2023年员工档案管理制度政策(三篇).docx
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1、2023年员工档案管理制度政策(三篇) 范文为教学中作为模范的文章,也经常用来指写作的模板。经常用于文秘写作的参考,也可以作为演讲材料编写前的参考。那么我们该如何写一篇较为完备的范文呢?以下是我为大家收集的优秀范文,欢迎大家共享阅读。 员工档案管理制度政策篇一 为更有效的对员工人事档案进行妥当保管,有效保守机密;同时为了维护人事档案材料的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案材料,特制定本制度。 二、归档范围 全体员工之个人档案(入职档案、培训档案、绩效管理档案、离 职档案)、统计资料、劳动工资、会议记录、确定、托付书、协议、 合同、通知等具有参考价值的文件资料。 三、档案管理员的职责
2、由行政部专人负责保管人事档案,收集、鉴别和整理档案材料, 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、平安保密和运用便利。 四、档案管理内容 (一)员工入职档案: 1)个人简历;2) 员工入职登记表3)应聘人员登记表;4) 面试记录及待遇核定事项审批表;5)笔试结果报告;6)身份证复印件7)学历学位、资格证书复印件材料8)离职证明;9)试用期员工跟踪表; 10)试用期考核表;11)各类合同及协议;12)员工异动履历表. (二)员工培训档案: 1)培训通知;2)培训签到表;3)培训总结报告(或考评 结果);4)派出培训审批表;5)员工外派培训合同6)外出培训反馈表(证书原件) ;7)员工培训统计表
3、。 (三)绩效管理档案:将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。 (四)员工离岗档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。 五、人事档案管理相关规定 (一)基础管理 1、原则:分类标准、归档刚好、排列有序、层次清晰、整 理规范。 2、员工入职前,人力资源部应对人事档案的真实性、有效 性进行核查,如有虚假,可不予录用或解聘处理。 3、人事档案按入司时间分类存档,按在职人员、离职人员 进行整理,并刚好登录于在职员工人事档案书目(附件 一)、离职员工人事档案书目(附件二),并在档案袋上 填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案 原则上为永久保存。 4、当在职员工的基本档案
4、资料有变动时(如学历变动,身份证号码变动、个人技术职称变动,婚姻状况变动等),应 刚好将相关资料复印交人事部归案,原件当场查验。 5、调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案, 在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册 登记。 6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及 时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必 须仔细鉴别,保证材料的真实、文字清晰、手续齐备。材 料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、字后归档。 7、员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三 年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗8 年止)。 8、人力资源部档案管理人员依
5、据气候的不同改变,常常注 意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、 防蛀。 9、档案应分类编号后存放,编签号应与员工编号统一,防 止重名重姓员工材料入档交叉,制检索书目,以便查找。 10、要不断探讨和改进档案的管理方法和技术,逐步实现档 案管理的科学化。 (二)档案的查、借阅 1、公司档案分为保密级与非保密级两个级别,保密级档案 禁止调阅,只能在档案室阅览,不准外借;非保密级档各部门因工作须要查、借阅,须填写查、借阅人事档案审 批表(附件三),并经人事行政部经理批准后方可办理。 2、任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案,下级员工 不得查、借阅上级员工人事档案,特别状况下经人事行政
6、部经理批准后方可办理。 3、公司级领导、人事行政部可干脆通过档案管理员办理借 阅手续。 4、全部经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归 还(特别状况可延长期限),对借阅后到期未还者、归还破 损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。 5、外单位来公司查阅档案时,必需持盖有公章的单位介绍 信,经分管领导批准后,方可查阅。 6、档案管理人员应做好查、借阅登记,并在人事档案借 阅登记本签字登记(附件四)。 (三)查、借阅档案留意事项 1、严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料; 2、不得擅自复制(拍摄)档案内容,如因工作须要从档案中 取证必需事先经人事行政部经理同意。 3、查、借阅
7、者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节轻重, 予以惩处。 4、原则上不允许员工自带档案流淌,确有须要,由档案发 出方做好封口,接收方接受档案时须留意检查档案封口是否完整。 六、档案的销毁 (一)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 (二)当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写公司档案 资料销毁审批表交人事行政部经理审核经总经理批准后执行。 (三)凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁;一般 的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。 (四)经批准销毁的公司档案,档案管理员须仔细核对,将批准 的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 (五
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