PowerPoint使用技巧大全-.pdf
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1、1 PowerPoint 使用技巧大全Word 文档快速转换为PowerPoint文稿我们通常用Word 来录入、编辑、打印材料,而有时需要将已经编辑、打印好的材料,做成PowerPoint演示文稿,以供演示、讲座使用。如果在PowerPoint中重新录入,既麻烦又浪费时间。如果在两者之间,通过一块块地复制、粘贴,一张张地制成幻灯片,也比较费事。其实,我们可以利用PowerPoint的大纲视图快速完成转换。首先,打开 Word 文档,全部选中,执行“复制”命令。然后,启动 PowerPoint,如果是 Word 2002 版,选择“普通”视图,单击“大纲”标签;如果没有“大纲”和“幻灯片”选项
2、卡,显示的方法是在“视图”菜单上,单击“普通(恢复窗格)”或在窗口的左下角,单击普通视图(恢复窗格)按钮;如果是Word 97/2000 版,可直接选择“大纲”视图,将光标定位到第一张幻灯片处,执行“粘贴”命令,则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。接着,可根据需要进行文本格式的设置,包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等;然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处,直接按回车键,即可创建出一张新的幻灯片;如果需要插入空行,按Shift+Enter。经过调整,很快就可以完成多张幻灯片的制作。最后,还可以使用“大纲”工具栏,利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行
3、调整。反之,如果是将 PowerPoint演示文稿转换成Word文档,同样可以利用“大纲”视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处,按Backspace(退格键),重复多次,将所有的幻灯片合并为一张,然后全部选中,通过复制、粘贴到Word中即可。在 PowerPoint 中巧用 Flash 动画如果你已经接触过Flash 的话,一定会对它爱不释手,因为用它制作的文件小巧玲珑,晶莹可爱。而PowerPoint简单易用,制作出的幻灯片结构简洁、条理清晰,非常适合教师上课使用。那么,如何将Flash 动画加入到PowerPoint中呢,经过笔者的不断摸索,终于能够实现,写出来
4、与大家分享。方法一:1、打开 PowerPoint工作界面,新建一文件。2、选择菜单栏“视图”、“工具栏”、“控件工具箱”,打开“控件工具箱”面板。3、在“控件工具箱”面板中用鼠标单击其他控件按钮(即最后一个按钮),打开系统安装的ActiveX控件清单,选择“Shockwave Flash Object”,此时光标变成“十”字形,用鼠标在幻灯片上拖出一个任意大小的区域,此时拖出的图形呈矩形,以后 Flash 动画就将在其中播放。4、在刚拖出的区域中,单击鼠标右键打开快捷菜单,选择“属性”。2 5、在打开的“属性”窗口中选择“自定义”。6、单击“自定义”行右边的按钮,弹出“属性页”对话框,在对话
5、框的第一行“Movie URL”栏中输入Flash 动画(*.swf)文件的完整的路径,注意要加上扩展名.swf,按 OK 按钮退出。7、单击菜单栏“幻灯片放映”、“观看放映”命令,就可以看到演示效果了。如果 Flash 动画的大小不合适,可以在PowerPoint编辑状态下先选中Flash 动画,其四周会出现八个控制点,当鼠标形状变成双“十”字形时,拖动鼠标可调整动画的位置;当鼠标放至控制点上时,鼠标形状变成单“十”字形时,拖动鼠标可调整动画的大小。再看一下效果,是不是满意了?方法二:点击“插入”菜单中的“对象”。进入后在对象类型中选择“flash文档”,然后选左边的“由文件创建”,再点击“
6、链接”,到电脑里去找你需要引用的flash,确定后,幻灯片上就有一个小图标。之后在小图标上右击选择“动作设置”,进去后再选择“超级链接到”,在里面选择“其它”,再去指定你要用到的flash文档即可。方法三:运用一种在 PPT 插入 Flash 文件的插件(SwiffPointPlayer),安装好后,在 Powerpoint 中的插入菜单里选择 Flash Movies 就可插入 Flash 文件,与插入图片一样简单!实际上,Swiff Point Player 使 Powerpoint与 Flash 在使用上更紧密的结合,网页设计师或Flash 设计师能快速方便的将制作好的 Flash 作品
