现代企业秘书实务下企业管理.pptx
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1、商务礼仪与职业形象现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务(下)下)下)下)秘书培训资料秘书培训资料1企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象目录目录目录目录 时间管理和旅行时间管理和旅行会议安排会议安排信息管理信息管理人际交往人际交往2企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行时间管理时间管理时间管理是效率的保障。时间管理是效率的保障。爱迪生说:爱迪生说:“世界上最重要的东西是时间。世界上最重要的东西是时间。”马马克克思思说说:“可可支支配配的的时时间间,就就是是财财富富本本身身
2、。”3企企业业培培训训管理管理培培训训管理的定义:管理是指管理者为有效地达到组织目标,对组织资管理的定义:管理是指管理者为有效地达到组织目标,对组织资管理的定义:管理是指管理者为有效地达到组织目标,对组织资管理的定义:管理是指管理者为有效地达到组织目标,对组织资源和组织活动有意识、源和组织活动有意识、源和组织活动有意识、源和组织活动有意识、有组织、不断地进行协调活动。包含了有组织、不断地进行协调活动。包含了有组织、不断地进行协调活动。包含了有组织、不断地进行协调活动。包含了5 5 5 5层意思:层意思:层意思:层意思:1.1.1.1.管理是有意识、目的的群体活动。管理是有意识、目的的群体活动。
3、管理是有意识、目的的群体活动。管理是有意识、目的的群体活动。2.2.2.2.管理主要协调人与事、人与物以及人与人之间的活动和利益关管理主要协调人与事、人与物以及人与人之间的活动和利益关管理主要协调人与事、人与物以及人与人之间的活动和利益关管理主要协调人与事、人与物以及人与人之间的活动和利益关系。系。系。系。3.3.3.3.管理有目标性。管理有目标性。管理有目标性。管理有目标性。4.4.4.4.管理的目的在于有效地达到组织目标,提高组织活动的成效。管理的目的在于有效地达到组织目标,提高组织活动的成效。管理的目的在于有效地达到组织目标,提高组织活动的成效。管理的目的在于有效地达到组织目标,提高组织
4、活动的成效。5.5.5.5.管理的对象是组织资源和组织活动。管理的对象是组织资源和组织活动。管理的对象是组织资源和组织活动。管理的对象是组织资源和组织活动。管理的含义管理的含义商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作 1、开门前后:开门前后:a、取邮件报纸、取邮件报纸b、开门,定格观看办公室(有,无)、开门,定格观看办公室(有,无)c、取传真件,翻日历,对时钟,打开电器、取传真件,翻日历,对时钟,打开电器5企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作1、2、常规工作:(迅速按优先顺序排列)常规工作:
5、(迅速按优先顺序排列)A、查阅日志(准备、提醒、查阅日志(准备、提醒-)B、处处理理邮邮件件、来来件件(拆拆封封、分分类类、呈呈送送、发发出出邮邮件件-)C、聆听上司指示(笔记、聆听上司指示(笔记-)D、接打电话、收发传真、电子邮件、接打电话、收发传真、电子邮件E、制备文稿(起草、修改、审批、制备文稿(起草、修改、审批-打印、装订)打印、装订)F、接待访客、接待访客G、安排会议、约会、安排会议、约会H、处理办公室事务(清洁,安全,购水、用品,订票)、处理办公室事务(清洁,安全,购水、用品,订票)6企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一
6、天的工作1、3、日志项目:(当日必完成)日志项目:(当日必完成)A、为上司、为上司外出,会议,会客等(准备,参与外出,会议,会客等(准备,参与-结束)结束)B、为自己、为自己外出,会议,会客等(准备,参与外出,会议,会客等(准备,参与-结束)结束)2、4、新增内容:、新增内容:(立即调整先后次序,张而有序,忙而不乱)(立即调整先后次序,张而有序,忙而不乱)A、新加工作、新加工作B、应急工作、应急工作C、突发事件、突发事件7企企业业培培训训管理管理培培训训企业定义企业是指以盈利为目的,运用各种生产要素(土地、劳动力、资本、技术和企业家企业定义企业是指以盈利为目的,运用各种生产要素(土地、劳动力、
