钢铁公司ERP系统培训手册-湘钢总账模块用户手册.doc
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1、湘潭钢铁集团有限公司ERP系统培训手册总帐部分文档作者:创建日期:确认日期:控制编码:湘钢/ORACLE/MANUAL/GL当前版本:1.032af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf文件控制SinohelpConfidential-For internal use onlyI文件控制文件控制更改记录更改记录日期日期作者作者版本版本更改参考更改参考审阅审阅姓名姓名职位职位审阅签字审阅签字分发人员分发人员编码编码姓名姓名地点和位置地点和位置1湘钢 2汉普32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf文件控制SinohelpConfidenti
2、al-For internal use onlyII目目 录录文件控制 .I更改记录.I 审阅.I目 录.II编写说明.1相关操作键说明.1职责菜单.2总帐系统基本业务流程.3总帐凭证处理业务.错误!未定义书签。错误!未定义书签。凭证录入.4 凭证修改.6 凭证引入.8 定义经常性分录.9 生成经常性分录.11 凭证审核.错误!未定义书签。错误!未定义书签。 凭证过账.12 凭证打印.13会计科目.15湘钢会计科目结构.15 会计科目值维护.15外币业务.18定义货币类型.18 定义周期汇率.18 汇率重估.19 冲销重估.20汇总模板定义与帐户查询.21定义汇总模板.21 更新汇总模板.22
3、 使用汇总模板进行查询:.22总帐标准报表.24标准报表列表.24FSG报表操作 .26定义行集.26 定义列集.27 定义报表.28 FSG报表运行.29月末结帐与关帐.3032af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only1编写说明编写说明本手册用于对湘潭钢铁集团有限公司(以下简称湘钢)财务核算人员及其他需使用本系统的 相关人员进行培训。最终用户培训手册将从业务类型的角度来描述业务的核算实现方法和操作流程,并对每一章 将按总帐业务中涉及的基本操作类型来展开。相关操作键说明相关操
4、作键说明本文档的操作步骤中使用的菜单路径等按照以下方式标识:N应用产品路径M应用产品菜单B命令按钮R屏幕分区32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only2职责菜单职责菜单本章明确在Oracle总帐管理系统中用户职责对应的菜单。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only3总帐系统总帐系统基本业务流程基本业务流程本部分用于说明根据湘钢的业务及Oracle系统的
5、功能,由湘钢方面提供确定的业务流程。业务流程图业务人员业务部门主管审核财务部各 岗位会计录入凭证总帐科审核 过帐会计系统内对凭证审 核过帐总帐科总 帐会计各财务科科长各财务科 总帐会计打印凭证审核在打印的凭证上签 字打印所有凭证引入其他各模块 会计信息整理会计档案在系统外对原始 凭证与记帐凭证 进行审核经手人填写 报销凭单, 并将原始发 票附在报销 凭单上32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only4凭证录入凭证录入操作说明操作说明本操作适用于所有在总帐中直接处理日记帐输入的
6、业务。日记帐概念等同于凭证概念。操作路径操作路径日记帐输入操作过程操作过程1. 进入日记帐输入定位至輸入日记帐屏幕,若要使用批组控制,选择: 新建批新建批 按钮,新建一日记帐批,否则 选择: 新建日记帐新建日记帐 按钮,新建一日记帐,进入日记帐输入屏幕。说明:在一批下可以输入多笔分录。批组控制有助于查询在同一批下的若干分录。但即使没 有使用批组控制,系统也会为单独的每一笔日记帐自动生成一个批名。系统过帐时可根据批 名选择过帐。建议使用批组控制。2. 输入以下批组信息:批组批组:批名称,按财务部统一制定批名命名规则。周期周期:输入批组内的日记帐所属的会计期。余额类型余额类型:系统设置为实际的,实
7、际是相对与预算而言。说明说明: 批组的摘要,可以缺省。总额控制总额控制:一批中借方或贷方金额总数(不输)状态状态:过帐状态设置为未过帐,资金状态取决与是否在系统中启动了预算,启用则设置为必 需,审批设置为必需。创建日期创建日期:录入批组的创建日期。输完如上内容后选择按钮:日记帐日记帐。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only53.输入以下日记帐信息:日记帐日记帐:分录名称。期间期间:分录所在的会计期,与批组中的周期一致。类别类别:可通过值列表选择记帐凭证的类型,人工日记帐
8、的类别有内部银行凭证、现金凭证、 银行凭证、转帐凭证四种。余额类型余额类型:A,表示实际的。与批组中的余额类型一致。说明说明:分录摘要。总额控制总额控制: 一张日记帐中包括的分录总金额(不输)。有效日期有效日期:日记帐的有效日期,若选择的是上一会计期,则该日期缺省为上一会计期的最后 一天。来源来源:系统设置为手工。折折换换:输入币种及外币的汇率类型。对于外币,需要选择汇率日期及汇率类型,系统设置为用 户汇率,需要手工输入汇率。本位币可以缺省。行行:分录行的编号,如 1,2,3等。帐户帐户:分录行中的借贷帐户。借项借项/贷项贷项:输入分录行的借贷方金额。对于外币则录入原币金额,系统将自动根据汇率