7、加入到 Powerpoint 格式的投影片中,当演示文稿浏览到含有 Flash 的那一页时就会自动播放内含的 Flash 动画为演示文稿增添了不少的流畅性和互动性。PowerPoint 使用技巧1、字的出现与讲演同步为使字与旁白一起出现,可以采用“自定义动作”中按字母形式的向右擦除。但若是一大段文字,字的出现速度还是太快。这时可将这一段文字分成一行一行的文字块,甚至是几个字一个字块,再分别按顺序设置每个字块中字的动画形式为按字母向右擦除,并在时间项中设置与前一动作间隔一秒到三秒,就可使文字的出现速度和旁白一致了。2、长时间闪烁字体的制作在中也可制作闪烁字,但PowerPoint中的闪烁效果也只
8、是流星般地闪一次罢了。要做一个可吸引人注意的连续闪烁字,可以这样做:在文本框中填入所需字,处理好字的格式和效果,并做成快速或中速闪烁的图画效果,复制这个文本框,根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数,再将这些框的位置设为一致,处理这些文本框为每隔一秒动作一次,设置文本框3 在动作后消失,这样就成功了。3、目录式的跳转利用字的跳转功能,可以建立页漂亮的目录。设置跳转时,建议不要设置字体的动作,而要设置字所在的边框的动作。这样既可以避免使字带有下划线,又可以使字色不受母板影响。具体操作为选中字框,单击右键,选劝动作设置”项,链接到所要跳转的页面。4、为什么有的文件特别大同样是一份六十页,四十张左
9、右图片的文件,一个是4M左右,一个却近50M,这是怎么回事呢?经仔细检查,原来是因为一个用BMP图片,一个用 JPG格式的图片。在该文件中,由于原图片较大(A3 纸大小),存成BMP格式的作者,看一个文件就4M左右,就将其在图片编辑器中缩了16 倍(长宽各为原来的25),结果BMP文件仅为200K左右。而用JPG格式的作者,看每个图片文件只不过120K左右,就直接在文件中插入,结果一个PowerPoint文件中存一个JPG图片,其大小就变成了47M。所以用大小适中的BMP图片,可以使你做的文件不至于太大。5、异地声音正常播放在 PowerPoint文档中插入了声音,有时到其他计算机上不能正常播
10、放,这是由于插入的声音对象含有盘符和路径,而在其他计算机上路径不一致,所以不能正常播放。为了避免这样现象的出现,可以在建立PowerPoint文件时,将所要插入的声音文件和演示文件放在同一文件夹下,完成后将该文件打包。打包后再将该文件解压,然后用解压后的文件覆盖原演示文件即可。6、设置循环播放锁定当演示文档用于无人看守的公众展示区时,为了防止他人按ESC键取消播放,可以设置锁定密码,这样他人就无法随意取消播放了。操作方法是对PowerPoint 2000 的播放器进行设置,右击 Ppview32.exe选择 属性 菜单,单击 快捷方式 选项卡,在 目标 文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如
11、:C:PPVIEW32.EXE/k/a、公众.ppt。7、两幅图片同时动作PowerPoint的动画效果比较多,但图片只能一幅一幅地动作。如果你有两幅图片要一左一右或一上一下地向中间同时动作,可就麻烦了。其实办法还是有的,先安置好两幅图片的位置,选中它们,将之组合起来,成为一张图片。接下来将之动画效果设置为 左右向中间收缩,现在请看一看,是不是两幅图片同时动作了?8、背景音乐的连续播放4 刚用 PowerPoint制作幻灯片的朋友可能都会遇到这样的情况:在放映幻灯片时,想插上一段较长的音乐,以它作为整个放映过程的背景音乐。但是,发现在一张幻灯片中插入音乐后,总是在放映下一张幻灯片时会自动停止。
12、使得音乐的播放很不连贯。对此问题有什么解决办法吗?是的,下面的两个办法就可以轻松地解决这个问题:一、在第一张幻灯片中插入想要播放的音乐(注意选择让它自动播放),然后右击小喇叭的图标,在弹出的菜单中选择“自定义动画”,然后单击选项卡上的“多媒体设置”选项,并依次选择“按动画顺序播放”、“继续幻灯片放映”、“在 N张幻灯片后”(其中 N 的数量取决于你要放映的幻灯片的张数)。如有必要,请选择“其他选项”中的“循环播放,直到停止”复选框。最后,设置好幻灯片的切换方式就行了。二、在第一张幻灯片中,对已经设置好了的文本框右击,在弹出的菜单中选择“动作设置”,根据自己的喜好,选择“单击鼠标”或“鼠标移过”
