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1、第一篇公共制度一、请假制度1、请假程序:(1)公司所有员工都必须遵守请假制度,做到有事请假。请假须由本人写出请假条,经批准后方可执行。未履行请假审批手续或未获批准而擅自 离开工作岗位的,一律按旷工处理。(2)员工请假本人写出请假条,请假3天以内者(含3天),由单位负责人批准;5天 以内者(含5天),报主管副总经理批准;5天以上报总经理批准,逐级签批后把请假条交公 司人力资源部存查。(3)管理人员请假副中层管理人员请假,必须由部门主管领导批准,请假3天以上者(含3天),报总经 理批准;中层管理人员请假由分管副总审批后,报总经理批准;副总请假由总经理审核后,报董事长审批;请假3天以上者(含3天)者
2、,逐级签批后请假人回单位说明,单位登记后,请假条 交公司人力资源部存查。(4)国家法定节假日及公司研究的放假时间为休假时间。员工满勤天数为本月天数减 去规定休假天数。因请假不能满勤的,扣除缺勤天数工资及奖金。(5)副中层以上管理人员在休假期间,要保持通讯畅通,有紧急工作任务时要服从领 导安排;休假前领导已提前安排工作的,不得休息。(6)上班时间公司所有工作人员离开工作地点,要提前向主管领导报告,以便于工作 安排。2、请假相关规定:(1)事假:员工连续请事假15天以下的,假满后销假的,安排上岗;请假15天以上的,假满后根 据公司情况安排上岗或待岗处理;(2)病假(必须持县级以上公立医院诊断证明)
3、:员工请病假30天以下的,假满后销假的,安排上岗。到规定天数仍不能上岗的,办理24小时内办完交款手续,否则,每延迟一天罚业务员500元。6、以上所涉及运输车辆管理的部门,所领车辆需在厂区内停留时,应及时与停靠地点单 位负责人沟通,避免车辆无人管理,造成堵塞。7、领车人员提醒运输车辆随车人员,入厂应着装整齐,不得穿拖鞋、穿短裤、光背入内。8、所有运输车辆随车人员进入厂区不得抽烟,不得在公司内随意走动,否则罚款50元, 领车人20元。9、进入厂区的车辆,无论空车或重车限速10公里/h,否则罚领车人200元。10、所有产品运输车辆不装货出门,再进厂者必须称重,否则一次罚领车人员100元,造 成损失全
4、额包赔。11、领车人员不亲自领车,仅电话通知保安让车辆进厂,一次罚安保值班人员200元。(二)东区货运车辆管理办法1、进厂的原料车辆必须安装灭火罩,否则每次罚款500元。车主不听劝阻,取消运输资 格,由糖醇车间或多元醇车间专人进行监督。2、原料车辆进入厂区前,必须在车间专人的带领下,按相关手续进入厂区,否则对车间 责任人罚款500元。3、进入厂区的车辆必须听从车间安排,停放在指定的位置,若不听从安排,每次对车主 罚款100元。因车间监督不力,对车间相关责任人罚款50元。4、每个品种只能进一辆车,保安进行监督,若车主不听从指挥每次对车主罚款100元。因保安监督不力,车辆随意进入厂区,对当班值班保
5、安罚款50元。5、进入车辆停放位置后,司机不得进入车间,因司机不听从安排,每次对车主罚款100 元。因车间监督不力,对车间相关责任人罚款50元。6、因与司机联系不上,造成影响生产,每次对车主罚款500元。7、运输过程中发生跑、冒、滴、漏所造成损失全部有车主承担,车间开证明转财务,从 运费中扣除。8、成品运输车辆,必须听从成品车间人员安排,停放在指定位置,否则按条 执行。(三)中间出货门的管理办法1、由制糖车间(安保人员)负责中间出货门的管理,指定责任人员负责钥匙的保管和交 接,停产时立即上交车间负责人。2、除拉废炭车辆,任何人不得从此门出入,违者罚款30元。3、拉废炭车辆通过后应立即锁门,违者
6、每次罚款50元。4、拉废炭车辆进出,由指定责任人员负责开门。进出时间为:上午7: 30-12: 00,下 午2: 00-5: 30分,车辆通过后应立即锁门,其他时间不得进入。违者对车主罚款200元, 责任人员罚款50元,制糖车间值班主任罚款30元(拉污泥车参照此规定)。(四)玉米车辆停放管理办法1、玉米车辆,抽样区由质管部管理,其余玉米车辆由物管部管理,零收车辆由安保管理。2、玉米车辆一律停放到规划区内,靠马路北侧、只准停放两排,并悬挂安全警示牌,出 现事故后果由车主自负。3、空车一律停放在开闭锁以西及公司东门口以东,并悬挂安全警示牌。(西至开闭锁以东, 东至公司东门口以西不得停放空车)。4、
