Sharepoint文档管理系统解决方案.pdf
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1、SharepointSharepoint文档管理系统解决方案解决方案目目 录录1 11.11.2项目需求理解项目需求理解.5.5项目背景.5项目建设目标.52 22.12.22.3整体项目规划整体项目规划.6.6技术架构.6物理架构.6硬件配置要求.73 33.1详细功能规划详细功能规划.8.8信息门户.83.1.1页面设计.83.2文档管理.123.2.13.2.23.2.33.2.43.2.53.2.63.2.7为什么需要文档管理系统.12技术架构.12文档结构管理.14文档上传.16文档批量下载(推荐的功能).18PDF 文档格式转换(推荐的功能).19元数据信息维护.203.2.8文档
2、签入签出.213.2.93.2.103.2.113.2.123.2.133.2.143.2.153.2.163.2.173.2.183.2.193.2.20文档版本控制.22文档模版(推荐的功能).22文档多人在线同时编辑.23文档更新通知功能.24文档讨论与统计.24文档评分(推荐的功能).25文档审批/审核功能.25文档审计(推荐的功能).26Lync 集成.27文档搜索.27文档安全管理.27机密文件保护.293.33.4企业社区.29大文件存储.303.4.13.4.2存储方式.30文档服务器上的文档集成到 SharePoint.303.5基于微软 RMS 技术的企业信息安全解决方案.
3、313.5.13.5.23.5.3传统的信息共享过程存在安全隐患.31基于边界的安全技术具有潜在威胁.31微软 RMS 技术简介.323.6统一搜索.343.6.13.6.2本期功能规划.36实现步骤.373.73.83.9多语言支持.39浏览器支持.39网站统计报表.393.9.13.9.2网站运行情况.39用户量统计.411 1 项目需求理解项目需求理解1.11.1 项目背景项目背景后续添加。1.21.2 项目建设目标项目建设目标根据业务目标、工作特点,以及对信息和数据进行处理、使用和保存的需要,项目应该达成以下目标:独立的信息门户采用 B/S 结构,为企业员工提供统一的信息门户。满足企业
4、的企业文化和协同轻办公的需要。统一的信息访问渠道通过将内部与外部,企业与部门不同维度的各种相对分散独立的信息组成一个统一的整体,使用户能够从统一的渠道访问其所需的信息,从而实现优化企业运作和提高生产力的目的。统一企业文档管理统一提供文档管理平台,规范化企业的知识积累和文档管理能力。从文档上传、推荐到搜索查阅为用户提供全新、易懂和规范化的文档服务。建立企业搜索平台通过友好的用户界面支持检索和全文搜索,帮助用户从电子文档库或 Windows 文件服务器中迅速找到他们所需要的文档。统一安全管理通过信息系统门户对企业信息资源以及应用系统实施统一的标准的安全管理,达到信息安全高度统一并可控制的目的。包括
5、系统安全管理和各系统访问日志的集中管理等。2 2 整体项目规划整体项目规划2.12.1 技术架构技术架构根据系统需求,我们对系统进行如下图的总体架构规划:系统架构于微软的 SharePoint Server 2013版本的基础上系统采用 SharePoint Search搜索引擎提供企业级的搜索功能系统采用 SQL Server 2012 作为数据存储服务器客户端采用 Internet Explorer浏览器(支持 IE8、IE9)2.22.2 物理架构物理架构根据系统技术架构与性能规定,我们推荐以下物理架构作为信息门户和文档库管理系统的物理架构。2.32.3 硬件配置要求硬件配置要求服务器角
6、色Web 前端应用服务器Office Web APP数据库服务器存储阵列注:注:Web 前端:其中 2 台为中国区用,1 台或 2 台给国外区用;应用服务器:中国区和国外区各一台Office Web APP:中国区和国外区共用一台数据库服务器:中国区2 台,国外区 2 台处理器速度3.0 GHZ3.0 GHZ3.0 GHZ3.0 GHZ处理器数量8 Core8 Core8 Core24 Core内存大小24GB24 GB24 GB32 GB本地存储500GB500GB200GB500GB1000/1000-TGigabitEthernet网络连接数量3 或 4 台2 台1 台4 台2TB(根据
7、具体情况调整)3 3 详细功能规划详细功能规划3.13.1 信息门户信息门户信息门户是统一的信息发布与展示平台,从企业到个人多层次的门户上,多维度展示整个企业、部门的新闻、通知公告和员工风采,并集成日常办公中用到的常用链接、搜索、日历、未读邮件、待办事项,让用户在门户上就可以办理日常工作,提高员工的工作效率。提供对企业内部各种信息的统一管理和发布功能。信息门户是公司向员工展示企业信息的重要平台,因此在设计企业信息门户时力求采用统一的 UI 风格和科学的功能布局,使门户应用充分满足用户对企业内部资源的访问需求。在保证使用方便、操作简单的同时,力求界面美观、大方。3.1.13.1.1页面设计页面设