13、选项卡。然后选中对话框中“播放声音”复选框,在下拉框中选择“其他声音”,按路径选好背景音乐。单击“确定”就好了。这种方法要求用户在播放第一张幻灯片时,依据最初的设置,或单击设置好的文本或将鼠标移到文本上,以激活背景音乐。最后,设置好切换方式就行了。PowerPoint 播放器的使用与技巧现在有多种演示文稿传播的方式,PowerPoint播放器程序(ppview32.exe)就是其中的一种,由于它允许用户脱离PowerPoint环境来运行幻灯片放映,因此很受使用者的青睐。播放器程序和PowerPoint一起提供,位于CD ROM 盘的 Office文件夹内。笔者在使用PowerPoint播放器的
14、过程中总结了一些心得,供参考:一、打包与解包在使用 PowerPoint播放器时,经常要用到PowerPoint97 的打包 功能。而且PowerPoint播放器也只能用来播放解包 后的演示文稿。打包 功能用于压缩演示文稿(包括所有链接的文档和多媒体文件),帮助用户轻松地复制到软盘上以便携带,或送给其他人。打包 及解包 的过程是:打包过程(在PowerPoint97中进行):a 单击 文件/打包 菜单项;b 选择需要打包的演示文稿;c 依打包 向导的步骤完成打包任务。如果用于演示的计算机中没有安装PowerPoint97及其播放器,可将播放器一同打包。解包过程:a 插入复制演示文稿的软盘。b
15、在 Windows 资源管理器中找到软盘所在的驱动器,然后双击Pngsetup。c 输入演示文稿解包后的所处路径,确定。二、播放及连续播放演示文稿的方法5 用 PowerPoint播放器播放演示文稿的方法是:a 在 Windows 资源管理器中找到Ppview32.exe,并双击;b 选择要放映的演示文稿(解包后的),然后选择其他所需的选项;c 单击 放映。在使用 PowerPoint播放器时,有时会希望能够连续播放多个演示文稿,这就要用到播放列表(.lst)。首先,创建播放列表:a 在任何字处理程序中打开新的空文档;b 在文档中输入要放映的演示文稿文件名(如:kk.ppt),如果要放映多个演
16、示文稿,请在每行键入一个文件名。c 将文档存成文本文件,扩展名为.lst,并与它列出的演示文稿放在相同文件夹中。注:在保存.lst文件时,请在 文件名 文本框中输入:文件名.lst(带引号)。运行播放列表的方法是:a 在 Windows 资源管理器中找到Ppview32.exe,并双击;b 选择要放映的播放列表,然后选择其他所需的选项;c 单击 放映。三、使用技巧在使用 PowerPoint播放器的过程中,用户也许会产生两点疑问:a 双击 Ppview32.exe,总会弹出PowerPoint 播放器对话窗,它要求用户选择要播放的演示文稿或播放列表,并设置一些选项。可是如何隐去PowerPoi
17、nt播放器对话窗,直接播放所需的一个或多个演示文稿呢?b 脱离了 PowerPoint环境,该如何控制幻灯片的播放呢?如:怎样设置幻灯片的循环播放;怎样为播放设置锁定口令等。下面从这两点疑问出发,谈谈PowerPoint 播放器启动开关的使用:1.演示文稿的自动播放(/A)a 右击 Ppview32.exe,选择 创建快捷方式菜单项;b 右击所建的快捷方式,选择 属性 菜单项;c 单击 快捷方式 选项卡;d 在目标 文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:C:PPVIEW32.EXE/a、c:llkk.ppt、c:llqq.ppt。若需要播放的演示文稿有多个,可继续在末尾添加(以空格相隔)。
18、e 确定。现在,当双击 Ppview32.exe的快捷方式时,不再弹出对话窗,而是直接播放演示文稿。2.设置幻灯片的播放范围(/R=nm)一个演示文稿可能由多个部分组成,如:一些教学文档,可能由初级、中级和高级组成。如何针对某一程度的用户来定义播放内容呢?这就要用到开关(/R=nm)。使用方法是:a 右击 Ppview32.exe快捷方式,选择 属性 菜单项;6 b 单击 快捷方式 选项卡;c 在目标 文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:E:PPVIEW32.EXE/r=3 6/a c:llkk.ppt(开关间以空格相隔)。d 确定。现在,当双击Ppview32.exe的快捷方式时,直接
19、播放演示文稿的第3第 6 张幻灯片。3.在窗口中播放演示文稿(/W)当参观者被某个演示文稿所介绍的内容所吸引时,可单击 最大化 按钮,以便仔细观看。这种方法非常适用于产品的介绍。这种多窗口显示多演示文稿的实现要靠启动开关/W,使用/W 开关的具体方法是:a 右击 Ppview32.exe快捷方式,选择 属性 菜单项;b 单击 快捷方式 选项卡;c 在目标 文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:E:PPVIEW32.EXE/w/a、c:llkk.ppt(开关间以空格相隔)。d 确定。现在,当双击 Ppview32.exe的快捷方式时,直接在窗口中播放演示文稿,可用 最大化、最小化 及退出 按
