文秘写作-法定公文-基础-行政公文(格式).ppt
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1、行政公文格式绵阳师范学院何文善网站地址:公文的格式 n公文的格式,指公文的书面形式,即公文的外观形式,包括公文的文面格式和公文的用纸、印制规范。n公文格式标准化是公文的性质和公文处理的要求所决定的。n行政公文的格式有明确的规范。行政公文格式的规范n国家行政机关公文处理办法的第三章(第十条至第十二条),对国家行政机关公文的格式作出了明确的规定。n1999年12月国家质量技术监督局发布了国家行政机关公文格式(GB/T97041999),明确规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。n企事业单位的行政公文格式可以参照执行。(一)公文格式标准化的意义 n公文格式的
2、标准化,从形式上和制度上保证了公文的法定效力,促进了公文处理的规范化。n规范的公文格式不仅增加了公文的整体效果,也方便了阅读、传递与处理,提高了工作效率。(二)公文用纸与印装格式 n公文用纸主要技术指标n公文用纸幅面及版面尺寸n公文中图文的颜色n排版规格n印制要求n装订要求1.公文用纸主要技术指标n国家行政机关公文格式规定,公文用纸一般使用纸张定量为60g/80g/的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%,横向耐折度15次,不透明度85,pH值为7.59.5。n纸张定量:每一平方米纸或纸板的重量,记作g/m2,也称“克重”。2.公文用纸幅面及版面尺寸n幅面尺寸:公文用纸采用GB/T148中
3、规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm297mm,尺寸的允许偏差见GB/T148(各裁边的误差为3mm)。n页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37mm1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm1mm,版心尺寸为156mm225mm(不含页码)。3.公文中图文的颜色n未做特殊说明,公文中图文的颜色均为黑色。n公文中的发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章均为红色。4.排版规格n正文用3号仿宋体字,文中小标题可用3号小标宋体字或黑体字。n一般每面排22行,每行排28个字。n字word:标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。n行line:标识公文中纵向距离的长度单位。本标准
4、以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行;公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。5.印制要求 n制版要求:版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。n印刷要求:双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100,红色油墨应达到色谱所标Y80,M80。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。6.装订要求n公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm;无坏
5、钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm,四角成90,无毛茬或缺损。名词术语:装订要求n包本:在书芯上裹封皮。n书芯:书籍封皮以内或未上封皮之前订在一起的书帖。n骑马订:又称骑缝铁丝订,订口在对折书帖的折缝上。n平订:钉口在书帖的内白边(订口边)上。n订锯:订书钉经订书机加工成型,其两个角呈90。(三)公文眉首各要素标识规则 n国家行政机关公文格式将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体主体;置于主题词以下的各要素统称版记版
6、记。n公文眉首的要素包括:公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、红色反线、签发人(上报公文)。1.公文份数序号 1n公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。n编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发对象,发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。当文件需要收回保管或销毁时,就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。n国家行政机关公文处理办法规定:“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。1.公文份数序号 2n国家行政机关公文格式规定:如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。n国家行政机关公文格式并未对公文份数序号的位
7、数进行规定。一般来说,应根据公文的印制数量来确定公文份数序号的位数,不要在份数序号前加上一长串“0”;不过,一般也不直接从“1”编起,以免误作其他数字符号。n标注公文份数序号时,有时还在阿拉伯数码前加“NO:”或“编号:”字样。不过,国家行政机关公文格式中并未提及此种标识方法。2.秘密等级和保密期限n中华人民共和国保守国家秘密法第二条规定:“国家秘密是关系国家的安全和利益,依照法定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。”n中华人民共和国保守国家秘密法第三条规定:“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保守国家秘密的义务。”国家秘密的范围:保密法第八条国家秘
8、密包括符合本法第二条规定的下列秘密事项:(一)国家事务的重大决策中的秘密事项;(二)国防建设和武装力量活动中的秘密事项;(三)外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项;(四)国民经济和社会发展中的秘密事项;(五)科学技术中的秘密事项;(六)维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项;(七)其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。不符合本法第二条规定的,不属于国家秘密。政党的秘密事项中符合本法第二条规定的,属于国家秘密。1)秘密等级 n国家秘密的范围和秘密等级由中华人民共和国保守国家秘密法规定。n国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。n行政公文的秘密等级有绝密
9、、机密、秘密三个等级。2)保密期限n国家秘密的保密期限由国家秘密保密期限的规定规定。n保密期限一般分为:一年以内,一年及一年以上,长期,期限不作标注。n保密期限在一年及一年以上的,以年计;保密期限在一年以内的,以月计。n凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。这些都是上限值。保密期限届满即自行解密。n在有关中央国家机关或者其授权的机关作出解密决定以前,其他机关、单位应当对保密期限为“长期”的事项长期采取保密措施,不得擅自决定解密。3)秘密等级和保密期限的标识方法 n国家行政机关公文处理办法规定:涉及国家秘密的公文应当标明密
10、级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。n国家行政机关公文格式规定:如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密限期之间用“”隔开,如“秘密1年”、“机密5年”、“绝密20年”。4)保密公文制作与处理要求 n在信封上标明秘密等级,绝密公文还要在封口处加盖密封章或贴密封签;n用传真机传送秘密文件,必须采用加密装置;n用计算机、电话传送秘密文件,必须使用专线传送;n绝密公文不得用计算机、传真机传送;n标明文件保密级别必须认真谨慎,不可随意提高或降低密级;n
