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1、城乡建设投资有限责任公司行政管理制度(试行)二0一六年七月目 录总 则 3公司员工日常行为规范 3办公室工作管理制度 4人事管理制度 14财务管理制度 15附 则 23城乡建设投资有限责任公司行政管理制度第一章 总则 第一条 为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,确保公司各项经营管理活动顺利施行,制定本制度。 第二条 本制度包含公司员工日常行为规范、办公管理制度、人事管理制度、薪酬管理制度、财务管理制度。 第三条 本制度报公司常务会讨论通过后执行。 第二章 公司员工日常行为规范 第一条 员工日常基本行为规范 (一)遵守国家法律、法规和公司的各项规章制度。 (二)维
2、护公司形象、捍卫公司利益。 (三)服从公司组织安排、执行公司工作指令。 (四)保质、保量、按时完成本职工作和不断提高劳动技能。 (五)严格遵守劳动安全规程和遵守职业道德。 (六)保守公司商业、经营管理秘密。 (七)在完成本职工作之余,协助同事完成其他工作。第二条 仪表和礼仪要求 (一)仪表:公司职员应仪表整洁、大方、得体。 (二)礼仪:遵循礼仪规范,掌握分寸,热情待客。 第三条 工作秩序要求 (一)上班时间不准无故离岗、串岗,维护办公环境的安静、有序。 (二)工作时间应尽量避免私人电话、闲聊或玩游戏,查阅与工作内容无关的网站等。 (三)员工应在每天工作时间开始前和结束后做好卫生保洁工作,保持物
3、品整齐,桌面清洁,创造良好的工作环境。 (四)不得私自动用公司物品,若发现办公设备或设施损坏或故障,及时向办公室报备,以便及时处理。 (五)员工应注意环保和节约,尽量不使用一次性茶具;下班前每位员工须关闭所有电源后方可离开,最后离开的员工应确保门、窗、灯等均关闭。第三章 办公室工作管理制度 第一条 电话管理 (一)电话接听要及时,礼仪得当,重要电话做好记录,提交公司领导提出处理意见。 (二)员工不得用公司电话拨打私人电话或与公司业务无关的电话。 (三)为确保传真机畅通,非特殊情况,不得使用传真机拨电话。 第二条 办公会议制度 (一)公司办公会议包括年会、半年会、月会、周例会、临时会议等。 (二
4、)年会。一年召开1次,一般定于次年元月。由董事长主持,主要由公司班子成员参加,会议总结公司一年以来的工作成效、存在的问题,表彰为公司做出重大贡献和取得优秀成绩的部门及个人,部署下年度的工作。(三)半年会。一年召开1次,一般定于7月。由董事长主持,主要由公司班子成员参加,会议总结公司当年上半年的工作、存在的问题,以及部署下半年的工作。 (四)月会。定于次月中旬。由董事长主持,会议总结公司当月的工作情,分析存在的问题,部署下月的工作;研究、讨论公司当月的经济运营、管理等问题。 (五)周例会。定于每周五下午召开,会议主要总结本周日常业务工作开展情况,布置下周工作任务。 (六)临时会议。根据工作需要临
5、时召开。 (七)各项会议须有明确议题,并提前通知参会人员做好相关准备。会后形成的会议决议要有专人贯彻落实。 (八)参加会议人员要准时出席会议,不得迟到早退;因故不能参加会议的,要提前向会议主持人请假并告知综合办公室;要自觉维护会场秩序,会议期间暂时关闭通讯工具或将通讯工具置于静音状态;会议中不处理其他事务,遇有特殊情况,要向会议主持人请假,经同意后方可离开会场。 (九)所有与会人员要严守保密制度,不得外传泄密。如有违反,则严肃追究相关责任人责任。第三条 考勤制度 (一)工作时间公司作息时间与行政部门同步,即实行五天工作制,周一至周五为工作日,周六、七和国家法定节假日休息。夏令工作时间为:上午8
6、:0012:00 下午15:0018:00;冬令工作时间为:上午8:0012:00 下午14:3017:30。(二)请销假制度员工请假需事先填写“请假申请单”(急病除外),请假需以书面形式报批同意后予以请假;所有病假需要出具县级以上医院出具的证明;一个工作日以下的由公司分管领导审批,一个工作日以上的,由董事长批准;返回工作单位后要销假。请假单在获得批准后,交办公室备案并在月末统计考勤时体现。(三)迟到、早退、旷工的界定和处置晚于上班时间十分钟即为迟到,早于下班时间十分钟即为早退(特殊原因或事先申请的除外),每月迟到或早退超过三次(含三次)者,公司给予口头警告。迟到、早退超过半天即为旷工,连续旷
7、工三日以上(含三日)或一年中累计旷工十日的,公司将有关规定处理。 (四)外出办事或出差员工因公外出在县城区内办事的按正常出勤处理,但需告知办公室。员工因公到县城区外办事的记为出差。 (五)加班或值班 员工确因工作需要加班的须请示董事长确认后视为加班。周六、周日及节假日加班或值班的,按国家有关规定发放加班补助。(六)考勤管理公司考勤以月为单位,由办公室负责做好考勤登记,每月初将上月考勤汇总后上报董事长,并交给财务部备案。 第四条 车辆管理 (一)公司车辆由办公室统一管理、调度。各部门公务用车,先向办公室申请,说明用车事由、地点、时间,办公室根据需要统筹安排派车。 (二)车辆使用按先上级、后下级;
