食品公司主要业务流程操作规范标准.pdf
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1、万鸿信息科技主要业务流程操作规文档说明流程描述工具如下:No.No.流程描述工具描述1 1C-业务流程的开始或者结束2 2系统处理的业务流程3 3系统自动生成的账表或单据4 45 56 6r/_/=O人工处理的账表或单据判断其他相关联的业务流程7 7系统预先定义的业务流程主要业务流程描述文档结构如下:业务流程编号业务流程名称业务流程简述具/、体 软件 操作 流程业务流程图具体业务描述其他业务流程操作处理概要描述文档结构如下:No.No.业务类型软件模块操作业务流程名称库存商品暂估入账基础数据1 11库存管理II1总账II11 11、定义 财务类开始型(暂估入库)所有财务类录入采购入库单型及对应
2、的凭证模板已2 2经由总公司选择入库仓库、定义完毕,选择价格类型3 3(实价)无须再次定、录入供应商义(红牛总公。司)选择财务类型录入物料编码、具库位、数量、价格/、存盘入库单上的体业务日期必业审核采购入库单须选择是该务定义单据的入账软库存凭证模板4 4记账(暂估入库)日期或入账、件会计期,不操选择库存核算中作的凭证管理 选择 财务能是当前计5 5类型:暂估入库 核算算机的默认、流方向:入库时间或默认程月份。记账选择应付账款科6 6、目所对应的辅助核算卡片中的发票类型为02暂估入库存盘记账凭证7 7、上述业务流程所对应的财务类型为:品暂库存商品暂估入库;所对应的凭证模板为:估入库。流程具体描述
3、在基础数据模块中预先定义暂估入库的财 务类型;并在库存管理 中的基础数据中设置相对应的凭证模板。选择手工入库中的采购入库,制作入库单。制作入库单时,要先选 择入库仓库;然后在价 格类型中选择实价;录 入供应商;在财务类型的下拉框中选择暂估 入库;在物料明细行中 录入物料数量、库位、价格(不含税价);至 于单据上其他容,应尽 可能填制清楚。审核所作的入库单。建议由另外一个操作员审核。进入库存核算中的凭证管理,并选择财务类 型为暂估入库,核算方 向为入库的库存单据。记账前,建议进行单据 查看,再次确保记账前的数据正确性。对采购入库单记账生成的凭证进行存盘前,系统要求将应付账款科目所对应的发票类型
4、0000 修订为其他类型(这里我们选择 0202)。存盘后自动在总账中生成凭证。库存商总账供应商中心流程具体描述具/、体业务软件操作流应付账款核销1 1、预先在总账中的基础 选项设置中定义允许 录入供应商科目。2 2、在总账的凭证处理,根 据总公司所开发票,直 接录入暂估冲红凭证。3 3、录入库存商品借方红 字时(数量是负数,单 价是正数)。4 4、在录入应付账款-暂 估款明细科目时,系统 自动弹岀辅助核算卡 片,要求输入供应商及 相关信息。值得强调的是,卡片上的业务类型 必须选择 PQPQ 也就是采 购回冲)。5 5、进入供应商中心的单 据管理,选择应付款核销,将该笔业务类型为PCPC 标志
5、的金额核销掉,并存入。6 6、凭证存盘后,进行相应 的审核工作。业务流程编号业务流程简述业务流程名称正式入账暂估冲红之后,根据沐林总公司开具的发票办理正式入账手续定义允许录入供应商科目具/、体业务软件操作流程总账开始录入凭证录入库存商品明细科目录入应付账款-货款选择供应商为红牛总公司选择辅助核算卡片中业务类型为采购发票录入进项税金录入其他凭证信息存盘发票流程具体描述预先在1 1总账中的基础、选项设置中定义允许 录入供应商科目。2 2在总账的凭证处理,根 据总、公司所开发票,直 接录入正式入账凭证。录入库存商品3 3借方数 量及金额。、在录入应付账款-货 款明细科4 4目时,系统自 动弹岀辅助核
6、、算卡片,要求输入供应商及相 关信息。值得强调的是,卡片上的业务类型 必须选择 PlPl(也就是采 购发票)。凭证存盘后,进行相应 的审核工作。5 5、流程具体描述供应商中心现金中心:II总账1 1、进入现金中心子模块 主界面,选择银行账 户,然后进入供应商结 算,编制供应商开始II4结算 单。2 2、制作供应商结算单时,必须录入左图虚框中 所列示的供录入供应商结算单录入供应商录入结算方式录入结算金额录入项目录入备注应商、结算 方式、结算金额、项目 及备注。其中,项目选 择是“汇回总公司款”,备注输入是“汇回总公 司款”。3 3、当选择供应商为沐林 总公司时,系统自动在 明细栏目中列出所有 历