7、车辆登记及停放由物管部负责监督执行,不按要求停车或停车不整齐的,物管部有权 对车辆不予登记。如发现监督不力,车辆不按要求停放的,对物管部罚款100元。十一、损失包赔管理办法(一)损失包赔规定1、因人为管理或操作失误所造成的直接、间接损失均由责任人包赔。2、造成损失者,由其直接领导负责划清责任。3、因管理人员管理不到位造成损失,管理人员负主要责任,操作者负次要责任。4、当事人因工作失误造成损失,当事人承担责任的70%,管理人员承担责任的30%。5、遇到意外事故,应及时采取补救措施,尽量减少损失。若造成损失,由相关人员适当 包赔。6、损失包赔金额在千元以上的,员工从工资中扣除,赔够损失包赔额为止。
8、离职的扣压 一切手续,如股金、风险金等。副中层以上管理人员一次性包赔。7、造成损失的经相关部门理赔后的差额部分,由责任人全额承担。8、造成损失的任何罚款,一律交公司财务,不得返回本单位。(-)损失包赔责任与范围如下:1、物资采购类:1.1. 采购质量:公司各种原辅料、备件采购因质量问题,积存仓库不能使用的,由采购 部门具体采购人员与供应商调换,不能调换的,造成的损失有采购具体责任人承担损失;因验 收质量把关不严,由所有参与验收的责任人员共同承担物资价值金额的损失。1.2. 采购价格:公司各种原辅料、备件采购价格脱离实际,经考查验证属实,按照非法 侵占公司的利益,对采购部门具体采购人员按照采购金
9、额同等比例进行包赔处罚。1.3. 采购计划申报:各单位所申报采购计划,采购入库后库存超过半年期没有使用的, 根据物资价值金额按照1%的利率扣罚利息;设备淘汰的前一个月,原则上其备件计划不再审 批,此项工作由设备部做好控制,因控制不严造成的备件积压沉淀,由申报单位承担60%责任、 设备部承担40%的责任;1.4. 物资采购出现失误:申报采购计划所列名称、型号、材质不明,致使所采购物资不 匹配、不能使用的、不可调换、影响生产、造成损失的,由计划申报责任人承担责任及一切费 用;因采购疏忽造成的由采购责任人员承担责任及一切费用。2、物资管理类:2.1、 库存原辅料、备件、包装物:因个人管理造成的缺失,
10、由仓库管理具体责任人员按 照等额价值承担包赔。2.2、 库存商品:因个人管理不善造成的缺失,由仓库管理具体责任人员按照等额价值 承担包赔。2.3、 原辅料、备件、包装物、库存商品:因具体管理人员管理不善、疏忽,造成残缺、 次品、不可使用、丢失的,由具体管理人员承担回收费用或进行等额包赔。3、生产领用原辅料、备件、包装物类:3.1、 原辅料、备件、包装物类使用:各类原辅料的领用必须用至生产,因单位员工使用 管理不精心、方法不当、疏忽致使物资流失、故意损坏的,具体责任人员承担主要责任,相邻 岗位能够看到不能及时提醒的,负次要责任,分管值班主任承担管理责任,按照等额数量价值 进行包赔。3.2、 在使
11、用过程中因个人原因致使物资或设备损坏、不可使用的,由主要操作责任人员 承担责任,按照损失包赔制度包赔。3.3、 车间领用编织袋的管理:产品包装袋经领用后,归车间管理,交旧袋及破损袋按照 千分之三考核,即按照当月交仓库烂袋、旧袋除以当月领用总袋数,超出部分按照等额价值由 单位主要岗位责任人员承担主要责任、当班班长承担次要责任、车间主任承担管理责任。3.4、 间跑冒滴漏方面的管理:车间岗位操作过程中出现跑冒、流失给公司造成损失的, 按照损失的数量价值金额照价赔偿,主要岗位操作人员负主要责任、分管班长承提次要责任、 车间管理人员承担管理责任。3. 5车间设施管理:车间单位运转及静止的设备,无故拆卸挪
12、用,致使缺失的,有单位主 管管理人员或相关责任人员承担,按照原价承担包赔损失。4、订单管理类3.1、 因订单传递失误,影响产品及时交付的,造成的损失由责任单位全额承担。3.2、 客户投诉产品质量问题(但是经公司检验在客户接受范围内的),因协调不力,客户 不配合再次检验要求单方面退货,造成的损失,根据实际情况有销售或公司相关责任部门承担。4. 3、生产部按销售订单排产,产出产品(合格的)不能按时交付影响车间生产或回收的, 造成的损失由责任单位全额承担。5、财务管理类:5. 1因责任人员疏忽致使票据记录错误、所收付款项错误,一经查实,由责任人员承担差 异金额的损失。5.1、 货币资金管理:责任人员
