事务管理1.ppt
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1、国家秘书资格考证培训国家秘书资格考证培训n事务管理事务管理n讲授:文学院讲授:文学院 秦莲红秦莲红n电话:电话:0773-28148010773-2814801n电子邮件:电子邮件:事事 务务 管管 理理n一、办公环境管理一、办公环境管理n二、办公室日常事务管理二、办公室日常事务管理n三、办公用品和设备管理三、办公用品和设备管理n四、信息管理四、信息管理一、办公环境管理一、办公环境管理 办公环境,或称办公室环境。办公环境,或称办公室环境。广义是指一定组织机构的所有成广义是指一定组织机构的所有成员所处的大环境。员所处的大环境。狭义是指一定组织机构的秘书部狭义是指一定组织机构的秘书部门工作所处的环
2、境。门工作所处的环境。v办公环境包括硬环境、软环境两大要素。办公环境包括硬环境、软环境两大要素。v硬环境包括办公室(含会客室、接待室)内硬环境包括办公室(含会客室、接待室)内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。要求:等外在条件。要求:v1、在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色、在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物;植物;v2、做好室内通风和温湿度的调节;、做好室内通风和温湿度的调节;v3、防止光线太弱或过强;、防止光线太弱或过强;v4、保持室内整洁和安全。、保持室内整洁和安全。v(1 1)保持台面、地面、办公设备、家具、窗帘、墙)保持台面、地
3、面、办公设备、家具、窗帘、墙壁及门窗等处清洁;壁及门窗等处清洁;v(2 2)保持办公桌面整洁、美观,不放置个人生活用)保持办公桌面整洁、美观,不放置个人生活用品;品;v(3 3)电话按键与听筒及电脑键盘经常用酒精消毒;)电话按键与听筒及电脑键盘经常用酒精消毒;v(4 4)保持电脑、电话等办公自动化设备的线路安全)保持电脑、电话等办公自动化设备的线路安全整齐;整齐;v(5 5)及时清理来访者用过的茶具并重新摆好)及时清理来访者用过的茶具并重新摆好;v(6 6)报刊、资料、文件要及时分类整理,文件夹要)报刊、资料、文件要及时分类整理,文件夹要贴上标签,保密文件和不常用文件应放置于文件柜中;贴上标签
4、,保密文件和不常用文件应放置于文件柜中;v(7 7)下班前检查电脑等是否关闭电源,抽屉、文件)下班前检查电脑等是否关闭电源,抽屉、文件柜、门窗是否锁好。柜、门窗是否锁好。v软环境包括秘书等工作人员的个软环境包括秘书等工作人员的个人素养,团队的工作气氛,人与人素养,团队的工作气氛,人与人之间的协作精神等内在因素。人之间的协作精神等内在因素。学习目标:学习目标:1、布置办公室方法;、布置办公室方法;2、了解办公环境安全隐患;、了解办公环境安全隐患;3、掌握排除隐患方法;、掌握排除隐患方法;4、正确选择办公的模式;、正确选择办公的模式;5、合理进行办公室的布置。、合理进行办公室的布置。情景叙述情景叙
5、述 n宏远公司总经理助理高叶办公室,电脑宏远公司总经理助理高叶办公室,电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹,片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹,身后的椅子上也摆放着一堆文件。身后的椅子上也摆放着一堆文件。v根据以上情景叙述根据以上情景叙述 ,我们可以对高叶的工作环境、,我们可以对高叶的工作环境、出如下判断:出如下判断:1 1办公室内缺少绿色植物,错;办公室内缺少绿色植物,错;2 2办公室内环境自然,能用窗帘遮住强光,对;办公室内环境自然,能用窗帘遮住强光,对;3
6、 3将电脑、打印机等用电设备放置在一起,便于电将电脑、打印机等用电设备放置在一起,便于电源接线和管理,对;源接线和管理,对;4 4办公桌未加整理,桌上、椅子上堆放文件,错;办公桌未加整理,桌上、椅子上堆放文件,错;(一)合理布置办公室(一)合理布置办公室1、布置办公室的基本要求布置办公室的基本要求P1072、布置办公室的三大原则布置办公室的三大原则P1083、办公室布置的具体要求办公室布置的具体要求P109(二)营造健康、安全的办公环境(二)营造健康、安全的办公环境n一一个个良良好好的的工工作作环环境境,有有利利于于组组织织的的对对外外形形象象塑塑造造,有有利利于于提提高高秘秘书书的工作效率。
