秘书文档管理课件项目四.ppt
《秘书文档管理课件项目四.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《秘书文档管理课件项目四.ppt(40页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、项目四 收文办理程序项目目标任务导向技能训练项目目标1知识点知识点收文处理程序各环节的内容及其工作要求2技能要求技能要求能够准确无误地按照收文处理程序办理收文任务导向一、签收二、拆封三、收文登记四、收文审核五、拟办六、批办或传阅七、承办八、催办九、注办一、签收(一)签收的含义签收就是收件人在收到来文后,经过清点,在送件人的投递单或送文簿上签字,履行交接手续的过程。(二)签收的程序1清点。就是把投递单登记的件数与接收到的实有件数进行对照,看二者是否相符。2检查。就是核对所收文件封套上注明的收文机关是不是本机关;核对封套编号与文件投递单的登记是否相符;检查封口是否有破损等情况。如错投,应及时退回;
2、如有破损、开封现象,应及时查明原因,并在“备注”栏内简要写明情况。3签字。经清点、检查无误后,在对方的文件投递单上签署收件人姓名和收到日期。签字务必清晰、易认。有时也可盖专门的签收章或出具收条。二、拆封(一)拆封的含义(二)拆封的程序(三)注意事项(一)拆封的含义 拆封就是把接收到的文件的封套拆开,并取出封内的文件及其他材料的过程。(二)拆封的程序1.1.确定拆封范围确定拆封范围。在拆封之前,秘书人员应确定来件是否可以由自己拆封。一般来说,收件人为本单位或者本单位办公室的,都可以由办公室负责文书工作的人员拆封;收件人为本单位其他部门或者标明“亲启”等字样的收件,必须经过授权方可拆封,否则应当交
3、给收件人亲自处理。2.2.启封启封。手拿信封,封口向上竖起轻弹数下,用剪刀沿信封的封口一边慢慢剪开,然后用手将文书小心取出。3.3.检查核对检查核对。将取出的文书与封套信息核对,保证二者信息的一致性。有附件的,要按文件中的附件说明逐一清点,并用曲别针将正件与附件装订在一起。遇有多张纸型不规则的附件时,一般应把较小的附件放在前面。(三)注意事项1.急件、密件应当先启封,以保证其得到优先处理。2.拆封的文书要分门别类地用文件夹分别存放起来,并按照重要程度或者紧急程度自上而下叠放整齐。3.拆封后的信封和包装封袋一般可以不留存。如是初次发生工作联系的单位,可以将其保留,以备日后查用。三、收文登记(一)
4、收文登记的含义(二)收文登记的形式(三)收文登记的方法(四)收文登记的项目(五)收文登记的具体要求(一)收文登记的含义 收文登记就是对收到文件的基本要素项目和内容作一定形式的记录。(二)收文登记的形式1 1簿册式登记簿册式登记。就是用预先装订成册的登记簿进行登记。这种登记形式适合按时间顺序进行流水登记,应用比较广泛。2 2卡片式登记卡片式登记。就是用单张卡片进行登记,每张卡片登记一份文书或一组内容联系紧密的文书。这种登记形式便于多人同时登记,利于分类查找,但容易散乱丢失。3 3联单式登记联单式登记。就是采用一次复写两联或两联以上的方式进行文书登记。这种登记形式能够减少重复登记的手续,提高办文效
5、率,但不便于保管和整理。(三)收文登记的方法1 1总登记总登记。就是把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记,适用于收文数量较少的单位。2 2分类登记分类登记。就是对所有收到的文件先分类别,可以按文件的来源分,也可以按文件的内容分,然后在各类别内再编流水号登记,适用于文件量多的单位。(四)收文登记的项目 收文登记的项目主要包括顺序号、收文时间、来文单位、来文字号、文件标题、紧急程度、秘级、份数、处理情况等。在这些项目中,收文时间、来文单位、文件标题、处理情况是必须登记的项目,其他的项目根据具体情况可以登记,也可以不登记。如果来文没有标题,登记时应根据文件的内容拟出一个标题。(五)收文
6、登记的具体要求1凡收到的重要文件都应登记,主要包括:上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件;下级机关的请示性、报告性文件;带有密级的重要资料;机关内部使用的文件、会议文件和音像文件等。2仔细确认不必登记的文件,主要包括:公开的出版物、一般性的简报、事务性的通知、便函、介绍信、请柬、领导人的亲启件等,但领导人阅后交办的亲启件,则应登记。3根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。四、收文审核(一)收文审核的含义收文审核就是文秘部门对收到的下级机关上报的需要办理的公文,从内容、形式、行文制度等各方面进行审查核对。(二)收文审核的重点1.是否应由本机关办理。审核文件内容是否属于本机关职权范围内需阅知
7、或办理的事项,如是误送,应立即退回发文机关,不要擅自处理,不要代转。2.是否符合行文规则。审核公文是否按照本章第一节行文规则中所阐述的国家行政机关的行文规则办理。3.内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。4.涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签。5.文种使用、公文格式是否规范。五、拟办(一)拟办的含义(二)拟办的要求(三)拟办的方法(四)拟办意见的性质(五)拟办的注意事项(一)拟办的含义拟办就是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见,以供领导批办时参考。拟办的质量直接关系到文件能否及时有效地得到处理和运转。拟办一般由文秘部门负责人担任,因为文秘部门负责人熟悉和掌握机关各部门的情况
8、,并具备拟办所必须有的素质和职权。(二)拟办的要求拟办时,应当仔细阅读全文,根据收文的性质、内容、密级、时限和阅读范围,以及机关领导的分工、部门的职能职权等情况,简明扼要地拟出切实可行的意见。(三)拟办的方法拟办意见可填写在收文处理单的“拟办意见”栏内,并签注拟办人的姓名及拟办日期。拟办意见的具体写法有以下几种:1.直接写出对收文的初步办理意见,如“拟”,“建议”。2.请有关领导作出指示,如“请总经理阅示”。3.需转有关业务部门研究答复的,可根据情况写明“拟转请某某部门研究提出意见”。4.应由主管业务部门处理的,写明“拟转请某某部门阅处”。5.需要批复的,可写明“拟批复同意”或“拟以办公室名义
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 秘书 文档 管理 课件 项目
限制150内