职位说明书编写规范.pdf
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1、职位说明书编写规范 一、目的 强化职位分析的基础作用,通过对现有职位说明书的进一步 规范,形成职位说明书编写指南,充分发挥职位说明书对人力资 源治理系统内各专业板块的基础指导作用。二、职责 行政人事部负责公司职位说明书编写的技术指导。各部门、业务单元、子公司具体负责职位说明书的编写、修 订与完善。三、工作流程 说明:1、职位信息问卷调研以及任职者访谈是收集职位信息、对职 位进行准确描述的基础。2、通过职位分析和初步描述形成的职位说明书初稿,一定要 与任职者进行面对面的沟通,不舍弃任何补充、完善的机会。3、职位说明书定稿后应严格执行并有效运用,充分发挥其基 础指导作用。四、差不多概念 差不多概念
2、 备注 工作要素 工作中不能再连续分解的最小活动单位 例如:编制工资发 放表。任务 为了达成某种目的而进行的一系列工作要 素 例如:汇总部门工 资分配表,编制工 资发放表。职责 为了取得某种成果而完成的一系列任务的 集合 例如:制定工资治 理政策,定期发放 职职员资,爱护和 提升职员中意度以 及工作积极性。职位 承担一系列工作职责的某一任职者所对应 的组织位置,是组织的差不多构成单位 职位与任职者一一 对应。职务 承担相同或相似职责或工作内容的若干职 位的总和 职级 依照责任大小、复杂程度以及任职者能力水 平高低划分的职位层级 例如:A、B、C、D、权限 为了保证职责的有效履行而给予任职者对
3、某事项进行决策的范畴和程度 例如:具有批准预 算内5000元以下 费用开支的权限。任职资格 为了保证工作LI标的实现,任职者必须具备 的知识、技能与能力要求 业绩标准 与工作职责相对应的对职责完成的质量和 成效进行评判的客观标准 例如:职员中意度 90%、空岗率为0、培训打算完成率 100%o 五、通用术语 通用名词 定义 职位概述 阐述职位的组织背景、职位承担的核心职责以及职位i殳置 目标。职位关系图 描述职位报告与督导关系的组织架构图,通常标明职位与 直截了当上级、下级的关系。工作联系 职位任职者开展工作所应和谐的各种人际关系,包括组织 内部、外部。工作职责 职位给予任职者承担的一系列职责
4、。日常工作任务 与丄作职责相对应并从职责中提炼岀来的,占用任职者较 多日常工作时刻的工作任务。职位权限 为了保证职责的有效履行而给予任职者对职责范畴内有关 事项进行决策的范畴和程度。工作特点 要紧描述任职者的工作场所、工作时刻、工作环境以及工 作负荷等情形。工作考核要点 从职责中提炼出来的衡量职责完成质量和成效的关键绩效 指标和业绩标准。职位进展 描述任职者的职业进展方向。任职资格 描述任职者必备的教育背景.培训经历、工作体会、必备 知识与技能、生理和心理要求等情形。六、职责和任务描述关键词 关键词 含义 治理 监视、执行与总体政策和程序有关的业务环节,保证政策 和打算的执行。建议 提供意见,
5、阻碍最终结果。分配 为专门目的指派。分析 将整体分开,发觉本质。评判 评估下属的表现。批准 正式确认或同意。指派 指派下属完成具体的任务。协助 关心,支持。保证、确保 确信任务完成或目标实现。出席 参加特定的活动。审查 检查并验证。授权 批准或许可。实施 在工作中行使某种权力。咨询 向他人征求意见。促成 通过某种措施或手段达成打算的结果。和谐 系统的组织某项活动或职能以达成组织标。进展 使活动起来,逐步丰满、变大、变好。设计、策划 打算或谋划。指示 发出权威性指令。成立 设置或组织,使稳固或固定。执行 落实,使生效。加快 促进、关心和使容易实现。跟进 关注各项措施执行完毕。制定出 以明确的、系