8、计3.1.1.13.1.1.1页面设计规范页面设计规范界面整体风格遵从 VI 视觉设计规范,融合企业人文底蕴,展示企业良好形象。界面设计原则:用户导向原则(用户导向原则(orientedoriented)明确到底谁是这个网页的使用者,要站在用户的观点和立场上来考虑和设计网站。简洁和易于操作原则(简洁和易于操作原则(Keep It Simple And StupidKeep It Simple And Stupid-KSS KSS)操作设计设计尽量简单,并且有明确的操作提示;内容和服务尽量在显眼处向用户予以说明;减少大图片的使用,减少浏览器内存占用,节约网络带宽,尽量使图片可重用,采用CSS s
9、prite。布局控制(布局控制(LayoutLayout)使用 web2.0 风格,考虑到产品在 IE 中使用的广泛,避免额外的设计视图的使用。比如:IE7,IE8 均不支持 CSS 圆角的使用,如需使用文字自适应,就会增加额外的设计。页面内容较多时可考虑使用tab 分组显示。视觉平衡(视觉平衡(Visual balanceVisual balance)网页设计时,各种元素(如图形、文字、空白)都要有视觉平衡作用。根据视觉原理,图形与一块文字相比较,图形的视觉作用要大一些。所以,为了达到视觉平衡,设计网页时需要以更多的文字来平衡一张图片。另外,按照中国人的阅读习惯是从左到右,从上到下,因此视觉
10、平衡也要遵循这个这个原则。例如,你的很多的文字是采用左对齐Align=left,需要在网页的右面加一些图片或一些较明亮、较醒目的颜色。色彩的搭配及文字的可阅读性(色彩的搭配及文字的可阅读性(Colors and text can be readColors and text can be read)为网页设计选择最恰当的颜色(包括背景色、元素颜色、文字颜色、链节颜色等)和谐与一致性(和谐与一致性(Harmony and consistencyHarmony and consistency)通过对网站的各种元素(颜色、字体、图形、空白等)使用一定的规格,使得设计良好的网页看起来应该是和谐的。或者
11、说,网站的众多独立网页看起来更像一个整体。网站界面设计上要保持一致性,这是很重要的一点网页的均衡规划与选择(网页的均衡规划与选择(Planning and selectionPlanning and selection)网页分辨率考虑传统用户使用的电脑分辨率(1024*768),以及宽屏用户。正文页采用自适应设计,能在正文页做更多相关内容。首页也可以尝试自适应的设计。自适应设计的核心是要留出宽度伸缩自如的栏。字体字号目录页用小字号,为的是放更多的标题。正文页用大字号。为的是让读者读得舒坦。慎用不容易看清楚的楷体。楷体的作用等于图片,主要起美化版面的作用。采用常用字体,避免因用户机器未安装相应字
12、体而产生页面排版错乱。颜色同一个页面的颜色不要超过4 种。眼花缭乱,容易产生视觉疲劳。颜色对比不要反差太大。网页版面不是美术作品,要避免形式对内容的喧宾夺主。文字+底色能够起到很好的突出作用,在视觉变化上相当于图片的作用。静态化动态化和静态化在一个页面中结合使用,能同时得到轻负荷和即时交互性的好处分栏避免一栏太强,一栏太弱。通过图片、套红等手段进行调控。3.1.1.23.1.1.2门户首页布局门户首页布局采用传统的国字形三栏设计风格,页面上部为 Banner 和 Navigation,页面中部为信息内容区域,页面底部为公司版权区域。最终实际布局可根据用户最终需求再做明细规划。下图为一个参考样例
13、的草图:3.1.1.33.1.1.3母板页母板页通过母版页的设置,管理员可以自行调整站点集所使用的母版页,更改成功后,站点集下所有的站点风格会随之改变,页面内容数据不会丢失。3.23.2 文档管理文档管理企业的文档是公司文档、财富的积累,这就需要建立一个集团档案资料创建、共享、管理的协同平台,建立数据集中存储服务器,为分公司、部门、项目团队开放独立的工作站点,并创建资料共享、交流的空间,能够记录、追踪电子资料的传递,方便的查找、搜索数据信息3.2.13.2.1为什么需要文档管理系统为什么需要文档管理系统文档是企业重要的智力资产。在企业中,文档一般都以电子文档的形式存在,比如微软.doc 格式,
14、xls 格式,ppt 格式,pdf 格式,纯文本.txt 格式等;从内容上,可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档,可能是过程性质的,也可能是公司正式发布的文档,可能处在编写阶段,也可能是已经归档不能再修改的。3.2.23.2.2技术架构技术架构微软SharePoint门户解决方案通过层次化的文档管理架构为平台门户系统提供一个稳定、可缩放和高效的全生命周期的文档管理服务,如下图所示。其中包括:专门的记录库网站模板和丰富的描述性元数据,提高制作文档的效率和规范文档结构;主版本控制和次版本控制和签入/签出文档锁定,确保完整记录生命
