东方家园 采购管理中心制度(全套).doc
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1、1东方家园东方家园 采购管理制度采购管理制度第一章第一章 采购中心组织结构采购中心组织结构采购中心总经理采购中心总经理采购中心副总经理采购中心副总经理 高级采购经理高级采购经理MST 经理经理 采购经理采购经理 商品后勤部经理商品后勤部经理MST 职职 员员 采购助理采购助理 职职 员员 2第二章第二章 仓储超市采购的定义仓储超市采购的定义仓储超市采购的英文表达是“MECHANDISE“。它有别于制造业为满足生产需求而进行的原材料购买行为,是仓储超市为完成商品稳定增值和销售而进行的有组织、有计划的购买行为和配套销售行为。它是在一定采购决策思想指导下进行的一个包含市场调研,采购方案的制定,供应商
2、调研,商务谈判,商品的购买及商品在店面的布局摆放展示的全过程。第三章第三章 对采购人员的基本要求对采购人员的基本要求(一)工作态度的要求(一)工作态度的要求1 具有很强的敬业精神。2 诚恳、认真、严谨、积极进取。3 有礼有节,谦顺平和地对待他人,营造和谐高效的工作氛围。4 不断学习掌握专业知识和产品知识。5 以平衡的心态对待工作中的问题和困难,寻求积极的解决方法,提高团体协作精神。(二)素质要求(二)素质要求1受过良好的高等教育。2具有较高的 EQ,良好的沟通能力和协调能力。3良好的综合素质,如判断力、决策力,高超的谈判技巧,组织管理能力,分析解决问题的能力,文件管理能力及文字处理能力等。4熟
3、练运用计算机及商品管理系统。5熟练掌握英语。(三)工作纪律(三)工作纪律1任何人不能以任何方式损坏公司利益和形象为结果,而谋取个人所不应得到的利益,违者将严惩。2上班:除特殊需要外,采购中心人员上正常班(8:30AM5:30PM) ,每天工作时间 8 小时,每周计 40 小时。3市内外出:SM 或 M 离开公司到市内办事必须通知其 AM 及 MST 离开及预计3返回时间,收到公司呼唤时应立即回复。4外地出差:采购中心人员出差必须在二天前将出访计划交中心副总以上批准(见出访计划表) ,回到公司 24 小时内要将出访总结交中心总经理或副总经理。在外地其间,出差人员应每天给 MST 通话一次。如无特
4、殊原因,出差人员应及时返回,否则应经中心副总经理以上批准。一般情况下,SM、M 及 AM 不能同时出差,应留 AM 在公司处理一切事务。5办公室及会议室:来访人员禁止进入采购办公室,应充分利用会议室进行洽谈。中心各人员必须保持办公桌及办公室的清洁。6样品:样品一经采用,应交店内销售,未被采用者在二个月内有可销售价值的也交由店内出售。样品未经许可不可自用或送人,样品管理必须有序(样品保管预交给店里销售要有手续) 。7工作计划原则:(1)根据采购工作的八个基本内容,每四周制定例表计划。(2)任何对所制定计划作出的较大修改,须向上一级经理请求许可。8例会:每周一次例会,由中心副总经理,高级采购经理,
5、采购经理(出差缺席时由其助理代表)及 MST 经理参加,会议主要内容包括:(1)一周工作总结:与会人员简要发言,总结一周工作。(2)新产品介绍:新厂家、新产品应在会议做介绍,听取大家意见,是否接受其进入东方。最后由中心总经理汇同商店作最后决定。(3)四周工作计划:SM 及 M 把下四周的工作计划表交由例会讨论,听取大家意见。(4)由中心总经理安排下一步工作。(5)会议内容由 MST 负责整理纪录,并存档备查。9 (1)店内工作:采购中心所有人员一律进店,与对应商品部门紧密配合,做好商品进店、摆放、展示、陈列、补货、退货等工作。要了解顾客对产品种类、价格、质量的反映, 店员对产品销售情况的反映,
