ERP流程与操作说明.pdf
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1、ERP 流程设计与说明第一局部第一局部ERPERP 流程的目的流程的目的简单地讲,现代企业的所有资源包括 3 大流:物流,资金流和信息流。ERP也就是对这 3 种资源进行全面集成管理的管理信息系统。概括地讲,ERP 就是建立的信息技术根底上,利用现代企业的先进管理思想,全面集成了企业的所有资源信息,并为企业提供决策,方案,控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。ERP 系统是一种管理理论和管理思想,不仅仅是信息系统。他利用企业的所有资源,包括内部资源与外部市场资源,为企业制造产品或提供效劳创造最优的解决方案,最终到达企业的经营目标。方案是 ERP 的主线,它的管理重心是财务,在企业整个经
2、营运作过程中贯穿了财务本钱控制的概念。总之,ERP 极大地扩展了业务管理的范围及深度,包括质量,设备,分销,运输,多工厂管理,数据采集接口等。ERP 的管理范围涉及企业的所有供需过程,是对供给链的全面管理和企业运作的供需链结构,如下列图所示:物料流入整个供给信息流物流过程物料流出采购加工销售需求市场资金流出市场资金流过程信息流资金流入1ERP 流程设计与说明完整的 ERP 系统模块众多,模块间的关系错综复杂,从软件的角度看,流程表达了功能模块之间信息的传递,控制的转移。在现实世界中,流程表达了企业中各个部门间的协调运作。一个典型的 ERP 系统的流程总图如下:经营分销管理预测质量采购管理生产管
3、理应付管理库存管理本钱管理总账管理销售管理运输管理应收管理管理设备管理固定资产预算会记工资管理人力资源管理管理在图中,可以看到财务管理处在 ERP 的中心地位。生产,库存,销售,采购等模块互相协作,使得整个企业的运作处于一种高效和谐的状态。所以根本功能模块的构建是 ERP 流程得以实现的根底,流程的构建应该在关键功能模块具备的情况下才可以逐步实现。一般来讲,流程的实施是 ERP 实施中的难点,耗时较长,企业的管理需要经过一个重要的转变过程,这个过程通常需要企业一把手的主导才能得以顺利实现。典型的流程往往也需要经过相应的调整,裁剪,才能适应企业的实际需要。在具备了各个根本功能模块之后,我们可以考
4、虑有选择,有调整的实施 ERP 的各个流程。下面逐一介绍 ERP 流程的通常做法。2ERP 流程设计与说明第二局部第二局部ERPERP 工作原理工作原理一、系统管理界面:根底的信息建档与编号产生、及数据产生一、系统管理界面:根底的信息建档与编号产生、及数据产生1、2、部门信息:部门负责人根底信息录入。物料信息:物料信息与公司产品信息的新建与修改,保证每个物料或产品唯一物料编号与公司产品编号,并建有公司产品 BOM 结构。3、4、5、6、工艺工序:生产过程中在制品的每道产品工艺的工序录入。用户信息:客户信息的建档、查询,每位客户产生唯一客户编号。供给商信息:供给商根底信息的建档、查询,产生供给商
5、编号。部门信息与班组信息:公司与部门的根底信息录入、班组根底信息的录入。7、8、9、权限管理:针对 ERP 系统各用户的权限添加、修改与删除。根底信息 1:付款形成模式、运费形成价格等信息录入。根底信息 2:包含 ERP 中其它根底信息的建档,包括唛头信息录入、资金控制建档、交货方式建档、付款方式建档、质量信息建档等等3ERP 流程设计与说明二、原辅采购与仓库系统的工作原理二、原辅采购与仓库系统的工作原理2 21 1ERPERP 系统原辅材料的采购、入库、报批、付款入账、应付出库的管理流系统原辅材料的采购、入库、报批、付款入账、应付出库的管理流程原理:程原理:采购流程控制图:采购流程控制图:(
6、MRP:物料需求方案)入财务账库存材料账入库批准各种浏览报仓库接收审核,入库单采购单打印送货单退货单询价单采购单供给商供给商合同供给商物料对照MRP客户订单生产单手工请购单4ERP 流程设计与说明2.1.1 控制程序1)各部门申购由书面网上申购。2)然后由仓储部汇总形成书面申购单设计符合我公司情况的申购单3)采购合同审批由主管副总审批,然后采购部电脑输入,财务部核对,最后确定电脑系统中合同成立。4)采购订单审批由主管副总审批,然后采购部电脑输入,仓储部核对,最后确定电脑系统订单成立。5)如有一些合同与采购订单合二为一的,需设计合同号、订单号在一张合同上显示;采用供方合同时,在合同上自己编上合同
