4-第四章-财经商务文书写作ppt课件(全).pptx
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1、第四章 财经商务文书写作导入新课导入新课 标书是投标成败与否的关键,因此在标书上容不得一点马虎,但重新起草一份标书需要花费投标人大量的时间。因此,投标人经常是套用以前的标书,在WORD上修改,复制粘贴几个步骤下来,很快就起草好了一份标书。但在滥用现成标书的过程中,悲剧就产生了。事件一 有次投标,我做完我的经济标和商务标,因为做技术标的仁兄身体不适回家修养,老板派我上场。我以前就是搞技术的,二话没讲,把一个类似工程的技术标拿来改,投标并中标。在中标后我发现,由于时间仓促,我做的技术标中居然还有多处“玲珑花园”没有改成“曙光花园”,中间居然“玲珑花园”业主的名字的还在,可正是一背的冷汗!后果:严重
2、错误,开除!第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作导入新课导入新课 事件二 有一个酒店工程,投标书中有这样的语句:我公司一定认真组织施工将本工程建设成XX市一流的污水处理厂 后果:严重投诉,开除!其实像这样滥用现成标书而造成的悲剧还有很多,现实中也确实有这样的事情发生。在商务活动中,招标书、理赔函、索赔函、经济合同、商洽往来信函等一些像投标书一样的商务文书的写作我们经常会遇到,稍有差池,就会带来不必要的纠纷,甚至是巨额的经济损失。这一章,我们就来一起学习常用的商务文书的写作。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作第一节 招投标书的写作招标书招标书概念:招标书也称招标通告、招标公
3、告,业主在进行建设合作等项目时,按照规定条件将有关标准、条件等进行公布,通过投标方前来进行竞争,优胜劣汰。作用:依据作用(招标书是投标者进行投标的依据,从事使投标者可以按照要求编制内容,制定方案,进行有效投标)竞争作用(招标单位可以择优选用投标单位,降低成本,保证项目质量,实现既定目标;投标者也可通过竞争,进一步挖掘潜力,提高综合实力,促进自身发展)第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书招标书第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书的作用招标书的作用(1)可靠性 (2)竞争性(3)具体性(4)契约性(5)真实性(6)时限性(7)专用性(8)约束性(9)广告性招标书招标
4、书招标书的分类(1)按时间划分为长期招标书和短期招标书。(2)按内容和性质划分为企业承包招标书、工程招标书、大宗商品交易招标书。(3)按招标范围划分为国际招标书和国内招标书。(4)按招标形式划分为内部招标、有限招标、公开招标。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书招标书 招标书的格式(1)标题 标题写在第一行中间。常见写法有三种:由招标单位名称,招标性质及内容,招标形式,文种四个元素组成;由招标单位加上文种组成,如四川场道工程公司招标书;直接由文种组成,如招标书。(2)前言 前言亦称导语、基本内容有招标的项目名称、招标根据、招标目的和招标范围。前言简洁明了,提示性作用比较强。第四
5、章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书招标书(3)正文 招标书的内容核心。要明确招标项目、招标范围、招标方式、招标程序、相关要求、注意事项等内容。仅招标工程一项,就要有项目名称、立项根据、投资总量、工程类型、施工总量、招标单位资格要求、具体施工地址或区域等。至于具体的合同原则、权利与义务等,要求更为明细,不得有任何的疏漏。主体一般用横式并列结构,也可以用表格加以逐项说明。(4)结尾 结尾既有招标单位名称(加盖公章)、制定招标书的日期、招标单位的名称地址、电话等内容。若两个以上单位联合招标,应依次写明。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书招标书第四章第四章 财经商务文书
6、写作财经商务文书写作招标书的写作要求招标书的写作要求(1)严谨周密(2)简洁清晰(3)真诚合作投标书投标书概念与作用:投标书是指投标单位按照招标书的条件和要求,向招标单位提交的报价并填具标单的文书。它是对招标书的回应与承诺,有具体相关指标、要求、事项等回应性内容。投标书与招标书相互依存、互补。特点:(1)求实性(2)竞争性(3)针对性(4)合约性第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作投标书的分类(1)按内容不同分类 有商业投标书、工程项目投标书、装饰工程投标书、生产投标书、药业投投标书、劳务投标书等。(2)按计价方式不同分类 有固定总价项目投标书、单位不变项目投标书、成本加酬金项目投标
7、书、特殊计价项目投标书等。(3)按方式不同分类 有公开投标书、内部投标书、特邀投标书等。(4)按称谓不同分类 有投标通告、投标广告、投标公告、投标文件汇总、投标函件等。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作投标书投标书(5)按范围不同分类 有国际投标书、国内投标书书、地区(区域)投标书、系统(行业)投标书、单位内部投标书等。(6)按性质不同分类 有合资投标书、独资投标书、股份制企业投标书、国有企业投标书、个体投标书招、集体投标书等。(7)按作用不同分类 有投标申请书、投标履约保证书、投标方案、投标细则等。(8)按形式不同分类 有表格形式投标书、文字形式投标书、表格、文字兼有的投标书等。
8、第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作投标书投标书 投标书的格式 投标书一般由标题、抬头、前言、主体、结尾和附件部分构成。(1)标题 直接写文种,如投标申请书、投标书等;由投标项目加文种组成,如水电工程投标书等;投标单位加文种组成,如路达集团有限公司投标书等;由投标单位、投标项目加上文种构成,如中国水利水电七局项目投标书等(2)前言 主要写明投标的态度、思路和看法。内容简要、清晰明确,是主体的铺垫部分。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作投标书投标书(3)正文 投标书的核心、为投标是否成功的关键所在。基本内容有:投标的具体内容;相应的投标步骤或措施;说明自身的应标条件;补充说