13、因管理不善致使货币出现短缺的,由责任人员进行赔付。6、职能部门计划、领用、验收类:6.1、 对购进物资验收时不按规定和要求进行办理,造成影响及质量问题由相关验收人员 承担损失。6.2、 因检验数据误差,造成订单延时执行或交付的,造成的损失由相关单位全额承担。6.3、 工程验收结算:经公司验收小组验收的各项工程出现数据、质量问题,按照责任划 分对出现的问题进行问责,即谁监管谁负责。6.4、 对相关单位申报的采购计划、支付、评定项目内容错误的,由相关责任人员负责追 讨,造成损失的,责任人员负责包赔。十二、三项费用管理办法(-)日常办公用品管理1、各区办公材料,由西区备件库统一办理入库手续,否则,每
14、次对责任人罚款50元。2、备件库班长根据库存情况申报日常办公用品计划,按照程序办理验质入库手续。临时 需用的办公用品,由各部门写出申请计划,报总经理审批后,由采购部采购。3、生产岗位记录、笔墨由质管部报计划,统一印制购买。其他支持服务部门不配发笔墨。4、岗位记录,使用单位申请并提供表样,经质管部长批准,由质管部联系统一印制、发 放。5、综合部统一管理所有办公用具,(桌椅、沙发、床铺等)建立台账。各部门必须指定专 人管理,未经批准不得私自拆卸、挪用。否则,发现一次对责任人罚款50元,造成损失当事 人照价赔偿。6、办公用品领用(计算器、打印机及配件、电脑配件、电话机、文件夹等)严格执行交 旧领新,
15、无旧件不予领用,否则,对当事人罚款50元。新增办公用品须经总经理签批,综合 部统一报计划,由备件采购部购买。7、办公用具、用品每季度由综合部检查一次并更新台帐,出现登记错误一次罚责任人50O8、工作变动时,应主动向综合部办理退还手续,不按规定办理手续,人力资源部不得办 理调、离手续。(二)公司内部招待1、招待烟(1)高层来客招待用烟,由综合部分管职员派送,并登记。(2)各部门来客用烟,到综合部分管职员处领取,并登记。(3)除总经理办公室外,其他办公室平时一律不放招待烟。(4)外事协调须购买招待烟时,由综合部统一办理报销手续。其他系统不得私自报销, 若财务分中心审票人员把关不严,发现一次罚款50
16、元。2、就餐招待(1)需到集团餐厅招待的,由各系统负责人安排公司综合部办理。(2)在公司伙房招待的,由各部门、车间持系统负责人签批的就餐通知单,通知综合部 统一安排。(3)员工已申报加班的不再安排工作餐,副中层以上管理人员因开会、工作加班,可由 部门持系统负责人签批的就餐通知单,由综合部统一安排。(4)加班工作餐、来客招待及常驻外请技术人员就餐标准按集团规定执行。(5)各级、各类人员就餐招待,不再另外配发招待烟。(6)伙房应严格按各系统负责人签批的就餐通知单执行,超标准部分公司不予报销。(三)车辆补贴1、享受公司车补的车辆,车补由综合部分管职员核实造单,综合部长签字,分系统进行 报签。否则,不
17、得入帐,如不按程序办理,对财务中心罚款50元/次。2、差旅费用按原规定执行,营销中心按包干费用执行。(四)票据的审核1、财务审核发票人员,在审核费用发票时看是否有领导和相关人员签字:领导签字应该 是部门领导;相关人员是指经办人、报账人。并且审核以下内容:报销票据单位名称齐全,要 有收款单位发票专用章、费用项目、详细清单、用途说明、日期、单价、数量、大小写金额及 开票人、收款人签章。并在审核好的发票上签字。2、审核票据的真实性、完整性:票据真实、金额相符、票据正规、完整且符合报账要求。3、审核费用发票报销标准:差旅费按照级别及报销标准报销、业务招待费必须情况属实(有 情况说明、详细清单),员工福
18、利费的报销金额是否超限。(五)票据的会签及报销相关规定1、所有费用票据均实行四人汇签,即单位财务初审、系统主管、财务主管、总经理。2、三项费用按定额为考核基数,每月核算,超额不予报销;特殊情况者,写出书面申 请,经总经理或副总经理批准后实施,超额部分不计入公司对综合部的当月考核。但计入部 门全年费用。3、各部门所需办公用品,须报计划,由采购部统一采购,个人私自购买将不予报销费 用。特殊情况者,写出书面说明,经总经理批准后方可报销。4、内部招待由责任单位申请,系统主管批准,综合部统一安排在公司餐厅招待,费用 计入本部门当月三项费用。5、外部招待由责任单位详细填写外部招待申请单,经系统主管批准,综
