民生档案——档案工作的新取向浙江档案局郑金月-成都档案局.ppt
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1、机关档案管理工作培训机关档案管理工作培训主要内容第一部分什么是档案第二部分机关档案室和档案人员的基本职责 第三部分机关档案管理的主要环节第四部分归档范围和保管期限划分什么是档案一、档案的定义一、档案的定义二、档案的特性二、档案的特性三、档案与文件的区别三、档案与文件的区别一、档案 的定义中华人民共和国档案法中档案的定义:中华人民共和国档案法中档案的定义:档案,是指过去和现在的国家机构、社会组档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的,对国家和社会有文化、宗教等活动直接形成的,对国家和社
2、会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。历史记录。国家档案局行业标准国家档案局行业标准DA/T-2000DA/T-2000档案工作档案工作基本术语中档案的定义:基本术语中档案的定义:国家机关、社会组织或个人在社会活国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。记录。二、档案的特性档案产生的主体档案产生的主体:多元性多元性个人、党政机关、企事业单位、社会组织个人、党政机关、企事业单位、社会组织档案的本质属性档案的本质属性:原始记录性原始记录性凭证作用、参考价值凭证作用、参考价
3、值档案表现的形式档案表现的形式:多样性多样性载体多样:甲骨、青铜、石材、竹简载体多样:甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘纸张、胶带、光盘形式多样:文字、图表、声音、图像形式多样:文字、图表、声音、图像处理完毕的文件才成为档案处理完毕的文件才成为档案对日后工作有查考价值利用价值的文件对日后工作有查考价值利用价值的文件才有必要作为档案保存才有必要作为档案保存通过立卷归档集中整理保存起来的文件通过立卷归档集中整理保存起来的文件才能转化为档案才能转化为档案 三、档案与文件的区别机关档案室的主要职责:机关档案室的主要职责:机关档案室的主要职责:机关档案室的主要职责:(一)建立健全本单位的档案工作规
4、章制度;(一)建立健全本单位的档案工作规章制度;(二二)指指导导本本单单位位文文件件、资资料料的的形形成成、积积累累和和归归档;档;(三三)集集中中统统一一管管理理本本单单位位档档案案,并并按按照照规规定定向向综合档案馆移交档案;综合档案馆移交档案;(四)监督指导所属机构的档案工作。(四)监督指导所属机构的档案工作。机关档案室和档案人员的工作职责档案人员的主要职责:档案人员的主要职责:档案人员的主要职责:档案人员的主要职责:(一)负责本机关档案材料的立卷归档和保管工(一)负责本机关档案材料的立卷归档和保管工作,确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、作,确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、科学
5、保管;科学保管;(二)负责本机关综合档案室的日常管理,确保(二)负责本机关综合档案室的日常管理,确保档案安全;档案安全;(三)负责本机关室藏档案的查阅利用,迅速、(三)负责本机关室藏档案的查阅利用,迅速、准确提供档案资料;准确提供档案资料;(四)负责本系统档案业务指导工作。(四)负责本系统档案业务指导工作。机关档案管理的主要环节一、建立档案工作管理体制一、建立档案工作管理体制二、建立档案管理制度二、建立档案管理制度三、档案管理的具体环节三、档案管理的具体环节1.明确档案工作领导明确档案工作领导2.设置档案工作机构设置档案工作机构3.配备档案工作人员配备档案工作人员4.建立档案工作网络体系建立档
6、案工作网络体系一、建立档案工作管理体制1、归档制度2、整理制度3、统计制度4、鉴定与销毁制度5、保管制度6、保密制度7、利用制度8、交接制度二、建立档案管理制度第一环节第一环节 收集收集 化分散为集中化分散为集中第二环节第二环节 整理整理 化零散为系统化零散为系统第三环节第三环节 鉴定鉴定 化庞杂为质优化庞杂为质优第四环节第四环节 保管保管 化易损为长远化易损为长远第五环节第五环节 利用利用 化死材料为活信息化死材料为活信息第六环节第六环节 统计统计 档案状况数字化档案状况数字化三、机关档案管理主要环节第一环节:收集目的:化分散为集中关键词:齐全完整关键词:齐全完整v制度约束规范收制度约束规范
7、收v办理完毕马上收办理完毕马上收v会议文件及时收会议文件及时收v帐外文件催促收帐外文件催促收v人员变动提前收人员变动提前收v责任到人督促收责任到人督促收v发现不齐补充收发现不齐补充收收集环节注意事宜:齐全完整 反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整有密切联系的同一组文件必须齐全完整文件过程齐全完整耐久字迹 书写材料破损件易退变件声像档案 重大活动重要会议重要职能活动和工作成果 第二环节整理目的:化零散为系统关键词:系统关键词:系统档案的整理就是按照一定原则对档案档案的整理就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程
8、。基本编目,使之有序化的过程。机关档案的整理工作,主要包括机关机关档案的整理工作,主要包括机关文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。项工作内容。第三环节保管目的:化易损为长远关键词安全关键词安全档案保管工作的具体任务:档案保管工作的具体任务:防止档案的损坏防止档案的损坏,延长档案的寿命延长档案的寿命,维护档案的安全。维护档案的安全。1.1.档案库房建设要求档案库房建设要求2.2.档案用房配备与安排档案用房配备与安排3.3.编制存放示意图编制存放示意图.档案库房基本设施设
9、备:去湿降温设备(去湿机、空调机)温湿度记录仪+每日记录白炽灯小开窗+厚型防光窗帘消防设备防盗门窗(三铁:铁门、铁窗、铁柜)档案装具(密集架、铁皮柜、防磁柜等)防虫药物5.5.档案库房管理要求档案库房管理要求八防:防火、防水、防潮(霉)、防有害八防:防火、防水、防潮(霉)、防有害气体、防虫、防光、防尘、防盗。气体、防虫、防光、防尘、防盗。纸质档案适宜温度:纸质档案适宜温度:14 14 2424;相对湿度相对湿度:45%:45%60%60%电子文件适宜温度:电子文件适宜温度:15 15 2727;相对湿度相对湿度:40%:40%60%60%第四环节编研利用目的:化死材料为活信息关键词服务关键词服
