2023年办公室管理形成性考核册答案.docx
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1、办公室管理形成性考核册答案 作业11 .一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。a办公室 实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内公司(含外企)A 1 文书撰写按上司的口头或书面指示完毕信函。记录上司指令及会谈、会议内容文书制作复印资料。打印文稿及表格2 文书解决在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的解决。3 档案管理档案管理。5a 会议组织安排会议事务,并做会议记录或纲要。 记 录上司指令及会谈、会议内容。6 调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7 信息资料准备好公司要公开的资料;收集及整理各种信息信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等
2、。接待来宾和员工的来访。8 接待工作接待来访来宾;接待来宾和员工的来访。a 1 0 协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。S 1 督查工作督导一般职工或速记员。 “2 日程安排 替上司定约会并做好记录;13 平常事务阅读并分类信件通讯事务、电话;办公室管理办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品14 其他临时 以速记记下上司交待的事项;执行上司交办事项a交办的事项16替上司申报交纳所得税及办理退税。1 7外出办事,如银行、邮局等。公用易耗品重要涉及哪些?办公用易耗品重要有:a ( 1 )信封、纸张;a (2)软盘、光盘等;(3 )铅笔;(4)圆珠笔泠(5)签字笔或钢笔;(6 )修正液
3、或修正带;7( M印盒衿(8 )各种小型机器,如订书机(涉及订书针)、打孔机、 装订机(涉及装订线)、日期a号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;(9)小刀;a ( 1 0)日历等;(1 1)其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、 纸夹等。a三、简要阐述文员工作的三个环节,互相关系如何?a文员工作分为三个环节:计划、实行 和检查。(1)计划的环节,要充足了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最佳。a (2)实行的环节,要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示 的工作无论是哪一种渚口要对的地实行;配合上司预期的期限。A (3)
4、检查的环节,要分析计 划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工C作和目前自己所从事相同性质的 工作加以比较分析。另一方面,说明三个环节之间的关系。三者的关系为:先作计划,付诸实行,然后检查结果,围绕计划一一实行一一检查”这样一个滚动的过程开展。三者互相联系形成一个循环。A文员一方面要仔细制定计划,然后根据这个计 划去实行,并严格检查其结果,使得这个结A果对下一次的计划有所帮助和启示。A四、按照优先顺序解决工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。本题的例子请同学们见教材第30页。同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计 划书,不要抄袭。五、从下列文员工作方法中,任意选择一种
5、或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方法的结识。1 a.请示方法和报告方法;a 2 .计划方法和总结方法;3.受意方法;4 a.传达方法;a 5 .进言方法;6 .变通方法和挡驾方法;a7 .变通方法和挡驾方法;a8 .分工方法与合作方法。受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意(即领略上司在会议发言、文a件 批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易 于文员判断和领略)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其别人员谈话种就a某 一问题、某项工作发表的意见和见解等)。义 受意方法要注意:(1)善于领略上司意图,不要曲解上司意图产(2)备好记录
6、本,记录下指示要点;a (3) 注意倾听,专心判断指示的用意;a (4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈 话;(5)如有不批准见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;(6)接受指示后,要不失时机地贯彻实行。结合实际谈体会。a 我曾经经历过一件事情,使我充足结识到,在受意时,充足做好记 录的重要性。才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。有一天,总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介,内容要涉及四个部分一一公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、 公司取得的成绩。当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;事后,又怕显 得自己没有能力,而没有去请示总经
7、理。只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根 本就不行。后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意, 才写出了各方满意的公司简介。A从这个事情中,我体会到了在受意时.,做好记录的重要性。 a注意:同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思绪作答;并且要注意结合教材,联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点,又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的因素大多是不结合实际谈自己的感受,同学 a们在回答本题时要加以注意。作业2A一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。(1)都应先问好,再传达自己的信息;2( a)都应
8、保持耐性、热情的态度;通话结束,应让对方感受到自己快乐的心情;(4)都应简明扼要表达自己的意思。a(4)都应简明扼要表达自己的意思。a异:a (1)打电话应一方面查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响24声就接听。2( a)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。二,怎么做好为领导筛选电话的工作,重要做法有哪些?(1)文秘人员在说了迎接词,对方发出声音之后,就能讯速辨听出对方,这应是一种专业技巧。(2)除了分辨声音之外,文秘人员对名字的辨识一定要有相称的把握,新上任的文秘人员特别 要在这方面下工夫。(3)来电者寻找你的上司,应弄清对方的身份和来电目的,然后再通报上司。(
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