19、合部复核,总 经理批准后实施。当月费用超支,综合部不予在申请单上签字,并向系统主管说明,确因实 际情况必须招待的,由系统主管向总经理汇报批准后执行。6、在外出差人员,因业务发展确需外部招待或购买礼品时,需电话请示主管领导和总 经理,批准后方可实施。出差返回后,立即补办申请手续。否则不予报销。7、外部招待需提供申请单所申请餐馆的正规发票,出差在外地招待的,需提供出差所 在地正规发票,否则财务不预审核签票。8、差旅费需提供出差所在地住宿、就餐发票及出差使用交通工具的正规票据,否则财 务不预审核签票。9、报销费用时,一个单据不能同时出现两个单位式样的发票,否则视为弄虚作假,将不予报销。10、发现票据
20、弄虚作假者,给予报票人同等数额的罚款,并在公司内通报批评。11、董事长、总经理票据互审签字,集团不再审签。12、签票时,由综合部通知报销当事人自行前往说明情况,否则不予会签。13、对不按上述制度办理的人员,每次罚款100元。14、总体费用考核到各系统,按定额每月核算,超支不报。(二)公司招待1.K郸城区域内招待由责任单位申请、主管副总同意、综合部审批、总经理批准后,由 综合部统一安排接待;郸城区域外招待经申请,相关领导批准(同以上)后报综合部登记在册, 由综合部出具就餐通知单,电话同意后方可异地用餐。1.2. 各单位需要招待前,应填写内部招待申请单或外部招待申请单,注明招待日 期、事由、对象、
21、人数、就餐标准等,经相关领导(同以上)审核、审批后交综合部备存、安 排接待。特殊情况下,需要临时招待的,事前也必须取得主管副总批准,知会综合部,事后三 日内补办手续,否则不予报销。1.3. 如需在招待当天安排住宿的,必须填写外部招待申请单,经主管副总审核,总 经理批准后交综合部统一安排。招待标准:2.1、 招待烟酒,分四档:AAAA级招待高端客人,烟配软中华,酒由总经理自定。AAA级 烟配硬中华(苏烟),酒配泸州中华老字号(海之蓝)。AA级 烟配芙蓉王(玉溪),酒配洋河蓝瓷(泸州八年陈)。A级烟配帝豪(红旗渠),酒配黑字双沟。如需啤酒,与综合部主管人员沟通后再临时确定。2.2、 就餐标准,分四
22、档:AAAA级 高档餐饮,为600-900元。AAA级中档餐饮,每人50元餐费。AA级普通档次,每人35元。A级 基本档次,每人17元。以上各档次就餐标准均不含酒水。招待六人以下配烟一盒,七人以上配烟两盒,酒根据情 况再定。2.3、 部招待标准A、13人每人20元,4人以上每人17元。B、白酒为黑字双沟,啤酒为每瓶4元以下。C、外请工程技术人员,第一餐按公客标准,以后中、晚每餐20元,早餐5元。D、加班工作餐每人5元,不提供烟酒。E、国家法定节假日给员工发放10元免费就餐券。各部门招待来客用烟,到综合部领取,并登记在册。外事协调须在外购买招待烟酒时,需经主管副总同意,并知会综合部,由综合部统一
23、办理 报销手续,其他系统不得私自报销。若财务分中心审票人员把关不严,发现一次罚款50元。条件允许的情况下,一般不用饭店的烟酒。就餐地点及注意事项:3.1、 内部招待:公司内部招待根据实际情况,由综合部主管人员安排到公司各区食堂就 餐。3.2、 外部招待:郸城区域内的公司外部招待,由综合部主管人员统一安排到指定就餐地 点,特殊情况的由总经理批准。招待单位不得在公司外饭店欠账签单,公司不承认招待单位的 欠账签单,综合部不予签字,财务不予报销。3.3、 严禁一客多陪,特殊情况,报公司总经理批准。3.4、 招待单位应做到用餐文明,不过量饮酒,照顾客人饮酒适量,就餐时不泄漏公司机 密,维护公司良好形象。
24、招待程序4.1、 在公司食堂招待的,由各部门、车间负责人申请,相关领导(同以上)签批就餐 通知单,通知综合部统一安排。4.2、 员工已申报加班的不再安排工作餐。4.3、 加班工作餐、来客招待及常驻外请技术人员就餐按规定标准执行。4.4、 食堂应严格按各系统负责人签批的就餐通知单执行,超标部分公司不予报销。招待费用票据有关规定5.1 500元以下餐费,定额发票或机打发票都可以报销;500元以上定额发票必须配有 饭店提供的餐费清单,机打发票可以直接报销。5.2 、费用报销:外部业务招待实行两单一票的原则。(即陪客人签字的就餐菜单、外部招 待申请单、定额或机打发票)必须一事一报,不得多次费用混合报销
