财务报销付款管理制度.docx
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1、财务报销付款管理制度第一章前言一、编制目的 为了规范报销标准和报销流程,加强财务管理,确保公司 资金按规定支付,结合公司及项目实际情况,特制定本制 度。二、适用范围及定义 本规定适用于公司及公司涉及各项目O三、本规定修改及审批 本规定由总经理签批后方可执行。本规定于颁布之日起开始执行。第二章管理原则2.1归口管理原则为便于对各项费用开支情况进行分析考核,公司统一规定费用项目的归口管理部门,具体如下表列示(包 括但不限于):部门费用类别明细项材料费日常所需的材料:垃圾袋、扫把、搽手纸、清洁药水,伸缩杆等。运营管理维修费设备维护、检测、保养、维修等及采购维修、维护材料备件等。低值易耗品吸尘器,洗地
2、机等设备。日期行栏:填写借款当时的年月日;资金性质栏:填写付款方式,即你希望的是 转账还是现金,如果转账需在此处注明开户名、开 户行、账号等详细信息;6.534部门栏:填写借款人所在部门;6.5.3.5 项目明称栏:如果借款事由为处理工程项目 业务,此处填写工程项目的具体名称,否则此处为 空;预算科目栏:此栏为空,统一以员工借款挂账, 报销还款时冲销;借款理由栏:填写借款的具体事宜,如:X月X H X事到X地出差,X季度员工活动,定额备用6.5.3.8 金额栏:填写借款的具体金额,大小写必须 一致;出差的,金额须与审批后的出差申请表 一致;6.5.3.9 付款凭证联最右下角的领款人必须填写,领
3、 款人名字必须与员工身份证上的姓名保持一致;6.5.3.10 结算凭证联和结算加回执联:填写借款单 时,借款人必须填写此两联中的日期、姓名、金额、 用途等事项且与付款凭证联系保持一致;其余额待 报销或还款时分别由出纳和借款人填写;第七章付款(结算)业务7.1 适用条件:适用于公司与外部业务单位发生的金额确定的经济业务。7.2 付款(结算)业务分类:直接结算业务、预付款业务直接结算业务是指根据合同约定,在经济业务发生后,根据实际验收情况结算付款的业务;此类业务 结算时填写付款结算申请单。7.2.1 预付款业务是指根据合同约定,在经济业务发 生前,需要按进度预先支付部分款项,在业务验收完成后结算的
4、业务。此业务 在预付款时填写预付款申请单,预付款业务发生 验收完成填写预付款结算单,以冲销已预付的款 项。73管理规范采购业务7.3.1.1 采购预付款业务,付款时须提供的原始单据 包括但不限于:审批通过的采购订单原件、合同原 件或扫描件;7.3.1.2 直接结算类采购业务,结算时提供的原始 单据包括但不限于:合同(扫描件)、发票、加盖对方发票专用章或公章的发货清 单、经审批的采购订单、收货人签字确认的收货单。7.3.1.3 预付款业务须在货物验收入库后10日内完 成结算,冲销预付款,提供的原始单据包括但不限于条除经审批的采购 订单外的原始凭证;资本性支出7.3.1.4 资本性支出:是指单件金
5、额在2000 (含)元以上且使用寿命1年以上的固定资产支出;7.3.1.5 预付款业务,首次预付款时须提供的原始单 据包括但不限于:合同原件或扫描件、事前审批单、合格发票等;7.3.1.6 直接结算业务付款时须提供原始凭证包括但 不限于:事前审批单、合同原件或扫描件、资产管 理部门验收入库、合格发票、采购清单;7.3.1.7 付款业务,资产采购经办人应在资产验收 入库后10日内完成结算,冲销预付款,须提供的原 始单据包括但不限于:资产管理部门验收入库单、 合格发票、资产采购清单;7.4单据填写规范7.4.1 预算内业务在预算内前小方格内划“,反之 在预算外前小方格内划”;支付方式:填写付款的方
6、式:现金、支票或 转账,原则上公司均以转账方式支付;7.4.2 收款单位:公司名称、开户银行、账号与合同、发 票保持一致;第八章日常费用报销8.1 日常费用包括的内容日常费用主要包括:差旅费、业务招待费、交通费、 通讯费、办公费、维修费、运输费、会议费、办证审计等中介机构服务费、公关费、低值易耗品、水电费、 物管费、房租费等等。日常费用报销填写费用报销 单日常费用的控制原则:对日常费实行预算管理,分级负责、层层把关,在一 个预算期内,各项费用的累计支出原则上不得超过预 算。对超预算费用按本制度条执行。8.2 管理规范及报销标准业务招待费业务招待费是公司经营活动的需要,为促进公司业务发 展实现公
