加油站财务管理制度细则.docx
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1、加油站财务管理制度细则第一节现金及银行存款管理1.1 日常备用金管理备用金的借入。加油站可存放一定数额的备用金(具体金额由各单位财务部 门根据实际需要核定),加油站填写借款单,由经理签名,经地(市)公司主管 领导及财务经理(或总会计师)签字后,到财务部门借款。该备用金由核算员保 管,用于日常零星费用的开支。1.2 日常备用金的支付核算员必须认真审核原始单据,经相关人员(审批人和验收人)签批后,方 可支付现金,对单位结算时,金额超过1000元以上的必须通过转账支票结算, 报销人应在原始凭证上签名确认。预计备用金不足时,核算员应及时向主管公司 财务部门报账,补足备用金。一次性支出数额较大时也可直接
2、到主管公司财务部 门报账。1.3 日常备用金的归还年末结账前或核算员岗位变动时,核算员应归还加油站全部备用金,财务部 门应出具收款凭据。次年再根据需要,重新核定备用数额,办理相关手续。1.4 日常备用金的监管公司财务部门定期检查或不定期抽查备用金的使用情况,加强对备用金的监 管。1.5 营业现金管理1 .找赎金(零钞)的管理(1)找赎金由加油站直接向财务部门借支建立,每台收银机的找赎金最高上 限为人民币500元(具体金额由各单位根据实际情况而定,找赎金借入程序同备 用金借入程序)。收银员及当班主管应在当班期间时常检查并保证有足够的零钞。(2)交接班前,收银员必须清点找赎金,并保证移交给下一班有
3、足够的零钞。(4)对公司内部没有开票机的加油站到本站开具增值税发票的必须填写发 票登记表后再开具发票,并签字备查。(5)开具增值税发票时,要将防伪税控开票子系统提示将要开具的发票代 码和号码,与所要开具的纸质发票代码和号码认真核对,填开项目内容齐全核对 相符后,再开具并打印纸质发票。(6)关于“销项负数”的规定。必须盖有税务部门“无法认证”戳记的发 票,并且取得开具红字增值税专用发票通知单后,方可开具“销项负数”发 票;在填开“销项负数”发票时,必须在备注栏注明原发票的开票日期、发票号 码、发票代码及开具“销项负数”的原因;更换新发票时,要求在备注栏注明原 发票的开票日期、发票号码、发票代码及
4、更换发票的原因;要求更换后的新发票 和“销项负数”发票及原发票一同传递到公司营销部审核后入账。(7)关于“作废发票”的规定。“作废发票”操作要把作废的发票各联次全 部找齐,注意纸质发票和电子信息必须同时操作,而且只能在当月开具的发票中 操作。税务部门要求发票差错率不准超过1%。(8)各分公司根据当地实际情况规定抄税日,在规定时间内把相关资料报 到公司主管部门。要求携带税控1C卡、打印的增值税发票明细及汇总表。(9)增值税发票应及时上报主管会计审核。7.已经开具的发票存根联应当保存5年,不得擅自损毁;保存期满,报经 主管税务机关审查后,方可销毁。详细步骤见附件二流程23加油站普通发票管理流程图和
5、附件二流程24 加油站增值税发票管理流程图。第七节非油品财务管理1商品采购1 .地区公司集中采购模式加油站根据商品的库存及销售状况填制商品采购订单,报地区公司主管部门;主管部门采购后配送给加油站。2.加油站直接对外采购模式加油站根据非油品的库存及销售状况制定采购订单,报地区公司主管部门审 核后指定供应商处采购,由供应商负责配送。2商品入库商品配送到加油站后,由便利店主管验收入库,便利店主管必须核对采购订 单,验收无误后,双方在商品配送单上签字确认。3商品销售每班营业结束后,营业员清点货款、存货、结算销售小票,制作销售班报, 预留找零款,并将当班的营业款上交,及时入账。营业员每日根据原始凭证编制
6、销售日报表,经加油站经理审核后上报财务部 门。如原始凭证有误,经加油站经理授权后才能进行修改,加油站经理须签字确 认。4库存商品盘点非油品业务的库存商品在交接班和月末时进行盘点。商品盘盈、盘亏须经非 油品业务主管部门和财务部门审核后方可作账务处理,盘盈、盘亏的账务处理须 当月反映。5资金收入非油品业务的资金收入必须纳入加油站上门收款范围;设定现金收入限额, 对达到限额的现金及时投送保险柜,对未按规定投送而造成资金安全事故的由责 任人负责赔偿;每日交接班时需根据非油品业务销货日报表对其资金进行盘点。(3)核算员应负责找赎金的“银行找零”工作,以保证零钞流通顺畅。2 .当班过程的现金管理(1)设专
