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1、秘书人员工作准则 1 秘书资质的条件 关于秘书资质之要求,根本上有以下几点: 必须健康 必须明朗 能随机应变采取措施 是人际关系之光滑油 必须热衷工作 2 秘书立场之自觉 贯彻助理任务 不要脱离权限 保守机密 狐假虎威之敌吧! 不要失去温顺、亲切的态度 3 秘书的职务与形态 附属于小组(team)之秘书 附属于个人之秘书 附属于复数的秘书 附属于部门之秘书 兼任秘书 临时秘书 4 理解上司 上司的地位与权限 上司之职务内容 上司之公司内关系 上司之对外关系 上司个人之特性 (经历、性格、特别技能、兴趣、 嗜好、运动、著作、得奖、社交活动) 5 理解本身之性格 老实(能设身处地、举手投足都是由衷
2、而发吗?) 机智、灵敏(偶发情况,能迅速采取随机应变措施吗?) 积极性(有主动、努力处理咨询题之意欲吗?) 致密性(即便是细微的事情,也能够建立系统、好好考虑、 正确地进展吗?) 机密保持力 (能够留意、不胡言乱语地将本人所得知工作岗位上 的情报向别人诉说吗? 协调性(能够不固执本人的推断、行动,也采纳别人之意见吗?) 5 理解本身之性格 正确性(本人的推断、行动、措施是否正确?) 制造力(能够主动地采取新的做法与办法吗?) 责任感(能够任重致远、坚持到最后吗?) 明朗(能够活泼地、以微笑待人接物吗?) 计划性 (能够订立计划而实行吗?) 礼仪(能够留意礼节、标准吗?) 修饰边幅(有无予人不快
3、之感的化装、服饰吗?) 6 如何予人好印象 必需健康 过规则正常的生活(饮食、休息、睡眠、过度的运动)。 保持清洁。 不管何时不要闷闷不乐。 必要时会明白得谋求转换情绪。 留意态度、表情 伸直背脊。 不要失去表情(特别是微笑)。 留意口臭。 近视的人,面对对方时要留意视线。 6 如何予人好印象 留意服饰 服装、发型、化装等,不要有损公司之形象。 穿着制服时,要整齐地穿好。 不要胡乱追求流行。 留意修饰边幅。 使用温顺的、爽快的说法与言语措词。 7 和厌恶的人接触时 研究一下厌恶感的缘故 理解其私生活 理解其兴趣、嗜好 试试看缩短心理间隔 侧面交往 8 学习幽默感 客观地对待本人 学习一般的常识
4、 持有同情心 不要失去微笑 9 应该经常放在手边之书籍 国语辞典、英汉(汉英)辞典。 六法全书。 本公司各种历年统计材料。 同业名录、顾客名录。 本公司上下游公司及卫星工厂名录。 有关金融机构名录。 有关英文、中文书信写法之书。 有关邮政、电信的书,国际电信之介绍。 9 应该经常放在手边之书籍 国内地图、主要道路图、外国旅行导游。 有关婚、丧之书,有关礼仪之书。 簿。 、地址摘录簿。 情报源、材料源之记载。 来客簿。 上司所参加社团之名簿。 10 秘书之工作 上司之时间治理 作成预定表。 调整、确认预定表 上司工作之辅助业务 出差手续、出差后之善后事宜。 外出之送行、出迎。 饮食之照料。 有关
5、贺、喜、丧事宜;赠答、损赠事宜。 会计、经理事务、物品购入、筹措、供给事宜。 集会之预备、营运。 公司内各种联络。 10 秘书之工作 文书、材料、情报治理 收发文书之处理。 材料之分类处理。 情报之分析、报告、处理。 文书、材料、情报之处理、追踪、归档。 访咨询者、之接待 访咨询、会面预定、取消、变更等之操作、联络。 代理睬面。 之接收、应对。 接待后续工作之记录、报告、处理。 室内之情报整理。 其他业务。 11 上司之时间治理 制造几个预定表 每日预定表 每周预定表 每月预定表 全年预定表 经常不断地编入、变更新的预定表。 已成定例之会议与行事,最先记入年间预定表、月 间预定表。 制造每周预