7、号和订单号。6)送货单、发票的控制要求a)采购人员要求用户送货单上应注明我公司订单号,如无订单号应注明合同号。送货单上名称规格必须和合同或订单完全一致;b)要求供给商一张订单可以由假设干张送货单组成,不允许一张送货单上有二个订单或二个以上订单的货;c)一张发票可以由一张或假设干张送货单 必须在同一订单下组成并同时结算,不允许一张发票由假设干张送货单和某张送货单的局部货款组成结算。d)一张送货单可以由一张或假设干张发票同时结算,不允许一张送货单由假设干张发票和某张发票局部金额同时结算;e)假设干张发票同时结账时可以由假设干张送货单必须在同一订单下组成,但不允许假设干张发票同时结账时由假设干张送货
8、单组成外另有某送5ERP 流程设计与说明货单的6ERP 流程设计与说明局部货款组成。7)采购人员直接采购回的商品,没有供给商的送货单的业务处理a)b)c)d)e)设计一张“采购人员自购原料进库通知单;采购人员填写“采购人员自购原料进库通知单通知仓储部进库;仓储部人员在“采购人员自购原料进库通知单上签收;采购人员凭发票和“采购人员自购原料进库通知单到财务部报支;“采购人员自购原料进库通知单和发票关系的控制也按照上述第 6 条中的各条规定进行。8)采购物资发票到公司后由财务部建立入库界面,经仓储部确认并打印签字后送交财务部,财务确认后入库完毕。9)开展远程领料,设定可领料人、部门,设计功能较好的领
9、料单界面。a)b)设计大领料单处理,并经电脑远程通知仓储部,仓储部做流水登记也可以个案一单处理10)入库单的设计要合理:合同号,库位,单位,代码11)要设计供给商的代码,以区别与销售12)出具财务需要的“出库资金表和“库存资金表13)输出 a)库存表、库存资金表已进库但未入库表、已入库表b)当月进库表已进库未入库、已入库c当月出库表14)入库单输出能标明财务账一致的分类名称。15)出库单输出能标明材料账一致的分类名称。6ERP 流程设计与说明2 22 2ERPERP 系统付款管理程序系统付款管理程序1所有付款追踪订单,无订单不得支付货款、工程款及效劳费等。2常规付款流程如下:订单送货进库入库发
10、票付款付款需追踪发票入库单送货单订单。3 同一订单可以由多张入库单,同一订单下的一张或多张入库单允许生成一张付款单,不同订单下入库单不允许生成同一张付款单,付款单追踪订单或类似订单支付。4 付款单一经确认打印出来即自动勾销相应的入库单。5如果没有发票但需要付款即为预付款,付款单要打出那么仅能出具预付款单。6每次付款单打印出来时,自动显示预付款提示,并在追踪入库单付款时自动去除预付款。7付款单上要注明预付款、单位、物料名称、物料代号、合同号、订单号、发票号、各物料单价、数量、其他费用、付款方式、付款支票记录等票据的号码。供给商往来账分二块组成一、1采购订单一2采购订单二二、1销售订单一7ERP
11、流程设计与说明(2)销售订单二2 23 3ERPERP 原辅材料系统购货发票、退票处理流程原辅材料系统购货发票、退票处理流程2.3.1 购货发票入库流程采购ERP 完成进库采购发票入库界面建立仓库审核输出入库单,ERP 完成入库财务材料账入库总经理批准报支财务入账8ERP 流程设计与说明2.3.2 购货发票入账传递流程供给商采购部经办人财务部材料账入库输入人财务部入账输入人3.2.3 购货发票退票传递流程财务入账输入人材料账入库输入人采购部经办人供给商3.2.4 退票程序(一)购货发票处于未进库状态9ERP 流程设计与说明1)采购人员将所需退的发票退给供给商;2)要求供给商收票人在登记簿上签字
12、确认;邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档,开具退票单由供给商签收确认;其他方式交付均要保存相关证据入档。(二)购货发票处于已进库未建立入库界面状态A、发票采购经办人保管状态1采购人员将所需退的发票退给供给商;2要求供给商收票人在登记簿上签字确认;邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档,开具退票单由供给商签收确认;其他方式交付均要保存相关证据入档。B、发票由财务材料账入库人保管状态1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请;2财务材料账入库人确认该发票处于未建立入库状态后退给采购经办人,办理相应签收手续;3采购人员将所需退的发票退给供给商;4要求供给商收票人在登记簿上签字
13、确认;邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档,开具退票单由供给商签收确认;其他方式交付均要保存相关证据入档。(三)购货发票处于入库界面已建立,仓库未审核输出入库单状态10ERP 流程设计与说明1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请;2财务材料账入库人确认该发票处于已建立入库界面,未经仓库审核输出,ERP系统未完成入库后启动退票程序,使该发票下入库单状态退到进库状态;3发票退给采购人员,办理相应签收手续;4采购人员将所需退的发票退给供给商;5要求供给商收票人在登记簿上签字确认;邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档,开具退票单由供给商签收确认;其他方式交付均要保存相关证据
