档案检索工具-.pdf
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1、SANY GROUP syste1n office room SANYUAl6H-档案检索工具一、档案检索工具的划分档案检索工真是以一定的形式揭示和介绍情(窒)藏,和累档案线索和宣询档案材料的手段,进行档案管理和提供利用的工具。(1)按检索手段手工检索工具和机读检索工具。手工检索工具:以人工宣检的各种目录、指南、索引等。膏卡片式和书本式。机读检索工具:是借助计算机等手段形成和使用的检索工具,如机读目录、缩微目录等。(2)按功能宣检性检索工具、介绍性检索工具和馆(窒)藏性检索工具。查找性检索工具:为宣找检索档案而编制的。奇分类目录、专题目录、主题目录等。介绍性检索工具:亦称工具书。膏全宗指南、档
2、案馆指南等。馆(窒)藏性检索工具:反映馆(窒)藏档案分类整理、排列体系,为管理馆(窒)藏档案而编制的检索工具。膏全宗目录、案卷目录等。(3)按使用对象公务检索工具和开放检索工具。公务检索工具:为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录相索引。膏案卷目录、文件目录等。开放检索工具:为配合档案开放的需要而编制的检索工具。膏开放档案目录、档案馆指南、金宗指南等。二、常用档案检索工具(1)全宗目录又称全宗名册,是介绍档案馆(室)所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。目录项目内窑:全宗号、全宗名称、金宗内案卷数量、起止军度等。(2)案卷目录是以案卷为单位,依据档案整理顺序排列组织起来,揭
3、示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。目录项目内容:案卷号(分档案室编、档案馆编)、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。(3)卷内艾件目录是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来,揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容:l顺序号、艾号、责任者、艾件题名、艾件曰期、员号、备注。把案卷目录相卷内艾件目录结合起来,称为全引目录。(4)归档文件目录是依据归挡艾件分类方案和主编件号顺序排列组织起来,揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容:件号、责任者、艾号、艾件题名、日期、页数、备注。(5)专题目录专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具。真他检索工具还有分类目录、主题目录、人名目录、文号目录等。
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