办公自动化软件之Excel200312173.pptx
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1、第第6章章 办公自动化软件:办公自动化软件:Excel 2003 认识认识Excel 2003Excel 2003 工作簿和工作表基本操作工作簿和工作表基本操作 向工作表输入数据向工作表输入数据 编辑工作表编辑工作表 设置工作表格式设置工作表格式 管理工作表管理工作表 建立数据清单建立数据清单 数据的排序、筛选和汇总数据的排序、筛选和汇总6.1 认识认识Excel 20036.1.1 熟悉Excel 2003工作界面Excel 2003工作界面工作界面 标题栏标题栏菜单栏菜单栏工具栏工具栏状态栏状态栏工作表标签工作表标签滚动条滚动条任务窗格任务窗格编辑栏编辑栏 6.1.2 6.1.2 工作簿、
2、工作表和单元格工作簿、工作表和单元格 1 1工作簿工作簿 在在Excel 2003Excel 2003中,新建文件就是创建一个工作簿,其扩展中,新建文件就是创建一个工作簿,其扩展名为名为.xls.xls,如下图。,如下图。工作簿工作簿 行号行号列标列标活动单元格活动单元格填充柄填充柄2工作表 工作表是由工作表是由6553665536行和行和256256列所构成的一个表格,列所构成的一个表格,其作用是存储和处理数据。工作表行号由上到下其作用是存储和处理数据。工作表行号由上到下分别从分别从“1”“1”至至“65536”“65536”进行编号;列号则由左到右进行编号;列号则由左到右采用字母采用字母“
3、A”“A”到到“IV”“IV”进行编号。进行编号。3单元格 组成工作表的若干长方形格子,称为组成工作表的若干长方形格子,称为“单元格单元格”,是,是Excel 2003Excel 2003中存储数据、公式以及进行数学运算中存储数据、公式以及进行数学运算的基本单位。的基本单位。在工作表中,单击鼠标左键选中任意一个单元格,在工作表中,单击鼠标左键选中任意一个单元格,其四周会出现一个黑色方框,表示被选中。该单其四周会出现一个黑色方框,表示被选中。该单元格被称为当前单元格或活动单元格。元格被称为当前单元格或活动单元格。鼠标指针放在填充柄上,变为十字型使用填充柄填充数据使用填充柄填充数据 在当前单元格的
4、右下角有一个小黑方块,称为填在当前单元格的右下角有一个小黑方块,称为填充柄,通过拖动此填充柄可以自动填充单元格数充柄,通过拖动此填充柄可以自动填充单元格数据(即使拖动范围内的单元格数据与当前单元格据(即使拖动范围内的单元格数据与当前单元格相同,或是按照线性顺序排列),如下图。相同,或是按照线性顺序排列),如下图。6.2 工作簿和工作表基本操作工作簿和工作表基本操作 6.2.1 6.2.1 新建工作簿新建工作簿 要新建工作簿,可使用下面几种方法。要新建工作簿,可使用下面几种方法。启动启动启动启动Excel 2003Excel 2003:启动启动Excel 2003Excel 2003软件后,系统
5、会自动创软件后,系统会自动创建一个新的默认工作簿文件,名称为建一个新的默认工作簿文件,名称为“Book1”“Book1”。使用工具按钮使用工具按钮使用工具按钮使用工具按钮:启动启动Excel 2003Excel 2003后,单击工具栏上的新建后,单击工具栏上的新建按钮,即可建立一个新的空白工作簿文件。按钮,即可建立一个新的空白工作簿文件。使用菜单使用菜单使用菜单使用菜单:选择选择“文件文件”“”“新建新建”菜单,然后单击菜单,然后单击“新建工作簿新建工作簿”任务窗格中的任务窗格中的“空白工作簿空白工作簿”,即可新建一个工作簿,如下,即可新建一个工作簿,如下页图。页图。使用任务窗格新建工作簿使用
