企业信息管理方案[教材].ppt
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1、企业信息管理方案欢迎辞通用管理能力(综合级)自我发展管理 团队建设管理 资源使用管理 质量运营管理招聘与选拔 财务管理 信息管理热烈欢迎大家来参加本课程的学习!2学习目标 解释数据、信息和知识之间的差别 识别最适当的信息源以满足需求 评估信息质量 管理信息过载 有效地表达书面信息 掌握信息系统设计和管理的关键原理 掌握知识管理的原理3从数据到信息到知识和学习4数据 数据是没有经过处理的事实和数字 是人们为反映客观世界而记录下来的可 以鉴别的符号。如数字、文字等;在商务环境中,数据与经营密切关联 5 数据 表示数值数据 数、字母、符号图形数据 图形、图片声音数据 声音、噪声视觉数据 动画、图象数
2、据类型6信息 是人们从数据中所得到的对客观事物的了解,它能为接受者增添某些新的认识或 看法,能影响接受者的行动。当数据被应用于某种目的时,它就添加了对于接收才有意义的值 应用于某种目的数据 信息7数据转换为信息的过程 数据:原材料 过程:将数据转化为信息的处理 信息:解除不定度、对决策或行动有价值数据转换过程(选择、组织、复制、应用原则)信息8对管理者和决策者有价值的信息应具有以下特征:准确性:准确信息,没有错误 完整性:包含所有重要事实 经济性:获取信息的成本低于信息价值(信息收益)可靠性:可靠性依赖于信息来源和数据处理方法 相关性:互信息对决策者很重要 及时性:或称为时间性,过时的信息毫无
3、价值 共享性:可为多名管理者共享9信息的含义 信息是事物运动及运动状态的反映 信息是消除不定性 信息是经过加工后的数据,对使用者具有价值 是关于客观事实的可通讯的知识10知识 知识是被人脑接受、处理、吸收和利用的信息。它是将信息与资料化为行动的能力。应用于某种 建立和 目的 处理数据 信息知识11 知识按照可表达程度分为两种:不能明确表达的知识也称为隐性知识或默认的知识,是存在于个体中的私人的、有特殊背景的知识,它依赖于体验、直觉和洞察力。能明确表达的知识也称为显性知识或明确的知识,是在个人或组织间以一种系统的方法传达的更加正式和规范的知识,它通过语言、文字及其他沟通方式传达。有人把组织的知识
4、创新看作是两类知识的交互作用。12 知识与信息关系 有两种典型的但却相当对立的观点 一种观点认为,信息存在于自然界、人类社会、人类思维之中,而知识只存在于人类活动范围内,因而信息包涵了知识。另一种观点则认为,信息是可编码化的知识或显性知识,而知识除了显性的之外,还包含隐性知识,即存在于人的大脑之中的、不可编码化的知识,因而知识包涵了信息。13数据信息知识信息与数据和知识的关系 信息与数据和知识的关系14建立知识学习 在各种学习情境中,每一个学习者都必须由自己来感知信息,对信息作出处理、储存和提取等反应。而学习者之间存在着生理和心理上的个体差异,不同的学习者获取信息的速度不同,对刺激的感知及反应
5、也不同。Kolb将人们的学习周期分为四个不同阶段:思考、理论化、计划和实践 在Kolb理论的基础上,Honey 和Mum ford 提出人们有着偏爱的学习方式这要看所处的学习周期阶段而定:行动型、思考型、理论型、实用型。15建立知识学习 具体经验(从感觉学习)有效的实践 客观的观察(通过实践来学习)(通过观察和聆听来学习)抽象化为概念(通过思考来学习)1617行动型反省型实际型理论型 18 注意:“学习方式并非自己的天性,我们可以在不同的场合下采取不同的学习方式”。然而,我们通常偏好一种或两种学习方式。实际,根据我们的理论模型,我们需要采用四种学习方式来完成我们的“学习循环”。在任何学习方式上
6、的欠缺将成为我们有效学习的阻力。成功的学习、培训计划应该采用各种培训方法和资料,利用以上各种学习方式来促进学习。当人们主动去思考概念和技巧并有机会去挖掘新思想和将新思想付诸实践时,这就是学习过程。19 正在使用的理论 Argyris 和Schon在1974年提出。人们按照他们自己创建的思想图表行动。正是这些默认的图表(或者私人的、自己生成的理论)指导和控制着人们的行为,暗示人们如何行动。支持的理论(espoused theory)我们用来对他人说明行为的话语包括我们喜欢怎样判断我们对他人的行为,或者我们希望别人怎样想可能是有相当差异的。问题是:怎样尽可能地使这两个不同的理论协调一致。20从个人