7、的工作效率。n在在维维护护和和建建设设良良好好的的工工作作环环境境中中,要要遵遵循循“安安全全第第一一,预预防防为为主主”的的方针。方针。1安全检查内容安全检查内容P112n1)识别隐患并在职权范围内排除;)识别隐患并在职权范围内排除;n2)发发现现工工作作场场所所有有异异常常情情况况或或险险情情,应向行政主管报告;应向行政主管报告;n3)发发现现设设备备故故障障,应应填填写写“设设备备故故障障登登记记表表”;发发现现隐隐患患,应应填填写写“隐患记录表隐患记录表”。2办公环境中常见隐患办公环境中常见隐患n1)离开办公室前不锁门;n2)光线不足或光线耀眼;n)拖曳的电话线或电线;n)灭火器前堆放
8、物品。n5)挡住通道的纸箱、家具或其它物件。、健康、安全办公环境的基本要求、健康、安全办公环境的基本要求P114注意:注意:n1)安全检查包括办公环境和)安全检查包括办公环境和办公设备两部分。办公设备两部分。2)区分)区分“隐患记录及处理表隐患记录及处理表”和和“设备故障表设备故障表”的使用。的使用。单项选择题单项选择题n办公室中适合的温度应该在(办公室中适合的温度应该在()。)。n16162020n18182222n20202525n22222828答案:答案:多项选择题多项选择题n健康、安全的办公环境的基本要健康、安全的办公环境的基本要求包括(求包括()。)。nA A建筑坚固安全建筑坚固安
9、全nB B室内光线充足室内光线充足nC C饮水符合健康饮水符合健康nD D座位空间适当座位空间适当答案:答案:ABCD多项选择题多项选择题n秘秘书书在在进进行行安安全全检检查查时时,如如果果发发现现隐隐患患,以下描述正确的是(以下描述正确的是()nA A自己负责给予解决自己负责给予解决nB B在职责范围内排除危险或减少危险在职责范围内排除危险或减少危险nC C只只要要发发现现隐隐患患,立立即即报报告告相相关关人人员员,跟进,直至解决跟进,直至解决nD D自己能解决,视为自己的职责自己能解决,视为自己的职责答案答案:BC多项选择题多项选择题n办公环境和办公设备出现不安全的办公环境和办公设备出现不
10、安全的隐患时,秘书应填写(隐患时,秘书应填写()nA A隐患记录及处理表隐患记录及处理表nB B事故情况调查记录表事故情况调查记录表nC C工伤情况报告表工伤情况报告表nD D故障记录及处理报告故障记录及处理报告答案:答案:AD多项选择题多项选择题n办办公公室室的的光光线线应应达达到到的的要要求求是是()。)。nA A局部照明清晰局部照明清晰nB B灯光不闪烁灯光不闪烁nC C光线直射计算机屏幕光线直射计算机屏幕 nD D向阳的窗户安装窗帘向阳的窗户安装窗帘 答案:答案:ABD多项选择题多项选择题n办公室中的安全隐患有(办公室中的安全隐患有()nA A办公室摆放档案柜办公室摆放档案柜nB B地
11、面上有电话线拖曳地面上有电话线拖曳nC C站在旋转椅上取东西站在旋转椅上取东西 nD D消防栓放置在文件柜后消防栓放置在文件柜后 答案答案:BCD(三)正确选择办公的模式(三)正确选择办公的模式n1、办公模式的种类、办公模式的种类n(1 1)在家工作)在家工作:适合于研发部门科技人员以:适合于研发部门科技人员以及与客户接触较少的人员。及与客户接触较少的人员。n(2 2)远程工作)远程工作:作为提供灵活工作时间和激:作为提供灵活工作时间和激励员工的方式。安排弹性时间要注意避免节假励员工的方式。安排弹性时间要注意避免节假日前夕或周末下午出现无人现象。可采用手工日前夕或周末下午出现无人现象。可采用手
12、工签到、机器计时、刷卡、记录日志等形式记录签到、机器计时、刷卡、记录日志等形式记录员式工作时间。员式工作时间。n(3)虚拟办公室)虚拟办公室n(4)临时办公室)临时办公室n(5)弹性时间)弹性时间n(6)兼职工作)兼职工作:兼职的期限、任务、费:兼职的期限、任务、费用,要以合同形式确立。用,要以合同形式确立。n(7)合同工作)合同工作n(8)交叉(交替)工作)交叉(交替)工作n(9)项目团队)项目团队2、导致办公模式变化的原因、导致办公模式变化的原因n(1 1)办公场地费用过高;)办公场地费用过高;n(2 2)城市交通拥挤;)城市交通拥挤;n(3 3)通信技术改变;)通信技术改变;n(4 4)
13、企业自身发展需灵活聘用人员;)企业自身发展需灵活聘用人员;n(5 5)企业竞争加剧需压缩人工成本;)企业竞争加剧需压缩人工成本;n(6 6)企业组织结构改变;)企业组织结构改变;n(7 7)人们最大发挥潜能的需要。)人们最大发挥潜能的需要。单项选择题单项选择题n目前许多企业常用来激励员工的目前许多企业常用来激励员工的模式是()。模式是()。n弹性工作时间弹性工作时间n集中工作集中工作n远程工作远程工作n兼职工作兼职工作答案:答案:n按新的办公模式要求,不需要与其他员按新的办公模式要求,不需要与其他员工或客户有太多的接触,可安排在家完工或客户有太多的接触,可安排在家完成工作内容的人员是()。成工
