实物地质资料建档工作指南(初稿).doc
《实物地质资料建档工作指南(初稿).doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《实物地质资料建档工作指南(初稿).doc(34页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、实物地质资料建档工作指南(试用稿)国土资源实物地质资料中心二一五年二月0目 录第一章 总则1一、编制目的1二、适用范围1三、基本概念1四、引用文件3第二章 归档范围与建档工作流程4一、归档范围4二、建档工作流程5第三章 接收资料5一、接收实物6二、接收相关资料6三、办理移交入库手续8第四章 资料建档8一、建档单元的划分原则8二、赋予档号及案卷题名9第五章 资料整理与组织10一、实物的整理与组织10二、纸质资料整理与组织11三、电子资料的整理与组织14第六章 电子资料备份19一、备份介质及份数19二、载体外标签的编制19三、载体编号20四、载体组织21五、载体保管环境要求21六、载体状态抽检21
2、第七章 编制目录22一、编制案卷级目录22二、编制文件级目录22附件24附表25第一章 总则一、编制目的在实物地质资料馆藏管理技术要求(DD2010-05)的基础上,进一步细化实物地质资料建档工作的方法与规范,指导实物地质资料馆藏机构开展实物地质资料建档工作,实现实物地质资料的规范化管理与服务。二、适用范围本技术要求适用于实物地质资料馆藏机构开展实物地质资料的建档工作,包括资料的接收、划分建档单元、整理、编目、备份等。成果、原始、实物地质资料一体化管理的馆藏机构和保管有实物地质资料的地勘单位、工矿企业等可参照本指南对实物地质资料进行建档。三、基本概念(一)实物地质资料地质工作中形成的各类实物及
3、相关资料的统称。实物指各类岩心(含矿心、下同)、标本、光(薄)片、样品等;相关资料是指与实物直接相关的部分原始地质资料,以及在实物整理和数字化过程中形成的资料。岩心的相关资料主要包括钻孔原始地质编录表、钻孔柱状图、勘探线剖面图和矿区工程布置图、岩心扫描图像等;标本的相关资料主要包括标本编录表、标本采样位置图、标本岩矿鉴定报告、标本所在剖面的实测剖面图及剖面登记表、工作区的实际材料图、标本图像等;光薄的相关资料主要包括光薄片的岩矿鉴定报告、光薄片所在剖面的实测剖面图及剖面丈量表、光薄片的分布位置图、工作区的实际材料图、光薄片显微图像等;样品的相关资料主要包括样品的采样点位图、样品登记表及测试分析
4、结果等。(二)建档根据档案管理的工作方法和技术标准,对实物地质资料进行组织,实现资料有序化管理的过程,包括对实物的组织,如对岩心进行整理、编目、分配并记录其存储位置;以及对相关资料的组织,如对相关资料进行分类、命名、排序、备份等工作。(三)案卷由互有联系的若干实物地质资料组成的保管单位,通常称为“档”。一个实物地质资料案卷由实物地质资料目录及按照一定规则排列、组合的实物地质资料构成。(四)案卷号以字符的形式赋予每个实物地质资料案卷的、用以固定和反应其排列顺序的一组代码,是每一个案卷在馆藏机构内的唯一编号,通常称为“档号”。(五)案卷题名是指一个案卷的名称、题目,以简练准确的语言概括揭示卷内文件
5、的内容与成分,如产生实物的项目、地理位置和实物的种类等信息。(六)案卷目录按案卷号次序排列的档案目录,一般包含案卷号、案卷题名、资料种类及数量、项目及汇交人信息等。(七)件归档文件的整理单位。对于实物而言,以有独立编号的每个实体为一件,如一个钻孔的所有岩心为一件、一块标本为一件、一片光(薄)片为一件、一份副样为一件;对于相关资料而言,一般包括纸质和电子资料两种,纸质资料以物理独立的每份文件为一件,如一个钻孔的原始地质编录表为一件;电子文件以能独立有效使用的电子文件(夹)为一件,如一个钻孔柱状图的电子文件为一件。(八)卷内文件目录固定文件排列次序并反映案卷内文件题名及其他特征的表格,以下简称“卷
6、内目录”。(九)源电子文件指通过使用字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件进行创建而直接得到的电子文件,如文本资料的“.doc、.wps、.xls”格式的电子文件。(十)存档电子文件指通过对成果地质资料文本部分和附图类的源电子文件进行格式转换或制作而间接得到的电子文件,如文本部分“.pdf”格式的电子文件,图件部分的“.jpg”格式的电子文件。四、引用文件GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 9705-88 文书档案案卷格式GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 118222008 科学技术档案案卷构成的一般要求DZ/T003292