9、值进 行换算。3.保存日记帐信息32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only6日记帐录入完毕后,可单击工具栏上“”按钮,存盘并继续录入下一张凭证。注:注:按钮其他明细其他明细、更改币种更改币种、其他活动其他活动为日记帐修改的选项,在输入日记帐时无须选择。特殊说明特殊说明根据湘钢的整体解决方案,所有涉及应收账款科目的收款业务在应收系统中进行处理,所有 涉及应付账款科目的付款业务在应付系统中进行处理。其他所有的凭证均通过总账系统将录 入,其中包括:其他应收涉及的收款、其他应付涉及
10、的付款、内部往来及一些日常的转账业 务等。凭证修改凭证修改操作说明操作说明本操作用于在总帐中进行日记帐调整的业务。调整分为以下几种情况若分录即未审核也未过帐,可以直接在分录上修改。若分录已审核但未过账,可取消审核状态后直接在分录上修改。若分录已过帐,则可补记一张凭证或将原分录冲回。日记帐概念等同于凭证概念。操作路径操作路径日记帐输入操作过程操作过程一. 对未审核且未过帐分录1. 进入日记帐输入2. 查询在查找日记账查找日记账 屏幕中输入查询条件,在 输入日记账输入日记账屏幕中根据查询条件选择要调整的分录。3. 修改特殊说明特殊说明因为凭证在保存时系统自动产生凭证号,为保证各单位的凭证号连续,尽
11、管在审核前系统允 许删除凭证,但根据湘钢的情况规定,所有凭证一旦输入并保存,如果有错只能修改不允许 删除。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only7更改摘要、分类及来源:更改摘要、分类及来源:直接在说明上、分类上或来源上修改更改会计期:选择其他活动按钮,选择更改周期,输入更改的会计期。更改货币:选择更改货币更改货币,输入更改的货币币种。4.保存修改完毕后,可单击工具栏上存盘按钮,保存修改信息。二. 对已审核但未过帐分录进入日记帐输入屏幕查询出待修改凭证取消审核点击其他活动
12、其他活动按钮,选择没有对批进行审批没有对批进行审批按钮,以取消本日记账批的审核状态。修改保存三. 对已过帐分录1. 进入日记帐输入屏幕2. 查询在查找日记账查找日记账屏幕中输入查询条件,在E输入日记账输入日记账屏幕中根据查询条件选择要调整的分录。3. 取消3.1. 选择其他明细其他明细3.2. 选择周期即冲回分录所在的会计期,一般为当期32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only83.3. 选择冲销方式3.4. 点击取消日记帐取消日记帐按钮冲销凭证4.运行系统运行一后台进程,
13、进程名为取消日记帐取消日记帐。进程运行完毕后,系统自动生成一冲回分录。分录批组名规则为:冲销+被取消的日记帐名称+取消时间+进程号。同时原分录的状态变为已冲销。将该批过帐,则原分录得以冲回。注:注:日记帐冲回的方法由日记帐类型中规定的冲回方法确定。日记帐类型的冲回方法可以选 择,有以下两种:更改标志更改标志:冲回的借贷方向不变,借贷金额正负变号。转换借贷转换借贷:冲回的借贷方向改变。在设置日记帐分类中可进行以上选择。凭证引入凭证引入本部分用于介绍在总帐系统中,如何从其他系统的接口表中引入凭证。操作说明操作说明上游模块在向总帐过帐后,当期业务产生的会计信息全部过到与总帐的接口表中,总帐通过 该操
14、作从接口表中抓取会计信息。应收款、应付款、采购模块在向总帐过帐时既可将会计信息提交到接口表,也可直接提交到 总帐,在会计信息直接提交到总帐的情况下,无须对之进行引入;库存模块必须在总帐进行 引入。本操作适用于上游模块仅将会计信息提交到接口表的情况。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only9附:此章操作不属于一般GL业务人员操作范围。操作路径操作路径操作过程操作过程进入日记帐/引入/运行 进入导入日记帐导入日记帐窗口2、选择引入内容来源:来源:选择分录来源的模块:如应收款、
15、应付款、采购、库存等。组标识:组标识:选择引入的标识号。应收款、采购模块在向总帐每过一次帐,会产生一个标识号, 总帐可以根据标识号引入。其他模块向过帐没有标识号时,可以根据日期范围来引入。3、选择引入选项创建汇总日记帐创建汇总日记帐:选择该项,日记帐引入后,相同科目的余额会累计,没有明细。日期范围日期范围:输入需引入会计信息的起始和终止的总帐日期。总帐将根据该总帐日期范围来引 入数据。导入说明弹性域导入说明弹性域:决定上游模块的其他有关信息是否需要引入。4、引入选择引入引入按钮,引入日记账。选择该按钮后,系统将产生一后台进程,进程完毕后,分录在 总帐中自动生成。32af02e5d0930496
16、7b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only10各模块在总帐中的分录都带有具有一定特征的批名,并且一批下的每一笔分录均来自于某一 特定的业务,分录名和批名有一定规则。以下是举例:总帐的 上游模 块批名特征批组下的常见分录名采购发票 + 币种应付 应付款过帐时自定义批名+“应付 款”+ 过帐进程号 + 其他信息 付款 + 币种销售发票 + 币种商业收据 + 币种贷项通知单 + 币种借项通知单 + 币种杂项收款 + 币种应收“AR”+组标识号 + “应收款管理 系统” + 过帐进程号 +其他信息调整+ 币种采购
17、组织代码+ 采购 +过帐进程号接收 + 币种MTL + 币种库存组标识号+组织名+ 庫存 +其他信 息 WIP + 币种定义经常性分录定义经常性分录本部分用于介绍如何在总帐中定义经常性分录的公式。操作说明操作说明该操作主要适用于定期发生的一些重复性分录的处理,如费用的预提、待摊,税金的计提等 分录的定义与生成等。总帐的解决方案是定义重复性分录公式,在定义之后,定期运行这些 公式即可得到所要分录,避免了重复性的的手工录入工作。总帐能提供三种类型的重复性分录:框架分录:仅有分录的借贷方科目,金额需要手工补充。标准分录:有借贷方及金额,但借贷方金额是固定数。公式分录:有借贷方及金额,借贷方金额是变量
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