文件、档案资料管理制度.pdf
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1、文件、档案资料管理制度文件、档案资料管理制度文件、档案资料管理制度篇一:公司文件资料归档管理制度公司文件资料归档管理制度为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,
2、会计档案,统计资料等。5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。二、公司文件、资料归档的编制及编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第个字母,SXK 冠以编号之首。2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:1 行政类;2 经营业务类;3 人事关类;4 财务类;5 音像类。3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。4、
3、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。5、综上公司
4、文件、资料归档的编制及编号为:SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。例如:将 2010 年第份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为:SXK-1-2010-001-A三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成文件档案,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项文档由董事会秘书负责保管;人事专项文档由人力资源部负责保管;财务专项文档由财务会计部负责保管;其它文档均由总经办指定专人负责保管。2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记册,并按指定专柜分类进行存
5、放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请单。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。5、公司文件、资料档案移交时必须填写文档移交清册,文档移交清册一式三份,供移交双方、总经办留存。四、公司文件、资料的归档保存期限1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所
6、有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。五、公司文件、资料档案的销毁1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单,并经相应批准
7、人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表。4、文档销毁申请单和文档销毁登记表各式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。六、其它本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。本制度自签发人签字日起生效执行。韶关市新江控股资产营运管理有限公司年月日篇二:文件和档案管理制度文件档案管理制度1 目的为规范安全管理体系文件的管理
8、,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯性。2 范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。3 职责3.1 各过程管理部门职责:3.1.1 负责确定所
9、管理的过程的文件需求。3.1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。3.1.3 负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。3.1.4 负责严格执行过程管理文件的规定,并按规定的表格做好相应的记录。3.1.5 负责文件更改内容等。3.2 生产部职责:3.2.1 负责管理手册的编制。3.2.2 负责体系的认证和日常维护管理工作。3.3 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。3.4 各部门负责本部门记录的建立与管理。4 程序内容4.1 确定文件种类4.1.1 为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。4.1.2 外来文件:外来文件系
10、指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。4.1.3 综合管理体系文件a.方针、目标和指标;b.实现方针、目标和指标的策划;c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。4.1.4 资料和记录相关的资料包括但不限于:a.各类分析/评价/统计数据(如 OSHA 统计分析数据);b.特种设备(如压力容器等)及其附件的安全技术监察(检测)资料;c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE 专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见;d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记
11、录;e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南;g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡)h.设施的设计、运行技术资料;i.供应商和承包商档案;j.作业许可证等;k.其他资料。4.2 提出文件的编制和修改需求4.2.1 公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请。4.2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。4.3 指定编写人4.3.1 如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写。4.3.2 管理手册由生产部负责编制;部门各过程管理类文件(管理过程
12、的程序、规定、表格)由过程负责人负责组织编制;4.4 进行编写4.4.1 按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容:a.目的:明确编制本文件要达到的目的b.范围:本文件使用的范围,包括活动范围、职能范围和管理范围c.定义:需要对使用人解释的术语或词汇d.职责:本文件中的主要职责划分,包括本文件的责任部门e.程序/规定内容:针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件:编制本文件所依据的文件或引用的文件g.相关记录:本文件涉及到的文件、表格和记录h.修改记录:本文件每次修改的主要概要的记录i.文件概要/流程:规定类文件的概要及程序文件的流程图4.4.2 文件的编号按如下要求
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