7、史应付款明细记具/、录入应付账款各 明细本次结算金额录。此时,应录入明细的本次结算金额,核销应付 货体业务软件操作应付账款核销|自动核销1111111存盘一自动生成 111II1货款支付 记账凭证款。4 4、在总账模块进行相应 的凭证审核工作。1结束:备注:1 1、在供应商结算单明细 行中录入本次结算金 额时,所在行应付账款 科目必须是 212101212101(应 付账款货款),并且其第一列业务类型标 识必须是应付款。2 2、若供应商结算单明细 行中没有“应付款”类 型的 212101212101(应收账款 货款)科目,那么,直接存盘,系统自动会 要求你拆分该笔结算 金额。此时,可以选择 2
8、12101212101(应付账款货 款)科目。流程业务流程编号业务流程名称向沐林总部退货冲应付暂估款流程具体描述基础数据库存管理供应商中心1 1、在基础数据模块中预 先定义财务类型;并在 库存管理中的基础数 据中设置相对应的定义财务类型:向红牛总部退货冲应付暂估款录入采购退货单凭证模板。选择入库仓库选择价格类型(实价)录入供应商(红牛总公司)选择财务类型录入入库物料编码、数量、价格存盘2 2、选择手工岀库中的采 购退货,制作采购退货 单。采购退货单上的业务日期(业务月份)必须选择是该单据的入账日期或入3 3、制作采购退货单的操 作步骤同采购入库单 一样,区别在于两者的 财务类型不一样。4 4、
9、审核所作的入库单。建 议由另外一个操作员 审核。5 5、进入库存核算中的凭 证管理,并选择财务类 型为向沐林总部退货冲应付暂估款,核算方 向为入库的库存单据。6 6、记账前,应进行单据查 看的操作,再次确保记 账前的数据正确性。7 7、对采购退货单记账生 成的凭冲红 记账凭证核销应付暂估款具/、审核采购退货单定义凭证模板:向红牛总部退货冲应付暂估款记账体业务软件操作流程账会计期,不能是当前计算机的默认时间或选择库存核算中的凭证管理选择财务类型及默认月份。米购退货单上的库位与采购入库单上的库位有所区分,比如可能破损、过核算方向记账选择应付账款科目所对应的辅助核算卡片中的发票类型为02存盘证进行存
10、盘前,系统要求将应付账款 科目所对应的发票类 型 0000 修订为其他类型(这里我们选择 0202)。8 8 存盘后自动在总账中 生成“应付账款-暂 估”的红字凭证。结束期”或“距保质期 6 6 个月”9 9、在供应商中心中进行应付账款核销上述业务流程所对应的财务类型为:为:向沐林总部退货冲暂估应付款。向沐林总部退货冲暂估应付款;所对应的凭证模板向沐林总部退货冲应付款的业务流程和上图中的务流程一样,唯一的区别在于所选择的财务类型不一样。“向沐林总部退货冲应付暂估款”的业以上业务流程操作注意事项:1 1、在制作采购入库单和采购退货单时上的业务日期应是实际入账日期或(实际上包括所有模块的原始业务单
11、据),其单据实际入账会计期(这是最应注意的);如果所输入的业务日期不是当前的会计期,那么,该凭证是不能在当前会计期的库存记账操作中自动生成会计 凭证。由于沐林各分公司今后几个月的实施工作处于追账、补账的实施环节,因此,议:调整计算机的默认时间,使之符合所追账簿的会计期我们建(如计算机默认时间是 2 2 月 1818 日,而所追账簿的会计期是 1 1 月,那么,调整计算机的默认月份是 1 1 月,具体日期可自行定义);待所追账簿的会计期与实际月份相符时,再调整回来(误操作后的更正见第2 2、采购入库单或采购退货单记账后,将自动生成应付的一般凭证或红字凭证。若不做任何修改,直接进行存盘操作时,系统
12、将会提示:是说明你所选择的财务类型是错误,“某行请正确选择业务类型”。该提示并不1414 页)。而是提示说明应付账款的辅助核算卡片中没有明确的发票类型。因此,你得首先点击应付账款所在行记录,然后点击辅助核算,将卡片上的发票类 型修改为明确的发票类型(或是增值税发票、或是普通发票等);如果存在多条应付账款记录,你得重复上述工作。选择完毕之后,这凭证才能存盘,才能在总账中形成记录。3 3、由于各分公司沐林饮料的进价是基本不变的,因此,尽管是属于暂估入账业务,在采购入库单上的价格类型,请选择实价”,无需选择其他价格类型。4 4、在总账中直接进行应付暂估款冲销时,辅助核算卡片上的业务类型应选择“采购回