6、 因此在店内服务是最好的方式。(2)店内主要管理人员与采购部门视具体情况安排定期的沟通会议。10保密:各级人员必须严守公司商业机密,如:供货商名单、供货价格、合同条款4等。 泄密者将予严惩,视情节轻重, 直至开除出采购队伍。 第四章第四章 采购工作的基本概念和原则采购工作的基本概念和原则一一. . 商品的构成:商品的构成:商品是由品种和档位构成的, 分为部类、大类、子类、SKU 四个层次。品种的齐全指:a.大的部类都要有设置 b.大类的齐备 c.子类,即系列的配套 d. SKU,即款式、花色、规格、型号的相对丰富。而且部类系列之间要讲究整体的配套。档次的齐全指价格的齐全。仓储超市的高、中、低档
7、率的配比一般为 2:5:3。部门的各档次率的计算公式是部门的各档次 SKU 数部门的所有 SKU 数 价格:价格:(一)进价 :指进入系统的成本价,须含括运费、关税、增值税等附加成本。1国内商品(1)FOB 条款的情况下,我方承担运费,必须要有运输发票。(2)CIF 条款包含保险费和运费,它趋近或等于到店价。(3)增值税是我们这种正规商店在采购过程必须考虑的成本之一,在供应商不能提供增值税发票,但产品的质量和价位都可以接受的情况下,可要求供货商让利承担增值税,标准是:报价0.8547。2国外商品进价成本=CIF 价或(FOB 价+运费)(1+DUTY)1.17(二)零售价:1东方家园零售价的概
8、念:价格是某产品能够被市场接受的价值,东方家园的产品价格必须低于同一产品在当地的市面成交价格,也就是说,我们所遵从的是市场定价而不是成本定价天天平价。天天平价是仓储型商店的根本。作为采购人员,我们决定着顾客对东方的“感觉” ,顾客是否感到东方的价格为最低将决定顾客是否到东方来。我们在定价时一定要明了这一点,自觉地以最低成交价来衡量店内每一样商品的价格,一旦有人反映某些商品的价定高了,我们必须在 24 小时做出修改。52市场定价:市场定价考虑两个问题,一是市场价格相抵的产品如何定价 ,二是独家经营的产品如何定价,什么是市场能够接受的价格。(1)价格透明度高,敏感型产品在定价时,须接近或低于市场批
9、发价,比零售价低 810%。(2)主导产品在定价时要比实际市场成交价低 35%。(3)独家经营的在定价时要根据市场接受能力提高毛利率。3定价尾数规则:(1)单价 100 元以上的产品,标价不得有“角、分” ,必须是整元。(2)标价的尾数必须是“6” 、 “8”或“9” ,不应出现其他尾数,例如“142 元”应改为“146 元”或“148 元” (毛利和市场竞争价特例对待) 。(3)“角和分”的标价应为“49” 、 “79” 、或“99” 。4产品滞销的原因:产品卖不出去,有下面几方面的原因,各采购人员要进行分析,哪些是你能控制的因素,哪些是不能控制的,再从可控制因素入手,不能坐等。季节价格或档
10、次产品质量配套产品不全展示不充分三三. 滚动平均成本:滚动平均成本:公式:滚动平均成本= 当前库存数量当前成本+新进数量新进成本当前库存数量+新进数量四四. 毛利率、滚动毛利率:毛利率、滚动毛利率:公式:毛利率=(零售价-总成本)/零售价=(2-1.33)/2=0.335=33.5%销售额是首先要追求的目标,然后才是毛利率。公式:滚动毛利率= ( 零售价-滚动平均成本) 100% 6零售价五五. 周转率:周转率:周转率= 销售额/平均库存(零售价计)美国 HOME DEPOT 平均周转率是 5。我们可以此来推算销售额或应有的平均库存。例如:(1)如果平均库存量是 30,000,000 元(零售
11、价计)则:年销售额= 平均库存 周转率30,000,000 5 =150,000,000 元(一亿五千万)(2)如果我们想把年销售额提高到 250,000,000(二亿五千万) ,则平均库存要增加到= 年销售额/5= 250,000,000/5= 50,000,000(五千万元)(3)周转率是 5,也就是说每 12 个月/5 = 2.4 个月所有库存周转一次,那么最大的库存量不应超过三个月的销售额。 第五章第五章采购中心的基本程序采购中心的基本程序这里我们用下图简单描绘采购工作的基本程序,然后逐一展开叙说。B/W市场调研市场调研摆放摆放放放放付款付款采购方案采购方案供应商的供应商的调查调查发货