14、作内容的人员是()。n行政事务人员行政事务人员n研发部门的科技人员研发部门的科技人员n销售人员销售人员n财务人员财务人员答案:答案:单项选择题单项选择题n迫于办公场所拥挤的压力,为了减少花迫于办公场所拥挤的压力,为了减少花在交通上的时间和减少交通环境问题,在交通上的时间和减少交通环境问题,一些单位采用的工作模式是()。一些单位采用的工作模式是()。n弹性时间弹性时间n在家工作在家工作n远程工作远程工作n虚拟办公室虚拟办公室答案:答案:单项选择题单项选择题n交替工作模式的缺点是()。交替工作模式的缺点是()。n难以留住有特殊技能的工作人员;难以留住有特殊技能的工作人员;n工作模式不灵活,不便激励
15、员工;工作模式不灵活,不便激励员工;n员工交流少,不能得到充分的信息;员工交流少,不能得到充分的信息;n难以保证工作的连续性难以保证工作的连续性答案:答案:单项选择题单项选择题n导致工作模式发生变化的原因不导致工作模式发生变化的原因不包括()。包括()。n个性发展要求个性发展要求n高科技的发展高科技的发展n企业间竞争加剧企业间竞争加剧n城市交通压力城市交通压力答案:答案:单项选择题单项选择题n一个人拥有管理、记账和一个人拥有管理、记账和IT技能,技能,又同时将这种技能提供给不同单位,又同时将这种技能提供给不同单位,这种工作模式属于()。这种工作模式属于()。n临时办公桌临时办公桌n兼职工作兼职
16、工作n合同工作合同工作n交叉工作交叉工作答案:答案:多项选择题多项选择题n远程工作模式的人()。远程工作模式的人()。n企业监督管理困难;企业监督管理困难;n需要企业投资工作设备;需要企业投资工作设备;n缺乏同事间联系和团队活动;缺乏同事间联系和团队活动;n不属于企业的员工不属于企业的员工答案:答案:多项选择题多项选择题n()的人员在企业中没有固定的()的人员在企业中没有固定的办公桌。办公桌。n在家工作在家工作n远程工作远程工作n弹性时间工作弹性时间工作n兼职工作兼职工作答案:答案:n示例分析:示例分析:101n销售人员销售人员:弹性时间、远程工作弹性时间、远程工作模式。模式。n新产品设计人员
17、新产品设计人员:兼职工作、定兼职工作、定期合同制工作。期合同制工作。3、选择办公模式的程序、选择办公模式的程序1024、选择办公模式的注意事项、选择办公模式的注意事项n(1 1)要适宜企业经营和运作的需求。)要适宜企业经营和运作的需求。n(2 2)要建立与之相适应的管理措施。)要建立与之相适应的管理措施。n小型家居办公室,小型家居办公室,目前非主流工作模式。目前非主流工作模式。nVPN虚拟专网虚拟专网(四)办公室布局(四)办公室布局1、办公室布置的种类、办公室布置的种类n(1)开放式办公室)开放式办公室n办公空间开放式设计,也称办公空间开放式设计,也称“办公办公室美化布置室美化布置”或或“办公
18、室模式设计办公室模式设计”。其特点:。其特点:n不设个人专用办公室不设个人专用办公室n组合工作间的材料丰富多样组合工作间的材料丰富多样n不设传统领导席位不设传统领导席位n(2)封闭式办公室)封闭式办公室n是按照办公职能设置分隔式的若干是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立的办公室。个相对独立的办公室。n2、开放式、封闭式办公室优缺、开放式、封闭式办公室优缺点比较点比较 105n3、设计办公布局需要考虑因素、设计办公布局需要考虑因素107单项选择题单项选择题n承担大量现金与支票的交流及保管承担大量现金与支票的交流及保管的公司财务部门,应设置在()的公司财务部门,应设置在()中操作。中操作。n封
19、闭式办公室封闭式办公室n半封闭式办公室半封闭式办公室n半开闭式办公室半开闭式办公室n全开放式办公室全开放式办公室答案:答案:多项选择题多项选择题n开放式办公室的特点是()。开放式办公室的特点是()。n不设个人专用办公室不设个人专用办公室n组合工作间的材料丰富多样组合工作间的材料丰富多样n不设传统领导席位不设传统领导席位n易于员工集中注意力易于员工集中注意力答案:答案:多项选择题多项选择题n办公室进行合理布局的作用是(办公室进行合理布局的作用是()。)。n形成有效率的工作流程形成有效率的工作流程n有利于员工的工作分配有利于员工的工作分配n有利于工作顺利完成有利于工作顺利完成n有利于协调人际关系有