7、到组织的学习 当人们面对新的环境时,常常会通过寻找信息进行学习,并使用这些信息来得出初步的结论并形成思维模型。随着时间的推移,而使它们变成常规 组织使用了常规、规则和程序,在整个组织内来作为共享知识和创建标准化的过程的方法。组织的问题是常规变成了陋习,从而抑制了创造性和灵活性。组织生存和发展的基本条件是提高学习的灵活性。提高适应改变的能力21组织学习的驱动力量 管理者对于环境的看法不同会引发不同的因应行动(Weick,1979),因此,管理者所知觉到环境中驱动组织学习的力量不同,将会引发不同的组织学习行动。当人们对于不同驱动力间的重要性大小有所权衡时,便会产生不同的组织学习类型。带有人本主义色
8、彩的建构学习型组织 让组织能学习 22(1)在生产要素的重要性上,逐渐由资本转移至劳动力,尤其是智能劳动力。(2)知识逐渐成为竞争优势的主要来源。(3)企业经营环境的快速变动已成常态。(4)管理者与一般员工对于传统的命令-控制典范,愈来愈不满意。(5)全球经营环境的竞争日趋激烈。(6)社会大众对企业的要求(如社会责任)愈来愈高。23 学习型组织定义是:为共创愿景而共同学习与改变,因而能不断扩大其能力,与活出生命意义的组织。推动学习型组织是希望组织能够产生根本改变(profound change),而这种改变结合了人们的价值、渴望(aspirations)、行为等内在的改变,以及策略、结构、系统
9、等外在的改变。24建构学习型组织的过程模式 25让组织能学习的过程模式 26进行学习管理的过程模式 27信息的多种形式 28为什么管理人员需要信息 需要了解组织作为一个整体在干什么 需要了解影响业务的其它情况 帮助解决日常问题和制定较长期的计划 它能够避免从头返工 激发出新的思想并易于改进29信息的形式 内部的和外部的 电子的、硬拷贝的和口头的 硬性的和软性的(定量的和定性的)正式和非正式的 30信息的类型 正式信息 报纸和电子新闻 期刊文章 管理报告 员工训练程序 产品演示录象 规划 非正式信息 聊天 与同事交流 会面 非正式联系31信源数据采集处理加工数据存储传输输出信宿信息系统321.信
10、息的收集:主要是识别、采集、表达2.信息的传输:信道、编码、转换3.信息的加工:数据-预信息-信息-决策-结果4.信息的存储:什么?在哪?时效?5.信息的维护:准确、及时、安全、保密6.信息的使用:技术上、深度上、价值转换33不同信息来源的特性正式的 非正式的可用于多人 两个人间交换可以重新使用 瞬时不存储由接受者选择 由提供者选择静态 交互支持性和一致性 私人和局部34 表2.2信息需求和信息源的例子p1235 为什么管理人员更喜欢非正式的信息传输方式?响应和反馈更及时 信息接收者已被初步筛选 正式信息在哪里 文化方面的原因:经验和判断36帮助决策的信息 37决策过程分析问题并评估其方案定义
11、问题进行决策实话决策评审决策383940管理决策的层次 运营决策:这些是影响组织运营的日常决策 战术决策:这些决策持续时间较长,并且往往直接由中层管理人员制订,他们直接介入组织策略的实施 战略决策:这些决策是由高层管理人员做出的41西蒙的结构化决策与非结构化决策 非结构化决策是指决策人要做出判断、评价和对问题的确定要有深刻的理解。这类决策是新颖的、重要的、非惯常的且无公认的决策过程可循。结构化决策是重复的、惯常的、且具有处理问题的确定做法,因此不必每次重新进行考虑和斟酌。有些决策是半结构化的。只有问题的一部分可用公认的做法得到明确的答案。4243决策的信息特征内部信息详细运营的战术的战略的内外
12、部信息概括性外部信息高度概括44战略级战术级作业级 来源 寿命 精度 加工 保密 方法 要求 外 长 低 不固定 高内 短 高 固定 低信息的等级性45获得正确信息以作出决策 组织取得正确信息的途径是开发正式的信息系统来支持管理人员:没有受到阻碍的 能方便地传递 所有需要它的人可以访问46现实生活中的信息1大多数信息包括人们真正想要的信息,并不在机器里2公司越关注的核心业务,员工们就越不可能对其有一个明确的定义。现实信息的多重含义3如果信息是金钱和权力,员工就不会轻易地把它共享。4员工使用一种信息模型效率和他参与制定这一模型的成度成正比。5因为人是信息的重要来源和传递者,所以任何信息模型都应把
13、人包括在内。47管理信息系统运营战略战术MIS软件MIS数据库用户和其他事务处理系统TPSTSP存储的MISTPS外部数据48管理信息系统 中国企业管理百科全书的概念:Management Information Systems,MIS 管理信息系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况,利用过去的数据预测未来:从企业全局出发辅助企业进行决策;利用信息控制企业的行为:帮助企业实现其规划目标。49 管理信息系统是一个人机系统/社会技术系统。计算机不一定是管理信息系统的必要条件 把什么样的信息处理交给计算机更合适 人和机