6、定表时,把本周四或周五订为目的来 调整次周之预定表,并让上司确认。 作每月预定表在上月月底前;每周预定表在上周末前; 每日预定表在前一日下班前,变要完成并让上司过目。 11 上司之时间治理 制造每月、每周、每日之预定表时,特别是会议或与 公司内外之人的面谈,不仅要直截了当与上司商洽,还必须与其他的高级干部或其秘书连络,决定日程及并记入预定表中。 要确认会议、集会、会面接见之场合,能否使用必要之房间,并决定是否使用。 上司之预定,要与公司内有关之部门连络。 星期日、国定假日之预定也要记入预定表中。 预定表中,经常使用之词语。 突发的、临时的日程要与上司商洽,必要变更、调整时,要提早与各有关部门连
7、络。 12 上司出差日程治理 订立出差日程时,应考虑事项: 应办之事为何? 期间多久? 何日、何时应到达目的地?何时该出发? 应选择何种交通工具与途径? 住宿于何处? 到达目的地后之日程安排为何? 要携带何物?(材料、货样、会议记录等) 上司之意见、希望为何? 12 上司出差日程治理 作成日程表时之工作: 作成明细之日程表、旅程表。 调查出差规程、旅费规程。 预定并确保交通工具、旅馆。 确认会面及会合之商定。 复检必要携带品。 日程表、旅程表无庸置疑应递交上司及有关单位,而最好上司之家人也发布一份。 预备旅费概算一下出差必要之旅费,事先向经办单位申请并领取现金或旅行支票。 考虑上司之健康情况,
8、不要勉强消化日程。 13 上司出差时秘书应考前须知 出差当日 安排车子(视情形,到住宅处迎接)。 事先确认交通工具。 处理出发前已决裁批准之事、留守中之考前须知等。 记录前来送行之公司、个人名称。 出差中 留守中之偶发事件、通过情形等,作成简明记录。 留守中假设有紧急事态发生,要向出差地连络。 上司不在期间,确知谁是担负责任者。 不管上司何时回公司,都可立即开场处理公务。 13 上司出差时秘书应考前须知 出差后 回公司之前一日就要先确认乘坐交通工具到达时间、 航空公司之名称等。 将此连络有关单位、安排车辆,必要时间安排机场接室。 回公司后,通知有关单位上司回来音讯。 关于紧急事件,立即获得决裁
9、。 提出留守中之报告。 整理带回来的文件、材料。 细算旅费。 发送感激函。 14 贺、吊业务 请贴之制造及送发不可有所失误。 假设收到请贴,要与上司商量,尽早决定出席与否, 并写回信。 留意服装,特别留意喜庆或吊丧之场合。 不同场合须留意礼物封面之写法。 担任受礼、招待时 该预备的东西不要忽略遗漏。 招呼、应酬、咨询候、记录、引导等主要的工作,要感受敏锐,不要弄错失误。 由于要应对接待多人,因而要特别留意不要犯了漏记、错记、弄错金钱与贵重物品等错误。 15 捐赠业务 有空的时候,散步到百货公司、专门店等,研究学 习一下可成为赠品之商品的品种、质量、价格等。 上司所递交之赠礼对象,将之作为一览表
10、。 把赠与对象一览表分出等级。 关于能配合相称赠礼之品种与目的之物品,日常生 活中即要下功夫研究。 理解捐款或赠礼之性质。 捐款必须获得收据。 16 物品购入与治理事务 经常用心于事前预备工作上 秘书本人也得决定日期,亲身盘点存货或盘检 作成秘书室关系预算 依照公司之购物制度来施行 执行小批(零星)现金之事务。 17 上司参加外部聚会之预备 研究上司之日程预定表,必要的话,也请教上司之意见,连络对方出席与否之回信。 回复邀请函中出缺席之写法 要安排车辆,使能在正确的时间、毫无失误地到达目的地出席。 除了在聚会日之前事先连络预备车辆单位,使用者、时间、目的地等外,当天还得再一次确认。 确认聚会目