8、先急事、后一般事;先满足工作任务,后其他事的原则安排。 (三)外单位借车,需经总经理批准后方可安排。 (四)车辆在下班后或节假日必须停放在公司指定院内,并采取必要的防盗措施。 (五)车辆需要维修保养的,由驾驶员提出申请后,由办公室报董事长批准。 (六)公司车辆配备专用油卡,由办公室做好加油登记工作,特殊情况需在外加油须经公司领导审批,否则不予报销。驾驶员应做到合理用车,节约用油。 (七)违规与事故处理: 1.下列情况,违反交通规则或事故的经济损失及责任由驾驶员负担: (1)无照或酒后驾驶。 (2)未经许可将车借予他人使用。 (3)违反交通规则引起的交通肇事。 (4)违反交通规则,其罚款由驾驶人
9、员负担。 2.意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。第五条 文档管理制度 (一)公文办理制度 1.公司领导和各部室接到文件后应及时阅签,一般应在两天内退还综合办公室,重要文件传签完毕不得超过24小时。 2.上级来文和外单位来文原则上从高职位向低职位传签;本公司内部行文和对外单位行文原则上从低职位向高职位传签。 3.以公司名义对外正式行文需由董事长签批。 4.各科室凡以公司名义参加有关会议,要及时将会议主要精神向公司领导汇报;同时,将会议文件、材料等交综合办公室登记,以便传阅和归档。 5.凡以公司名义印发的文件由承办部室起草,综合办公室核稿,部负责人签出明确意见,由公司主要领导
10、签发后,综合办公室负责编号打印、盖章、存档、送发。 (二)文档管理应坚持的原则 1.少而精原则:凡是可发可不发文件,坚持不发;凡可利用面谈、电话或其他形式告知的,也不必发文;文件力求短小精悍,讲清问题。 2.时效原则:行文的文种、格式、主题明确;呈报公文做到一文一报,切忌数文并报;主报、抄报、抄送严格分开,不可多头主报;公文运转渠道要及时、畅通,不可久拖。 3.安全保密原则:保证经办的文件完整无缺、无损,做到不丢失、不损坏;保证涉密公文不泄密、不失密。 (三)文档收、发程序 1.收文:签收、启封、登记、分送、传阅、承办、催办、办复、归档。 (1)签收:清点、检查、签字(章)。 (2)启封:署名
11、给本单位(或单位办公部门)及统称“负责人”的公文、信件,办公室人员可以拆封;署名给领导者的,送领导者本人拆封。 (3)登记:收文号、来文号、收文日期、来文日期、事由、份数、密级等。 (4)分送:依据公文内容、性质分送有关领导阅批或直接送给承办部门办理。 (5)传阅:控制范围、确定顺序、加强催阅。 (6)承办:领会批办精神,如实按领导意图办文。 (7)催办:对承办进行检查与督促。 (8)办复:及时、准确。 (9)归档:将公文分级分类、归档立卷、妥善保管。 2.发文:拟稿、核稿、会签、签发、缮印、校对、用印、分发、归卷 (1)拟稿:根据工作需要或领导意图起草公文初稿。 (2)核稿:对公文草稿的审核
12、。 (3)会签:分管领导对文稿进行审核。 (4)签发:将准备以本单位或本部门名义发出的文件送审稿,送主管领导签署核准意见。 (5)缮印:认真、细致,保证质量,做到文字准确,符合公文格式,版面整洁、美观。 (6)校对:以签发的定稿为基准。 (7)用印:以原稿上领导人的签字为据。 (8)分发:准确、合理地使公文进行定向、定速、定量的流动。 (9)归卷:将公文原稿连同公文印成件,分类归案。 (四)文档管理的要求 1.公司文档需用规定的统一格式,公司各部、室所有打印、复印、传真的文件必须有部门负责人的签字,并保证相关部门有留底存档。 2.文件收、发、报送及时无误,并做好去向及签收备案。 3.办公室人员
13、负责本公司所有文件(通知、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案、政府法规、车辆档案、住户档案等)存档、收集和保管,防止公文丢失、漏办、积压、脱节、混乱。 4.任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期,做到用后及时归还;借出使用的档案必须妥善保管,相关责任由借用者负责;若需要传真或复印的,需经部门主管同意,并做好去向登记。 5.属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,未经领导批准不得给外部人员翻阅,不准复印,不准带离办公室;员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目;不得在公共场所或向无关人员