6、统的陈述提出。指导 传授、教育。实施.落实 完成、进行。发起 开始、着手。整合 完成、汇总、统一。调查 系统检查。公布 正式公布或发行。坚持 保持有效性。鼓舞、驱动 启发、鼓舞下属的职能,实现期望的结果。观看 看,研究。组织 将东西有序的放在一起。创立 制造、设立。监督 监察、指挥。参与 参加,加入,分担。打算 推测,确定目标,制定行动措施。提交 要求情况得到考虑或批准。提议 提出议案。提供 供给,可得到。举荐 建议,期望能得到同意或试用。修改 修订,改变。调查 以全面的方法进行查看。培训 教练、传授如何完成任务。查证 检查并证明。七、常用绩效指标 绩效指标 指标定义/运算公式 适用职位系 列
7、 聘请目标完成率(实际聘请岗位人数/打算 聘请岗位人数)X100%人力资源治 理 职员成功通过试用期的白分比 试用期转正人数/试用人员 总数 人力资源治 理 人员编制操纵率(实际人力/打算人力编制)X100%人力资源治 理 人力成本总额操纵率(实际人力成本/打算人力 成本)X100%人力资源治 理 职职员资发放出错率 错误发放的工资次数/发放 的工资次数 人力资源治 理 人均培训天数 全年培训总天数/职员总人 数 人力资源治 理 培训打算完成率(培训实际完成情形/培训 打算情形)X100%人力资源治 理 职员自然流淌率(离职人数/现有人数)X 100%人力资源治 理 人员结构比率 各职位层级人
8、数比例符合预 期口标;各专业系列人数符 合预定目标 人力资源治 理 文件制作效率和准确性 按照文件类型及时制作、印 发 文秘 机要档案和文件的归档 及时归档 文秘 公文行文规范度 公文显现差错次数 文秘 机要工作的安全性 显现会议精神、公文内容等 泄密事件 文秘 公文处理、收发、传递的及时性 机要文件办理不及时的次数 及严峻程度 文秘 公章使用准确性 用章类型、流程、批准程序 正确 行政治理 外事接待任务完成的效率和质量 外事接待工作没有失误 行政治理 档案治理出错率(查出治理有误的档案数量/档案总数)X100%档案治理 档案更新延误率(延误档案更新的数量/档案 总数)X100%档案治理 运算
9、机系统的稳固性和安全性 系统显现故障和被病毒侵害 的次数 信息治理 信息系统的及时爱护率 按要求及时爱护的次数 信息治理 网络系统的整体规划质量 系统的科学性、有用性 信息治理 精确并准时的财务报告 提交财务报告延期次数 财务治理 公司总体预算达成率(实际发生总费用/预算总 费用)X100%财务治理 财务报表出错率(查出有误的财务报表数量/提交报表总数)X100%财务治理 财务分析出错率(查出有误的财务分析数量/提交的财务分析总数)X 100%财务治理 质量体系有效性爱护 符合ISO外审要求 质量操纵 质量事故缺失金额 山于质量问题造成退货等重 大问题带来的经济缺失 质量操纵 合格品率 合格品
10、总数/全部送检数量 质量操纵 质量体系建设打算完成率 对各部门发放有用、易明白 质量体系文件率 质量操纵 质量文件、检验规程的科学、有效、合理 实际使用的成效、显现的偏 差情形以及造成的阻碍 质量操纵 处理现场质量问题的及时有效率 延迟、偏差的次数以及山此 带来的阻碍 质量操纵 漏检、错检率 错、漏检总数/全部送检数 质量操纵 工艺规程编写的科学性与有用性 具体使用成效,以及与实际 情形的偏差 工艺治理 材料定额编制的合理性 产品中材料消耗总量/材料 领用总量 工艺治理 更换成本 更换引发的生产与其它相关 成本 工艺治理 总销售收入 年度销售额 市场营销 货款回收 年度货款回收总额 市场营销