11、的与旨趣,假设为会议,则确认议会之议题为何? 17 上司参加外部聚会之预备 预备携带物品 预备致辞、应酬语之稿子 秘书随行时 因有时聚会当日,秘书须随上司同行做些杂务;如今,除了与有关单位预作连络外,不在时各工作之分配、打来之应对要领、来信之处理等,必须交待清晰;而秘书本身之服装要考虑聚会目的,也不可忽略怠慢。 日后,寄出谢函(或致谢)。 18 上司举办聚会之预备 招待函、通知函等最迟要在2周前就送抵对方。 如须对方回复来参加或不来参加时,使用回邮明信片,或在信函中附上回信誉明信片。 选定场所 预先检查场所 当日千万不要有不必要之混乱或琐碎杂事发生 19 由上司主办会议之预备招请外人来开会时,
12、必须预备以下事情: 选定会场 制造会议通知函,在开会前二周就要发送并抵达对方,如今,文案中要书写以下事项: 会议名称。 开会时日、预定完毕时间。 地点(地址、号码、简图)。 议题(目的)。 是否出席及最迟回函日期。 主办者之联络处。 关于特别希望他出席的人,希望他扮演特别之职务分配的人,要添写这项旨意。 19 由上司主办会议之预备 预备材料 作成原稿,得到上司之修庆与承认。 比所需之份数,多预备几份。 预备规约、上次之记录(会议记录)、参考材料。 议题(目的)。 作成出席者名单。 通知函里要求出缺席之回复时,依照收到之回复, 事前与名单对照一下。 备有餐宴者,邀请函应予交代;必要时,并可在回函
13、中请受邀者注明是否参加。 20 会议当中主办者应考前须知 不管在公司内、外,会议当日电必须检讨以下工程: 一一检查会议室 会议进展中之考前须知 茶水、点心、午餐(晚餐)之招待。 经常不断地留意扮演一个上司之联络人。 留意换气、照明、噪音、面巾及水壶。 如会议时间较长,于中间休息时,必须添换茶水、烟灰缸及擦拭黑白板。 会议中有打来,应以字条记录对方身份、号码及通话内容送交受话人,如属紧急要事,则应递字条请示受话人。 不要随意地离席。 20 会议当中主办者应考前须知 作会议记录 会议之前,先把前两次,会议记录过目一下。 必要时,获得许可后,使用录音机来录音。 记录时,有不明白的地点,通知主席,再三
14、询咨询。 赞成者、反对者之姓名也要记录。 会议终了后,应将会议记录送请上司过目确认。 假如不清晰出席者之性名,能够用不会混淆之号码、姓氏、或本人想出的符号等记之,事后再改正过来。 21 会议之善后工作 迅速地执行回收工作 转告之留言要无误地转到达 材料、纪念品、存放物等,要尽早转交对方或以存放券交换物品。 向出席者表示感激 作会场之善后工作 确认遗失物。 撤去提醒牌。 清理使用器物(烟灰缸、茶杯、水壶)。 关掉冷暖气、电灯之开关。 与会场人员招呼应酬。 21 会议之善后工作 作成会议记录及其他 假设有规定之式样,则按照规定填写。 让上司过目后保管好。 尽快发布出席者与缺席者。 公布后之剩余材料