7、资本、技术和企业家企业定义企业是指以盈利为目的,运用各种生产要素(土地、劳动力、资本、技术和企业家企业定义企业是指以盈利为目的,运用各种生产要素(土地、劳动力、资本、技术和企业家才等),向市场提供商品或服务,实行自主经营、自负盈亏、独立核算的法人或其他社会经才等),向市场提供商品或服务,实行自主经营、自负盈亏、独立核算的法人或其他社会经才等),向市场提供商品或服务,实行自主经营、自负盈亏、独立核算的法人或其他社会经才等),向市场提供商品或服务,实行自主经营、自负盈亏、独立核算的法人或其他社会经济组织。企业以实现投资人、客户、员工、社会大众的利益最大化为使命,通过提供产品或济组织。企业以实现投资
8、人、客户、员工、社会大众的利益最大化为使命,通过提供产品或济组织。企业以实现投资人、客户、员工、社会大众的利益最大化为使命,通过提供产品或济组织。企业以实现投资人、客户、员工、社会大众的利益最大化为使命,通过提供产品或服务换取收入。它是社会发展的产物,因社会分工的发展而成长壮大,是市场经济活动的主服务换取收入。它是社会发展的产物,因社会分工的发展而成长壮大,是市场经济活动的主服务换取收入。它是社会发展的产物,因社会分工的发展而成长壮大,是市场经济活动的主服务换取收入。它是社会发展的产物,因社会分工的发展而成长壮大,是市场经济活动的主要参与者。要参与者。要参与者。要参与者。企业分类企业分类企业分
9、类企业分类(一一一一)以投资人的出资方式和责任形式分为:个人独资企业、合伙企业、公司制企业。以投资人的出资方式和责任形式分为:个人独资企业、合伙企业、公司制企业。以投资人的出资方式和责任形式分为:个人独资企业、合伙企业、公司制企业。以投资人的出资方式和责任形式分为:个人独资企业、合伙企业、公司制企业。(二二二二)以投资者的不同分:内资企业、外资企业和港、澳、台商投资企业。以投资者的不同分:内资企业、外资企业和港、澳、台商投资企业。以投资者的不同分:内资企业、外资企业和港、澳、台商投资企业。以投资者的不同分:内资企业、外资企业和港、澳、台商投资企业。(三三三三)按所有制结构可份为:全民所有制企业
10、、集体所有制和私营企业。按所有制结构可份为:全民所有制企业、集体所有制和私营企业。按所有制结构可份为:全民所有制企业、集体所有制和私营企业。按所有制结构可份为:全民所有制企业、集体所有制和私营企业。(四四四四)按股东对公司负责人不同分;无限责任公司、有限责任公司、股份有限公司。按股东对公司负责人不同分;无限责任公司、有限责任公司、股份有限公司。按股东对公司负责人不同分;无限责任公司、有限责任公司、股份有限公司。按股东对公司负责人不同分;无限责任公司、有限责任公司、股份有限公司。(五五五五)按信用等级分人合公司、资合公司、人合兼资合公司。按信用等级分人合公司、资合公司、人合兼资合公司。按信用等级
11、分人合公司、资合公司、人合兼资合公司。按信用等级分人合公司、资合公司、人合兼资合公司。(六六六六)母公司、子公司。母公司、子公司。母公司、子公司。母公司、子公司。(七七七七)按规模可分为大型企业、中型企业和小型企业。按规模可分为大型企业、中型企业和小型企业。按规模可分为大型企业、中型企业和小型企业。按规模可分为大型企业、中型企业和小型企业。(八八八八)按经济部门可分为农业企业、工业企业和服务。按经济部门可分为农业企业、工业企业和服务。按经济部门可分为农业企业、工业企业和服务。按经济部门可分为农业企业、工业企业和服务。企业定义企业定义商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘
12、书一天的工作5、关门前后:、关门前后:A、查看日志(提醒上司,自己清晰)、查看日志(提醒上司,自己清晰)B、回顾当日(是否结束,加班否)、回顾当日(是否结束,加班否)C、离离前前必必做做(清清理理办办公公桌桌,存存放放信信息息,关关闭闭机机器,器,切切断断电电源源,保保密密检检查查,柜柜屉屉上上锁锁,关关窗窗关门)关门)9企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象秘书:化平凡为伟大秘书:化平凡为伟大秘书:化平凡为伟大秘书:化平凡为伟大每日记录,一周统计,周志显示:每日记录,一周统计,周志显示:接电话接电话500次,打电话次,打电话380次,接访客次,接访客70位,做文位,做文件件36份
13、(份(5万字),万字),出外访出外访17家,参加会家,参加会14个,处理事务个,处理事务68件件-再加入分析、评价,送交上司再加入分析、评价,送交上司结论:结论:自己小结获鼓舞,上司清楚受感动,自己小结获鼓舞,上司清楚受感动,加强沟通近感情,平凡工作有伟大加强沟通近感情,平凡工作有伟大10企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象如何管理时间如何管理时间如何管理时间如何管理时间 明确目标明确目标建立计划,写成清单建立计划,写成清单设定先后顺序,分清轻重缓急设定先后顺序,分清轻重缓急遇事马上做,现在就做遇事马上做,现在就做第一次就做好,次次做好第一次就做好,次次做好专心致志,不要有头无尾