20、利于协调人际关系答案:答案:示例分析示例分析105n产品展厅产品展厅:开放式办公室开放式办公室n销售办公区销售办公区:半开放式办公室或独立办半开放式办公室或独立办公区。公区。n财务部财务部:封闭式办公室封闭式办公室n计划办公室装饰时应考虑:计划办公室装饰时应考虑:n颜色、植物、图片颜色、植物、图片n办公室温度:办公室温度:20202525备忘录备忘录n发自:行政经理发自:行政经理 苏明苏明n发给:秘书发给:秘书 高叶高叶n日期:日期:2006年年3月月25日日n内容:内容:n 公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品,准备公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品,准备设置一个销售厅,同时设立销售科
21、、财务科、办公室设置一个销售厅,同时设立销售科、财务科、办公室三个部门,请你列出设计办公结构和布局需要考虑的三个部门,请你列出设计办公结构和布局需要考虑的因素供我参考,以便做出最后设计方案。因素供我参考,以便做出最后设计方案。n 另外,请你帮我考虑一下销售厅和财务科应当采用另外,请你帮我考虑一下销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型,并说明理由。的办公结构布局类型,并说明理由。参考答案:参考答案:n1、设计办公结构和布局需要考虑的因素:、设计办公结构和布局需要考虑的因素:P107n2、我选择的销售厅和财务科的办公结构布局、我选择的销售厅和财务科的办公结构布局类型:类型:n(1)销售大厅的办公
22、结构布局类型用全开放)销售大厅的办公结构布局类型用全开放式办公室,充分利用大厅面积销售产品,节省式办公室,充分利用大厅面积销售产品,节省费用,能容纳更多人员。费用,能容纳更多人员。n(2)财务科的办公结构布局类型用封闭式办)财务科的办公结构布局类型用封闭式办公室,这样安全、保密,便于集中精力。公室,这样安全、保密,便于集中精力。二、办公室日常事务管理二、办公室日常事务管理n学习目标学习目标:n1 1、了解印章和介绍信管理与使用;、了解印章和介绍信管理与使用;n2 2、掌握值班工作方法;、掌握值班工作方法;n3 3、掌握零用现金管理及办理报销手、掌握零用现金管理及办理报销手续;续;n4 4、日常
23、事务工作处理。、日常事务工作处理。(一)管理印章和介绍信一)管理印章和介绍信n印章和介绍信是组织对外联系的标印章和介绍信是组织对外联系的标志和行使职权的凭证管理。志和行使职权的凭证管理。三、印信工作三、印信工作n印章的样式n样式:n质料、形状、印文、图案、尺寸n尺寸:n国务院公章,直径6厘米;n省、部级政府机关公章,直径5厘米;n地、市、州、县机关公章,直径4.5厘米;n其他机关、部门、企事业单位公章,直径4.2厘米(包括边框)。n1、使用印章、介绍信,一般应经本单位、使用印章、介绍信,一般应经本单位领导人批准,办理签批手续,秘书不得领导人批准,办理签批手续,秘书不得擅自作主。擅自作主。n2、
24、秘书部门掌管的印章主要有三种:、秘书部门掌管的印章主要有三种:n1 1)单位印章)单位印章n2 2)单位领导人)单位领导人“公用公用”的私章的私章n3 3)秘书部门的公章)秘书部门的公章3、印章的作用、印章的作用n1 1)标志作用)标志作用n2 2)权威作用)权威作用n3 3)法律作用)法律作用n4 4)凭证作用)凭证作用4、印章的管理与使用要求、印章的管理与使用要求n1 1)专人负责;)专人负责;n2 2)确保安全;)确保安全;n3 3)防止污损。)防止污损。n5、介绍信有时限要求,加盖骑、介绍信有时限要求,加盖骑缝章缝章n6、印章的使用程序:、印章的使用程序:n申请申请填写用印申请单填写用
25、印申请单专人审专人审核签名核签名用印用印登记登记n7、印章的停用与销毁:、印章的停用与销毁:多项选择题多项选择题n秘秘书书要要认认真真保保管管好好企企业业的的印印章章,用用印对文件起到(印对文件起到()作用。)作用。nA A法规法规 nB B凭证凭证 nC C密级密级 nD D标志标志答案:答案:BD(二)安排值班工作二)安排值班工作n值班工作中,值班人员工作内容可值班工作中,值班人员工作内容可能是接受、传达上级机关、领导指能是接受、传达上级机关、领导指示,处理突发性事件,完成领导临示,处理突发性事件,完成领导临时交办事项。时交办事项。1、值班工作的任务与要求、值班工作的任务与要求n1 1)办
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