6、任务窗格新建工作簿 6.2.2 保存工作簿 创建一个新的工作簿并输入数据后,必须将其保创建一个新的工作簿并输入数据后,必须将其保存,才能在日后继续使用。存,才能在日后继续使用。如果是新创建的工作簿,单击工具栏上的如果是新创建的工作簿,单击工具栏上的“保存保存”按按钮后会弹出钮后会弹出“另存为另存为”对话框进行保存;对话框进行保存;如果是已经保存过的工作簿,编辑后再次保存,如果是已经保存过的工作簿,编辑后再次保存,则直接单击工具栏上的则直接单击工具栏上的“保存保存”按钮或选择按钮或选择“文件文件”“”“保存保存”菜单即可;菜单即可;如果想将工作簿另存为一个新的工作簿文件,则如果想将工作簿另存为一
7、个新的工作簿文件,则选择选择“文件文件”“”“另存为另存为”菜单,弹出菜单,弹出“另存为另存为”对话框进对话框进行另存即可。行另存即可。6.2.3 打开工作簿若要打开一个已建立的工作簿进行编辑,可以使用在文件夹窗口中直接打开、单击工具栏上的打开按钮和选择“文件”“打开”菜单三种方法。6.2.4 新建工作表 启动启动Excel 2003Excel 2003后,软件会自动创建一个工作簿,后,软件会自动创建一个工作簿,界面中默认含有界面中默认含有3 3张初始工作表,如下图。张初始工作表,如下图。新建工作表新建工作表 如果用户需要使用更多的工作表,可以插入新工作表。如果用户需要使用更多的工作表,可以插
8、入新工作表。方法是:单击要在前面插入工作表的工作表标签,如方法是:单击要在前面插入工作表的工作表标签,如“Sheet1”“Sheet1”,然后选择,然后选择“插入插入”“”“工作表工作表”菜单,即插入了新的菜单,即插入了新的工作表。此时新插入的工作表成为当前工作表,并自动命工作表。此时新插入的工作表成为当前工作表,并自动命名为名为“Sheet4”“Sheet4”,如下图。,如下图。插入工作表插入工作表 6.2.5 重命名和删除工作表 1 1重命名工作表重命名工作表 要重命名工作表,用鼠标左键双击工作表标签,例如要重命名工作表,用鼠标左键双击工作表标签,例如“Sheet1”“Sheet1”,此时
9、,工作表标签呈反白显示,处于编辑状态。,此时,工作表标签呈反白显示,处于编辑状态。此时直接输入新的工作表名,然后按【此时直接输入新的工作表名,然后按【EnterEnter】键确认,】键确认,即可完成工作表的重命名。即可完成工作表的重命名。重命名工作表重命名工作表 2删除工作表 方法方法方法方法1 1 左键单击要删除的工作表标签,例如左键单击要删除的工作表标签,例如“Sheet2”“Sheet2”,选择,选择“编辑编辑”“”“删除工作表删除工作表”菜单,打开菜单,打开提示对话框,单击提示对话框,单击“删除删除”按钮即可将所选工作表删按钮即可将所选工作表删除。删除后,被删除工作表右侧的工作表会自动
10、除。删除后,被删除工作表右侧的工作表会自动左移,如下图。左移,如下图。删除工作表删除工作表 方法方法方法方法2 2 右键单击要删除的工作表标签,例如右键单击要删除的工作表标签,例如“Sheet2”“Sheet2”,会弹出右键快捷菜单,直接选择,会弹出右键快捷菜单,直接选择“删除删除”菜单项即可将目标工作表删除,如下图。菜单项即可将目标工作表删除,如下图。使用右键菜单删除工作表使用右键菜单删除工作表 6.2.5 关闭工作簿关闭不再需要的工作簿,可以释放系统内存,让资源充分利用,同时也能减少用户在多个工作簿间切换导致误操作的几率。Excel 2003提供了两种关闭工作簿的方法:一是单击Excel窗