15、,除了保管起来外,其他的要焚毁。 分析整理咨询卷调查后提出报告。 整理保管出缺席名单。 向出席者、讲演者、与帮助的人发出谢函或道谢。 尽早作成会场费、茶点费、杂费、未收取之费用等收支计算书。 22 公司内之各种联络 正确地听取传达之内容。 把握要点(5W 1H法) when(何时) who(何人) where(何处) what(何事) why(何因) how(如何)以不失礼为原则理解上司与公司同仁的人际关系 23 转达音讯考前须知 不要自以为是 不要昌然推断 不要使上司误解你话中之意 不要离题 不要歪曲 不要有暖味之表现 24 来信文书之处理(递交上司前之处理) 理解权限范围 收到时,立即拆开
16、 记人受信簿中(特别是署日及时间) 拆开信件之后,立即阅读,区分出紧急信、重要信等。 开封后,里面之文书与信封一起用别针或钉书机钉起来。 检查同封之物 开封之后,假设失误将信誉剪刀或拆信刀弄破时,要以透明胶带贴好。 25 来信文书之处理(递交上司之时) 上司能够不必过目信件之处理 检查文书之内容后递交 检查要点后递交 有关材料一起递交 把紧急信、重要信及不可开封之私信递交上去。 上司不在时,放入卷宗置于桌上。 必须日后处理的文书,附上备忘卡片后递交。 26 事务文书之完成 把握事务文书之流程 (在上司之指示下)作成草稿 (上司之)口述笔记 (上司之谈话、会议等)要点备忘作成草稿 (依照秘书之工
17、作)作成草稿 明白作成事务文书之要点 不要有女性风格 不要出现错字、漏字、赘字。 26 事务文书之完成 按照规则使用标点符号。 字的陈列要平衡。 以正楷来书写。 明白原稿用纸之书写方法。 胜清的阶段用手写或以打字方法,把作好之 文件拿来好好点检细读一下。 要发出之文书正确地折叠后放入信封中。 27 事务文书之发送 公司机密处理之文书,一定要放入信封,加封后再传送。 把信件寄到公司外时,要留意以下事项: 检查信封上之收信人姓名、地址是否正确。 有附件须装在信封里,留意不要不记得放入。 有好几种随函封入之附件时,要各自封入不同之信件中,不可放错信件! 特别的邮件在信封上记上特别处理之记号。 亲启之
18、信要确实封好。 27 事务文书之发送 邮资已付、广告回信邮件要使用特别印刷好之信 封,或者贴上邮票。 开窗之信封,要使收信人之姓名、住址等能够正确地从窗口看到。 要选择与封人物大小配合之信封。 信封以胶糊紧紧地粘贴,防止用钉书机。 不要贴缺乏邮票或贴斜了、或角边弄破损等,应规 矩地贴好、贴正。 记入发信簿中。 28 材料之整理(文件、事务文书、名片之整理) 不管是公司内之文件、公司外之文书,为了必要时立即可利用,省略寻找之时间,必须建立整理基准。 对象别整理依发信人分别整理。 人案别整理依个案分类来整理。 标题别整理依事务标题来整理。 每件个别整理买卖、工事,依惯例之仪式、交 涉、会谈等之文书
19、,从开场到完毕、集中归纳整理。 方式别整理依制造通知、传阅、书面请示等之方式标题来整理。 28 材料之整理(文件、事务文书、名片之整理) 珍藏入公文柜中 每年一次材料重整(另行放置) 名片之整理,用名片整理簿或名片整理箱来处理。 以姓名之筹划顺序来整理。 依公司名之笔划顺序来整理。 依公司之营业别来整理。 当住址、号码有变更,因异迁或异动而头衔、职位有所变更时,在名片上予以更正。 每年一次整理旧名片。 29 材料之整理(新闻、杂志、备忘条等之整理) 剪下新闻、杂志 不管是上司指示要剪下之记事音讯,或是逢到主题应剪下的,用红铅笔把要剪下的部分圈起来。 昨天的新闻、上周的周刊、上月的杂志,以剪刀或
