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1、 文件编号规则 1.目的 加强公司文件的标准化管理,便于文件的识别、追溯和控制,规范存档,确保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转。2.适用范围 适用于公司文件的编号管理和控制。a)技术类文件:是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。b)其他文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。3.编号办法 3.1 公司名称约定 公司全称:简 称:3.2 日期表示格式:yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd yyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如 2012 表示公元 2012 年。mm 月份:用两位数字
2、表示月份,不足两位时,用零补齐,如 03 表示第 3 月。dd 某 日:用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如 05 表示第 5 日。例如:2012-10-12 或 20121012 表示(2012 年 10 月 12 日)3.3 文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:起草版本的编号为 0.1,0.2,0.3,.,0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如,0.1,0.1.1,0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1.0,版本编号不断变化为:1.0,1.1,1.2,.,1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1,2.2 等。3
3、.4 技术文件命名格式:FIRST-AA-NN-YYYYMM FIRST:公司名称缩写 AA:项目名称 NN:版本号,参见 3.3 节 YYYYMM:年月 3.5 其他文件的编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件 公司规章制度和管理文件的编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YY DN:大写英文字母,部门代号,如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下:综管部:ZG 采购部:CG 生产部:SC 销售部:XS 财务部:CW TT 文件类型:规章制度RR,指公司颁布执行的各种
4、规章制度;质量管理文件QS,公司运转过程中的各类文件和记录。nnn:文件流水号 dd:文件版本号 YY:年份 例如:考勤管理制度的文件编号为:FIRST-RR-001-1.0-12,表示 2012 年发布的 1.0 版考勤管理制度,适用于公司全体人员的规章制度。3.5.2 合同协议 合同协议的编号格式为:FIRST-yyyymmdd-T-nnn yyyymmdd:签订合同的年月日 T:合同类型 XS-销售合同 CG-采购合同 HZ-合作协议 LD-劳动合同 QT-其它合同 nnn:合同流水号 3.5.3 传真 发出的传真编号结构为:FIRST-AA-R/S-BB-yyyymmdd-nnn AA
5、:人员姓名 R 表示收到传真,S 表示发出传真 BB:传真的主题(不超过 15 个汉字)yyyymmdd:表示日期 nnn:传真流水号 传真属于临时文件,一般不做长期保存,如需要保存,则应对其复印,并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。例如:FIRST-张三-R-宁波下月订单的回复-20121012-01 (表示在 2012 年10 月 12 日收到从宁波发来的传真,主题为“下月订单的回复”。3.5.4 电子邮件的命名规则 电子邮件需要归档管理时,按传真的命名规则命名。3.5.5 外来文件 外来文件结构为:FIRST-AA-BB-nnn-yyyymmdd AA:项目名称 BB
6、:文件来源 nnn:文件流水号 yyyymmdd:发文年月日 例如:FIRST-采购订单-佳岛-01-20121012 3.5.6 对外发文 指公司发给公司外部的通知、公函等。其格式为:yyyymmdd FIRST(外)文字第 nnn 号 yyyymmdd:发文的年月日 nnn:文件流水号 3.5.7 会议纪要 指公司内部会议的记录等,格式:FIRST-(DN)-yyyymmdd-AB-nnn DN:部门(若为公司全体部门参加的,则可省略)yyyymmdd:日期,详见 3.2 日期表示 AB:会议主题(不超过 15 个汉字)nnn:文件流水号 例如:FIRST-20121015-周例会-001
7、 3.5.8 其它文件 周工作计划:FIRST-yyyymmdd-周计划-AB-nnn 工作任务单:FIRST-yyyymmdd-任务单-AB-nnn 出差报告单:FIRST-yyyymmdd-出差报告-AB-nnn 工 资 单:FIRST-yyyymm-工资单-CW-nnn yyyymmdd:日期,详见 3.2 日期表示 AB:人员姓名 CW:财务部 nnn:文件流水号 例如:FIRST-20121015-周计划-张三-001 3.5.9 文件附件 所有文件,如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等,采用在原有文件编号后附加:-Xnn-NA X 为附加内容类别:T 表格,A 附件,S 补充文件 nn:附件流水号 NA:附件名称 例如:考勤管理制度的编号为:FIRST-RR-001-1.0-12,该制度有附件考勤表,则附件的编号为:FIRST-RR-001-1.0-12-T01-考勤表 4.编号管理 所有文件由综管部统一编制和管理。除附件流水号起始值为 01 外,其余文件流水号起始值均为 001。所有文件流水号在每年 1 月 1 日自动归零。
限制150内