11、口中的“关闭”按钮;另一种是选择“文件”“退出”菜单。6.3 向工作表输入数据向工作表输入数据 6.3.1 输入基本数据1输入数值型数据数值型数据由数字0-9、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“¥”或“$”和千位分隔号“,”等组成。单击工作表中的任意单元格,直接用键盘即可输入基本数据。输入数值型数据的注意事项如下:输入数值型数据的注意事项如下:如果要输入负数,必须在数字前加一个负号如果要输入负数,必须在数字前加一个负号“-”“-”,或给数字加上圆括号。例如,输入或给数字加上圆括号。例如,输入“-1”“-1”或或“(1 1)”都可以在单元格中得到都
12、可以在单元格中得到-1-1。如果要输入分数,如如果要输入分数,如1/31/3,应先输入,应先输入“0”“0”和一个空格,和一个空格,然后输入然后输入“1/3”“1/3”。如果要输入百分数,直接在数值后输入百分号如果要输入百分数,直接在数值后输入百分号“%”“%”即可。即可。如果要输入日期和时间,需要按照各自规定的格如果要输入日期和时间,需要按照各自规定的格式进行输入。日期的格式为式进行输入。日期的格式为“年年-月月-日日”,时间的格,时间的格式为式为“时:分:秒时:分:秒”。输入完成后,可以通过。输入完成后,可以通过“单元单元格格式格格式”对话框设置日期和时间的其他格式。对话框设置日期和时间的
13、其他格式。打开打开“单元格格式单元格格式”对话框的方法是:在数据单元格对话框的方法是:在数据单元格上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元设置单元格格式格格式”菜单项,在弹出的菜单项,在弹出的“单元格格式单元格格式”对话框中对话框中切换到切换到“数字数字”选项卡,在选项卡,在“分类分类”列表框中选择列表框中选择“日期日期”或或“时间时间”项,在右侧的项,在右侧的“类型类型”列表框中选择要改变列表框中选择要改变的类型即可,如下页图。的类型即可,如下页图。选择数据格式选择数据格式 2输入字符型数据 字符型数据是由字母、汉字或其他字符开头的数据。默认字符型数据是
14、由字母、汉字或其他字符开头的数据。默认情况下,字符型数据沿单元格左边对齐。如果在输入数字情况下,字符型数据沿单元格左边对齐。如果在输入数字时在前面加上单引号时在前面加上单引号“”“”,如,如“12345678”“12345678”,数据会自动沿单,数据会自动沿单元格左边对齐,如左图。右图所示为输入数值型数据和字元格左边对齐,如左图。右图所示为输入数值型数据和字符型数据的工作表。符型数据的工作表。数字前加单引号将数据左对齐数字前加单引号将数据左对齐 在工作表中输入基本数据在工作表中输入基本数据 6.3.2 6.3.2 自动填充数据自动填充数据 输入有序数据输入有序数据输入有序数据输入有序数据:在
15、同一列或同一行相邻的两个单元格中输入有在同一列或同一行相邻的两个单元格中输入有序数据。例如在序数据。例如在A2A2、A3A3单元格中分别输入代码单元格中分别输入代码101101、102102,然,然后单击单元格后单击单元格A2A2,按住鼠标左键向下拖动到单元格,按住鼠标左键向下拖动到单元格A3A3,再将鼠,再将鼠标指针指向选中单元格区域右下角的填充柄,这时鼠标指针变标指针指向选中单元格区域右下角的填充柄,这时鼠标指针变成成“+”“+”号,按住鼠标左键向下拖动,到最后一个数据时,松开鼠号,按住鼠标左键向下拖动,到最后一个数据时,松开鼠标左键,便可完成有序数据的输入,如下图。标左键,便可完成有序数