13、 冲”(软件标识码为PCPC。5 5、制作供应商结算单时,不仅要输入结算金额,而且要在明细的应付款记录上输入次结算金额”。注意:各明细本次结算金额之和不能大于结算金额,否则该单据不能存盘。6 6、“向沐林总部退货冲应付款”和“向沐林总部退货冲应付暂估款”这两种业务类型的采购退货单,经记账之后,生成红字的采购应付款凭证,系统中以PIPI(红字)标识。“本7 7、对 PIPI(红字)标识的采购应付款进行核销时,应直接进行手工核销。并且,待核销应付记录(红字 PIPI)所在的核销金额,应输入负数;而被核销应付记录核销金额,应输入正数。8 8、应付(应收)账款的自动核销操作,要求所列出的各应付(应收)
14、账款明细余额必须是“一借多贷”或“一贷多借”,而不能是“多借多贷”。如果存在“多借多贷”,则直接 进行手工核销。(兰字 PIPI)所在的业务流程编号业务流程名称一般销售业务具/、体业务软件操作流操作注意事项:流程具体描述1 1、分别在基础数据、客户 中心及销售管理中的 基础数据预先定义“启 用辅助计量单位”、“客 户卡片”、“采用商业折 扣”、“按物料定价”等 基础设置。2 2、在订单管理中录入销 售订单,并进行相应的 审核工作。3 3、根据已审核的订单生 成销售发货单,并审 核。4 4、在发票管理子模块中,根据已审核的发货单 录入部结算单。5 5、在库存管理的系统岀 库子菜单中,根据已审 核
15、的销售发货单,填制 销售岀库单。6 6、假如该销售订单的货 物已经发完,那么,在 订单管理中关闭销售 订单。1 1、任何未经审核的单据,将不能被下一操作环节所引用;比如订单未审核,那么,这 订单将不能生成销售发货单。2 2、价格的引用:在订单明细行中输入物料编码,系统自动引用价格管理中预先定义的 标准价(含税价);也可直接录入商品价格。如果该客户在“客户结算系数”中定义所采用 的结算价格(如出厂价、成本价、批发价、代理价、或其他价格),那么系统将自动引用价 格管理中预先定义的各类价格(注意:结算系数一般设置为1 1)。3 3、扣率的输入:在“销售选项设置”中启用商业折扣,在订单明细行输入完毕物
16、料的 数量之后,在订单表头中的“商业折扣”中输入扣率(这里采用的是顺扣,如打八折,扣率 为 8080),“订单金额”将自动扣减折扣金额。4 4、买 5 5 送 1 1 的业务处理:虽然是送 1 1,但在财务上是视同销售。因此,在订单明细行 中输入物料的发货数量为 6 6,在“商业折扣”中输入折算过的扣率(5/65/6,即扣率为 83.3383.33)。5 5、发货中如有散罐,比如“1212 箱 5 5 罐”的业务处理:在启用“辅助计量单位”,及设 置“非标计量单位”之后,在订单明细行录入物料时,系统允许选择对计量单位进行选择。因此,1212 箱 5 5 罐的业务,应拆分成两行明细记录,一行计量
17、单位是箱,数量为1212;另一行计量单位是罐,数量是 5 5。注意:对于罐的销售价格,系统自动按照预先的折算公式(标准 计量与非标计量),计算出每罐的销售单价。业务流程编号业务流程名称应收款业务流程具体描述基础数据总账销售管理客户中心1 1、预定义:在基础数据中按商品大类 设置财务类型;并 按所对应的财务类型设置相应的凭证模板;定义部 结算单所对应的 发票本及发票号。2 2、录入部结算单。3 3、引入已审核的发货单。4 4、选择发货单上同一商品大类的物料记录,引入。5 5、录入待结算物料的数量。6 6、根据所引入的商品大类选择不同的财务类型。7 7、选择结算方式,存盘。审核部结算单。9 9、记
18、账。1010、系统自动在总账中生成应收账款 凭证,并在客户中 心中自动生成应 收单和应收明细 记录。备注:代销业务和一般销售业务的区别仅仅在于部结算单所引用 的发货单类型不一样,而软件具体操作是相同的。上述业务流程所对应的财务类型是:型销售收入或退货。XX 型销售收入或退货;所对应的凭证模板:XX操作注意事项:1 1、未审核的销售发货单将不能被部结算单引用。2 2、部结算单必须审核之后,才能记账,才能自动生成记账凭证。3 3、发票的含义:在新 intfiintfi 软件,发票的意义主要在于向总账、客户中心传递应收信息,并形成应收记录。为使系统中使用的发票和实际通过税控系统开具的发票有所区别,沐