20、钮控制播放窗口。若要实现图1 所示的播放方式,则:a 创建批处理文件(如:ppt。bat);b 在批处理文件中输入以下内容:call c:PPVIEW32.EXE/l/w/a c:llw.ppt call c:PPVIEW32.EXE/l/w/a c:llp.ppt call c:PPVIEW32.EXE/l/w/a c:lle.ppt call c:PPVIEW32.EXE/l/w/a c:lla.ppt c 右击批处理文件ppt.bat,选择 属性 菜单项;d 单击 程序 选项卡;e 在运行 组合框中选择 最小化 选项;f 选中 退出时关闭 ,确定。现在,运行批处理文件ppt.bat会出现
21、四个播放窗口。将其他程序的窗口关闭后,右击任务栏,选择 横向平铺窗口即可。4.设置循环播放(/L)循环播放演示文稿不但可以免去重复播放时的操作,而且很吸引参观者,在一些展览会上常常可以见到。其实现方法为:a 右击 Ppview32.exe快捷方式,选择 属性 菜单项;b 单击 快捷方式 选项卡;c 在目标 文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:E;PPVIEW32.EXE/l/a、c:llkk.ppt(开关间以空格相隔)。7 d 确定。现在,当双击Ppview32.exe的快捷方式时,直接循环播放演示文稿,直至按下Esc键。5.设置锁定密码(/K)如果需要循环播放演示文稿,又不能保证随时有
22、人看守,为了防止他人按下Ese 键终止播放,可使用/K 开关。使用方法是:a 右击 Ppview32.exe快捷方式,选择 属性 菜单项;b 单击 快捷方式 选项卡;c 在目标 文本框中加入开关及需要播放的演示文稿,如:E:PPVIEW32.EXE/k/a、c:llkk.ppt(开关间以空格相隔)。d 确定。现在,当双击 Ppview32.exe的快捷方式时,弹出对话窗,请用户输入密码及确认密码,输入并确定后,开始循环播放演示文稿。当有人按下Esc 键时,弹出对话窗,要求输入锁定密码,输入正确密码后退出播放,否则继续播放。如何利用 PowerPoint 制作互动式图片相信每一个电脑爱好者都有一
23、些自己喜爱的图片,不论是自己的偶像,还是一些风景画,都要作一些收藏,而且在你和朋友相聚的时候,你还要和你的朋友一同欣赏一下(炫耀一下吧!)。然而在欣赏时,差不多的人都使用一些专业的看图软件,这样虽然可以完成你的初衷,但是在欣赏之余,你是否感到这样的欣赏有些单调,你可以说在看图之余,你可以听听音乐,但是这些终究是别人的东西,而且完全没有展现你的才华,不知你有没有想过,动手制作一个有个人风格的互动式的图片集?你可以制作一个像电影中看到的那种效果,而且具有连接式的索引效果,先别被这个“宏伟”的计划吓跑了,其实作这些工作的时候你不必学那些复杂的专业化软件,你只需用最平常的Office套件中的 Powe
24、rPoint就可以制作出这样的效果,怎么样?心动不如行动,动手吧,让你的朋友大吃一惊,从此对你另眼相看!我们以制作一个明星的写真集为例。首先在制作之前,我们得好好的规划我们手头的图片,也许你的手头有好几个明星的图片,那么我们有必要把他们进行整理,在制作幻灯片的时候我们应该尽量的将他们放在相同的索引之下,这样才利于我们以后进行浏览。一、制作明星影集的封面“人靠衣服,马靠鞍”,要有一个吸引人的作品,外部包装当然是必不可少的,所以我们应该设计一个有个性,而且美观大方的封面,让它直接吸引你朋友的眼睛,在这里我们只介绍一种方法,其他的创意还是需要你来用心设计。其设计方法如下:8 1.启动 PowerPo
25、int 97,在出现的“新建演示文稿”对话框中,选“空演示文稿”项。当然你也可以选择其他的格式,最重要的是你所选的格式必须合乎你心中的设计方案。2.在出现的“幻灯片”选项中选取右下角的空白版式。自然你也可以选其他的版式。3.单击“格式”菜单中“背景”项,通过下部的下拉框改变背景颜色(如渐变色和各种底纹图案等),选好后按“应用”按钮。如果你选择“全部应用”那么你所建立的所有的幻灯片将采用一种背景。4.根据你个人爱好,插入一些图形、图片,如选择工具栏中的“插入剪贴画”按钮插入剪辑艺术库中的图案,你也可以选择“来自文件”将你喜欢的图片插入其中,然后调整他们的大小。5.选菜单栏中的“插入/文本框”或相
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