20、美工刀剪下。 新闻(周刊、杂志)之名称、日(晚)报、年月日(年月号)等剪下记入记事中。 剪下后之整理法 贴在剪贴簿(scrap book)上。 珍藏于柜(cabinet)中,(剪报放入folder里) 29 材料之整理(新闻、杂志、备忘条等之整理) 目录小册子(catalougue pamphlet)之整理法 利用悬挂式卷宗夹(hanging folder)。 一般多依主题别来整理。 杂志、图书之整理 图书之封面与杂志之封面上印上公司之印章(以公司 费用购入时)。 陈列在上司办公室、接待室之书架上。 周刊、杂志要经常以最新一期陈列。 备忘条之整理 利用桌上之书信夹子。 利用桌上之日历。 利用签
21、条夹。 保存之物用橱柜或卷宗夹来整理。 30 公事约会之订定者与接受者 订定(接受)公事约会之方法 以书信或预定(接受)。 提出到对方那儿之要求(或对方到这里之预定)。 上司与客人面谈时,安排下次会面之商定。 由上司之部下恳求与客人会面。 上司把他的时间表委托秘书全权处理时,秘书可本人裁量自由决定。 除此之外一定要得到上司之承诺才可订约。 30 公事约会之订定者与接受者 下面之要点,在公事约会中乃不可或缺 公司名、职位名称、姓名、人数。 会面之内容。 会面日期、时刻、时间。 会面地点。 一般防止以下之日期时间 其他会议马上开场或刚完毕时,刚吃过午饭后。 出差回来当日或马上出差前一日。 星期一上
22、午、周日。 当公司内部业务繁忙时。 31 关于公事约会需留意之点 回绝公事约会时 尊敬地、诚恳地说明适当理由,并表示歉意。 说明理由回绝。 依照对方及对方之内容,提出代理者或其他会面时刻。 变更公事约会之时间 仿效前项之要领,可先预定几个会面日期,与对方洽订适当时间。 31 关于公事约会需留意之点 恪守商定 每天上午与上司再度确认当日之约会。 与上司之记事簿对照。 午饭时、晚饭时等,把下一个约会作个备忘条递给上司。 约好之后立即向上司报告。 先来的客人比预定会面的时间拖延时,尊敬地向对方抱歉使之理解。 这时,如有下一个预定会面之对象时,立即以便条纸通知上司。 对方在商定时间未前来时,打与对方讨
23、论面谈之内容。 会面者有数位,却未全部到齐时,先向上司请示。 32 接待之要领 明白得接待之五阶段 给予好印象地迎接。 正确地听取应办之事。 推断应办之事。 应理应办之事。 使之心满意足。 让人留下好感之迎接法 从椅子上站起。 笑容满面地鞠躬行礼,说志:欢迎光临。 不要优先作本人的事。 确定来客是谁。 对往常会来的访客招呼说:是先生啊!。 拿知名片时(初次见面),要双手接住,尊敬地处理。 没有拿知名片的客人,或不清晰字的写法、读法,必须请教他,并做个备忘。 32 接待之要领 正确地听明白要眯并记下来,作个推断 复诵一次要点。 假设无订下约会,以致不能会面之情况时,将此意旨尊敬地说出。 已订下约
24、会者,因已有记事,故不必再询咨询要点。 引导带着到上司办公室或接待室 在来客前面几步带着,并说:我替您带路,请这边来。 离开座位时,桌子的文件不要让别人看见,应先把它反盖过来。 先做好来客簿,临事将特别便利 33 应对之要领 预先明白哪些人上司要接见,哪些人上司不要接见。 能够自由地进入上司办公室的是哪些人? 推销员也能够直截了当会面吗? 假设有介绍书,能够会面吗? 虽无订下约会,但也能够会面的是哪些人? 虽已订下约会,但派代理者前来能够吗? 已订下约会之来客请稍等一下,到上司室向上司报告。无预先商定之来客,要连络上司。 33 应对之要领 上司不在时 陈述不在之理由。 采取以下适切之处置 询咨