25、。(三)票据的审核1、财务审核发票人员,在审核费用发票时看是否有领导和相关人员签字:领导签字应该 是部门领导;相关人员是指经办人、报账人。并且审核以下内容:报销票据单位名称齐全,要 有收款单位发票专用章、费用项目、详细清单、用途说明、日期、单价、数量、大小写金额及 开票人、收款人签章。并在审核好的发票上签字。2、审核票据的真实性、完整性:票据真实、金额相符、票据正规、完整且符合报账要求。3、审核费用发票报销标准:差旅费按照级别及报销标准报销、业务招待费必须情况属实(有 情况说明、详细清单),员工福利费的报销金额是否超限。(四)票据的会签及报销相关规定1、所有费用票据均实行四人汇签,即单位财务初
26、审、系统主管、财务主管、总经理。2、三项费用按定额为考核基数,每月核算,考核到各中心,节超按比例奖罚当期兑现。3、各部门所需办公用品,须报计划,由采购部统一采购,个人私自购买将不予报销费 用。特殊情况者,写出书面说明,经总经理批准后方可报销。4、内部招待由责任单位申请,主管副总批准,综合部统一安排在公司餐厅招待,费用 计入本部门当月三项费用。5、外部招待由责任单位详细填写外部招待申请单,经中心主管批准,综合部复核,总 经理批准后实施。6、在外出差人员,因业务发展确需外部招待或购买礼品时,需电话请示主管领导和总 经理,批准后方可实施。出差返回后,立即补办申请手续。否则不予报销。7、外部招待需提供
27、申请单所申请餐馆的正规发票,出差在外地招待的,需提供出差所 在地正规发票,否则财务不予审核签票。8、差旅费需提供出差所在地住宿、就餐发票及出差使用交通工具的正规票据,否则财 务不予审核签票。9、凡在郸城区发生的招待费用,均应当在审批单签批之日起,三日内报销(由经办人 员填写符合规定的报销单,由综合部有关人员签字保管,并做好统计表)。由综合部统一会 签;出差人员,自出差结束后3日内把填写齐全的报销凭证交综合部登记。报销费用时,一 个单据不能同时出现两个单位式样的发票,否则视为弄虚作假,将不予报销。10、发现票据弄虚作假者,给予报票人同等数额的罚款,并在公司内通报批评。11、董事长、总经理票据互审
28、签字。12、签票时,由综合部通知报销当事人自行前往说明情况,否则不予会签。13、对不按上述制度办理的人员,每次罚款100元。(五)会分会签规定1、会签时间,原则每周会签一次。2、由综合部持发票统一组织会签。3、参加会签人员:公司总经理、财务总监、专门负责发票审核的会计人员。十三、K3使用管理办法1、各单位人员因工作需要,需申请K3使用权限时,由所在部门写出书面申请,(申请应 详细写明原因、使用人、权限)经系统负责人签字报总经理批准。2、所有具有K3使用权限的人员,只能由本人使用,不经批准不得私自把权限转交他人, 否则每发现一次罚责任人200元,造成损失全额包赔。3、每月由财务中心对各部门K3使
29、用情况进行一次全面检查,不组织检查一次罚财务主任 50元。4、新增K3使用权限人员,在接到公司赋于的使用权限后,应及时更换新密码,并妥善保 管,不及时更换密码罚责任人100元。十四、行政印章管理制度(一)总则1、为维护郸城银海糖业有限责任公司(以下称糖业公司)行政印章刻制、保管,以及使 用的合法性、严肃性和安全性,避免行政印章管理不规范行为,保护企业合法权益,特制定本 制度。2、本制度适用于糖业公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、 签订的合同、协议、外办业务及其他需要使用行政印章的文本等。3、糖业公司董事长对使用的行政印章可授权总经理审批,总经理对其分管的行政印章有 使
30、用审批权、监督管理权,可授权管理人对印章进行管理。续假手续后根据公司实际安排上岗或待岗;(3)产假:员工请产假90天以下的(属计划内生育),假满安排上岗,超过90天的,根据公司实 际安排上岗或待岗。(4)工伤期:工伤员工出院后,享受停工留薪期,期间只享受基本工资,停工留薪期视伤情而定,原 则上不超过12个月。(5)婚、丧假:员工因本人、子女结婚,直系亲属办丧事所休的假期,在规定天数内享受工资、奖金。员工结婚休婚假4天;员工子女结婚,休假2天。员工直系亲属去世休假3天;岳父母去世休假一天,公婆去世休假三天;父母、公婆一、 二周年休假1天,三周年休假2天,岳父母周年休假1天。员工直系亲属去世休假5