7、司经营目标为前提,应按照必要、合理的原则 开支。8.2.1.1 业务招待尽量安排在公司有协议的酒店用餐。8.2.1.2 陪同人员须在发票和收银小票后签字;8.2.1.3 报销原始凭据包括但不限于:事前审批表,即 人力资源部提供的业务招待费审批表、发票、收 银小票;8.2.1.4 标准按人力资源部相关政策执行,未达到标 准的按实际发生额报销、超过标准的按标准报销。8.2.2 差旅费住宿费必须提供出差目的地的住宿发票。8.2.2.1 实际出差天数的计算以所乘交通工具车票(机 票)显示出发及返回时间为准,12 : 00以后出发(或12 :00以前到达)以半天计,12 :00以前出发(或12 : 00
8、以后到达)以一天计。8.3.2.3 凡与原出差申请单审批的地点、时间、交通工 具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需 改变路线、天数、交通工具的,需按照审批权限规定 经领导审批后方可报销。8.3.2.4 出差期间,宴请客户的需事先电话向相关部门 申请,返程后补业务招待费申请表。,8.3.2.5 餐补、住宿等标准按公司相关制度执行,标准 内据实报销,超过标准的按标准报销;8.3.2.6 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通 工具等将不予报销相关费用及补助:报销时所附原始凭证包括但不限于:事前审批表 出差审批表、发票。8.3.3 交通费8.3.3.1 员工因公办事发生的乘坐公交车、地铁
9、等交通 费,需明细列明日期、事由、往返地、交通工具、金 额等信息,后附相应发票据实报销;员工上下班发生 的交通费按公司福利制度执行;8.3.3.2 员工确因突发且情况紧急需乘出租的,需取 得部门经理同意。否则财务予以报销;8.3.3.3 报销须提供的原始凭证包括但不限于:相应 交通公交发票、外出办事交通费明细表(部门经理签 字审批)维修费8.3.3.4 日常维修事项须按所需费用的金额进行审批;维修完成后须提供进行经双方确认的验收报 告,自购维修配件的需提供配件采购明细清单;8.343报销须提供的原始凭证包括但不限于:发票、验 收报告、采购清单。员工福利费标准严格按公司福利制度执行;8.352
10、通讯补贴、交通补贴由员工于每月24日前填 单报销,附通讯费发票、交通发票;8.353 .3生日补贴、节日慰问金由人力资源部于每季 20日前或节日后10个工作日内报销,须附:员工信 息、员工领用慰问品明细、发票等原始单据;办公用品、低值易耗品在预算范围内参照采购业务执行其他零星费用在预算范围内据实提供发票及经确认的业务明细后据实报 销。8.4 费用报销单填写规范8.4.1 标题费用报销单前横线处填写部门名称,非 人名或具体费用明细;8.4.2 部门:费用(业务)归属的具体部门,归属部 门按受益原则划分;须正确填写,以便准确各部门费 用;并在此处列明收款人户名、账号、开户行,未注 明者一同视为员工
11、个人工资账户;8.4.3 项目名称:费用(业务)归属于公司的具体项 目,须正确填写,以便对项目成本进行归集;摘要:须列明业务发生时间、事由、业务性质 (招待或住宿等),如报销9月19日(时间)因洽谈合作事宜(事由)招待(业务性质)影城管理人员; 按费用类别分行填写,如出差人员同时发生住宿费、 车费,餐补等应分行按住宿费、车费、餐补分别归类 汇总,严禁加总填写;附单据张数为归属于此类费用的原始凭证数量;8.4.4 领款人:收款人须在此处签字,如冲销借款的, 此次填写冲销某人借款;否则,不予支付或冲账;8.4.5 填写用黑色钢笔(签字笔),严禁用铅笔或其 他笔填写,字迹工整。申请金额必须大小写一致
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