14、器如何联系,从而充分发挥人和机器各自的特长,组成一个和谐有效的系统。生产要素相互替代作用50管理信息系统的概念图专家系统人工智能51决策支持系统 是以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学方法和信息技术为手段的,面向半结构化决策问题,辅助支持中高级决策者的决策活动的一种人机计算机网络系统。52决策支持系统用户(决策者)DSS数据库DSS模型库DSS软件53真实系统与人的行为有关的信息操作数据库系统 模型库系统对话系统响应决策者内部信息外部信息 环境决策问题54群体决策支持系统的组成规程库子系统 公共显示设备私有决策支持系统通讯库子系统公共模型库管理子
15、系统公共数据库管理子系统公共方法库管理子系统人机接口主持人决策者决策者55执行支持系统用户(顶级管理者)ESS软件MIS数据库外部数据库特殊数据库个人数据库电子邮箱56使用Web 作为信息源57搜索引擎 Web 搜索(检索)的起点是搜索引擎(search engine)它是通过搜索Web 而响应信息请求的一种推动力,它把查到的内容翻译为相关的材料 目前网络上大约有3000多种搜索引擎 著名的搜索引擎有:google、yahoo、MSN 提供中文搜索引擎的站点有sina、sohu、netease 和baidu、openfind 58 搜索主要指标:流量、用户数、点击率 YST 是雅虎搜索技术(Y
16、ahoo!Search Technology)的简称,是雅虎公司2003年斥资近20亿美金收购 Inktomi,Overture,Alta Vista,Fast 四家国际知名搜索服务商后,经过数百名工程师一年的开发打磨,于2004年2月正式推出的国际领先的搜索引擎。59 海量数据库 雅虎yahoo 45 亿网页 古狗Google 40亿 百度baidu 2亿 雅虎数据库更新速度:数据库整体更新时间为两周,Google 为三周 美国互联网调查2004.3月份的最新数据显示,Google 与雅虎的市场份额已升为45与43。606162四种基本的搜索工具 机器生成的索引 人工生成的索引 元搜索工具
17、自然语言工具63 机器人搜索引擎 由一个称为蜘蛛(Spider)的机器人程序以某种策略自动地在互联网中搜集和发现信息,由索引器为搜集到的信息建立索引,由检索器根据用户的查询输入检索索引库,并将查询结果返回给用户。服务方式是面向网页的全文检索服务。该类搜索引擎的优点是信息量大、更新及时、毋需人工干预,缺点是返回信息过多,有很多无关信息,用户必须从结果中进行筛选。这类搜索引擎的代表是:AltaVista、Excite、Lycos、Infoseek、Google;国内代表:天网、OpenFind等。64 目录式搜索引擎 以人工方式或半自动方式搜集信息,由编辑员查看信息之后,人工形成信息摘要,并将信息
18、置于事先确定的分类框架中。信息大多面向网站,提供目录浏览服务和直接检索服务。该类搜索引擎因为加入了人的智能,所以信息准确、导航质量高,缺点是需要人工介入、维护量大、信息量少、信息更新不及时。这类搜索引擎的代表是:YAHOO、LookSmart、Open Directory、Go Guide 等。65 元搜索引擎:这类搜索引擎没有自己的数据,而是将用户的查询请求同时向多个搜索引擎递交,将返回的结果进行重复排除、重新排序等处理后,作为自己的结果返回给用户。服务方式为面向网页的全文检索。这类搜索引擎的优点是返回结果的信息量更大、更全,缺点是不能够充分使用所使用搜索引擎的功能,用户需要做更多的筛选。这
19、类搜索引擎的代表是WebCrawler、InfoMarket 等。66 中文搜索引擎 中文搜索引擎跟英文搜索引擎最大的区别是分词。因为中文的字与字之间是没有间隔的,人阅读的时候能自动辨别组合一个句子中的各个单字,看到的是有意义的词组。而计算机不是人,中文的单个字缺乏意义,所以要先由程序把中文词句切分成合理的字词单元。举例:华盛顿邮报 67获得较好的结果 高级搜索:这些技术应该使你的搜索更专业,并尽可能地检索聚集的结果,而不是无关的命中 加书签:充分利用加书签技术来设置主题文件夹,以后你就可以引用该文件夹并定期地更新它(收藏夹)6869 性能指标 可以将WEB 信息的搜索看作一个信息检索问题,即
