秘书学第七章.ppt
《秘书学第七章.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《秘书学第七章.ppt(125页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、第七章第七章 秘书工作的规律性秘书工作的规律性第一节秘书工作的一般规律一、秘书工作一般规律秘书在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律二、秘书工作一般规律的运用1把握目标 2加深理解 3配合协调 4增强素质三、领导与秘书配合1、和谐共振型2、领导牵引型3、秘书促动型4、配合失调型D=+/-KL(S+A)D表示领导对秘书公共服务的满意程度;L表示主辅配合有效程度S表示事务服务投入(包括智力、体能、时间的投入)参谋辅助投入(包括智能、时间的投入)表示受各方面环境条件影响的参数第七章第七章 秘书工作的规律性秘书工作的规律性第一节秘书工作的一般规律一、秘书工作一般规律秘书在主辅配合中
2、近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律二、秘书工作一般规律的运用1把握目标 2加深理解 3配合协调 4增强素质三、领导与秘书配合1、和谐共振型2、领导牵引型3、秘书促动型4、配合失调型D=+/-KL(S+A)D表示领导对秘书公共服务的满意程度;L表示主辅配合有效程度S表示事务服务投入(包括智力、体能、时间的投入)参谋辅助投入(包括智能、时间的投入)表示受各方面环境条件影响的参数第二节秘书工作的特殊规律一、秘书工作的发展规律1、工作体制与社会生产力发展相适应2、职业化发展与社会分工相适应3、职能与领导权利分配体制相适应二、秘书专项职能活动规律1、经常性工作的规范化、程序化、科学化规律2、
3、秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应规律3、领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律第三节对立统一规律一、事务与政务二、被动与主动三、综合性与专业性四、维持与适应五、听命与劝谏六、宣传与保密七、谋划与执行八、全面与重点九、规范性与随机性十、间接性与直接性案例-协调工作要到位 一次,中央一位领导同志到南方某省视察,原计划要到位于该省C市的一座大型水电站看看,后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙,未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员,而只是托人转告。次日车队到达C市时,前卫车直奔电站,脱离了车队。事后了解,才知道前卫车人员没接到已取消视
4、察电站的通知。第四节秘书工作有关原则一、一般性原则1、正面效应原则2、以领导为核心3、具体工作流程闭环运作原则二、专门性原则1、受权理事双重角色原则2、综合协调强化整体功能原则3、有效信息沟通原则第二节秘书工作的特殊规律一、秘书工作的发展规律1、工作体制与社会生产力发展相适应2、职业化发展与社会分工相适应3、职能与领导权利分配体制相适应二、秘书专项职能活动规律1、经常性工作的规范化、程序化、科学化规律2、秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应规律3、领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律第三节对立统一规律一、事务与政务二、被动与主动三、综合性与专业性四、维持与适应五、听命与劝谏六、
5、宣传与保密七、谋划与执行八、全面与重点九、规范性与随机性十、间接性与直接性案例-协调工作要到位 一次,中央一位领导同志到南方某省视察,原计划要到位于该省C市的一座大型水电站看看,后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙,未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员,而只是托人转告。次日车队到达C市时,前卫车直奔电站,脱离了车队。事后了解,才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。第四节秘书工作有关原则一、一般性原则1、正面效应原则2、以领导为核心3、具体工作流程闭环运作原则二、专门性原则1、受权理事双重角色原则2、综合协调强化整体功能原则3、有效信息沟通
6、原则第八章秘书的职能范畴(一)办公事务辅助(二二)参谋智能辅助(三)管理协调辅助秘书职能:办公事务辅助、参谋智能辅助、管理协调辅助秘书职能范畴特性:具有从属性、管理辅性、近身综合辅助的确定性与领导需要差异的选择性第一节第一节 办公事物辅助办公事物辅助办文、办会、办事办文、办会、办事一、办文:秘书工作极为重要的业务内容 公文公文:国家机关、社会团体、企事业单位在公务:国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文体。国家行政机关的公文(包括活动中使用的文体。国家行政机关的公文(包括电报),是行政机关在行政管理过程中形成的具电报),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,