10、务档案的编研档案的编研档案编研工作的主要内容:编辑档案档案编研工作的主要内容:编辑档案史料和现行档案文件汇编,编辑档案文摘史料和现行档案文件汇编,编辑档案文摘汇编,编写档案参考资料。如全宗介绍、汇编,编写档案参考资料。如全宗介绍、大事记。大事记。档案利用服务工作的含义:提供档案档案利用服务工作的含义:提供档案信息,为机关各项工作服务。信息,为机关各项工作服务。第五环节统计目的:档案状况数字化关键词关键词数字数字档案统计工作是以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况的一项业务工作。是定量和科学的方法搜集、整理、研究和人提供档案统计资料的工作。填写统计台帐目的:化庞杂为质优目的:化庞杂为
11、质优关键词关键词价值价值1.1.成立档案鉴定工作机构成立档案鉴定工作机构单位应成立由主管领导、职能部门和档案人单位应成立由主管领导、职能部门和档案人员组成的档案鉴定委员会员组成的档案鉴定委员会(或小组或小组),负责确定文,负责确定文件保管期限和到期档案定。件保管期限和到期档案定。2.2.制定档案保管期限表制定档案保管期限表档案保管期限表根据档案保管期限表根据机关文件材料归档范机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定围和文书档案保管期限规定(国家档案局令第(国家档案局令第号)编制,各单位应根据文件对本单位、国家号)编制,各单位应根据文件对本单位、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用,
12、和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用,以及历史研究价值确定。以及历史研究价值确定。第六环节鉴定3.3.组织开展档案鉴定工作组织开展档案鉴定工作单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定,仍需继续保存的定。经档案鉴定委员会鉴定,仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保存价值的档案应登记造册,填写销毁清册,经存价值的档案应登记造册,填写销毁清册,经单位主要负责人批准后进行监督销毁。单位主要负责人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。销毁清册永久保存。国家档案局 第8号令2006年9月国
13、家档案局局务会议审议通过(归档范围和保管期限划分依据)机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条第一条 为便于各级党政机关和人民团体为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据利用,根据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法,
14、制定本规定。制定本规定。适用范围:适用范围:各级党政机关、人民团体各级党政机关、人民团体目的:目的:确定归档范围和保管期限确定归档范围和保管期限机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第二条第二条本规定中的机关文件材料是指机关本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。的历史记录。门类:门类:文书、人事、基建、会计等文书、人事、基建、会计等载体:载体:纸质、磁性、电子等纸质、磁性、电子等第三条
15、机关文件材料归档范围是:(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;反映本单位职能的:如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长期发展规划等反映本单位基本历史面貌的:如机构演变、大事记、人事任免等文件材料。(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;有凭证作用的:如机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等文件材料。(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;(四)其他对本
16、机关工作具有查考价值的文件材料。机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定哪些文件需要归档:哪些文件需要归档:哪些文件需要归档:哪些文件需要归档:1 1 1 1、上级机关的来文存哪些?、上级机关的来文存哪些?、上级机关的来文存哪些?、上级机关的来文存哪些?上级机关需要本机关贯彻执行的文件;上级机关转发的本机关文件(包括报刊转载);被上级机关采用、由本机关草拟的文件。2 2 2 2、本机关存哪些?、本机关存哪些?、本机关存哪些?、本机关存哪些?反映本机关历史面貌及职能活动的文件。历次重要会议文件;本机关印发的正式文件;与上下级机关形成的请示与批复文件;工
17、作计划、报告、总结及反映有关业务活动的专业性文件;统计、会计、调研活动、规章制度;党团、工会的重要文件;内容重要的人民来信及其处理方面的文件;本机关领导人参与公务活动的重要信函、电话记录以及从外机关带回来的重要文件;解决各种纠纷、征用土地和有关工程建设、设备购买的合同、文件;归本机关直接管理的科研与生产建设方面的文件;反映本机关历史沿革如机构成立、撤销、更名、干部与职工变动情况的各种文件;本机关与外单位签订的合同、协议等文件;本机关参与外事活动的文件材料等。那些文件需要归档?那些文件需要归档?3 3 3 3、同级机关存哪些?、同级机关存哪些?、同级机关存哪些?、同级机关存哪些?需要本机关执行的
18、法规性文件;有关业务机关在检查本单位活动中形成的重要文件;与本机关联系、协商工作的重要往来文件等。、下级机关存哪些?、下级机关存哪些?、下级机关存哪些?、下级机关存哪些?重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、决算文件典型材料、法规性备案文件等。那些文件需要归档?那些文件需要归档?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第四条第四条 机关文件材料不归档范围是:机关文件材料不归档范围是:(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考
19、的抄件等;供工作参考的抄件等;(不需办理的)(不需办理的)(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;作参考的文件材料
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