9、明应标的其他事宜;对投标作出必要的保证。(4)结尾 即单位名称、法定代表人姓名、投标人的署名、地址、电话、投标书制发日期等。(5)附件 附件是对投标书内容的必要补充或说明。随投标书附上有利于乙方中标的材料,如相关担保书、相关证明材料、单位资质证明等。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作投标书投标书第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书的写作要求招标书的写作要求(1)真实完整(2)突出优势(3)注重时效投标书投标书第二节 商洽往来信函的写作建立关系函建立关系函 概念 建立关系函是指为了企业的生产与销售,通过多种途径了解客户后,经论证值得与之建立商务、贸易、合资、合作等关系
10、而使用的信函。种类 根据建立关系函的内容,可以分为建立业务关系函、建立贸易关系函、建立商务关系函、建立合作关系函、建立全面关系函、建立战略关系函、介绍商品函、提供资料函等等。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作 建立关系函的格式(1)标题 标题要精练、概括地点明去函的主旨内容,可以写成事由+文种,即“建立业务关系函”。(2)称呼语 称呼用全称显得礼貌。如“北京茶叶进出口有限公司”或者“xx经理/先生/女士 台鉴/雅鉴”。(3)正文 建立关系函的正文包括开头语、主体、结束语等三部分。开头语:如果是初次联系客户的首发函,先简要说明得到对方消息的途径,或者直接进行简单的自我介绍。同时表示我
11、方有意与对方建立业务关系,进行交易,希望得到对方的合作。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作建立关系函建立关系函 主体:是函件的重点。先介绍本公司的主要业务范围、经营状况,推销商品时要突出产品特色和优点,包括价格优势等。而后说明发函意图,表明合作的意愿。语言表达要具体、明确。结束语:用惯用语表示出对方回函的愿望。(4)祝颂语 一般用“顺致商安”、“顺致商棋”等,要求书写规范、礼貌得体。(5)落款 置于信函的右下角,写明发函公司的名称(盖章)或个人姓名和日期。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作建立关系函建立关系函建立关系函的写作要求(1)如果是初次联系的客户,开头语要先做自
12、我介绍,或先说明如何得知对方,再做自我介绍。(2)产品介绍要求文字生动、活泼,重点突出产品的特色。(3)给初次联系客户发送电子邮件时,最好不要主动附上附图,以免被删或被反垃圾邮件软件拦截。(4)结尾语,要求能激发对方愿意合作、联系的愿望。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作建立关系函建立关系函询价函询价函 概念 询价函是指由买方向卖方询问有关商品的交易条件或具体价格而使用的函。它是经贸磋商交易的第一个程序即“询盘”阶段而使用的信函。询价的目的是请对方报价,询价对交易双方都没有法律上的约東力。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作 询价函的格式询价函的格式主要包括标题、称呼语、
13、正文、结束语、落款等五部分。(1)标题 一般直接写上“询价函”三字,也可直接写“咨询函”。(2)称呼语 顶格写上收函公司的名称或个人姓名+先生/女士。(3)正文 写明向收函人索要主要商品目录本、价目单、商品样品、样本等,也可以用发询价单或订单的方式询问某项商品的具体情况。(4)结束语 希望得到对方的回复。(5)落款 写明发函公司的名称和具体日期。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作询价函询价函询价函的写作要求 询价函写作时要就事论事,写法上直截了当,想知道什么就问什么,突出最主要的未知事项。语言要求简洁明了、结构简单。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作询价函询价函报价函报
14、价函 概念 报价函是指由卖方向买方提供某项商品的有关交易条件或具体价格所写的信函。它是经贸磋商交易的第二个程序即在“发盘”或“报盘”阶段而使用的信函。适用于对询价函所提出的问题进行答复。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作 询价函的格式 包括标题、称呼语、正文、结束语、落款等五部分。(1)标题 直接写上“报价函”或“关于的报价”。(2)称呼语 顶格写上收函公司的名称或个人姓名+先生/女士。(3)正文 正文有两种情况:主动报价,一般写上产品价格、规格、发货期、可供数量、结算方式、包装运输等内容。如果是回复对方的报价,首句应先说明接收到对方的函,一般用“悉”或“收悉”。接着可表示感谢对方
15、对我方产品的关注。然然后再针对来函的内容做出具体回复,还可提出要求。(4)结束语 希望对方能能订购。一般用“恭候佳音”、“期盼合作成功”等语。(5)落款 应写明发函公司的全称并盖章或者署个人姓名,同时写上“年月日”。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作报价函报价函报价函的写作要求 写报价函的目的是为了争取最终与客户成交,而要能最终实现成交目的,就必须抓住产品规格相符、报价这两个重点。所报的价必须是与当前的市场行情相吻合的实价。报价太高会吓跑客户,而报价太低,客户会认为你不是内行,也不会理你。因此,切勿乱报价,应了解清楚行情,多方比较后再报价,这对新公司和新产品尤其重要。第四章第四章
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