7、是依法行政和进有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动中的重要工具。行公务活动中的重要工具。1、文稿撰拟(公文写作):受命与领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。l文稿撰拟的要求:准确表达组织和领导的意图准确使用规范文种(包括名称、格式、行文关系、语言及其术语的使用等)准确使用语言表达:准确、质朴、庄重、简明认真反复修改依据可靠,符合国家方针政策及有关规定有精益求精的认真负责的态度2、文书运行:收文和发文l程序的有序衔接性l主辅协同性l程序运作的规范性l智能辅助的渗透性3、文书整理:立卷和归档u文书立卷:将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料、按其
8、形成过程中的联系组成案卷。u文书的归档:经过整理的文书按酒案卷必须逐年移交给机关档案室集中保管,称为归档。4、文书立卷和归档的作用n形成有机联系的系统n发挥凭证和依据的作用n有原始和记录价值5、文献材料的保管和利用二、办会n会议的组织,简称“办会”,是秘书工作的重要内容之一。指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有效进行和取得预期的会议效果提供服务。n 秘书办会从会议筹备预案的制作,到会前准备、会间组织、会后工作等各项工作,都要周密安排,环环紧扣,围绕会议主题和目的展开,确保取得良好预期的会议成效。一次某地党代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽然得到补救,但
9、终是一件憾事,并受到批评。事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式时进行,于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时,又把该项圈了回来。会务组的同志,凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序,而对后来又被圈了回来一事,未加注意,因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备,当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时,无法奏出,一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。会后领导同志说,这一事故该予以批评,吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救,
10、这是好的,这一点值得表扬。(一)会议概述1、会议的含义 2、会议的类型 3、会议的作用(二)、会议要素1、与会者2、主持人3、议题4、名称5、时间6、地点(三)、对秘书会务工作的基本要求1、强调与领导者的主辅配合:议题、文件、会议程序等2、周密安排,充分准备,有序运作3、服务周到:文字、会场、食宿、医疗、车船等4、重视保密、确保安全5、拾遗补阙,提供智能服务6、注重规范性与灵活性的结合。(四)秘书会务工作的程序和内容(四)秘书会务工作的程序和内容三个程序:三个程序:会前筹备、会中组织和服务、会后的善后和落实六大原则:六大原则:1、办好质量高的工作会议 2、区分缓急轻重,安排好议程 3、会议通知
11、不宜请人转捎口信 4、会场大小要和与会人数相适应 5、会议服务工作保证会议的顺利进行 6、重点做好部门缺席或人员的落实工作 会前准备阶段(1)确定会议议题:筛选、分类、轻重和先后(2)组成会议筹备班子:接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等(3)安排会议议程、日程和程序:议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排(4)提名与会人员(5)办理会议报批手续(6)发出会议通知(7)编排分组(8)准备会议文件、材料、开幕词、发言稿等(9)制作会议证牌(10)会址的选择,会场布置和检查(11)办妥后勤服务事宜(包括迎接与会者,签到与引到安排等)(12)商务活动、商务旅行安排 会中服务阶段(1)
12、会议签到(2)安排大会发言(3)会议记录和会议录(4)做好上下联络工作(5)组织选举(6)编写会议简报(7)做好安全保卫工作(8)其他服务性工作(9)安排好闭会 会后处理工作(1)会议结束后的工作,如撰写会议纪要、报道会议情况、催办落实会议交办事项等;(2)会场以外的事务性工作,如代表的离会安排、会场清理、物品清点、财务决算等。(送别与全代表,回收有关文件、材料印发会议纪要,汇编会议文件,搞好新闻报道,加强信息反馈,开总结会等)发送会议通知发送会议通知发送形式:正式通知、非正式通知发送形式:正式通知、非正式通知发发送送内内容容:有有预预备备议议程程的的、需需要要回回复复的的、与与会会者者对对会