7、 地质勘查钻探岩矿心管理通则SZ1999001-2000 图文地质资料扫描数字化规范DA/T22-2000 归档文件整理规则DD2010-05 实物地质资料馆藏管理技术要求DD2010-06 成果地质资料管理技术要求国土资源部令第16号 地质资料管理条例实施办法国土资发2006 210号 成果地质资料电子文件汇交格式要求实物地质资料整理工作指南(试用稿,内部文件)第二章 归档范围与建档工作流程一、归档范围按照实物地质资料的载体性质,将归档的实物地质资料分为以下三个部分:(一)实物。包括岩心、标本、光薄片、副样等,是实物地质资料的核心组成。(二)纸质资料。包括记录实物地质资料汇交采集过程的资料,
8、如采集计划、采集报告等;选自原始地质资料的相关资料,如钻孔原始地质编录、钻孔柱状图等;实物地质资料整理和数字化过程中形成的资料,如实物整理登记资料,库位信息资料等。(三)电子资料。包括收集的各类原始地质资料的电子版、纸质资料扫描数字化后形成的电子版资料,同时还包括馆藏机构在开展实物扫描数字化过程中形成的数据,如扫描图像、照片、分析数据等。二、建档工作流程(一)接收资料。接收汇交、移交或捐赠的岩心、标本等实物及文本、图件等相关资料,并对资料进行清点、核对,清点无误的,予以接收入库。(二)赋予档号及案卷题名。根据实物地质资料建档单元划分方法,划分建档单元,对每一个建档单元赋予档号,编制案卷题名。(
9、三)整理实物。对岩心、标本等进行必要的整理和有序化组织,编制实物目录,分配存储空间,记录存储位置。(四)整理纸质及电子资料。对相关资料进行必要的整理和有序化组织,包括对纸质资料进行排序、组册、装订和编目等工作,对电子资料进行分类、命名和排序等工作。(五)备份电子资料。利用硬盘、光盘、磁带等不同介质,对电子资料进行多重载体备份,保障数据安全。(六)补充归档。馆藏机构提供实物地质资料服务利用后,利用者会反馈新的资料,将这些资料补充到相关的建档单元中;或新接收的实物地质资料在来源上与已建档的实物地质资料一致,可合并建档时,可将新接收的实物地质资料补充到建档单元中。第三章 接收资料接收向本馆汇交、移交
10、、捐赠等的实物地质资料,接收的过程包括资料的清点、查验、涉密检查和办理移交入库手续。一、接收实物(一)清点实物的数量是否与移交清单一致。对于岩心而言,主要核对岩心箱总数是否与移交清单一致,并核对岩心箱号是否连续;对于标本、光薄片、样品等,要逐块(片、件)进行清点核对。(二)查验实物的物理状态。对于实物标识(岩心牌、标本签等)大量缺失、实物包装载体破损、实物散乱等,导致无法恢复实物原始次序、无法与相关资料建立一一对应关系的,可鉴定为损毁,不应接收入库,应进行埋藏或清除处理。二、接收相关资料接收相关资料时,首先要对实物地质资料进行查重,查重后,对照移交清单以“件”为单位,按照资料的“一致性和齐全性
11、”进行核对,核对完成后要对资料进行定密工作,具体包括:(一)资料查重实物地质资料的查重主要指检查新接收的实物地质资料在来源上是否与已经建档的实物地质资料重复。如某一个项目(或矿区等)曾经采集过岩心,后又采集了标本,其项目(或矿区)信息重复,即可将后采集的标本与之前采集的岩心合并建档,无须对标本单独建档。(二)一致性核对一是相关资料的数量和内容应与移交清单一致;二是除数据库、软件、多媒体等电子文件外,其信息应与纸质资料一致。(三)齐全性核对1.文件种类应齐全相关资料是实物的重要补充、说明,尤其是直接形成于野外现场的相关资料(如编录材料、测井、录井材料等),是实物形成后的第一手材料,具有不可替代性
12、,是资料利用者观察、利用实物时的重要参考,因此文件种类的齐全性至关重要。(1)岩心固体矿产勘查类岩心应至少收集该钻孔的原始地质编录表、钻孔柱状图、钻孔所在勘探线剖面图和工程布置图、该矿区的地质地形图。油气资源调查类岩心的相关资料,应至少包括钻孔柱状图、各类物化探原始数据体、录井原始数据、测井原始数据和分析化验原始数据。地质科学研究类岩矿心的相关资料应至少包含野外编录表、钻孔柱状图和各类物化分析原始数据。水工环类岩心的相关资料至少应包括钻孔柱状图(或钻孔综合成果图)、实际材料图、各类工程布置平面图,所选钻孔相关的各类试验、测试、监测原始数据、测量结果数据汇总表等。(2)标本矿产勘查、地质科学研究
13、类标本的相关资料应至少包括标本编录材料(含标本名称、精确的采样位置、标本描述等)、标本采样位置图、矿区地形地质图等,必要的还可收集标本的测试、鉴定资料。区域地质调查类标本至少应包括标本的岩矿鉴定报告、标本登记表、标本所在实测剖面的剖面图及丈量表、实际材料图。(3)光薄片区域地质调查光(薄)片的相关资料,应至少包括光(薄)片的岩矿鉴定报告、光薄片所在实测剖面图的剖面图及丈量表、工作区的实际材料图等。(4)样品样品(或副样)的相关资料,应至少包括采样点位图、样品登记表、样品测试结果表等。2.资料的要素齐全对于图片类资料,应有图名、比例尺、图例、图签等要素;附图的源电子文件及其附属的系统库、字库等相