14、专心致志,不要有头无尾珍惜今天,当日事当日毕珍惜今天,当日事当日毕养成整洁和有条理的习惯养成整洁和有条理的习惯养成快速的节奏感养成快速的节奏感设定完成期限设定完成期限善用零碎时间善用零碎时间11企企业业培培训训管理管理培培训训企业是指把人的要素和物的要素结合起来的、自主地从事经济活动的、企业是指把人的要素和物的要素结合起来的、自主地从事经济活动的、企业是指把人的要素和物的要素结合起来的、自主地从事经济活动的、企业是指把人的要素和物的要素结合起来的、自主地从事经济活动的、具有营利性的经济组织。这一定义的基本含义是:企业是经济组织;企具有营利性的经济组织。这一定义的基本含义是:企业是经济组织;企具
15、有营利性的经济组织。这一定义的基本含义是:企业是经济组织;企具有营利性的经济组织。这一定义的基本含义是:企业是经济组织;企业是人的要素和物的要素的结合;企业具有经营自主权;企业具有营利业是人的要素和物的要素的结合;企业具有经营自主权;企业具有营利业是人的要素和物的要素的结合;企业具有经营自主权;企业具有营利业是人的要素和物的要素的结合;企业具有经营自主权;企业具有营利性。根据实践的需要,可以按照不同的属性对企业进行多种不同的划分。性。根据实践的需要,可以按照不同的属性对企业进行多种不同的划分。性。根据实践的需要,可以按照不同的属性对企业进行多种不同的划分。性。根据实践的需要,可以按照不同的属性
16、对企业进行多种不同的划分。例如:按照企业组织形式的不同,可以分为个人独资企业、合伙企业、例如:按照企业组织形式的不同,可以分为个人独资企业、合伙企业、例如:按照企业组织形式的不同,可以分为个人独资企业、合伙企业、例如:按照企业组织形式的不同,可以分为个人独资企业、合伙企业、公司企业;按照企业法律属性的不同,可以分为法人企业、非法人企业;公司企业;按照企业法律属性的不同,可以分为法人企业、非法人企业;公司企业;按照企业法律属性的不同,可以分为法人企业、非法人企业;公司企业;按照企业法律属性的不同,可以分为法人企业、非法人企业;按照企业所属行业的不同,可以分为工业企业、农业企业、建筑企业、按照企业
17、所属行业的不同,可以分为工业企业、农业企业、建筑企业、按照企业所属行业的不同,可以分为工业企业、农业企业、建筑企业、按照企业所属行业的不同,可以分为工业企业、农业企业、建筑企业、交通运输企业、邮电企业、商业企业、外贸企业等。交通运输企业、邮电企业、商业企业、外贸企业等。交通运输企业、邮电企业、商业企业、外贸企业等。交通运输企业、邮电企业、商业企业、外贸企业等。依照我国法律规定,公司是指有限责任公司和股份有限责任公司,具有依照我国法律规定,公司是指有限责任公司和股份有限责任公司,具有依照我国法律规定,公司是指有限责任公司和股份有限责任公司,具有依照我国法律规定,公司是指有限责任公司和股份有限责任
18、公司,具有企业的所有属性。企业的所有属性。企业的所有属性。企业的所有属性。因此,公司与企业是种属关系,凡公司均为企业,但企业未必都是公司。因此,公司与企业是种属关系,凡公司均为企业,但企业未必都是公司。因此,公司与企业是种属关系,凡公司均为企业,但企业未必都是公司。因此,公司与企业是种属关系,凡公司均为企业,但企业未必都是公司。公司只是企业的一种组织形态。公司只是企业的一种组织形态。公司只是企业的一种组织形态。公司只是企业的一种组织形态。公司与企业区别公司与企业区别商务礼仪与职业形象如何管理时间如何管理时间如何管理时间如何管理时间ABCD法则:法则:急迫急迫先做先做A既重而急既重而急次做次做B
19、重而不急重而不急再做再做C急而不重急而不重不做不做D不重不急不重不急重要重要ABDC13企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象如何制定计划如何制定计划如何制定计划如何制定计划行行动动计计划划和和时时间间表表是是用用于于管管理理时时间间和和任任务务的的文件,包括:文件,包括:任务的名称和摘要;任务的名称和摘要;衡量进度的目标、最终期限和阶段任务;衡量进度的目标、最终期限和阶段任务;需要来完成该工作的物质资源的信息;需要来完成该工作的物质资源的信息;任务的分配任务的分配已经分配特定任务的人员和已经分配特定任务的人员和部门的细节;部门的细节;14企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与