11、新客户增加数量 本期新客户数量/总客户数 量 市场营销 老客户坚持数量 本期老客户数量/总客户数 量 市场营销 销售成本 营销费用/销售收入 市场营销 生产打算完成率 完成生产项H数量/生产项 目总数量 生产治理 生产成本 操纵制造成本和釆购成本 生产治理 设备总体效率(总开工时刻一缺失时刻)/总开工时刻 设备治理 废品率 废品总数/全部送检数量 生产治理 外协件投诉率 不合格外协件的数量/全部 外协件数量 采购治理 釆购及时率 按时交货的总数/打算采购 的总数 采购治理 釆购资金占用率 未投入生产的原材料占用的 资金/同期投产总值 采购治理 釆购合格率 不合格品的数量/全部采购 品数量 采购
12、治理 项目准时完成率 在佔量时刻内完成项数/同期应完成项目总数 项目研发 研发的成品化率 进入批产的新品数量/在研 新品总数 项目研发 新产品的技术稳固性 产品投入市场因为技术问题 导致不合格的产品批次数或 因为技术质量问题导致技术 更换次数 项目研发 标准化大纲的编制 编制的质量与时效性;具体 使用成效与可操作性 标准化 技术文件的标准化率 文件的标准化数量及标准化 水平 标准化 产品的标准化率 实现标准化的产品数/总产 品数 标准化 八、职位说明书语言规范 1、职位概述 阐述职位设置的目标,在实践屮能够遵循“工作背景+核心 职责+职位目标”的原则组织语言。工作背景:说明职位工作的 基础和前
13、提,一样采纳“依照”或者“以为基础”的语 言形式;核心职责:说明职位承担的要紧职责和任务,一样采纳“要紧承担职责”或者“要紧负责工作”的语言形式;职位目标:说明职位设置的目标和意义,一样采纳“确保”或者“实现”的语言形式。2、职位关系图 绘制职位所属部门的组织架构图,要紧表达职位的直截了当 上级、直截了当下级之间的相互关系。3、工作联系 列举任职者开展工作过程中所接触到的、同时需要和谐的人 际关系。内部:列举部门名称、与该部门联系的具体事项;外部:列举对外联络的部门名称、与该部门联系的具体事项。4、工作职责 详细描述职位应承担的所有职责,按照程度轻重、范畴大小 进行排序,遵循“行动+目标”的原
14、则组织语言,语言描述简明 扼要,切忌拖泥带水,含混不清。一样采纳“负责,确保”、“参与,推动”以及“协助,实现”的语言形 式。5、日常工作任务 从职位所承担的职责屮提炼岀来的占用任职者较多时刻的日 常工作任务。在实践屮,能够把工作职责分解成数项工作任务,然后将日常性工作任务提炼出来。一样采纳“关键动词+宾语”的语言形式。例如“办理社会保险开户、转接手续”。6、职位权限 要紧说明任职者所拥有的费用审批、合同签署以及资产治理 等权限。操纵的预算费用:一样采纳“具有批准的权力”的 语言形式;合同签署:一样采纳“具有签署合同的权力”的 语言形式;资产治理:一样采纳“具有治理资产的权力”。7、工作特点
15、工作场所:包括办公室、生产车间、出差地、客户售服现场 等。工作环境:例如:环境舒服;环境一样;有噪音、粉尘和异 味,高温环境,对人体健康有阻碍。工作时刻:例如定时制、弹性时刻、倒班制等。出差:占总工作时刻的百分比。工作负荷:例如轻松、正常、满负荷、超负荷等。8、工作考核要点 职位说明书中所列举的每一项工作职责都应该进行考核,以“绩效指标+衡量标准”的形式说明职位考核要点。要求做到尽 量量化工作结果,假如不能量化结果,就要对工作的过程设置操 纵标准。最终的目的确实是便于衡量。9、职位进展 告诉任职者能够进展的方向。横向:考虑任职者工作技能的 丰富化,能够相关多元化进展;纵向:考虑任职者能力和空间
- 配套讲稿:
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