14、关文件应一并汇交并真实可用,同时有电子文件登记表对附图形成的软硬件环境进行详细说明。(四)资料的定密汇交的地质资料,由汇交人根据涉密地质资料管理细则的规定,对所汇交的地质资料提出定密建议,由负责接收地质资料的保管单位根据汇交人提出的定密建议进行复核,并确定密级。三、办理移交入库手续资料清点、查验无误后,对于符合入库要求的,由建档人员为资料汇交、移交、捐赠等人员办理移交入库手续,填写实物地质资料入库单(附表1);对于不符合入库要求的,填写实物地质资料拒收说明(附表2),以上两个文件由库房管理人员自行管理,不纳入建档范围。第四章 资料建档一、建档单元的划分原则(一)有明确项目来源信息的实物地质资料
15、地质工作项目是矿产资源管理的基本单位,也是地质资料汇交的基本单位,因此,有明确的项目来源信息的实物地质资料,要以项目为建档单元划分依据,一个工作项目产生的实物地质资料为一个建档单元。(二)没有明确项目来源信息的实物地质资料1.实物地质资料取自一个矿区的多个勘查阶段的项目时,如一个矿区的三个钻孔岩心分别来自普查、详查和勘探阶段,可以矿区为单位划分建档单元,一个矿区产生的实物地质资料为一个建档单元。2.实物地质资料馆以专项形式采集的实物地质资料,以专项为单元建档;专项中划分专题的,可以专题为单元建档。3.捐赠的实物地质资料,以单次捐赠为单元建档。二、赋予档号及案卷题名建档单元划分后,为每一个建档单
16、元赋予档号,编制案卷题名。(一)赋予档号各馆藏机构可根据本单位编码规则编制档号,但要便于管理、查询和利用。如采用六位数阿拉伯数字,“第1档”档号为“000001”,“第100档”档号为“000100”,以此类推;或采用字母加数字组合方式。(二)编制案卷题名1.以地质工作项目为建档单元划分依据的,其案卷题名的编制方法为“项目名称+实物地质资料/实物名称”。一档内的实物地质资料种类不超过两种时,其案卷题名命名方法为“项目名称+实物名称”,如“湖北省大冶铁矿普查岩心及标本”;实物地质资料种类超过两种时,其案卷题名命名方法为“项目名称+实物地质资料”,如“湖北省大冶铁矿普查实物地质资料”。(1)一般实
17、物地质资料的汇交早于成果地质资料的汇交,因此项目名称可采用立项设计中的名称。(2)区域地质调查类命名方法参照区调报告的命名方法,为“图幅名+图幅号+空格+比例尺+区域地质调查+实物地质资料/实物名称”,一档资料含多个图幅时,各图幅之间用空格隔开,如“隆子县幅H46C004002 扎日区幅H46C004003 1/25万区域地质调查实物地质资料”。比例尺的比例符号为“/”。小于、等于1/100的比例尺,分母用汉字“百”、“千”、“万”表示数字单位,例如,“1/100”、“1/200000”应依次为“1/1百”、“1/20万”;大于1/100的比例尺,分母用阿拉伯数字,如“1/50”。2.不是以地
18、质工作项目为建档单元划分单位的,其命名总体上遵循“实物来源信息+实物地质资料/实物名称”的原则。对于矿产勘查类,采用“行政区名+矿区名+实物地质资料/实物名称”的方式命名,其中行政区名为省、县(或市)两级,为标准名称,如“河北省、内蒙古自治区”,不能用简称,如“河北、内蒙古”。举例:河北省张北县蔡家营铅锌银矿岩心及标本。第五章 资料整理与组织资料整理与组织是指对实物、纸质及电子资料进行整理,使之达到有序化和规范化的组织状态的过程。一、实物整理与组织(一)整理办法实物的整理工作主要是指对岩心、标本、光薄片等进行清点、清洁、更换装具、补充完善标识、分配并登记存储位置等,使之以达到清洁的保管状态和规
19、范、有序的组织状态,有利于实物的长期保管和检索利用。实物的整理要以档为单位进行,具体工作方法及要求按照实物地质资料整理工作指南(试用稿)执行。(二)记录实物的整理过程及存储位置在实物的整理过程中,应分别对整理过程和整理结果进行记录,整理过程的记录主要是指记录整理过程中遇到的问题、解决的办法以及备注特殊情况,整理结果的记录主要是记录实物的目录及存储位置。整理过程和整理结果记录信息要作为相关资料的一部分,纳入建档范围。二、纸质资料整理与组织 (一)资料范围纸质资料既包括记录实物地质资料筛选采集过程的资料,也包括与实物相配套的部分原始地质资料,实物整理和扫描数字化过程中形成的纸质资料,以及电子资料打
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 实物 地质 资料 建档 工作指南 初稿
限制150内