13、会址不熟悉的。址不熟悉的。会议通知的样式:会议通知的样式:便函式便函式、卡片式卡片式部分会议需与会议通知一起寄出部分会议需与会议通知一起寄出会议回执会议回执发放会议通知的注意事项:明确发送对象;落实回复发放会议通知的注意事项:明确发送对象;落实回复环节;注意情况变化环节;注意情况变化会议证件会议证件代代表表证证与与会会者者不不仅仅能能参参加加会会议议且且有有表表决决权权、选选举举权。权。列席证列席证能够到会旁听但无表决权。能够到会旁听但无表决权。工工作作证证大大会会的的工工作作人人员员,在在会会议议期期间间出出入入行行走走有有一定的限制。一定的限制。记者证记者证负责大会采访、报道的新闻媒体人员
14、。负责大会采访、报道的新闻媒体人员。来宾证来宾证表明是被主办方邀请的嘉宾。表明是被主办方邀请的嘉宾。会议文件资料会议文件资料常常见见的的会会议议文文件件资资料料包包括括:会会议议通通知知、开开幕幕词词、闭闭幕幕词词、领领导导讲讲话话稿稿、主主题题报报告告、专专题题报报告告、会会议议记记录录、会会议议简简报报、会会议议纪纪要要、新新闻闻稿稿、会会议议程、会议日程安排等。议议程、会议日程安排等。会议议程会议议程、示例示例会议日程会议日程、示例示例会议用品和所需设备会议用品和设备的类型:必备用品、特殊用品会议用品和设备的类型:必备用品、特殊用品(1)必备用品是指各类会议都需要的用品和设备。)必备用品
15、是指各类会议都需要的用品和设备。(2)特特殊殊用用品品是是指指一一些些特特殊殊类类型型的的会会议议,如如谈谈判判会会议议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。会会议议所所需需用用品品和和设设备备的的准准备备方方法法:事事先先要要制制定定周周密密的的准准备方案,尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。备方案,尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。选择会址(1)交通便利:方便上司和与会者前往。交通便利:方便上司和与会者前往。(2)会场的大小与会议规模、主题相符。会场的大小与会议规模、主题相符。(3)良好的设备配置。良好的设备配置。(4)尽量避开闹市区,保证不受
16、干扰。尽量避开闹市区,保证不受干扰。(5)应考虑有无停车场。应考虑有无停车场。(6)场地租借的成本必须合理。场地租借的成本必须合理。热情迎接与会者(1)要要有有统统一一的的指指挥挥调调动动系系统统,把把与与会会代代表表的的名名单单及及抵抵达时间制成表格,并要掌握与会代表的联络方式。达时间制成表格,并要掌握与会代表的联络方式。(2)要备有足够的车辆和接站的人员。要备有足够的车辆和接站的人员。(3)接接待待人人员员将将预预先先准准备备好好的的文文件件袋袋(包包括括文文件件、证证件件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报道人员。餐券、住宿房间号码、文具等)发给报道人员。会议签到与座位引导(1)选选择择
17、恰恰当当的的签签到到形形式式:(小小型型会会议议签签到到、大大中中型型会会议议签签到到、有有些些会会议议不不一一定定签签到到,则则凭凭会会议议通通知知、入入场场券券进进入会场)入会场)(2)准备好签到用的登记表、签字文具等。准备好签到用的登记表、签字文具等。(3)请请与与会会者者按按照照会会前前安安排排好好的的座座位位或或区区域域就就坐坐。大大中中型型会会议议,一一般般制制作作好好各各种种座座次次标标识识用用品品(如如:主主席席台台或或会会议桌上的名签卡片、座次图表、指示牌等)议桌上的名签卡片、座次图表、指示牌等)便函式便函式会议通知致:各部门经理发自:总经理秘书王英主题:部门经理的圆桌会议通
18、知2003年2月23日上午9:00,在国电宾馆二楼会议室举行全体部门经理的圆桌会议。假如您不能参加请在2月22日之前打电话66756235告知。附上一份议事日程。除此之外,您还将得到一张令人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。附件:议事日程地图卡片式卡片式部门经理会议目的:讨论下一年度市场营销计划时间:2001年12月23日下午3:00地点:公司第一会议室如您无法出席,请于12月22日前电话告知总经理秘书王英。电话:66756235会议回执会议回执请于12月20日前将回执寄回。我准备参加此次会议。我将届时赴会,并带宾客来。
19、我不能参加此次会议。署名公司会议议程(正确)会议议程(正确)海天公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行。1.宣布议程2.说明有关人员的缺席情况3.宣读并通过上次会议的记录4.通信联系情况5.东部地区销售活动的总结6.销售一部关于团队沟通问题的发言7.公司销售人员的招聘和重组8.销售二部经理的人选9.下季度销售目标会议议程(错误)会议议程(错误)海天公司销售团队会议、议程表公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行。1.销售二部经理的人选。2.东部地区销售活动的总结。3.上次会议记录。4.销售一部关于内部沟通问题的发