16、据的输入,如下图。输入有序数据输入有序数据 输入相同数据:输入相同数据:输入相同数据:输入相同数据:在某个单元格中输入某个数值型在某个单元格中输入某个数值型数据或字符型数据,然后用鼠标向左或向下拖动数据或字符型数据,然后用鼠标向左或向下拖动单元格填充柄到某个位置,松开鼠标即可快速在单元格填充柄到某个位置,松开鼠标即可快速在多个单元格中输入相同数据,如下图。多个单元格中输入相同数据,如下图。使用填充柄复制数据使用填充柄复制数据 完成填充后,单元格区域右下完成填充后,单元格区域右下角会出现一个智能标记。单击角会出现一个智能标记。单击该标记,会出现快捷菜单,用该标记,会出现快捷菜单,用户可以根据需要
17、进行设置,如户可以根据需要进行设置,如右图。右图。复制单元格:复制单元格:复制单元格:复制单元格:复制单元格的内容复制单元格的内容和格式。和格式。以序列方式填充:以序列方式填充:以序列方式填充:以序列方式填充:填充一系列能填充一系列能符合线性趋势或指数递增趋势的符合线性趋势或指数递增趋势的数值(编号、工号等)。数值(编号、工号等)。仅填充格式:仅填充格式:仅填充格式:仅填充格式:只填充复制单元格只填充复制单元格的格式,不填充内容。的格式,不填充内容。不带格式填充:不带格式填充:不带格式填充:不带格式填充:只填充复制单元只填充复制单元格的内容,不填充格式。格的内容,不填充格式。智能标记智能标记
18、6.3.3 6.3.3 输入公式输入公式 公式在公式在ExcelExcel工作表中应用广泛,尤其是在财会、统计领工作表中应用广泛,尤其是在财会、统计领域。公式是指使用运算符和函数对工作表中的数值进行计域。公式是指使用运算符和函数对工作表中的数值进行计算的等式,公式必须以算的等式,公式必须以“=”“=”(等号)开始,用于表明其后的(等号)开始,用于表明其后的字符为公式,紧随等号之后的是需要进行计算的元素,各字符为公式,紧随等号之后的是需要进行计算的元素,各元素之间用运算符分隔。元素之间用运算符分隔。如左下图所示,在如左下图所示,在E2E2单元格中输入单元格中输入“=B2+C2+D2”“=B2+C
19、2+D2”,按下,按下【EnterEnter】键便计算出刘贝成绩的总分,如右图。】键便计算出刘贝成绩的总分,如右图。输入公式输入公式 6.3.4 6.3.4 复制公式复制公式 对于有规则的成组数据,用户在其中一组使用公式后,可对于有规则的成组数据,用户在其中一组使用公式后,可以用拖动的方式将此公式复制到其他单元格中,来完成对以用拖动的方式将此公式复制到其他单元格中,来完成对应数据的计算,提高效率。应数据的计算,提高效率。例如,要将下图中例如,要将下图中E2E2单元格中的公式复制到单元格中的公式复制到E3:E5E3:E5单元格单元格区域,可先单击区域,可先单击E2E2单元格,再单击填充柄并向下拖
20、动到单元格,再单击填充柄并向下拖动到E5E5单元格,这样便可计算出其他人的总分。单元格,这样便可计算出其他人的总分。复制公式复制公式 6.3.5 使用函数 函数是函数是Excel 2003Excel 2003内置的一种复杂公式,其功能内置的一种复杂公式,其功能是完成某些特定计算。每个函数都由等号(是完成某些特定计算。每个函数都由等号(=)、)、函数名和变量组成。函数名和变量组成。其中等号(其中等号(=)后面的内容为函数,函数名表示将)后面的内容为函数,函数名表示将执行的操作,变量表示函数将作用的单元格地址,执行的操作,变量表示函数将作用的单元格地址,通常是一个单元格区域,也可以是更为复杂的内通