25、询转达之话 恳求以代理睬面 恳求等待 请对方日后再来 上司一回来,立即联络 上司虽在,但不想会面时 陈述回绝的理由。 回绝后,仿效上项之要领。 33 应对之要领 指名请上司捐赠金钱、买卖物品者,假设另有接待此类客人之专责单位,到该单位报告。 秘书代理应对之时 以上司之见解,而非本人的看法、办法来转达。 遇有不清晰时,说:关于这一点因没获得指示,回 头再奉告。 尽快向上司转达结果。 34 引导之要领 在走廊上引导时 走在客人之前面数步。 碰到走廊或楼梯要转弯时,回过头,并用手指出:请往这儿走。 客人持有行李时,开口对他说:让我帮您拿。 脚尖向着前进方向,脚跟静静地踩在地板上。 搭乘电梯 搭乘之前
26、,先预告在第楼。 有人操纵电梯时,搭乘时让客人先进,出来时让客人先出。 没人操作电梯时,本人先进,再招呼客人进入,出来时,让客人先出。 34 引导之要领 在接待室中之礼节 到了接待室之门口,告诉客人:就在这儿,敲敲门后打开门。 掀挂在门上之来客中访客商谈中等之牌子。 假如门是往外开时,让客人先进;假设是内开时,本人先进,按着门,再招呼客人进入。 请客人上座,并说:请在此稍待一会儿。 座席之顺序是,离门口最远处为上座。 客人之伞、帽子、外套等,秘书要接过来,告诉他:让 我帮您放在这儿,找个适当的地点放置。 秘书往室外走时、或关门时,身体之正背面不要对着客人。 35 受人欢迎之应对用语询咨询传达效
27、劳,向上司转达报告 欢迎光临!请咨询尊姓大名?让您久等了! 请咨询有何指教?请稍候!上司不在时 特别不凑巧他正好外出,请咨询尊姓大名?昨天开场出差去了,假如不阻碍的话,我能够听听您有何贵事吗? 明白了,假设回来一定确实转告。能够请您再来一次吗?寮在特别抱歉,预定时左右回来。被询咨询到本人所不明了之事时 因我不知确实情况,因而要向代理者咨询一下。 35 受人欢迎之应对用语 真是抱歉!代理者刚刚到去了。 让您添烦恼了,立即调查,立即回复给您。委托的用语 增加您的烦恼,真是抱歉,能否请您帮助。 在您百忙之中来打搅,真是抱歉,关于之事,不知办得怎么样了?引导、送行 让您久等了,请往这边走!请坐! 刚要
28、过来,请稍等! 36 优美腔调发音法何谓优美的声音 与内容相称的声音。 圆润的、暖和的。 发音及语尾明晰而不牵强的。 呼吸均匀、发声流畅。 声音有力但又明朗轻快。何谓不优美的声音 声音在嘴中模糊、不干脆、不爽快。 混浊干涩。 冷淡的、厉害的。 语尾不明晰,内容不易理解。 36 优美腔调发音法为发出优美声音之呼吸训练 安静地从鼻子吸进,从嘴巴呼出(二次)。 特别快地从鼻子吸进,安静地从嘴巴呼出(二次)。 特别快地从鼻子吸进,停顿一下,特别快地从嘴巴呼出(四次)。 渐渐地从鼻子吸进,停顿一下,平常速度,从嘴巴呼出(四次)。 一般速度从鼻子吸进,停顿一下,平常速度,从嘴巴呼出(四次)。 握掌置于胸前
29、,其次,变换腕之位置,胸部不要膨胀,下腹迅速地吸进,停顿呼吸,两手往前方两旁推出,缓慢地呼吸(四次)。 37 茶果之效劳 将客人带着到上司办公室或接待室后,招待茶水。 理解已来过数次之访客之爱好,假设拿出客人喜欢之饮料,将令之喜出望外。 手部、茶具、茶桌、茶盘等必须洁净。 放在茶盘上端出来,假设室内有辅用茶几,则先放在其上,再一杯杯端出来。 假设客人太多,一次无法拿完时,请同事帮助。 糖果与饮料都有时,先拿出糖果。 茶水、咖啡约杯子之七分满,放在茶桌上。 一次冲泡数人份时,每杯之浓度都要一样。 37 茶果之效劳 按照席位从最上席之客人先奉上,其次,公司内的人再奉上。 奉上时,咖啡、红茶等杯子之
