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1、 集团公司来宾接待管理规定_物业经理人 源 自物管学堂 集团有限公司来宾接待治理规定 第一条对外接待原则 接待工作应遵循公平、对口、节省、周到、保密的原则,使客人快乐而来、满足而归。 1.公平原则:对来宾无论职务凹凸,都要公平相待、落落大方、不卑不亢。敬重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。一般状况下,级别与权限相等,同级别出面,特别状况高规格接待。 2.对口原则:公司接待任务原则上由各业务对口部门负责。重大接待工作和活动,由行政部帮助完成。 3.节省原则:内部本钱效益核算。款待来宾从简,不铺张铺张。 4.周到原则:接待程度应连接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热忱、周到。 5.保
2、密原则:一直宾介绍状况时,应留意保守公司状况、国家机密。重要会议要有记录。奇妙回避不宜答复的问题。 其次条来宾接待流程 (一)确定来访人员及行程 1.行政部接到接待任务后,应尽快确定来访人员的名单,包括人数、姓名、性别、年龄、单位、职位(级别)(如有必要,还需了解对方安康状况)等,确定我方接待人员名单,并明确双方主要联系人及联系方式。 2.依据客人的来访时间安排,拟定相应行程。 (二)来宾接待 包括:用车安排、住房安排、就餐安排、会议安排、参观安排等,并明确我方伴随人员,做好随行摄影保障工作。 1.用车安排:依据客人的级别、人数确定车辆安排,并在车内预备矿泉水以便利客人饮用。 2.迎接工作:依
3、据来访人员人数、动身时间、地点、飞机或火车的班次,到达目的地的时间、地点,我方人员需提前十五分钟到达接待地点迎接,并预备好标有集团LOGO的接待牌,视来访人员重要程度预备鲜花、横幅,客人到达后,我方接待人员应主动上前帮助搬运行李。 3.住宿安排:视详细状况预定不同标准的酒店,合理安排客房。提前了解所预定酒店房间的口碑与效劳质量、周边环境。我方人员提前帮来访客人拿好房卡,在房间内布置水果、欢送卡片、公司介绍及住房安排表,表中需注明入住人员姓名、房间号、房间电话、酒店总机号及近几日城市天气预报。安排妥当后,待来访客人到达时将房卡转交,并告之早餐用餐时间和地点。 4.餐饮安排:可依据来访人员的停留时
4、间提前安排不同的酒店就餐,体验不同的餐饮特色。也可依据来访人员的喜好预定各种形式的餐会,包括:西餐、中餐、自助餐等(详细事项见宴会接待流程)。 5.会议安排:明确会议时间、地点、参会人员名单等(详细事项见会议接待流程)。 6.参观安排:依据来访人员的停留时间,拟定相应参观路线。重点参观我公司食品总部、在宁楼盘及南京着名景点、新建城区等。 参观我公司食品总部、在宁楼盘需提前联系好工程负责人,做好讲解工作;参观着名景点我方人员需提前联系好景点导游。我方人员还需预备好参观单位的书面材料,以便客人在参观时详尽地了解参观单位概况。来访人员中若有外宾,需提前安排好翻译人员,便于更有效地沟通。 7.礼品安排
5、:依据来访人员的身份、级别、喜好、民族习惯选择适宜的礼品,在适当的时候送给来访人员。 8.临送安排: (1)了解来访人员返程时间,提前为其预定飞机票或者火车票,制定返程人员名单、日期、班次及到达目的地时间的表格。 (2)提前将飞机票或者火车票送交来访人员,并且依据重要程度安排好VIP通道。 (3)安排我方接待人员去飞机场或者火车站欢迎来访人员。 (4)告知来访人员返回地天气预报,便利提示添减衣物,并欢送来访人员下次来访。 (5)在来访人员返回目的地后,打电话进展确认。 (三)其他事项: 1.接待任务完成以后,做好后期工作。例如:发送接待行程照片、做后期的沟通沟通等工作。 2.做好接待行程总结,
6、由行政部秘书处工作人员填写来访人员登记表,将来访人员名单、来访详细事项、入住酒店及房型、用餐、预备礼品等详细状况具体记录,作为档案资料进展保存,以便客人今后来访备查,并总结阅历、改良后续工作。 第三条其他 (一)重要来宾接待需做好必要的安全保障工作。 (二)接待人员需着正装,男士应穿西装、打领带,女士应着正规套装、化淡妆。接待人员在接待过程中要留意个人言行举止及仪表。 第四条会议接待工作流程 (一)会前预备: 1.会议筹划:依据参会人员级别、人数,敏捷把握会议规模,预定适合的会议室。 2.会前通知:行政部秘书处接到会议通知后,应主动了解会议名称、时间、地点、参会人员状况及会议接待要求等,并精确
7、传达会议信息,以便做好会议接待的预备工作。 3.预备会议资料、用品、饮品及礼品。重要客人需在会议室摆放鲜花、水果等。 4.会议酒店预定、用餐安排、车辆安排等。 (二)会场布置:会场布置工作务必在会议开头非常钟前完成,主要从会场环境、会议所需物品的预备及摆放、所需设备调试着手。 1.会场环境:确保会议室内空气流通、清爽,温度、光线相宜,桌椅干净。 2.物品预备及摆放:依据会议需要预备好白板、纸、笔等会议所需物品,要求摆放整齐有序、便利、美观。 3.设备调试:按会议需要做好投影机、幻灯机、麦克风等设备调试工作。 (三)过程效劳: 1.开会前非常钟,我方参会人员做好会前迎接预备工作。 2.由秘书处人员做好会议资料收集、整理、会议记录等相关秘书事务效劳及翻译效劳。 3.会议期间由前台人员每隔十五分钟添加茶水一次,如遇会间休息,应尽快整理睬场,补充并更换各种用品。 4.秘书处依据客人需求,做好各地返程飞机票、汽车票、火车票的预定效劳。 5.会议完毕必要时,拍照留念。会议完毕后,安排车辆欢迎客人。 (四)会后整理: 1.会议完毕后,认真检查会场,看是否有遗忘的东西和文件等;设备设施是否有损坏,做好相应记录,以便准时修理。
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