20、在由WEB 网页组成的文档库中检索出与用户查询相关的文档。衡量传统信息检索系统的性能参数 召回率(Recall)和 精度(Pricision)衡量一个搜索引擎的性能。70 召回率是检索出的相关文档数和文档库中所有的相关文档数的比率,衡量的是检索系统(搜索引擎)的查全率;精度是检索出的相关文档数与检索出的文档总数的比率,衡量的是检索系统(搜索引擎)的查准率。对于一个检索系统来讲,召回率和精度不可能两全其美:召回率高时,精度低,精度高时,召回率低。71跟上时代 用于决策的优质信息的另外一个重要方面是信息必须是最新的 邮件列表()新闻组()7273 智能代理(intelligent agent)智能
21、代理是人工智能研究的新成果,它是在用户没有明确具体要求的情况下,根据用户需要,代替用户进行各种复杂的工作,如信息查询、筛选及管理,并能推测用户的意图,自主制定、调整和执行工作计划。智能代理的特点 智能性、协作性 代理性、主动性 74 Robot 技术 现在的搜索引擎主要通过Robot 将网页的全部或部分内容下载到自建索引库中,由于下载的页面许多是无用或暂时信息,既影响检索速度,也增加了用户检索负担。75信息过载76什么是信息过载 当接收的信息变成一种障碍而不是一种帮助时,信息过载就会发生 信息爆炸与信息匮乏7778信息过载是怎样发生的 周围有大量的信息,并且还在随时不断地增加 通常增加的是你不
22、需要的信息 收集信息的目的是认为也许某一天会有用 你从大量不同的资源获得同样的信息 检索出大量无关的信息 P3779现实问题的简化模型 人的理性思维能力是有限的 为了解决某问题,人们一般要构造一个现实问题的简化模型 但是这种简化了的模型的求解在现实环境中并不一定是合理的。这种合理性受到了人的处理能力等因素的约束和限制。80评估信息81什么是增值 信息的价值和它如何帮助决策者、管理者实施组织目标相关 信息与决策相关,正确的决策依据足够数量的、可靠的信息;信息通过决策体现其自身的价值。信息的使用与信息系统的发展有密切关系 能够对你有用,并使你获得实际的利益82信息增值的元素增值信息重要性稀缺性真实
23、性指导性可访问性83信息价值的计算 两种方法计算 生产成本计算法 V=C+P V-信息产品价值 C-生产该信息的成本 P-利润 信息的决策价值计算 全信息价值 EVPI=E(ep)E(e0)84评估来自Internet 的信息 n 站点的用途是否明确?(指导性)n 容易找到联系人的详细资料和基本信息吗?(可访问性)n 站点的有效区域适合于与它的目的吗?(可访问性)n 负责站点的机构具有肯定的名声和专门技术吗?(重要性)n 这一信息是准确的吗?(真实性)n 这些信息是最近的吗?细节也更新了吗?(重要性)85n 提供了站点的地图吗?导航清楚和直截了当吗?(指导性)n 信息很好地表达和安排了吗?(可
24、访问性)n 该站点与类似的站点或相同主题领域相比很好吗?(重要性)n 有好的帮助设施吗?(指导性)n 该站点提供了对其他站点的链接或支持材料吗?(指导性)n 其他的站点或支持材料有用吗?(真实性)86减少信息过载的方法87管理的方法 更智能化地构造你的信息搜索 遵循经典的时间管理建议 认真挑选你参加的新闻组和邮件列表 不阅读就删除无关的电子邮件 只有在你认为需要再次找到某个材料比较困难时,才将其存档 改进你自己的信息读写能力 88技术的方法 使用有归类和筛选的电子邮件 利用人工软件代理 使用搜索引擎的自定义功能 万维网(World Wide Web)网格计算(Great Global Grid
25、)WWWGGG89清楚的沟通和为什么需要它 90 组织沟通是管理中极为重要的部分。管理与被管理者之间有效沟通是任何管理艺术的精髓。美国著名未来学家奈斯比特曾指出:“未来竞争是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其外部组织的有效沟通上。”91改善组织沟通的途径 首先,企业应重视沟通者自身的沟通技能的提高 1.调整沟通心态。2.学会倾听 3.注重非言语信息 其次,企业应根据企业发展需求有目的的健全组织的沟通渠道。再次,企业还应注重组织沟通反馈机制的建立 最后,企业要注重组织沟通环境的改善 92 组织沟通既是一门涉及心理学、管理学和行为科学多学科的边缘科学,同时又是一门工作和生活的艺
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