20、职业形象如何制定计划如何制定计划如何制定计划如何制定计划意外情况的处理意外情况的处理万一有时间拖延如何处万一有时间拖延如何处理,例如设备发理,例如设备发生故障生故障进展信息报告进展信息报告报告何人、何时和怎样报告何人、何时和怎样报告报告监督和管理监督和管理何人、如何监督工作的进展何人、如何监督工作的进展和质量;和质量;当目标实现时,有明确的标记的方法,例如当目标实现时,有明确的标记的方法,例如在方框打勾在方框打勾15企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象如何进行日志管理如何进行日志管理如何进行日志管理如何进行日志管理日志管理要做到:日志管理要做到:输入会议的完整准确的信息,最终期限
21、等,输入会议的完整准确的信息,最终期限等,立即标上开始和结束的时间立即标上开始和结束的时间在每月或年的开始,输入固定的会议,约会在每月或年的开始,输入固定的会议,约会在一周的开始和一天的开始查看日志,及时在一周的开始和一天的开始查看日志,及时更新更新需要取消时,清楚和立即输入取消记号。需要取消时,清楚和立即输入取消记号。安排隔开假日安排隔开假日16企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象如何安排旅游如何安排旅游如何安排旅游如何安排旅游计计划划:包包括括日日期期、时时间间、地地点点、交交通通工工具具、具具体工作和活动、相关信息、联络方法体工作和活动、相关信息、联络方法交交通通工工具具:
22、包包括括选选择择、如如何何订订票票、再再确确认认以以及及国际旅行中的国际时差换算国际旅行中的国际时差换算订宾馆:包括宾客要求、选择、确认订宾馆:包括宾客要求、选择、确认办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件17企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象六、会议安排六、会议安排六、会议安排六、会议安排会前筹备会前筹备会中职责会中职责会后任务会后任务18企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象会议安排会议安排会议安排会议安排会前筹备工作:会前筹备工作:会前筹备工作:会前筹备工作:确确立立议议题题:(多多由由领领导导定定)主主题题、内内容容
23、、时时间间、会会期期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。选择场地:大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。选择场地:大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。发送请柬和通知。发送请柬和通知。准准备备资资料料:会会议议日日程程、各各类类文文件件、声声像像资资料料、广广告告、报导、证件类、表格、材料袋等。报导、证件类、表格、材料袋等。会会务务工工作作:会会场场布布置置、设设备备物物资资准准备备、车车辆辆安安排排、报报到登记、餐饮安排、安全保卫等。到登记、餐饮安排、安全保卫等。经费预算:来源、计划、审批等。经费预算:来源、计划、审批等。19企企业业培培训训
24、管理管理培培训训商务礼仪与职业形象会议安排会议安排会议安排会议安排会中责任会中责任会中责任会中责任提提前前到到会会,检检查查设设备备和和安安排排(设设施施、座座位位、标标签、存衣架等)签、存衣架等)需需要要时时,实实施施备备用用方方案案(如如人人员员、地地点点、设设备备等出现意外)等出现意外)做做好好迎迎客客、签签到到工工作作(迎迎接接佳佳宾宾和和与与会会者者、办办理签到手续等)理签到手续等)做做好好会会议议记记录录、录录音音、录录象象工工作作(摘摘要要记记录录、详细记录、代表名册等)详细记录、代表名册等)20企企业业培培训训管理管理培培训训商务礼仪与职业形象会议安排会议安排会议安排会议安排会
25、中责任会中责任会中责任会中责任辅辅助助会会议议正正常常进进行行(提提供供材材料料、复复印印,协协助助主主持持人人掌掌握握会会场场情情况况、控控制制会会议议进进程程、观观注注会会议议动态、做好联络协调、处理电话应急等)动态、做好联络协调、处理电话应急等)安安排排好好会会中中的的后后勤勤服服务务(会会议议休休息息、饮饮料料、用用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等)餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等)集集会会议议的的信信息息(发发新新闻闻、写写简简报报、会会议议调调查查、反馈等)反馈等)妥善做好送客工作(购票、车辆、留宿等)妥善做好送客工作(购票、车辆、留宿等)21企企业业培培训训管理管
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