14、谈论档案内容。 6.文件资料等要进行合理归档,归档要注意整齐,归档的文件资料必须完整齐全,遵循文件的形成规律,进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理,以便日后保管及查询。 7.要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的资料,经董事长批准可做销毁处理,并编制销毁清单。 第六条 印鉴管理制度 各部门应加强印鉴管理,规范印鉴保管及使用,维护印鉴使用严肃性,保障公司权益免受损害。 (一)公司印鉴为公司章,财务专用章,发票专用章,合同专用章,私人印章等所有对外用印的印章。 (二)印章的制发、改刻、废止由各部门根据工作需要提出,经董事长批准后方可执行。任何部门及个
15、人不得私自制发、改刻、废止公司印章。 (三)公章、合同专用章由办公室保管;财务专用章、发票专用章由财务审计部保管;私人印章由个人保管。各保管负责经董事长授权对印章使用进行管理,承担使用和保管责任。 (四)各部门加盖印章需经保管负责人批准和授权,未经同意,任何人不得私自用印。 (五)使用印章时,应先填写“印章使用申请表”,获得批准后方可使用;印鉴管理者填写使用登记簿。 (六)公司公章为公司行使法定职权的印鉴凭证。公司章的使用范围为:以公司名义上报有关单位的请示、报告和其他文件;以公司名义对外发出的重要公函和重要文件;以公司文件报有关单位的重要文件;以公司名义与有关同级单位的联合发文,加盖公司章需
16、经董事长批准和授权。(七)财务章的使用范围为支票等财务用途,须经董事长 (八)公司合同专用章的使用范围为以公司名义签订的协议、合同。加盖印章需经董事长批准和授权。业务经办人代表企业与合同对方签订合同的,需填写“合同专用章用印审批单”,经合同授权人审查同意后方可用印;业务经办人对合同内容负责。 (九)印章不得外借或携带外出,确因业务需要携带外出用印的,必须事先报请董事长批准并办理登记手续。携带人员对在此期间的用印和保管负责;且必须按规定时间交还印章。 (十)任何部门和个人一律不得在空白介绍信或空白纸上盖印,证明因工作需要或其他特殊情况需要开具时,必须经董事长签字批条;携带此文件外出的,回来后必须
17、向公司汇报用途;未经使用的必须交回销毁。 (十一)印章遗失或随坏要及时向董事长报备并公示,及时改刻启用新章;印章交接必须做好交接记录。 (十二)盖章后出现的意外情况由批准人负责。 第七条 保密管理 员工应自觉保守公司秘密,严格遵守保密协议的相关规定,维护公司权益。 (一)保密范围: 1.公司重大决策中的秘密事项; 2.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策; 3.公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录等; 4.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表; 5.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息; 6.公司职员人事档案,工资性、劳务性收入
18、及资料; 7.其他经公司确定应当保密的事项。 (二)属于公司秘密的文件、资料等的收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由总经理批准、授权。 (三)收发、传递和外出携带,由指定人员承担相应责任,并采取必要的安全措施; (四)在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经董事长批准。 (五)不准在私人交往和通信中泄露公司秘密;不准在公共场所谈论公司秘密;不准通过其他方式传递公司秘密。 (六)不得私自将与工作内容无关的软盘、U盘、光盘、VCD等带入公司并利用公司电脑使用,以防止公司网络感染病毒,信息外泄。 (七)废弃文件必须进行粉碎处理,不得私自携带或使用。 (八)公司工作人员发现公司
19、秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告董事长;董事长接到报告,应立即作出处理。 (九)泄露公司秘密,造成严重后果或经济损失的,根据保密合同相关规定进行处罚或追究相关责任。 第四章 人事管理制度 第一条 员工的聘用 (一)员工由公司董事会聘用和聘任。员工经面试、考察、体检合格,确认录用后,公司予以办理签订劳动合同等手续。先签订三年期劳动合同,并约定六个月试用期,试用不合格的直接解除合同,试用期内严重违反公司规章制度的,公司可随时解除劳动合同而无需支付补偿金。 (二)劳动合同原则实行“三年一签”,合同期满且符合岗位要求的,再续签三年期劳动合同。聘用人员履行正式聘用手续后,即按所
20、聘岗位享受相应薪酬待遇,具体参照劳动合同法执行。第二条 员工的福利待遇(一)聘用人员试用期满考核合格后正式聘用,待遇福利按确定岗位工资标准执行,年终按绩效考核发放奖金。 (二)公司按有关规定为聘用人员购买“五险一金”:即养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险、生育保险和住房公积金等。 第三条 竞争上岗 公司内部实行竞争上岗,人员能上能下,薪随岗变。 第四条 员工的任职考核 公司每年度对个人工资进行考核,并制订具体员工奖惩管理规定。 第五条 辞职及辞退 (一)劳动合同期满,经双方协商一致,需要续订劳动合同的,应在劳动合同期满之前(包括期满之日)完成续订合同。公司与员工任何一方若因故不愿与另一方续