20、言。5.下季度销售目标。6.公司销售人员的招聘和重组。日期时间内容安排地点参加人责任人备注2003年11月12日8:30报到餐厅门厅全体员工9:00销售主管介绍公司会议厅全体员工9:50休息10:00新产品展示公司会议厅全体员工11:00销售活动录象餐厅三层自由参加12:00自助午餐餐厅二层13:30员工自由观看餐厅三层自由参加14:00销售部人员讲解公司会议厅全体员工15:30分组讨论与咨询餐厅三层自由参加16:30散会要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式,体现的意义、气氛和效果均不相同。会场布置方式主席台与代表席采取上下面对面方式,突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形
21、。相对式:相对式:教室形会场弦月形会场不设专门的主席台,所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形,多边形。全围式介于相对式与全围式之间,设有主席台,但在其正面和两侧安排代表席,这样即突出了主席台的地位,又有融洽的氛围,比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。半围式将会场分为若干个中心,每一中心都有一个主桌,在一定程度上,即能突出主桌的地位和作用,又给与会者提供多个交流的机会,气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。分散式 其中,主席台是会场的中心,一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时,前排必须是通栏,后排可根据需要安排通栏或分栏式;主席台上可设讲台、话筒,以突出发
22、言的重要性;重要大会的主席台边还应有休息室。提前安排好会议座位,有利于会议和各项活动井井有条的进行。主席台座次的安排:主席台座次安排,既是一项技术性工作,也是一项严肃的政治性工作,秘书人员一定要极其认真负责地对待。首先,请领导确定在主席台就坐人员的准确名单;其次,确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央,其他人员按先左后右、一左一右顺序排列,如下图:(单数)(双数)会场人员座次安排横排法,即按照会议人员名单,以姓氏笔画或单位名称笔画为序,从左至右横向依次排列;竖排法,即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列;左右排列法,即将横排法中从左至右改为以主席台为中心,向左右两边交错排列。小王这次受李
23、总委托,作为会务组和后勤组的召集人,责任重大。如会场布置、会议座位安排、会议气氛布置之类的事,最好不要让她分心,请你代她处理这三件事,主要是:1,选择什么样的会场布置方式最为恰当?说出理由,并画出你所布置的草图。2,座位如何安排,说出理由一并画出草图。3,并说说你打算如何将这次恳谈会的气氛布置到最好效果。三、办事:办事:日常事务、随机事务、授权理事日常事务、随机事务、授权理事(一)(一)日常事务:作好日常事务工作是每一位秘书职作好日常事务工作是每一位秘书职业生涯的基础业生涯的基础(1)领导工作的选择性(2)操作的规范性(3)与领导工作的主辅协同性(4)运作的适应性(5)服务的周密性(6)工作行
24、为影响的公众性(7)尽职守岗的严格性1、整理办公环境、整理办公环境(1 1)办公室的作用:)办公室的作用:指挥部、工作室、窗口(2 2)办公室的布局与布置:)办公室的布局与布置:小办公室、大办公室、接待室、会议室(3 3)办公室赶里的内容与要求:)办公室赶里的内容与要求:整洁、安静、光线空气与温度、色调与美化、设备与用品4 4)办公电话的处理)办公电话的处理电话作为现代通讯工具,在组织的管理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每天通过电话进行大量的对内、对外联络工作,可见电话是组织展示工作效率、社会形象的一个窗口。在电话工作中,人们彼此不能谋面,看不到对方的表情、举动,只能通过电话里的声音去揣测对
25、方的心理、态度,也就是说秘书电话应答的声音或方式是对方能够直接感受到的全部信息,这样,秘书电话应答的声音也就成为企业组织的外在形象。因此,秘书应以礼貌的态度、专业的方式处理好每一个电话,应在电话里表现出良好的职业规范和高超的电话技巧。n、使用电话的基本礼仪1态度要热情周到,礼貌友好2口齿清晰,声音愉快自然3语言简洁明了,得体准确,和谐有序4提高电话工作的效率,注意保密5简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言n接听电话的技巧1接听电话必须及时2接听电话首先问候并通报3做好电话记录4正确处理电话的临时中断5学会处理不在的同事的电话6学会处理转接电话7适时结束电话8同时处理打进来的多个电话9按听打给上
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 秘书学 第七
限制150内