私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模版.docx
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1、XX投资管理公司基金销售业务资料档案管理办法第一章总则第一条为规范公司档案管理,建立符合现代金融企业要求的综 合档案管理体制,有效保护和利用档案为经营管理服务,依据基 金销售管理办法以及基金销售机构内部控制指引等规章制度, 制定本办法。第二条本办法适用于公司各部门及分支机构。第三条本办法所称档案是指公司各部门及分支机构在各项工 作中形成的具有保存价值的各种文字、报表、声像、实物等不同形 式的历史记录。第四条档案工作是公司经营管理活动中不可分割的重要组成 部分,在维护投资者合法权益、防范金融风险、记录历史真实面貌、 保障公司安全稳健运营等方面具有不可替代的保障作用。第五条档案形态包括实体档案和电
2、子档案。电子档案与实体档 案处于同等重要地位,其接收、查询、备份等需确保档案的真实性、 完整性和有效性。(一)实体档案包括:1、纸质档案。2、公司获得的荣誉档案,如奖杯、奖牌等。其他具有实体形态的档案,如光碟等。1、纸质档案对应的电子版原件或扫描件。2、声像档案。3、各业务系统的数据库及管理系统数据库,如交易系统、清 算系统、0A平台、邮件系统等。4、其他以电子版本保存的档案。第六条对于公司业务运作过程中形成的档案,包括但不限于办 公电话录音、客户身份资料、客户交易记录等,若法律法规对其保 存或保密期限有特殊规定的,按照相关法律法规的规定执行。第二章档案工作机构、人员及其职责第七条公司档案工作
3、机构包括档案形成部门和档案管理部门。 档案形成部门为公司各部门及分支机构,档案管理部门为行政部门。第八条档案形成部门负责档案的收集、整理,并按规定向档案 管理部门移交。各岗位工作人员对于所负责业务的相关档案负有收 集、整理的职责。部门负责人对档案的收集、移交工作负有领导责 任。任何部门和个人不得拒绝移交档案或据为己有。第九条行政部负责档案的审核、编目、保管、统计、提供利用 和鉴定销毁,并对档案的收集、整理和移交工作给予指导、监督和 检查。第十条公司所有内设部门、机构和全体员工都有保护档案的义务和责任。第十一条公司配备必要的柜、架、箱等设施,对档案切实做 好防水、防盗、防光、防高温、防潮、防有害
4、气体、防尘、防虫等 人防工作;对库存档案实行科学、合理、妥善的保管,并定期进行 检查,发现问题及时解决。第三章档案的收集、整理与移交第十二条档案形成部门以部门为单位定期向档案管理部门办 理移交,任何个人不得自行保管档案。对按规定不得归档的材料, 禁止擅自归档。第十三条归档文件范围包括:(一)公司的各项文书档案、业务档案、会计档案、电子档案 和实物档案等(详细明细参见附件1)。附件1中所列档案明细由档 案形成部门根据实际业务情况定期进行调整。(二)公司及各部门、各分支机构工作过程中形成的其他重要 的、具有保存价值的档案资料。第十四条不必归档的文件:(一)重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。
5、(二)国家和地方有关部门发来供参考的抄件和征求意见未 定稿的材料。(三)未经会议讨论和领导审阅、签发的文件材料草稿、一般性文件的历次修改稿。(四)从正式文件材料上摘录的供工作参阅的非证明性文件。(五)参加非主管单位召开的会议,不需要执行和无查考利用 价值的会议材料。(六)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。第十五条档案形成部门移交档案前,应对归档文件进行整理, 使之有序化。(一)整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机 联系,区分不同价值,便于保管和利用。(二)质量要求:归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修 整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制;整理归档文件所使用的书 写材料、纸张、
6、装订材料等应符合档案保护要求。第十六条纸质档案的归档整理方法(一)装订:纸质归档文件应按“件”装订。“件”是归档文 件的整理单位,一般以每份文件为一件,对于由多份文件组成的“件”,应按内在逻辑顺序或时间顺序依次排列,原则上这些文件应 合并装订。(二)分类:归档文件采用“档案形成年度一档案形成部门或 分支机构一档案保管期限一主题(事由)”的方法进行分类。关于“档 案保管期限”的详细定义见第十七条。归档文件的整理单位“件”: 文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件, 转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件, 来文与复文可为一件。(三)排列:归档文件应在分类方
7、案的最低一级类目内,按事 由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件 可集中排列。(四)编号:归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。档案文件编 号由“年度-部门代码-保管期限-件号-密级”构成,如 2013-JCJH-20-01-保密。1、年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年, 如 2013。2、部门代码:采用规范化简称拼音首字母,如监察稽核部的 部门代码为“FLHG”,“市场部”的代码为“SC”。如遇部门代码较长 难以确定或部门首字母重复的情况,将由档案形成部门和档案管理 部门共同协商确定部门代码。3、 保管期
8、限:“5”代表短期,“20”代表长期,“99”代表永久。4、件号:同一年度、同一部门、同一保管期限的档案,其件 号应按文件排列顺序流水编号,不得重复。件号还可根据需要拆分 为多个层级,如 2013-JCJH-20-01. 01。(五)编目:归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文 件目录,并装订成册以便查阅。归档文件目录设置“编号、题名、 日期、责任者、备注”等项目。1、编号:填写归档文件对应的唯一编号。2、题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题, 外加号。3、日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日, 如 20131022。4、责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文
9、机关或署名者。5、备注:注释文件需说明的情况。(六)装盒:将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案 盒封面、盒脊及备考表项目。1、档案盒应根据存放文件的不同,在盒脊或底边设置年度、 部门、分支机构等文字说明的必备项,在档案移交至行政部时按相 关要求编制。2、档案文件备考表置于盒内文件之后,项目包括:盒内文件 情况说明整理人、检查人、日期等。第十七条档案保管期限分为短期(5年以下,含5年)、长期 (5年以上20年以下)和永久三种。其划分原则为:(一) 凡是反映公司主要活动和基本历史面貌,对公司、国家和历史研究有长远利用价值的文件材料,列为永久保管。(二)凡是基金投资人的相关交易信息及各业务系统
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