会务标准化流程与参会人员排位示意图.doc
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1、会务工作标准化流程一、会前准备工作(一)确定会议名称1、会议性质(例会、安全生产会、理论学习会、现场会、启动会、研讨会、座谈会、汇报会等);2、会议容;3、会议围。(二)拟定会议步骤1、会议日程;2、会议议程;3、会议程序。(三)草拟会议通知容包括:会议名称、目的、主要容、与会人员围、地点、会期等。(四)下发会议通知将会议通知传达到每名拟定与会人员,确定每名与会人员是否能如期参会,并与时反馈。同时,如接到上级会议通知,应以纸质文字形式,注明会议时间、地点、着装与特殊要求,送至每位与会领导手中。(五)准备会议材料1、会议文件;2、讲话发言材料;3、会议主持词。(六)布置会场1、打扫会场卫生,摆放
2、桌椅;2、会场电脑、投影仪、话筒、音响等设备调试;3、水杯、矿泉水摆放;4、名牌(台卡)摆放;5、材料摆放;6、会议条幅;7、座位图。(七)会前检查1、听取会议所有筹备人员的口头汇报;2、到现场实地检查,包括会议材料的准备情况和会场的布置工作;3、针对可能出现遗漏的问题,进一步采取补救措施。二、会中工作(一)签到工作与时完成会议签到工作,并确定未来人员是否请假,与谁请假,并督促人员尽快入座。(二)主席台热水填补每20-40分钟对主席台水杯进行补水,如遇特殊情况,可根据现场情况调整补水时间。(三)会议记录随身携带录音笔,与时记录领导发言。(四)会议拍照随身携带照相机、摄像机,与时拍摄记录会场情况
3、。(五)突发情况面对会议中出现的分会场网络中断、话筒失音、音响失灵等突发情况,与会务负责人员要与时救场,妥善处理。三、会后工作(一)清理工作1、回收领导名牌; 2、清理会议室卫生; (二)录音整理工作会议结束后24小时,完成录音整理工作,如遇涉密录音,由专责人员整理。(三)会议纪要会议结束后48小时之,完成会议纪要相关工作,与时发放。(四)会议宣传工作会议结束后48小时之,完成会议新闻稿件的刊登,与时报道宣传会议的相关情况。参会人员排位示意图一、 大会议室的位置安排座位摆放总原则,第三小点的排法只在座位无法移动时使用。场景一:汇报会、演出、讲座、视频学习会场景二:职代会、安全生产会、动员会实例:二、 小会议室位置安排场景三:支部学习会、党委会、班子会、董事会场景四:考察座谈会、调研会、汇报会、交流会(A为上级领导或者来访客人,B为本方领导)三、领导站位安排(与会议站位安排原则一样)场景五:领导合影留念7 / 7
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