21、订劳动合同的,则应在合同期满前30天书面通知对方。 (二)经员工与公司协商一致,劳动关系可以解除;严重违反公司规章的,公司有权解除劳动合同;劳动合同的解除或终止按国家有关劳动合同法或相关行政法规执行。 第十九条 退休 (一)公司员工达到国家规定的退休年龄,应按时办理退休手续。 (二)员工退休后,按照国家有关规定享受相关退休待遇。第五章 财务管理制度为加强财务管理,规范财务工作,促进公司经营业务的发展,提高公司经济效益,根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。 第二十条 财务管理是公司经营管理的一个重要方面,公司财务审计部对财务管理工作负有组织、实施、检查
22、的责任,财会人员要认真执行会计法,坚决按财务制度办事,并严守公司秘密。 第一条 公司财务审计部主要职责 (一)会计工作职责 1.编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划,拟订资金筹措和使用方案,开辟财源,有效地使用资金; 2.进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核,督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益; 3.建立健全经济核算制度,利用财务会计资料进行经济活动分析: 4.按照国家会计制度的规定、记账、复账、报账做到手续完备,数字准确,账目清楚,按期报账。 5.按照经济核算原则,定期检查,分析公司财务、成本和利润的执行情况,挖掘增收节支潜力,考核资金使用效果,及时向总经理提出合
23、理化建议,当好公司参谋。6.妥善保管会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料。7.履行公司提出的融资计划方面相关业务职能。 8.完成公司领导交办的其他工作。 (二)审计工作职责 1.认真贯彻执行有关审计管理制度。 2.监督公司财务计划的执行、决算、预算外资金收支与财务收支有关的各项经济活动及其经济效益。 3.详细核对公司的各项与财务有关的数字、金额、期限、手续等是否准确无误。 4.审阅公司的计划资料、合同和其他有关经济资料,以便掌握情况,发现问题,积累证据。 5.纠正财务工作中的差错弊端,规范公司的经济行为。6.针对公司财务工作中出现问题产生的原因提出改进建议和措施。7.对公司实施的工程项目
24、进行稽核审计。 8.完成公司领导交办的其他工作。 (三)出纳的主要工作职责 1.认真执行现金管理制度。 2.严格执行库存现金限额,超过部分必须及时送存银行,不坐支现金,不认白条抵压现金。 3.建立健全现金出纳各种账目,严格审核现金收付凭证。 4.严格支票管理制度,编制支票使用手续,使用支票须经董事长签字后,方可生效。5.积极配合银行做好对账、报账工作6.配合会计做好各种账务处理。 7.完成公司领导交办的其他工作。 第二条 财务管理的基础工作 (一)会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。 (二)会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,并符合会计制度的规定。 (三)财务工
25、作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证,并根据审核的原始凭证编制记账凭证。会计、出纳员记账,都必须在记账凭证上签字。 (四)财务工作人员应当每月进行财务清查,保证账簿记录与实物、款项相符。 (五)财务工作人员应根据账簿记录编制会计报表上报董事长,并报送有关部门。会计报表每月由会计编制并上报一次。会计报表须会计签名或盖章。 (六)财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正、补充。 (七)财务工作人员发现账簿记录与实物、款项不符时,应及时向董事长书面报告,并请求查明原因,作出处理。 (八)财务工作应当建立内部稽核制度,并做好内部审计。出纳
26、人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记工作。 (九)财务审计每季一次。审计人员根据审计事项实行审计并做出审计报告,报送董事长。 (十)财务工作人员调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续。财务工作人员办理交接手续,由总经理指派专人监交。 第三条 支票管理 (一)支票由出纳员保管。 (二)支票使用时须有经董事长批准签字的支票领用单,并登记支票使用登记簿。 (三)支票付款后出纳应将支票存根,银行回单交会计核对。每月会计应将银行对账单与财务账核对,填制银行存款余额调节表,并由会计出纳签字确认。 (四)每月末,应对出纳保管的所有支票进行盘点并填制盘点表,由会计出纳签字确认