7、职收银员的加油站,收银机内可存放的现金最高上限为人民币2500 元(具体金额由各单位根据实际情况而定);若由加油员直接收款,直接收款加 油员包内存放的最多现金实行限额管理(白天800元,晚上300元)。(2)当收银机内(收银员手中)的金额达到上限时,必须按以下程序将款项 及时投进保险柜:收银员清点投币金额,填写投币单,在投币单上填写投币日期、 班次、时间、金额,并签字确认,投币单随同投币金额放入投币袋,将投币袋封 口后投入保险柜,填写营业款交接记录。3 .交接班时的现金管理(1)收银员与当班主管(核算员或前庭主管)清点收银机里的现金,按规定 程序将本班最后一批交易现金全部投入保险柜。如发现长款
8、时,填写现金长款单, 不允许把长款抽走,发现短款时,应尽快查明原因后处理,收银机里只留找赎金。(2)本班收银员足额地将找赎金移交下一班的收银员,双方清点核实。1.6 营业收入的现金管理1 .每天由加油站经理和核算员一起从收银台的保险柜中将营业收入款项取 出进行清点核查。在清点核查过程中,必须由核算员点钱,经理监督,2人同时 进行。2 .核算员在清点现金前,必须与加油站经理、当班主管核对投款数量与营 业款交接记录是否一致,然后按班次分开清点,并按要求填写销售日报表。3 .如当天现金清点后不能立刻送入银行,必须将现金封存好,放回保险柜 中。4 .现金收入按规定及时缴存银行。(1)现金送存必须由加油
9、站经理(或加油站经理指定人员)和核算员完成。 核算员在加油站经理监督下填写现金进账单,送存银行。(2)银行上门收款。签订了银行上门收款协议的,必须严格执行协议书的规 定,现金和票据只能交给确认的银行职员,并且银行职员要达到规定的收款人数 才能交出,并及时登记营业款交接记录双方进行签字确认。(3)银行进账单经加油站经理背书确认后,随同销售日报表上报公司财务部 门。5 .核算员应根据现金收支情况与销售收入核对,确保无误。6 .现金长短款处理(专指开柜清点营业现金时):(1)假钞/短款的赔偿:点钱时发现,由责任人赔偿;送存时发现,由核算员 赔偿。(2)长短款必须如实反映。假钞/长短款的报告和处理:凭
10、现金盘点报告表。 营业现金的清点、存放、交接必须在白天进行,确保现金的安全。1.7 月末现金盘点月末最后一日由核算员盘点现金,经理监督。盘点后必须立即填写现金盘点 报表,报告表上必须有核算员和经理的签名。长短款应及时反映,做法如日常盘 点。结账前必须把手工账与电脑明细账核对一致。1.8 保险柜管理1 .投币式保险柜:加油站必须设有投币式保险柜并镶嵌入墙;保险柜的密 码由核算员掌握,密码应定期更换;钥匙由加油站经理保管;只允许存放营业款; 除营业款清点、银行上门收款、自行送存银行或公司检查环节以外,不得打开投 币式保险柜。2 .财务室保险柜:只允许保存票据、印章、备用金。保险柜的钥匙和密码 由核
11、算员保管。3 .核算员请假期间,密码只能告知最近一个加油站的核算员;如果附近没 有加油站,应告知上级财务部门所指定的人员。加油站经理请假时,钥匙只能交 接给上级加油站管理部门指定人员。待核算员或加油站经理返回时,及时更改保 险柜密码或交回保险柜钥匙,并做好相关记录。4 .如保险柜钥匙或密码遗失,加油站必须竹面上报公司财务部门,由财务 部门负责处理,加油站无权自行处理。1.9 银行存款管理1 .开设银行账户独立核算的加油站必须填写银行开户申请表,由主管公司财务部门按照股份 公司规定的流程办理,经批准后开设银行账户。开户工作由核算员办理,开户行 必须是公司认可的商业银行。报账制加油站在应用公司账户
12、操作困难时,经公司 财务部门批准可开收入辅助账户,只收不支,其存款每天全部划入主管公司中心 结算账户。2 .银行支票的管理(1)需要购买支票时,由核算员填写好有关凭证,由财务主管批准后购买。 购回支票,核算员应立即记录该本支票的起止号码。(2)核算员必须建立一个专用的支票登记本,记录支票的购买、使用和作废 等情况。(3)支票使用应按号码顺序。作废支票,应划线、写“作废”字样并保留。(4)核算员有责任保管好所有支票(包括作废支票)。(5)有关银行印鉴的保管、使用和交接等应按内部控制制度要求规定作进一 步细化。加油站的财务专用章由会计(核算员)保管,银行备案的印鉴(个人名 字)由加油站经理保管。3
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