企业管理资料范本-档案资料管理制度.docx
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1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 企业标准档案资料管理管控规章制度1起草与发布本标准由公司工程部提出并归口。本标准主要起草人:本标准审核人:本标准批准人:本标准于年 月 日首次发布。2目的本标准规定了公司形成的各类档案,包括:工程档案、物资采购档案、商务合同协议 档案、会计档案、电子档案、人事档案、实物档案等的管理管控标准。3适用范围适用于公司总部及相关项目部档案资料的管理管控。4管理管控职责4.1工程部相关相关项目组织对相关项目部工程档案的形成、整理、移交工作进行检查、盘点。相关相关项目对归档的资料进行编目、录入、贮存。相关相关项目档案室管理管控,做好档案的借阅和利用工作。4.
2、2综合部相关相关项目行政公文、函件的收发记录、资料归档管理管控。相关相关项目公司资质证照的和管理管控和归档。相关相关项目办公类固定资产资料的管理管控、整理、移交存档。相关相关项目人事档案的管理管控、整理、移交存档。4. 3商务部相关相关项目商务资料的管理管控、整理、移交存档。相关相关项目商务函件的收发记录、资料归档管理管控。序号文件材料归档范围文件产生 部门机构文件主管 部门机构归档 日期管限 保期键注 关备3. 1. 15公司各类职业(执业)资格、职称登记表综合部综合部1年移交一次永久3. 1. 16公司相关人员职业(执业)资格资格职称证书综合部综合部1年移交一次永久3. 1. 17劳动争议
3、处理材料综合部综合部1年移交一次永久3. 1. 18各类劳动工资养老保险资料综合部综合部1年移交一次永久3. 1. 19企业资质证照、荣誉证书(实物)综合部综合部即归永久3. L20企业资质、年审申报材料综合部综合部1年移交一次永久3.2市场部3. 2. 1工程投标一览表市场部市场部1年移交一次10年3.3商务部3. 3. 1分包合同协议一览表商务部商务部1年移交一次永久3. 3.2总包合同协议一览表商务部商务部1年移交次永久3. 3.3总包合同协议决算书商务部商务部1年移交一次永久3. 3.4分包合同协议决算书商务部商务部1年移交一次永久3. 3.5分包合同协议、报价书、合同协议评审记录3.
4、 3.6总分包类商务往来文件及收发文记录商务部商务部1年移交一次永久3. 3.7分包商一览表商务部商务部1年移交一次永久3.4财务部3.4. 1会计凭证财务部财务部艮1归永久会计报表财务部财务部艮明永久3. 4.3会计账簿财务部财务部艮明永久审计报告财务部财务部艮1归永久3.5工程部3. 5. 1工程周报工程部工程部1年移交一次10年3. 5.2重大工程质量安全事故调查报告工程部工程部即归永久3. 5.3工程巡检报告工程部工程部1年移交一次10年3. 5. 4顾客及竣工工程相关项目一览表工程部工程部1年移交一次永久3. 5.5工程质量情况评价表(即工程回访记录)工程部工程部1年移交一次永久3.
5、 5.5工程类往来文件及收发文记录3.6物资部3. 6. 1物资采购年度合同协议一览表物资部物资部1年移交一次永久3. 6.2物资采购招投标文件、报价书、合同协议、合同 协议评审记录物资部物资部1年移交一次永久3. 6.3采购类往来文件及收发文记录物资部物资部1年移交一次永久3. 6.4供货商一览表物资部物资部1年移交一次永久档案资料移交清单序号文件编号文件名称数量关键备注移交人:交日期:移交部门机构相关相关项目人:接收人:案卷外、内封面格式档 号案卷题名立卷单位起止日保管期限密 级卷盒、卷夹封面(卷外封面)310X220 卷内封面297X21()案卷脊背格式D卜J保管期限50档号2050案卷
6、题名203101151rD=20、30、40、50mm尺寸单位统一:mm卷内目录档号序号文件 编号责任者文件题名日期页数关键备 注2017-8-23 实施XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2017-8-23 发布4. 4物资部相关相关项目物资采购资料的管理管控、整理、移交存档。相关相关项目物资采购函件的收发记录、资料归档管理管控。相关相关项目公司工程设备、工器具档案资料管理管控、整理、移交存档。4. 5财务部相关相关项目会计档案的管理管控和归档。5管理管控内容5.1工程档案4. 1.1归档的工程文件宜为原件。4.1. 2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程技术规范、标准和规程要求。
7、4.L 3工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水等,不得使用易褪色的书写材料, 如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4.L4工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,本相关项目联系相关公司正式正式生 效方法本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖章手续完备。工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝 晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。4. 1. 6所有竣工图均应加盖竣工图章。4.L 6.1竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术 相关相关项目人、编制日期、监理单位、现场监理、总
8、监。4.L 6. 2竣工图章示例如下图:80NUNUZU2。41. 6.3竣工图章尺寸为:50mm X 80mmo4.1. 6. 4竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布 置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制峻工图。4. 1. 6. 6不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.3-89)统一 折叠成A4幅面(297mmX 210mm),图标栏露在外面。4. L 7工程文件的立卷立卷可采用如下方法:1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、
9、竣工本合同 支付资金服务文件和影像资料等;2)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;3)竣工图可按单位工程、专业等组卷;4)竣工本合同支付资金服务文件按单位工程、专业等组卷。4.1. 7. 2立卷过程中宜遵循下列要求:1)案卷不宜过厚,一般不超过30mm.2)案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。4.1.7. 3卷内文件的排列1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、 主体与记录不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、 记录在后的顺序排列。2)图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。3)既有文字材料又有图纸
10、的案卷,文字材料排前,图纸排后。案卷的编目编制卷内文件页号应符合下列规定:1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。2)页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在 左下角。折叠后的图纸一律在下角。3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内代替卷内目录, 不必重新编写页码。4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。4. 1. 7. 5卷内目录的编制应符合下列规定:1)卷内目录式样宜符合本规范附表的要求。2)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。3)责任者:填写文件的直接形成单位和个人。4)文件编号
11、:填写工程文件原有的文号或图号。5)文件题名:填写文件标题的全称。6)日期:填写文件形成的日期。7)页次:填写文件在卷内文件首页之前。8)卷内目录排列在卷内文件首面之前。4. 1. 7. 6案卷封面的编制应符合下列规定:1)案卷封面印刷在卷盒的正表面,同时采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附表的 要求。2)案卷封面的内容应包括:档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、 共几卷、第几卷。3)档号应由分类号、相关项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。4)案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、 卷内文件的内容。5)编制单位应填写案卷内文件的形
12、式单位或主要责任者。6)起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。7)保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,乂有图 纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。4. 1. 7. 8案卷装订1)案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。2
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