31、天;岳父母去世休假3天,公婆去世休假5天;父母、公婆一、 二周年休假2天,三周年休假3天,岳父母周年休假1天。(6)探亲假:大学生、外聘技术员和工程师春节期间可享受一年一次的探亲假,报销 一人次往返路费。【乘坐长途汽车、火车(硬座/硬卧)、自驾按硬卧报销】有效期间内车票。 其中外籍时间为10天,本省籍时间为7天,周口市以内郸城县以外的时间为4天。在规定 假期内享受原岗位工资,超出不补。每年春节假期后一个月内报销,逾期不补。(7)临时请假:员工因特殊情况不能按时上班,应提前2小时打电话请假或让别人捎假,车间视其情 况,同意的按请假处理(有休班时间),不同意的按旷工处理。夜班到上班时间临时请假的视
32、为旷工(本人、家属、子女有突发情况除外)。确有特殊 情况可电话联系或别人代请假,然后在一日内,补办请假手续,视为请假,否则按旷工处 理。3、销假程序:以上各类假期,请假超15天以上的,假满后到公司人力资源部销假,人资部根据单位实 际情况开据假满上岗通知单。员工持通知单到单位报到。否则,对私自安排上岗者罚款100y u o4、糖业公司综合部对使用的行政印章有监督管理权,对印章管理人有建议奖励权及处罚 权。(二)印章的刻制和启用1、行政印章的刻制由行政印章管理人根据工作需要提出申请(因机构变动需刻制新印章 时,更换旧印章须凭旧印章原样),经本制度第三条授权人同意,报公司总经理、公司法务部 批准后,
33、由综合部负责办理。2、行政印章启用前,应下发启用通知,注明启用日期、发放单位、使用范围及启用印模, 并做好戳记,留样保存,以便备查。(三)印章的领取和保管1、启用行政印章时,由行政印章管理部门负责人领取,并由总经理授权的行政印章管理 人保管,不得转借他人。2、行政印章管理人下班前应检查印章是否处于密封状态,并将印章妥善保管;上班后应 首先检查所保管印章有无异样,若发现意外情况应立即报告。3、行政印章管理人因故(休假)暂时不能履行职责时,授权人应指定代管人,管理人向 代管人做好交接工作,安排用印时注意事项。管理人重新履行职责时,代管人应向管理人做好 交接工作。4、行政印章管理人离职时,对行政印章
34、管理情况应做好移交工作,办理移交手续后方可 离职。5、行政印章管理人必须遵守用章保密规定,严格按照规章用印。印章使用人拒绝审核用 印内容或未按程序批准的,印章管理人可拒绝用印,并报告审批人处理。6、糖业公司行政印章使用登记台账、使用审批表、带章外出使用审批表、封装袋作为用 印凭据,由印章管理人于当月月末送交档案室保存。(四)印章的使用1、行政印章的使用范围:1.1以公司名义发出的公文,凭公司法定代表人或其授权人签发批准的文件原稿用印。1. 2对外签订的合同或协议,按合同管理规定审批程序用印。1. 3公司对外报送的各类报表及其他需用公司行政印章的文本等,须按规定办理用印签批 手续。L 4使用印章
35、时,盖章位置准确,印迹端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不 得漏盖或多盖。L5介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖印章。L6公司签订的合同、协议、业务报表及其它用印文本,须在合缝处加盖骑缝印章。1.7公司使用的存根类介绍信、便函、授权委托书等文本要履行审批手续,有总经理签批 后用印,禁止在空白纸、空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等空白文本上加 盖印章。特殊情况确需用印时,由使用人书面申请,经印章审批人批准后方可。2、行政印章管理人职责2. 1认真履行其管理职责,确保用章手续完善并妥善保管,不得丢失,须当月月末交档案 室保存。2. 2行政印章管理人建立
36、印章管理登记台帐,认真履行用章手续,按设计的台帐格式内容 填写,统一编号进行登记,不得错登或漏登。并告知用章人行政印章使用须知。2. 3行政印章管理人要经常追踪行政印章所在位置,及时向印章审批人进行汇报。2. 4坚持原则、不徇私情,严格执行印章使用审批手续,印章不使用时保持密封状态。未 经批准使用行政印章所引发的后果由印章管理人承担全部风险责任。2. 5行政印章审批人暂时不能签字的,可经电话或短信请示审批人,批准后方可使用。印 章管理人应在印章使用台帐上登记联系时间,事后审批人应在印章使用审批表上及时补签。2. 6不经总经理授权,不得将行政印章交他人代管,需交他人临时代管时,由公司总经理 书面
