写字母符号,在键盘上按下该字母键等于在此菜单中选择了该命令。(2)有些菜单后有组合键,这是Wo
12、rd2002命令快捷键,用户在使用时无需打开菜单,直接在键盘上按下该快捷键就可以执行与此命令相对应的功能。如按下快捷键Ctrl+F就执行了“查找”命令。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (3)当菜单命令中有小三角符号时,表明该命令有一个下级子菜单,只要将光标移到有小三角符号的命令上就会弹出该命令的子菜单。(4)有些命令前有小图标,表明该命令与工具栏中相应的工具按钮的功能相同。(5)在刚打开菜单时,Word2002总是不将所有的菜单命令都显示出来,此时在菜单底部显示一个下拉符号,单击该符号可以展开菜单,显示所有命令。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化
13、 6.2.4Word文档的创建、保存和打开1.创建一个新文档创建一个新文档有多种方法,其中最简单实用的就是单击“新建”按钮,当然使用菜单命令“文件/新建”也可以达到同样的目的。Word2002提供了多种创建新文档的模板,如图6.5所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.5创建新文档的模板选项第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (1)根据模板或向导创建文档。在“新建文档”任务窗格中,单击“根据模板新建”下的“通用模板”,弹出“模板”窗口,如图6.6所示。(2)根据现有文档副本创建文档。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图
14、6.6“模板”窗口第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 2.保存已创建的新文档(1)执行“文件/保存”命令,或按“Ctrl+S”快捷键,或执行“保存”按钮。(2)在弹出的“另存为”对话框中,查找并选定用来存放文件的文件夹。(3)Word会在“文件名”框中推荐一个文件名,这个名字常常来源于文档的首行文字。如果认为它不合适,可以进行修改,或者干脆输入一个新的文档名字(最好与文档主体、内容相关,以便于记忆),然后应该记住这个文件名和所在的文件夹。(4)单击“保存”按钮完成对文档的保存。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 通过换名来制作文档副本的具体操作步骤如
15、下:(1)选中“文件/另存为”命令,弹出“另存为”对话框。(2)查找并选中用于存放新文档的文件夹。(3)在“文件名”文本框中输入新的文档名称。(4)如果需要改变文件的类型,单击“文件类型”下拉菜单,选出所需的文件类型。(5)单击“保存”按钮即可完成文档副本的制作。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 保存文档的不同版本的具体操作方法如下:(1)选中“文件/版本”命令,此时屏幕上将显示如图6.7所示的对话框,其中列出了文档曾被保存过的旧版本。(2)单击“现在保存”按钮,在保存版本对话框里输入文档新版本的有关说明文字后,单击“确定”按钮即可实现对新版本的保存。第第6章章 单机环
16、境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.7保存版本对话框中的不同版本第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 3.打开已保存的文档在对已经建好并已保存的文档操作之前,首先必须打开它。由于查找需要的文件有时是一件颇费周折的事情,因而Word为用户准备了几种工具以便尽快找到文件并打开它们。打开文档的常规操作方法如下:(1)选中“文件/打开”命令,或者按下Ctrl+O快捷键,或者单击“打开”按钮,弹出“打开”对话框,如图6.8所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.8“打开”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (2)找到
17、文档所在的文件夹并选中文档。(3)双击选中的文件或者单击“打开”按钮即可打开该文档。巧妙地使用“打开”对话框中的各种工具能方便地找到所需的文档。“打开”对话框中的各种功能解释如下:“查找范围”下拉菜单:单击该菜单的下拉箭头,可以选择驱动器字符或桌面上的文件夹。“退后”按钮:在查找文档中如果不知道返回初始文件夹,可以单击此“退后”按钮,回到刚看过的文件夹。“向上一级”按钮:单击“向上一级”按钮回到上一级文件夹。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 “视图”按钮和菜单:单击“视图”按钮右边的下拉箭头,弹出一个选项以便更详细地查看文件夹中的内容。菜单中的“列表”选项显示了文件名;
18、“详细资料”选项显示出文件的大小和文件最后一次修改的时间;“属性”选项显示了对话框里选定的文件的细节情况;“预览”选项显示文件内容。你可以单击“视图”按钮反复使用菜单中各种方式来观察文件。文件夹:双击某个文件夹,它的名字就会显示在“查找范围”框里,以便查看文件夹中的内容。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 “工具”按钮:通过“工具”按钮下的各种选项,比如“查找”,可以更方便地对文档进行操作。“历史”按钮:显示最近打开过的文档和文件夹,双击一个文档就可以又一次打开它,而双击一个文件夹就可查看其中的内容,从中可以查找曾经使用Word编辑修改过的文档。“桌面”按钮:可以从工作桌