30、柄在来客之右方。 配咖啡、红茶饮用之糖包、奶精可放在专用容器内置于茶桌上。 如用方糖及小杯奶精,应置于咖啡碟或茶碟上。 从客人之左侧奉上茶或其他饮料,这是商场上之礼貌。 (因客人多使用右手故不宜从客人右侧奉茶)。 尽量不要回饶在客人之后方。 必要时,于适当时机奉上小毛巾。 38 待客中偶发事件之处理 有找客人时 秘书向对方询咨询,是否可本人代为传达。 假设能够,正确地把对方之要事听记下来,写一张便条即刻递交。 假设对方希望来客能接听,则进入接待室,向受话人说:特别抱歉中断了您们的谈话后通知接听。 假设只是在众多客人之面谈中叫出一人时,写张便条纸,直截了当交给受话人。 上司在面谈中而有急事时 开
31、口说:抱歉中断了您们的谈话 不能够直截了当说:,电机之先生因事打来找您。 把要事记在便条纸上,悄悄地递给上司。 38 待客中偶发事件之处理 来客长坐不走,而上司急躁、焦急之时 以平日商量好之暗号,来完毕面谈。 打内线给上司,请咨询上司如今是否能够回去了。 直率地向客人转达上司下一个日程而完毕面谈。 当上司与客人在面谈中,而有其他来客强行会面时 平时就要将秘书之桌子置于入口通过之处,假设非通过秘书 桌子,则不能进入上司办公室内。 我如今去看看!临时拦住。 连络男员工,拜托他来与客人交涉。 39 处理牢骚抱怨之考前须知 想通牢骚抱怨乃是商业上防止不了之事接住并非表示抱怨是针对本人而发的首先要冷却对
32、方的情绪平复地倾听不要轻易承诺 40 之特征与界限 只依赖声音 看不到脸(不明白表情) 不能使用肢体语言(身体姿态、手势) 没有自报姓名的话,不明白对方是谁.消耗费用持有公共性片面的的界限 短时间内,不能完毕应谈之事时. 无法传达细微之表情神韵时. 图表、图面、地图之说明时. 系属要事,假设是只打的,对受话人将特别失礼时. 负责人个人交涉、会谈,无法在中处理之时. 41 打之要领与礼仪 打之前,须预备以下事项: 笔记用纸,必要之、材料. 确定对方之号码、职称、姓名. 确定谈话之内容、顺序、件数.选择打的时间有人接时,先自报本人的公司名、本人姓名,然后确定对方是谁.自报姓名时,要说明姓氏之写法,
33、以免张冠李戴.简单之应酬后,立即进入此题. 41 打之要领与礼仪 确定对方恰巧有空 不知如今方便吗?确定对方是否方便、适宜. 机密之时,叮嘱:因而之故,如今不知方便吗?与长辈或高职人员通话时,语气要尊敬先行道过歉后进入主题。秘书同事间能够处理事件时,尽可能简明处理把话完毕。替上司拨打,趁对方秘书转换其上司还未出现中时,这边也递交给上司。 42 接之要领与礼仪 铃声一响立即接起? 只响了一声立即就接的话,也许会让对方吓了一跳,因而等响了两声再接为宜,但绝不能超过三声才接听。. 假设是迟接,应抱歉:让您久等了! 早上时早安,公司秘书课如此说,可给予好感。 假设对方未自报姓名时,要确定对方之公司、姓名、要点。一般,假设只报出姓,则反咨询:真抱歉,请咨询是那位先生? 42 接之要领与礼仪 到达目的前须费一段时间时(如寻找文件、指名要找的人正在通话中、指名之人正好不在位子上等。) 预先告诉他:正在寻找文件,请稍待一会儿。 请咨询他:经理正与别人通话中,好似还要一段时间, 等一下再打过去给您好吗?
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