14、入档。和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理(四)货发票处于仓库已审核入库单输出状态,财务材料账入库尚未完成状态1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请;2财务材料账入库人确认该发票处于仓库已审核入库单输出状态,ERP 已完成入库后,启动退票程序,使该发票下入库状态退到进库状态,ERP 系统输出红冲入库单,由仓库人员签字确认交付财务材料账入库人;3财务材料账入库人凭红冲入库单办理红冲入库或抽出相对应入库单附在一起不办理入库;4发票退给采购人员,办理相应签收手续;5采购人员将所需退的发票退给供给商;11ERP 流程设计与说明6要求供给商收票人在登记簿上签字确认;邮寄的应在封面上标明
15、所退发票号并交档案室存档,开具退票单由供给商签收确认;其他方式交付均要保存相关证据入档。和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理(五)购货发票财务材料账入库已完成,尚未入财务账状态1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请;2财务材料账入库人确认该发票处于购货发票财务材料入库已完成,尚未入财务账状态后,启动退票程序,使该发票下入库状态退到进库状态,ERP 系统输出红冲入库单,由仓库人员签字确认交付财务材料账入库人;3财务材料账入库人凭红冲入库单办理红冲入库;4发票退给采购人员,办理相应签收手续;5采购人员将所需退的发票退给供给商;6要求供给商收票人在登记簿上签字确认;邮寄的应在封面上
16、标明所退发票号并交档案室存档,开具退票单由供给商签收确认;其他方式交付均要保存相关证据入档。和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理(六)购货发票财务入账已完成1采购经办人向财务材料账入库人提出购货发票退票申请;12ERP 流程设计与说明2财务材料账入库人确认该发票处于购货发票财务入账已完成状态后,启动退票程序,使该发票下入库状态退到进库状态,ERP 系统输出相应红冲入库单,仓库人员签字确认交付财务材料账入库人;3财务材料账入库人凭红冲入库单办理红冲入库;4财务材料账入库人将红冲入库单其中一联交付财务入账人;5财务入账人凭红冲入库单红冲入账,并将需退发票抽出交付财务材料账入库人,并办理相应手
17、续;6发票退给采购人员,办理相应签收手续;7采购人员将所需退的发票退给供给商;8要求供给商收票人在登记簿上签字确认;邮寄的应在封面上标明所退发票号并交档案室存档,开具退票单由供给商签收确认;其他方式交付均要保存相关证据入档。和该所退发票一并入库的其他发票也需一并处理13ERP 流程设计与说明2 24 4ERPERP 原辅材料采购仓库估价入库系统原辅材料采购仓库估价入库系统2.4.1路径财务账入账财务账入账财务材料账入库财务材料账入库确认生成确认输出估价入库单生成生成红冲估价入库单估价入库单界面2.4.2 集团公司总库存负数调整四方制桶仓库库存数1)四方集团仓库库存数=四方真空仓库库存数之和;真
18、空炉业仓库库存数南京四方仓库库存数2)在月末结账之前先要对四方集团仓库库存数负数商品进行自动汇总、列表。3)对集团公司某一负数库存的商品进行四个公司本商品仓库库存数盘库,并根据盘库情况进行调拨和盘盈处理调整。14ERP 流程设计与说明4)月末结账前仓库库存数为:已进库未入库数+上月末入库数+本月入库数至本月估价入库前以前的估价入库数本月出库数月末结账前的概念是指盘盈、调拨、估价入库之前的概念。2.4.3集团公司库存负数调整处理后进行各公司仓库库存数负数商品的调拨调整处理。四方制桶1)对四方真空四个公司各自某一商品负数库存数在月末结账之前真空炉业南京四方要汇总列表。2)进行本商品四个公司各自仓库
19、库存数盘库和 ERP 账比对后进行调拨处理。2.4.4在以上调整处理后对四个公司财务库存数负数商品进行估价入库调整处理。四个公司财务库存数列表汇总逐一进行估价入库处理。2.4.5至以上估价入库处理确认不再有财务库存数为负数商品后,本月库存、入库、出库工作已能正确出具“出库商品汇总表。2 25 5ERPERP 原辅材料采购仓库系统盘库记录功能原辅材料采购仓库系统盘库记录功能2.5.1 本系统可以逐一商品随时进行盘库处理。2.5.2在某时对系统仓库库存数和仓库实物库存数比对盘库,并在电脑有记录、相关人员确认。2.5.3 在已进库商品全部经 ERP 进库、已领用商品全部 ERP 输出领用清单、ERP
