物业文件控制程序.docx
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1、 物业文件控制程序 在治理处治理体系运作过程中,各种因素均可导致治理体系文件和资料的更改,其缘由、内容由申请更改的相关部门提出,并填写治理体系文件更改申请表交治理处,由治理处与原文件编写部门/人进展更改。 1.0程序目的通过对与治理处质量有关的文件(包括外来文件,如适用的国家、行业、地方标准、业主供应文件和上级发文等)的治理掌握,确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放治理、有效掌握、保管和更改的规定,使治理处的各项工作依据正确的指示进展。2.0适用范围适用于治理处全部与治理工作有关的文件的治理与掌握。3.0主要职责和权限3.1治理处客服中心文员负责公司治理体系文件和其它相关文件的收集、
2、分类编号、整理存档保管、发放及其它相关工作。3.2各部门负责人负责本部门文件的治理和掌握。4.0程序内容4.1文件的编制、审核、批准文件的编制、审核和批准按下述规定执行:文件类别 编制 审核 批准4.2文件的归属、分类、编号4.2.1 管量处全部的已审批生效的程序文件、工作手册、质量记录表格均应归档、分类,由治理处统一编号。4.2.2 治理处全部已审批的外来文件,依据类别交治理处客服中心文员和各部门负责人进展归档、分类。编号方法如下:(1)JYHT-QP - (程序文件)(2)JYHT- (工作手册)(3)QR-(操作表格)4.3 治理文件的有效性掌握4.3.1 为确保治理处治理体系的有效性能
3、够得到掌握,对全部文件及表格采纳版次来掌握最新有效版次。版本采纳英文字母如:A、B、C表示第一版本、其次版本、第三版本;改次采纳两位阿拉伯数字如00、01、02表示未经修改、第一次修改、其次次修改。4.4治理体系文件发放4.4.1 程序文件的发放由治理处客服中心文员将程序文件复印,让部门责任人在文件发放/回收记录表上签字后发放。4.4.2 部门工作手册的发放,由治理处客服中心文员复印后,让部门责任人在文件发放/回收记录表上签字后发放。4.4.3 操作记录空白表格作为标准填写方式的文件,其发放由各部门责任人制定操作记录表格一览表,进展统一治理和掌握。4.5管量体系文件的保管和借阅4.5.1 治理
4、体系文件由各部门责任人负责统一归档保管,严禁复印。4.5.2 如治理处内部员工需要暂借阅某种治理体系文件和资料,应到相关部门办理借阅和归还手续,并填写在治理体系文件借阅登记表。4.6治理体系文件的更改4.6.1 在治理处治理体系运作过程中,各种因素均可导致治理体系文件和资料的更改,其缘由、内容由申请更改的相关部门提出,并填写治理体系文件更改申请表交治理处,由治理处与原文件编写部门/人进展更改。4.6.2治理体系文件的更改一般由其原审批部门/人审批,如因某种特别缘由必需指定其他部门/人审批时,该部门/人需获得审批所需依据的背景资料,以保证修改之相宜性。文件编写部门/人应将审批后的更改文件交与治理
5、处。4.6.3 治理处客服中心文员接到已审批质量体系文件更改申请表和更改文件后,应更新文件原版,复印更改的治理体系文件后,按文件发放/回收记录表发给文件相关部门及换回作废质量体系文件和资料。4.7 治理体系文件的作废4.7.1 对于已作废的管量体系文件,由治理处客服中心文员或相关部门文件治理员统一保管,其上应注明“作废”字样,并在治理处保存作废治理体系文件登记表上登记。4.8 外来文件的治理本程序所提及外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主供应的文件和上级发文等。4.8.1 编号由收文部门对外来文件进展编号,编号方法为:1)发文单位有统一的原编号时,保持原编号。2)单位无统一编号
6、时,由收文单位按收文时间先后编号。4.8.2 外来文件的有效性掌握1)外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主供应的文件和上级发文等,由文件归口部门填写外来文件登记表。对国家、行业、地方的标准、法律法规等对物业效劳有强制性的外来文件,并经审批后生效。2)文件归口部门对有更新要求的外来文件应每年跟踪一次最新有效版本,填写在外来文件登记表中,准时猎取、更新和发放最新版本外来文件,确保公司使用的外来文件为最新有效版本。4.8.3 外来文件的发放1)与物业效劳质量有关的、有强制性要求的外来文件,由归口部门发放,同时,让接收人在文件发放/回收记录表上签收。2)理性文件由行政人事部按公司领导批
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