11、公文传送应当由机要秘书、机要室专门负责,由机要通讯部门传递或指定专人传递。3.紧急程度 n紧急程度是对公文送达和办理时限上的要求。n国家行政机关公文处理办法规定:紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”;其中,电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。n注意两种法定公文在一般急件的标识词上的不同:行政公文用“急件”,党的公文用“加急”。n国家行政机关公文格式规定:如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4.发文机关标识n发文机关标识
12、即通常所称的“红头”,中国共产党机关公文处理条例中称为“版头”。1)发文机关标识的类型 n国家行政机关公文格式规定:发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。n前者是文件式标识,如“中华人民共和国国务院文件”、“国务院文件”、“广东省人民政府文件”;后者是函件式标识,如“广东省人民政府”、“广州市人民政府办公厅”;“国务院任免通知”这样的特定的公文红头也不加“文件”二字。n发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准,其规范化简称应由该机关的上级机关规定。2)发文机关标识的位置 n国家行政机关公文格式规定:发文机关标识上边缘
13、至版心上边缘为25mm;对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,则在发文机关标识之上的两行内依次标识。n前一种格式用于平行文或下行文,后一种格式用于上行文,它在前一种格式的25mm空间前增加了55mm的空间(80mm-25mm=55mm),这55mm的空间是供上级机关批示文件用的。n各行政机关在设计文件“红头”时,两种格式均应具备。3)发文机关标识的字体和字号 n字体:国家行政机关公文格式推荐使用小标宋体字,用红色标识。n字号:国家行政机关公文格式规定“由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm15mm(高宽)”
14、。n现行“国务院文件”的字号是22mm15mm。n发文机关标识的具体字号,各行政机关可以在上述原则下,根据机关名称的字数多少来决定。4)联合行文的发文机关标识 n国家行政机关公文格式规定:联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。n联合行文的机关过多,就可能出现把正文挤出首页的情况。这时,只能挤发文机关,不能挤正文。可以将发文机关的字号、行距缩小,直至保证公文首页显示至少一行正文为止。n注意:发文机关标识与正文首行之间还有其他格式要素,包括发文字号、签发人、红色反线、公文标题、主送机关。5.发文字号 n发文字号
15、是发文机关编排文件的代号。n发文字号的作用有二:n(1)统计发文的数量,便于文件管理;n(2)在查找和引用文件时可以作为文件的代号使用。n凡有发文机关标识的文件都有发文字号。1)发文字号的组成 n国家行政机关公文格式规定:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。n例:“国发200023号”,“国”是国务院的机关代字,“2000”是发文年份,“23号”是序号,表明这一文件是该年度国务院发出的第23号文件。2)机关代字 n机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字,第二个层次是发
16、文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等。n有的机关代字还包含其他的层次。如国务院发文的机关代字有“国发”和“国函”,“国”代国务院,“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。n机关代字尽量以简化为好。n代字一般应选用机关和部门名称中最有代表性的字,应当反映发文机关或部门的性质。如“粤高教人”。n发文机关和机关内各部门的代字由办公厅(室)、秘书部门统一编排,以避免重复。3)发文序号 n序号是发文的流水号。n序号一般按文件的发文形式统一编排,即是哪个部门主办的,只要是同一发文形式,就要统一按顺序编号。n有的机关按主办部门或按文件内容来编排序号,
17、这是一种较繁琐的办法。4)发文字号的标识 n国家行政机关公文格式规定,发文字号在发文机关标识下空2行再标识,用3号仿宋体字,居中排布;发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。n注意:上行文的发文字号的实际位置还与签发人的数量有关。5)联合行文的发文字号 n国家行政机关公文处理办法规定:联合行文,只标明主办机关发文字号。6.红色反线 n红色反线位于发文字号之下4mm,其长度为版心的宽度,即156mm。n党的机关公文,红色反线中间要加一颗红五星;行政公文,红色反线则是一条连续的红色线。n红色反线的作用是把眉首部分和主体部分隔开。7.签发人 1 n国家行政机关公文处理办法规定:上行文应当注明
18、签发人、会签人姓名。n在上报的公文中标识签发人姓名,主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。n国家行政机关公文处理办法规定:以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发。7.签发人 2n国家行政机关公文格式规定:上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧;发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;“签发人”用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名;如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使
19、红色反线与之的距离为4mm。(四)公文主体各要素标识规则 n公文主体的要素包括:公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。1.公文标题 n公文标题的组成n公文标题的标识1)公文标题的组成 n国家行政机关公文处理办法规定:公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关;公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。n公文标题由发文机关名称、事由和文种三部分组成,后两者一般是不能省的。n事由是公文主要内容的概括,一般都用介词“关于”和表达主要内容的短语组成介词结构,作为文种的定语。n公文标题要素的省略是有条件的。“请示”在任何情况下都
20、不能省略事由。例:公文标题的组成 n四川省人民政府关于全面推行依法行政的决定(发文机关名称事由文种)n国家测绘局关于启用珠穆朗玛峰高程新数据公告(发文机关名称事由文种)n关于召开第四届闻一多学术研究讨论会的函(事由文种)n关于治理公路货运超载超限的通告(事由文种)n中华人民共和国公安部通告(发文机关名称文种)n中国共产党中央委员会、中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会、中华人民共和国国务院公告(发文机关名称文种)2)公文标题的标识 n国家行政机关公文格式规定:红色反线下空2行,用2号小标宋体字标识公文标题;公文标题可分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。n注意:
21、n回行时不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾,特别是不要将书名、人名、地名、数字及短语等分离,以免产生歧义;n不要把各行上下对齐排成等长。例:公文标题的标识 国家发展计划委员会财政部建设部国家环保总局关于实行城市生活垃圾处理收费制度促进垃圾处理产业化的通知国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知2.主送机关 n主送机关指公文的主要受理机关。1)主送机关的称谓 n国家行政机关公文处理办法规定:主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。n例如,“陕西省人民政府”是全称,“省政府”是简称,“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构”则是一系列统称。n统称是对两个或两个以上名称的
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