37、指定代管人,并履行书面监交手续,印章管理人将监交手续当即归档。2.7公司需要更换行政印章管理人,应当书面通知公司法务部,由公司总经理办理印章管 理授权责任书,由公司综合部履行监交手续,印章管理人将监交手续当即归档。3、行政印章使用人职责3.1印章使用人因公使用行政印章时,首先填写行政印章登记台账和印章使用审批表,详 细填写印章名称、使用事由、使用单位、使用时间、本人签字等,有行政印章管理人找分管领 导、行政印章审批人签字。行政印章审批人因出差或不在暂时不能签字的,可经电话或短信请 示审批人,批准后方可使用。3. 2行政印章使用人用章申请事由有误或不按实际工作业务事由,因公为企业以外的任何 单位
38、及个人使用印章所引发的一切不良后果,印章使用人应承担全部风险责任。3. 3行政印章使用人因工作需要到本县有关单位和部门用印时,在严格履行审批手续的前 提下,由行政印章管理人与印章使用人一起直接到该单位或部门用印,不得由印章使用人自己 带章外出。特殊情况下,须经行政印章审批人指派一名代管人一同前往办理,并履行正常用印 审批手续。3. 4印章使用人因工作需要带行政印章到外地使用时,原则上由行政印章管理人一同前往 用印。行政印章管理人因故不能前往时,有行政印章审批人指派一名代管人一同前往办理,印 章管理人在同临时印章代管人交接时要按照上述有关条款对其辅导印章外出使用方法和要求, 并履行正常用印审批手
39、续。特殊情况下,没有必要随同前往时,行政印章管理人应将详细情况 汇报给行政印章审批人,经行政印章审批人批准后,严格要求印章使用人履行用章手续。3. 5印章使用人带行政印章外出前,应详细填写行政用章登记台账、行政印章使用审批表, 注明预期返回时间,在预期没有返回时,应联系印章管理人说明情况,预计下次返回时间;在 履行完正常手续后,经审批人签字或电话短信批准后,认真阅读熟知行政印章告知书,检查行 政印章封装袋是否密封完整,查看带章外出使用审批表、行政印章告知书、备用密封袋、拆封 印章专用章是否齐全,方可带走。3. 6行政印章使用人单独带章外出期间,应履行印章管理人的职责,保管、使用好行政印 章;严
40、禁在空白纸、空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等空白文本上加盖印 章,严禁用行政印章办理与工作无关的业务。特殊情况确需用印时;由使用人电话或短信申请, 经印章审批人批准后方可。否则,所引发的一切不良后果,印章使用人应承担全部风险责任。3. 7行政印章使用人单独带章外出办理业务使用行政印章时,应与行政印章管理人进行视 频或电话短信联系,说明业务种类,填写带章外出使用审批表、密封袋启封时间、使用人;并 在两人及以上人员面前,打开密封袋取出印章使用,请在场有关人员签字证明;使用完毕后, 应立即用备用密封袋密封盖印,填写封装时间。3. 8行政印章使用人单独带章外出办理业务使用行政印章时,应
41、认真执行行政印章使用流 程,保留使用记录,完善使用手续。否则,所引发的一切不良后果,印章使用人应承担全部风 险责任。4. 9行政印章使用人单独带章外出返回本地后,应立即联系印章管理人,当天交接行政印 章,不准过夜,不准私自长时间携带,严禁带回家中。4、印章审批人职责4.1 糖业公司行政印章使用审批权由公司董事长授权总经理签批。4.2 印章审批人对其审批使用的行政印章负领导责任,对印章刻制、授权、启用、使用、 管理、审批等环节要严格把关。5、印章审批人出差在外时,对于行政印章管理人的电话或短信汇报申请,应及时回复,以便于开展工作。6、行政印章实行用印登记审批制度,按设计的印章管理授权责任书、印章
42、使用审批表、 用印登记台账、带章外出使用审批表、行政印章告知书、印章封装袋、拆封印章专用进行使用。7、公司更换印章管理人,由公司总经理办理印章管理授权责任书。(五)责任追究1、在行政印章管理使用过程中,因管理不到位,使用不当、监管不力等造成不良后果和 经济损失的,按本制度规定的相关条款追究责任。2、印章审批人对印章管理人未按规定授权或未签发行政印章管理授权责任书的给予200 兀罚款。3、印章管理人未经批准或未按规定办理监交接手续,擅自将行政印章转交他人代管的, 给予200元罚款。4、印章管理人不经总经理批准,在县城内用印未与使用人一起到该单位或部门用印的, 给予200元罚款,并承担由此造成的一