12、发货PK培训培训采购决策采购决策订单订单销售销售Ok?取消取消调整调整Ok?谈判谈判收货收货NOYesYES NOBOQBB/W7一 采购决策采购决策:1 采购决策是一个无限发展的过程,它与市场调研、供应商的调查是同步进行的,同时指导着采购工作的全过程。2 采购决策的内容:(1)本店的市场定位和顾客群定位。(2)品牌和供应商的选择及其所占的货架数,还有对应的首批订单的数量。(3)谈判的最理想条款和最低条款,主要考虑的是价格条款、运输条款、服务条款。(4)采购时间表包括什么时候与供货商签定合同、下订单,货物什么时候进店、上货架、摆货、开业等细节。二二 市场调研市场调研1、 市场调研的目的是解决商
13、店的市场定位问题,包括商品的构成、价格和顾客群定位。2、 市场调研的四要素(1)品牌:要了解市场流行、畅销的品牌是什么,及其占市场销售的份额;还要了解不畅销的品牌是什么。(2)价格:要了解品牌在市场上以什么样的价格销售,批零差价是多少,还有批零差价的稳定性。批零差价的稳定性在某种程度上也反映了品牌在市场上的竞争力。(3)顾客群:要了解市场消费有哪些顾客群,占多大比率,最关心的是什么。8(4)网络:要了解供货来源,分销网络和付款方式。3 调研的层次与方法:(1)宏观市场的调研a. 研究分析目标行业的成功企业典范,如企业的发展,经营理念与模式及优势。b. 研究分析目标市场的容量、增长点、消费水平及
14、生产力水平。(2)微观市场的调研a. 外部市场调研 又称角色调研,指采购员通过不同角色的扮演,从各种渠道了解商品在市场上的来拢去脉,举例如下:个人消费者的角色可了解到品牌、品质和零售价位。装修队的角色可了解到货物的批发价、毛利率、货源及竞争对手。发展商的角色可了解到货源并推算出成本。供应商的角色可了解到进货和销售网络。b. 内部市场调研 又称市场评价,主要通过下面 4 个方面来反映,内部市场是否良性发展并且在市场上具有竞争力。(1) 顾客群的分析分析了解顾客群的类别,所占比率及其消费能力。(2) 客流量主要反映在每天的成交单数和平均每单成交额。(3) 销售9(4) 卖点指特别吸引顾客光临的经营
15、特征。一个商店是否有卖点是其在竞争中得以生存的必要因素之一。三三 供应商供应商仓储超市的供应商(Vendor 或 Supplier)是制造商(Manufacturer)或代理商(Distributor)。通过商店,供应商和顾客达成了商品和资金的交换。通过合作,商店对供应商的品牌和服务达成认知,供应商对商店的理念和管理达成认知;通过对商品的购买,商店了解顾客的要求,顾客对品牌和服务达成认知,顾客对商店的理念、商品结构、价格、服务和管理达成认知。商店根据市场和顾客群选择正确的供应商,并取得正确的配套价格和服务,再以正确的配套价格和服务卖出,使所有的消费者成为永远的回头客。(一)供应商的调查1 调查
16、的目的是为了了解合作伙伴a.供应商的优势和强项及劣势和弱项,以便扬长避短。b.平衡、协调、利用竞争性的供应商间的矛盾,有利我方。c.适应、改造、驾驭供应商。2调查方式a 正面调查:指直接从供应商处获得的信息材料,以及通过行业查询,参观、谈判方式获得的信息。b 侧面调查:指通过与其竞争对手和企业的下属人员的交谈了解供应商的弱点和问题。c 延伸调查:指通过对制造商的销售公司,经销商和代理商的调查,了解供应商的状态和能力。3、 调查要素(1)资信调查10a.企业的性质包括工商注册和税务登记。b.投资资金状况包括注册资金、固定资产、流动资金、设备技术来源及商标。c.信贷水平包括负责状况及资产比率。d.