19、面开始查找所需的文档。“我的文档”按钮:缺省的文档存放位置,文件夹路径和名称通常为C:MyDocuments。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 “收藏夹”按钮:收藏夹包含了频繁使用的文件和文件夹的快捷图标。双击一个快捷图标相当于打开文件或文件夹。如果需要为一个文档创建快捷图标,并将其安置在“收藏夹”文件夹中,需要在“打开”对话框中找到并单击所需的文档,选中“工具”按钮中的“添加至收藏夹”命令。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.5对文档内容进行编辑1.在文档中移动一般来说,我们可以使用滚动条在文档中移动,以便能够选取需要的文档内容。滚动条是
20、位于屏幕右侧像一台升降机(滚动块)一样的竖长条区域。下面给出使用滚动条的具体操作方法。(1)要想快速地移动文档,只要拖动滚动条上的升降机上下移动即可。执行滚动操作时,左边会弹出一个文本框用来显示当前的页码和滚过页面的标题名称。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (2)如果想逐行查看文档内容,只要单击位于滚动条最上端的向上或最下端的向下箭头即可。(3)如果需要一屏一屏地向上或向下移动光标,只要单击滚动条上除升降机和箭头以外的任何位置即可。2.编辑多个文档在Word中,我们可以同时对多个文档进行操作,甚至可以同时对一个文档的两个不同区域进行操作。打开一个新文档,在任务栏上就会
21、出现一个新的任务栏按钮。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 如果想在几个打开的窗口中对某一个进行处理,单击其他暂时不想操作或显示的窗口上的最小化按钮,使其他文档的窗口从屏幕上暂时消失,再单击“最大化”按钮将所需的那个窗口放大到全屏以便于操作。有时候,对同一文档中不同位置的内容,我们需要互相参照着进行编辑。为一个文档打开第二个窗口,只需选中“窗口/新建窗口”命令,在任务栏或“窗口”菜单中就会列出与该文档有关的两个版本,并用数字1和2标注(数字显示在文件名之后)。选中数字l就会回到原来的文档。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 分屏操作指的是将一个窗口拆
22、分成两个窗格。具体操作是选中“窗口”菜单中的“拆分”命令,此时屏幕上会出现一条灰线。可以看出,对文档进行分屏是将一个文档的内容在两个窗格中显示出来,它们仍然共用一个窗口,在任务栏和“窗口”菜单中是以一个窗口名称出现的,Word的各种工具栏也是共用的;而采用打开另一个窗口的方法,文档的内容是在两个窗口中出现的,Word的各种工具栏也是独立使用的,在任务栏和“窗口”菜单中是以不同的窗口名称出现的。一般来讲,采用分屏的方法显得简便一些。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 3.查找、替换与定位文档定位的具体操作步骤如下:(1)选中“编辑”菜单中的“定位”命令,或双击屏幕左下角的页
23、码框,弹出“查找和替换”对话框,如图6.9所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.9“查找和替换”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (2)从“查找和替换”对话框中的“定位”选项卡中选中想要定位的目标。Word准备了多种定位目标的方法,比如可以选择到达指定页、指定节、指定行、指定书签以及其他的类型。(3)根据选定的目标,在“输入”框中输入与目标相关的名称类型或个数,然后单击“定位”,即可定位到相应的位置。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 查找和替换某单词、短语及文档中格式的具体操作步骤如下:(1)选中“编辑/替换
24、”命令,或按Ctrl+H快捷键,将弹出“查找和替换”对话框。(2)在“查找”选项卡中输入需查找的文本或格式。(3)用户既可一次替换所有的查找,也可一次只替换一个查找。Word不仅可以查找词汇,还可以查找字体、特殊字符和格式。在“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮,弹出的对话框如图6.10所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.10“查找和替换”高级对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 搜索:单击下拉箭头可以看到三个选项:全部、向下和向上,这三个选项用来规定是对整个文档进行查找、从光标位置开始向下查找,还是从光标位置向上查找。区分大小写:
25、查找目标应与“查找内容”中输入的大小写完全匹配。选定此复选框,可以有针对性地查找某个单词。全字匹配:在默认情况下,如查找内容为“lin”,则“ling”、“alin”、“alink”及其他含有“lin”字串的词汇均属被查对象。选定此复选框后,则只会找到“lin”。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 使用通配符:单击此复选框可使用通配符协助查找。同音:可查找与“查找内容”中的词汇读音类似的内容。查找单词的所有形式:选定此复选框之后可以找到文档中的该单词的动词形式、复数单词和时态单词。格式:要查找已设定了格式的单词、段落、制表符及样式等内容时,可以单击“格式”按钮并从出现的菜
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