20、15ERP 流程设计与说明仓库库存数应和仓库实物数一致。2.5.4可以设立盘库监控,规定每年、每季、每月盘库次数,然后自动汇总未按要求盘库的商品,以便监管。2.5.5每次盘库记录数据输入、盘库应有相应措施不走过场,由谁盘、谁入电脑,要有管理程序。2 26 6ERPERP 原辅材料采购、仓库系统查询、统计功能原辅材料采购、仓库系统查询、统计功能a、某一时间段所有合同;b、某一时间段某一供给商的合同;c、某一供给商某一合同下订单及订单内容。a、所有执行中合同;b、某一供给商执行中合同;c、某一执行中合同订单状态,及订单的内容,完成状态。a、所有执行中订单;b、某一供给商执行中订单;c、某一执行中订
21、单完成状态。2.6.4a、某一订单送货情况;b、某一订单入库情况;c、某一订单付款情况。2.6.5库存情况:库存数、已进库未入库数、入库数2.6.6月末报表16ERP 流程设计与说明a、上月末库存数;b、本月末库存数;c、本月末入库数;d、本月进库数;e、本月进库未入库数;f、本月入库数。2.6.7 货位余额表期初数量、期初余额,本期收入数、本期收入资金、本期加权平均价、本期发出余额、本期发出数量、期末结存数量、期末结存金额2.6.8逾期订单情况2 27 7ERPERP 原辅材料采购仓库系统设计的其他要求原辅材料采购仓库系统设计的其他要求2.7.1产成品销售系统不负责进行应收管理。2.7.2但
22、,a、采购仓库系统;b、外协系统;c、基建系统;d、设备采购系统;e、设备外包系统那么要进行应付款管理。2.7.3销售系统向供给商销售,能将应收应付自动转入采购系统,每次开具销售清单时,在采购往来中搜寻、比对,如有那么转入,如果没有那么每月显示有多少笔供给商产生购置业务,然后手工输入。2.7.4为配合采购系统、销售系统,在开具需开发票的原辅料、自制件时应独立成行的送货单,不能在附件栏中表达,而不需开具发票的原辅料、自制件那么在附件栏中说明。仓库凭独立开具有原辅料送货单输入采购仓库系统,生成“其他支出清单出库,财务材料账凭附送货单的“其他支出清单出库其他支出清单要逐项经办人签字确认,该清单和相应
23、送货单要一一对应,以便销售领导核准。17ERP 流程设计与说明仓库凭在附件栏中说明随货附件输入采购仓库系统,生成“销售费用清单出库,财务材料账凭附送货单的“销售费用清单出库,销售费用清单要一一对应反映送货单,及送货单载明的原辅料。也可以设计成:a、一旦原辅材料送货单减少仓库库存销售清单输出出库单界面生成核准输出“其他输出出库单。b、设立附件栏功能一是开具送货单减少仓库库存数销售清单输出出库单界面生成核准输出“销售费用出库单,价格是“零自动识别,随产品附件输出“销售费用。2 28 8ERPERP 原辅材料采购仓库系统、财务库存数以及应付款数据交接的说明原辅材料采购仓库系统、财务库存数以及应付款数
24、据交接的说明2.8.1财务库存数交接a、这一商品不再有未经 ERP 进库未入库的情况;b、不再有未经 ERP 进库入库的发票未入账;c、截止到这一商品 ERP 进库入库的每一张发票全部财务入库;此三个条件满足即可进行财务库存数交接。交接时进行这一商品的盘库,从而调整财务库存数和 ERP 入库数 可以调整数字,不能调整库存资金,在此时 ERP 运行承接下来的进库未入库数可以承接。2.8.2应付款数据的交接a、某一供给商不再有未经 ERP 进库未入库的商品;18ERP 流程设计与说明b、不再有未经 ERP 进库入库的发票财务未入账;c、截止到某一供给商经 ERP 进库入库的每一张发票财务全部入账;
25、在此时可以承接 ERP 运行累计下来某一供给商已进库未入库的应付款。2 29 9采购系统退发票、及退货功能设置采购系统退发票、及退货功能设置2.9.1退发票的功能的要求1如果相应发票已完成 ERP 入库A、启动该功能能够使相应入库单退回到进库状态;B、能够输出相应红冲入库单;C、并有相应记录。2如果相应发票已完成入库界面建立,尚未完成ERP 系统入库,启动该功能能够使相应入库单状态退回到进库状态,并有相应记录。2.9.2 已完成进库手续退货功能的要求1可以追踪送货单的送货退货功能A、该功能须在相应发票按退票流程处理使相应送货单退回到进库状态前方能启动;B、启动后能够输出相应送货单的退货单,退货
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