17、高层管理指企业决策人的学历、社会关系及资金等背景。e.企业文化的了解。(2)市场调查a.市场发育程度及各级消费评价。b.市场占有率及年销售额和供求状态。c.市场战略包括网络建立、管道、定价原则、广告、培训、售后服务和地域差异。d.经常评论的竞争对手的论点论据。(3)生产调查的目的是了解供货商的供货能力和水平a.原材料供求关系及渠道。b.技术设备与生产容量。c.人员素质和质量检测。d.生产更新和市场转向能力。e.仓储运输能力和条件。(4)调查的注意事项a.调查与反调查的公平性。b.在对我方不重要,但对对方重要的方面要敢于让步,以获得更大的利益。c.礼为上。d.据理力争。11e.善于捕捉时机。(二
18、)供应商的评估对供应商的评估是为了了解什么样的供应商是我们需要的,及供应商的状况。1 基本条件a. 有市场(或潜在市场) 、有竞争力、有畅销率、有毛利率。b. 有供货实力,既有丰富的品种、有安全的库存、有严格的供货时间。c. 能满足商品的整体档次要求及我方规定的最低条件和要求。d. 直接的供货条件。2 评估(1) 体系评估a. 供货商的数量,管理原则是尽量控制供应商的数量。b. 供货商的区域是由消费文化及运输费用与价值比决定的。c. 市场和企业的发展水平。(2) 成本核算指产品在哪里生产成本最低。这有时也影响了产品、区域设定。(3) 档次评估是为了解决不同档次在商品构成所占的比率。(4) 销售
19、评估是为了解决供应商主次关系问题,要抓住重点厂家和 SKU,保证及时供货。a. 保证及时供货原则:对于畅销产品,如果由于付款原因(东方不能按时付款或厂家要求更改合同等)而已造成或将造成缺货,各采购经理可以改变原合同规定的付款条件,以便厂家能够及时发货,保证畅销产品随时有足够库存或者至少要把缺货的时间减至最少。b. 重点厂家原则:各采购经理可以根据每个厂家的销售额将部门内厂家分成四类:级别 占 SKU 总数的% 占销售额的%* A 10% 60%12* B 10% 20%C 50% 15%D 30% 5%(*提醒:A、B 级别一定不能缺货,搞好关系。A、B 两类为重点出访对象,订货时如需调整数量
20、,应加大 A、B 类厂家的订货量) 。c. 重点 SKU 原则:每个厂家内部都有好销和不好销的 SKU,不好销的 SKU 中有些是必要的,有些是可有可无的(卖掉现有库存,不再进货) ,要区别对待。整个商店内所有的 SKU 也可以分成四类:级别 占部门厂家总数的% 占销售额的%* A 10% 60%* B 10% 20%C 50% 15%D 30% 5%(*提醒:A、B 级别一定不能缺货,可大量进货。对于 SALE=0 个 SKU,应尽最大努力与厂家换货,直至退货) 。(5) 供货商的企业性质关系到供货商体系的质量,理想合作企业是外商独资或中外合资企业。这类型的企业有先进的管理,敏感的市场触觉,
21、雄厚的资金,易于配合。(6) 结算方式的评估关系到资金的安排。(7) 质量的评估是为了解决产品结构的调整,达成品种、配套条款、销售的最佳状态。内容包括供货内容、销售额与毛利率,投资回报率和合作条件。四四、商务谈判商务谈判商务谈判谈的是供货条款、价格条款和服务承诺。1、商务谈判十大要素(1) 言谈举止13商务谈判时,采购员代表的是企业的形象,要注意穿着适合场合,举止有礼有节,言谈有教养。(2)充分的准备包括名片和尽可能齐全的公司资料。(3)接触之前充分了解对方(4)侃价决窍a、逼到墙角法,把价格侃到最低点,使自己处于主动控制谈判的地位。b、东拉西扯法,与对方谈我公司的实力、合作前景,及其它长期合
22、作机会,使对方感到让利的必要性。(5) 遇到谈不下去的情况,只能暂时停止谈判,想其它的办法,试图与对方交流感情,让对方进一步了解项目。(6) 发生纠纷时,要保持冷静,抓住对方弱点,据理力争,争取主动,不能首先承认合作中由我方造成的某些失误。(7) 就谈判内容做专业知识方面的准备。(8) 设定目标,反复争取,坚持不懈。(9) 熟悉合同条款,与供应商的合同一律采用我方合同,采购员必须把合同条款倒背如流。(10) 严格遵守与供应商的各方面约定,例如谈判时间。2、谈判附带条款(1)要求产品的质量认证和各种许可(2)明确供货时间和交货地点。供货时间是指从订单得到供应商确认后到货到交货地点的时间。(3)明
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