21、常是一个单元格区域,也可以是更为复杂的内容。容。在公式中合理地使用函数,可以大大节省用户的在公式中合理地使用函数,可以大大节省用户的输入时间,简化公式的输入。输入时间,简化公式的输入。6.4 编辑工作表编辑工作表6.4.1 选择工作表区域1单元格及单元格区域的选择 选择单元格有如下方法:选择单元格有如下方法:单击单元格即可选中目标单元格。单击单元格即可选中目标单元格。选定某单元格后,用键盘上方向键进行移动,可选定某单元格后,用键盘上方向键进行移动,可以选定其他某个单元格。以选定其他某个单元格。选定单元格区域的操作步骤是:选定单元格区域的操作步骤是:单击要选择单元格区域的第一个单元格。按住左键单
22、击要选择单元格区域的第一个单元格。按住左键拖动鼠标到最后一个单元格,过程中活动单元格四拖动鼠标到最后一个单元格,过程中活动单元格四周的黑框不断增大,然后释放鼠标左键,黑框内的周的黑框不断增大,然后释放鼠标左键,黑框内的所有单元格即被选中。所有单元格即被选中。选择单元格区域选择单元格区域 选中的单元格区域选择行选择行 2 2行与列的选择行与列的选择 选择单行(列):选择单行(列):选择单行(列):选择单行(列):将鼠标指针移到所要选择行将鼠标指针移到所要选择行(列)的编号处,此时指针变为向右(下)的(列)的编号处,此时指针变为向右(下)的箭头,单击鼠标左键,即可选中整行(列),箭头,单击鼠标左键
23、,即可选中整行(列),如下图。如下图。选择多行(列):选择多行(列):同时选定连续多行(列)时,将鼠标指针移到行(列)的编号处,单击左键并拖动,到所要选择的最后一行(列)时松开鼠标左键即可;选择不连续的多行(列)时,在选定一部分行(列)后,按下【Ctrl】键的同时选择另一部分行(列)即可。6.4.2 6.4.2 删除或插入行、列、删除或插入行、列、单元格单元格 删除或插入行删除或插入行删除或插入行删除或插入行:在要删除行在要删除行的行号上右击鼠标,在弹出的行号上右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择的快捷菜单中选择“删除删除”项,项,即可将目标行删除;若在快即可将目标行删除;若在快捷菜单中选择捷菜单
24、中选择“插入插入”,即可在,即可在目标行上方插入一个新行。目标行上方插入一个新行。删除或插入列删除或插入列删除或插入列删除或插入列:插入或删除插入或删除列与插入或删除行的操作相列与插入或删除行的操作相同,只是将操作的行号改为同,只是将操作的行号改为列号。需要注意的是,选择列号。需要注意的是,选择“插入插入”项,将会在目标列左侧项,将会在目标列左侧插入新列。插入新列。删除或插入行删除或插入行 删除单元格删除单元格 插入单元格插入单元格 删除或插入单元格删除或插入单元格删除或插入单元格删除或插入单元格:选择要删除的单元格,选择选择要删除的单元格,选择“编辑编辑”“”“删除删除”菜单,在弹出的对话框
25、中选择一种删除该单元格后菜单,在弹出的对话框中选择一种删除该单元格后周边单元格的对齐方式,单击周边单元格的对齐方式,单击“确定确定”按钮即可删除单元格,按钮即可删除单元格,如左下图。如左下图。要插入单元格,可先选中要插入位置的单元格,再选择要插入单元格,可先选中要插入位置的单元格,再选择“插入插入”“”“单元格单元格”菜单,然后在弹出的对话框中选择插入新菜单,然后在弹出的对话框中选择插入新单元格后选中单元格的位置,单击单元格后选中单元格的位置,单击“确定确定”按钮即可插入新按钮即可插入新单元格,如右下图。单元格,如右下图。6.4.3 6.4.3 清除单元格清除单元格 清除格式:清除格式:清除格
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