27、。 (五)汇款及转账:无论何种汇款,财务人员都须审核付款申请单。付款申请单分别由经手人、部门经理(主任)、签字,最后由董事长审批。会计审核有关凭证无误后交由出纳付款。 第四条 现金管理 (一)公司财务人员提取和支付的每一笔款项,不论金额大小均须董事长审批。 (二)公司备用现金限额为5000元,超额部分应存入银行。 (三)公司可以在下列范围内使用现金:员工工资、奖金、补贴、津贴、个人劳务报酬、出差借款、办理业务借款及董事长批准的其他开支。 (四)除以上现金列支项目外,财务人员支付个人款项,超过使用现金限额的部分,应当以支票支付或采取转帐方式支付;确需全额支付现金的,经会计审核,董事长审批后支付现
28、金。 (五)借款:1.公司职工个人不得因个人原因向公司进行借款。2.公司职员因工作需要借用现金,需填写借款单,经部门经理(主任)签字,最后由董事长审批后方可借用。业务完成后应及时归还借款,如超过借款期限(借款期最长不得超过一年),由财务审计部负责催收并有权在工资中扣还。 (六)出纳人员应当建立健全现金账目,逐笔记载现金支付。账目应当日清月结,每日结算,账款相符。每月末,会计应对库存现金进行盘点,填制现金盘点表,由会计出纳签字确认。 第五条 报销制度 (一)办公费用等日常开支:凭发票及报销单,经手人、证明人或验收人签字,财务审核,最后由董事长审批后,会计填制记账凭证,出纳对金额审核无误后支付或核
29、销之前借款。 (二)业务费用:因业务需要发生的招待费用,需事先报请董事长同意。费用报销由经办人填写费用申请单,经董事长审批后,会计填制凭证,出纳对金额审核无误后支付或核销之前借款。 (三)差旅费:出差天数按自然(日历)天数计算,由出差人员填写差旅费报销单,由部门经理(主任)签字,会计计算差旅费补助后送董事长审批,交由出纳付款或核销之前借款。相关标准如下:分 类领 导中 层 干部及其他工作人员备注交通工具火车软卧硬卧据实特批飞机经济舱客车按直达快班标准轮船二等三等据实住 宿县内120 元/人.天120 /人.天据实市内330 元/人.天260 /人.天据实区外330 元/人.天330 /人.天据
30、实出差补贴县内60元/人.天据实市内100元/人.天据实区外100元/人.天据实市内交通及杂费县内20元/人.天据实市内30元/人.天据实区外80元/人.天据实 第六条 会计档案管理 (一)凡是本公司的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料,均应归档。 (二)会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账、主管),由董事长指定专人归档保存,归档前应加以装订。 (三)会计报表应分月、季、年报、按时归档,由董事长指定专人保管,并分类填制目录。 (四)会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案
31、,须经董事长批准。 第七条 处罚办法 (一)出现下列情况之一的,对财务人员予以警告。 1.超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金; 2.用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金; 3.未经批准,擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项; 4.利用账户替其他单位和个人套取现金; 5.未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金; 6.保留账外款项或将公司款项以个人储蓄方式存入银行; 7.违反本规定条款认定应予处罚的。 (二)出现下列情况之一的,财务人员应予解聘 1.违反财务制度,造成财务工作严重混乱; 2.拒绝提供或提供虚假的会计凭证、账表、文件资料; 3.伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计账簿; 4.利用职务便利,非法占有或虚报冒领、骗取公司财物; 5.弄虚作假、营私舞弊,非法谋私,泄露秘密及贪污挪用公司款项;6.在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失; 7.有其他渎职行为和严重错误,应当予以辞退的。第六章 附言第一条 本制度为试行,公司将修订完善。 第二条 本制度最终解释权归城乡建设投资有限责任公司所有。第三条 本制度自发布之日起实施。21
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