43、切损失。5、印章管理人(印章代管人)在印章管理期间所发生的印章管理风险应负全责。印章管 理人没有对印章临时代管人进行辅导培训的,给予100元的罚款;印章临时代管人在印章代管 使用过程中未按制度要求进行使用的,视其情节给予印章管理人100元以上的罚款;印章代管 人回来后如果不及时与印章管理人办理交接手续的,给予100元的罚款;印章临时代管人将印 章随意转交他人保管或挪作其他业务使用的,视其情节给予200元以上的罚款;给企业造成不 良后果及经济损失的,视情节给予调岗、停岗、下岗处理。6、印章管理人(印章代管人)对未经领导批准在空白纸、空白介绍信、空白便函、空白 证件、空白授权委托书等文本上加盖印章
44、的;或者滥用职权与印章管理人串通一气,为本人或 他人非法用章,给企业造成不良后果及经济损失的,给予1000元以上的罚款,并视情节给予 调岗、停岗、下岗处理,且应赔偿由其失职行为所造成的全部经济损失;构成犯罪的移交司法 机关依法处理。7、行政印章使用人未按规定履行用章手续的,应承担所引发的一切风险后果。8、行政印章使用人用章申请事由有误或不按实际工作业务事由,因公为企业以外的任何 单位及个人使用印章,给企业造成不良后果及经济损失的,给予500元以上罚款;并视情节给 予调岗、停岗、下岗处理,且应赔偿由其失职行为所造成的全部经济损失;构成犯罪的移交司 法机关依法处理。8、行政印章使用人单独带章外出期
45、间,在空白纸、空白介绍信、空白便函、空白证件、 空白授权委托书等空白文本上加盖印章者,给予500元以上罚款;并视情节给予调岗、停岗、 下岗处理,且应赔偿由其失职行为所造成的全部经济损失;构成犯罪的移交司法机关依法处理。10、行政印章使用人单独带章外出返回本地后,没有及时与印章管理人联系,长时间不交 接、私自带回家过夜者,给予200元以上罚款,并视情节给予调岗、停岗、下岗处理。11、行政印章使用人单独带章外出办理业务使用行政印章时,没有与行政印章管理人进行 视频或电话短信联系,没有说明业务种类,没有填写带章外出使用审批表、密封袋启封时间、 使用人;没有在两人及以上人员面前使用,没有请在场有关人员
46、签字证明;使用完毕后,没有 立即用备用密封袋密封盖印,填写封装时间者,给予印章使用人300元以上罚款,并视情节给 予调岗、停岗、下岗处理。12、印章审批人未按本制度行使审批权,给予200元以上的罚款;给企业造成不良后果的, 给予降级、降职处分;给企业造成经济损失的,应负连带经济赔偿责任和法律责任。(六)附则1、本制度自下发之日起实施,以前下发的印章管理制度与本制度不一致的,按本制度执 行。十五、文件及档案管理办法(-)文件管理制度1、建立文件发放台账。接收文件单位负责人要签字。该传达的要按要求及时传达。2、任何部门和个人不经允许不得复印正式发行的文件和资料,若因使用不当、遗失、或 发现文件资料
47、有缺页、破损、字迹模糊等现象,一次对部门主管和资料专管人员每人罚款30 元。因以上原因需要修改、补发的,由文件使用部门提出申请向发放部门申请补发,由发放部 门在收发记录中注明原因,破损文件收回,按照程序予以销毁。3、任何部门和个人不得在正式发行的文件及资料中任意涂改和书写任何文字、记号等, 必须保持与存档的正式文件一样完整、干净,否则罚款30元。4、公司正式发行的文件电子版本及印刷材料一律不准外传,一经发现对责任单位主管罚 款200元,同时工资下调一级,对当事人作停岗或待岗处理。5、各类文件根据分类,必须按照以上规定程序进行申请、撰写、审批、收发、登记,否 则发现一次对责任单位负责人罚款50元。(二)会计资料的整理归档1、当月生成的相关会计资料,财务相关岗位人员在月底应分类整理齐全,并做好移交、 归档,以防丢失。2、对不完善的会计资料,相关业务岗位人员应做好会计资料的催要、归档,使会计资料 达到完整。(三)客户档案1、客户信息包含客户公司详细名称、公司地址、负责人、联系电话。2、客户信息资料由客服部档案员管理,客户信息资料一户一册,建立电子台帐,并经系 统负责人核实。3、客户信息档案管理员对新增客户存档备案做到不漏项、不重复,否则,一例罚当事人 20元。4、客户信息需要增添或改动,按客户提供的资料改动,客户信息混乱者,一次罚责任人 10元。(四)档案管理制度1、档案
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