19、林各分公司账套中,我们通过“部结算单”来生成应收账款记账凭证。4 4、部结算单录入时,需注意单据表头上的录入日期应符合应收款入账日期。5 5、一发货单存在不同商品大类的物料:由于销售收入的明细会计科目是按商品大类划分的,因此,财务类型也是按商品大类划分的,相应地,销售凭证模板也是按商品大类划分 的。如果一发货单上存在多个不同商品大类的物料,比如,既存在普通型的沐林饮料,又存 在增强型的沐林饮料(注:包装规格不受影响)在根据这发货单生成部结算单时,需要对物料按大类进行拆分,凭证。6 6、多发货单开一发票:显然,多发货单开一发票,其前提是同一个客户。系统支持这项操作流程。不过,多发货单开一发票之后
20、,系统很难对这发票所对应的发货单进行跟踪处也就是说,要做 2 2 部结算单,并通过记账自动生成 2 2 应收记账,那么,在理。因此,实务中,我们还是采用一发货单对应一部结算单、一应收账款记账凭证,或一发 货单对应多部结算单、多应收账款记账凭证。7 7、“弃审”就是取消审核的意思。其功能键没有直接显示在主界面上,而是在对已审核的单据点击“审核”功能键时,“弃审”会显示在操作主界面上。不仅部结算单是这样,其他任何单据(订单、销售发货单、退货单、入库单、出库单、凭证等)也都是这样。8 8、对于已记账的部结算单不能进行删除、作废、去审核等操作。9 9、“删除”只能针对未审核的部结算单。删除之后,该单据
21、将不占用部结算单(发票)1010、“作废”只能针对已审核未记账的部结算单进行操作。作废之后,该单据将继续占用一个部结算单(发票)。1111、对于已审核、未记账的部结算单,发现有误,可先进行去审核操作,然后可以修改 部结算单。1212、对于已审核、已记账、并已在总账中生成记账凭证的部结算单,类型选错了,应该是普通型的,结果选成了增强型的。像这些问题,可对该部结算单进行冲红,系统自动生成冲红凭证,然后重新制作部结算单,重新生成凭证。事后检查发现有误,比如财务。业务流程编号业务流程简述业务流程名称一般销售出库及销售成本结转对像批发、直销、团体购买、个人购买等业务产生的销售发货单办理出 库手续,并在月
22、末进行销售成本结转。1 1、预定义:在基础数 据中定义销售岀 库结转销售成本 的财务类型,并在 库存管理的基础数据中设置相应 的凭证模板。2 2、选择系统岀库中 的销售岀库,制作 销售岀库单。3 3、选择岀库仓库,引 入销售发货单,并 选择相应的财务 类型,最后录入实 际的岀库数量及 相应的库位。具/、4 4、审核销售岀库单。5 5、会计期末,进 入库存核算中期 末处理,对库存所 有已审核的单据 进行过帐处理。6 6、过帐完了之后,进 入凭证管理,选择 财务类型为销售 岀库结转销售成 本,核算方向为岀 库的单据,记账。7 7、系统自动在总账 生成成本结转凭 证。体业务软件操作流上述业务流程所对
23、应的财务类型是:售出库结转销售成本。销售出库结转销售成本;所对应的凭证模板是:销操作注意事项:1 1、注意销售出库单表头上的业务日期应符合成本结转的会计期要求。2 2、引入发货单后,销售出库单明细行中的数量是销售发货单上的数量,如与实际出库 不符,应进行修改。3 3、销售出库单上的出库价格无需填写,自动反填在销售出库单上。4 4、任何业务类型的库存单据(包括系统预先定义的,沐林自定义的),只要核算方向是 出库,那系统会按照既定的计价方法,在期末过帐之后,么,必须要等到所有库存单据录入完毕、审核完毕、并进行 期末过帐之后,才能进 行单据记账及自动生成凭证。销售出库单的核算方向是出库,因此,须等到
24、期末过帐之后,系统才能根据销售出库单,自动生成结转销售成本凭证。核算方向是入库的单据,比如采购 入库单,可在审核完毕之后,直接进行单据记账及自动生成凭证。5 5、过帐是一件非常重大的库存事务处理环节。过帐之后,库存将不能进行 单据的录入、去审核、作废等操作。因此,过帐之前,必须进行数据备份;并确 定本会计期不再输入任何单据。如无必要,不要轻易进行过帐操作。实务中,建 议过帐的操作权限仅分配给财务主管或某个指定的操作员。6 6、模拟过帐”仅仅影响库存的各类汇总报表。库存通过模拟过账,可动态、实时地反映库存状况。模拟记账后,系统仍然可以进行单据录入、审核、去审核、作废等操作。7 7、系统并不直接提
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