15、周期中所有的修改和变更;一致而统一地强制执行记录标记、审核和过期的信息管理策略,确保文档的有效性;保留功能,确保文档不会因误删而丢失;记录集合界面,可帮助人员和自动化系统将内容轻松地提交到记录库(支持“只写”访问而不需要对存储库中的记录具有直接访问权);记录传送,利用它可基于其内容类型将内容自动传送到记录管理系统中的适当位置;以及文档库、文件夹和单个文档级别的基于角色的访问控制,确保文档的安全性等。系统包含三个层次功能,来满足最终用户、文档管理员和系统管理员的日常操作需求:应用层文档管理系统:提供企业用户访问系统的主要界面,用于进行日常的文档协作和信息的发布,具有身份认证、界面友好、易于操作的
16、特色。文档存储:提供文件夹分类、树状浏览方式、回收站管理和归档等特色。文档创建:具有预定义的文档模板和XML 元数据模板定义等特色,使文档管理员的工作更加轻松和规范。文档检索:提供给用户全文检索、按属性检索和对属性元数据进行管理或扩展的能力,方便用户不断扩展的文档管理需求。文档协作:具备版本控制、文档审批流程和文档使用的签入签出、更新通知等功能,能够极大的提高用户使用的积极性和便利性。文档安全管理:同时具有对文档库、文件夹的权限控制和单独文档的访问授权。基础服务层存储服务:提供高效、稳定的存储引擎,保证文档存储的可靠性。安全性服务:具备标准安全控制和强安全控制能力;系统管理员通过设置角色和权限
17、模板,简化安全管理的复杂度,最大程度保证文档的安全。流程服务:流程引擎提供了图形化的流程设计界面,方便文档管理员和系统管理员定义和修改,适应企业不断变化的管理流程,并提供了监控工具和扩展接口。管理服务:对整个文档库和文档Web 站点进行统一管理,通过图形化的界面对文档使用进行审核、跟踪和日志查看,也提供备份和恢复的功能。搜索:搜索引擎提供全文检索和属性检索需要的索引建立和更新,并具备搜索任务调度的能力,提高搜索的准确性和效率。扩展服务:通过提供系统的对象模型、接口方法、Web Service 标准对系统进行扩展,通过事件触发机制,响应外部其他相关系统的访问请求,为系统间的整合提供了灵活、良好的
18、工具。系统层Web 服务器:功能强大、效率高、安全的 Microsoft Internet Information Server。Database 服务:高效、稳定、强大的Microsoft SQL Server 服务器。认证服务:提供多种安全认证方式,包括加密认证、证书认证等。目录服务:使用微软的活动目录存储企业的组织机构和人员信息,方便的查询和检索以及统一认证。3.2.33.2.3文档结构管理文档结构管理通过与 SharePoint的文档库管理功能相结合,在此基础上做相应的定制开发,实现文档的无限层次的文件夹和子文件夹结构;通过扩展文档的属性,实现企业的统一分类管理,统一分类导航;以多维树
19、形结构展示文档信息;通过文档库模版化实现企业文档的统一结构化管理,方便用户快速定位,查找办公所需文档。专业维度可以按公司业务需要,可以维护适应公司的专业维度。如:人力资源管理、财务管理和工程管理等项目维度结合自身项目文档管理的需要,可以把项目文档进行项目分类管理。效果如下图所示:图-专业多维度图 项目多维度图 制度规范多维度3.2.43.2.4文档上传文档上传文档上传为分两种方式:单文件上传和批量上传。单文件上传用户选择本地某个文档,如果系统中已存在同名文档,则系统自动作为新的版本添加到文档库中,而不会覆盖原有文件,以防止用户误操作,删除了系统中已有的文档。上传页面如下图所示:批量上传(使用
20、Windows 资源管理器上载文件)用户可一次性将本地多个文档拖到页面中,实现一次上传多个文档。上传页面如下图所示:3.2.53.2.5文档批量下载(推荐的功能)文档批量下载(推荐的功能)实现单个文档的下载,支持在文档库上,进行批量文件的打包下载;系统支持按资源管理器的方式来对文档进行批量复制下载;3.2.63.2.6PDFPDF 文档格式转换(推荐的功能)文档格式转换(推荐的功能)系统支持文档转换成标准的PDF 文件处理,包含微软 Office 系列文档、图片文档、文本文档、HTML 文档;支持 PDF 转换的文档格式:微软 Office 系列文档:doc/xls/ppt/docx/xlsx
21、/pptx;图片文档(JPG/PNG/GIF/BMP)TXT、HTML、RTF3.2.73.2.7元数据信息维护元数据信息维护通过简单易懂的维护页面,让用户轻松完成文档元数据信息的录入与维护。3.2.83.2.8 文档签入签出文档签入签出SharePoint文档库默认是带有签入签出功能的,通过一定的配置即可实现文档的签入签出功能;在文档被某一用户签出的情况下,其他用户只能查看该文档,不能对文档进行编辑;只有签出该文档的用户签入后,该文档的更新才能被其他用户看到,并且可以签出该文档进行修改。3.2.93.2.9文档版本控制文档版本控制对同一份文档进行多版本记录、版本对比、版本还原;对同名文件可以
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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