采购工作中常犯的错误有哪些.doc
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1、采购工作中常犯的错误有哪些作者:在线学习平台点击数:549发布时间:2015-04-08 17:43:30写给关注采购的企业者们从接触采购到采购负责人、从采购培训师到中国物流采购联合会专家,屈指一数已经18个年头了,这期间担任过国企、外企(美国的、欧洲的、亚洲的)、民企的采购经理、总监、全球采购经理、总经理,自己也在办工厂。这些不同所有制企业、不同采购管理岗位的工作经历,让我体会到不同企业的采购管理文化,让我更深层地了解了大家如何看采购,领导们如何看采购。尤其是这几年的采购培训和咨询经历,接触过N多个总裁、N多个采购经理人,接触过近万名采购人员,让我更加体会到采购在企业里的地位,体会到管理者对
2、采购的关切程度和管理方式。我觉得,管理者对采购的“轻视”与“无知”是影响采购管理水平的重要原因。这里所说的“轻视”指还没充分认识到采购的重要性,往往只局限在防腐败、低成本;这里的“无知”是指不知道采购该怎样管,不知道采购的专业性和战略性。这里,我想叙述我的一些亲身经历,而不是以论文的形式,更不是以老师说教的形式,与大家分享一些采购管理的体会。一、 “采购是黑洞”纪委书记找我,警示到“采购是黑洞。” 我回答说,“其实所有部门都是黑洞。”仓库不是黑洞吗?我工作过的一家企业,仓库与供应商司机里应外合,到货不卸货,仓库签收,公司付款,最后(内部)因分赃不均举报到公司,东窗事发。质量不是黑洞吗?质量部给
3、我电话说,“供应商质量有问题!”我打电话给供应商,供应商说“不可能,10分钟后回你电话”。10分钟后,供应商回我电话,“没有问题了!”我再次问质量部,质量工程师告诉我“没有问题了”。这10分钟到底发生了什么?产品开发不是黑洞吗?供应商直接找到开发部,开发人员一切按供应商技术参数设计,采购如何去多家比价呢!销售不是黑洞吗?供应商直接找到销售,于是与客户的技术协议中,多了一项“客户指定!”财务不是黑洞吗?周五供应商到采购要钱,采购找到财务,财务回答“公司没钱,你们做供应商工作”,并责问到“你们采购为什么总是替供应商要钱?!”,可为什么过了一个周末,周一财务就有钱了呢?!曾听到几个采购人员跟我讲,领
4、导总是说“采购是黑洞”,我不黑人家也不信,还不如黑了呢。心里学“暗示效应”在这里充分体现。无锡一家企业邀我去讲课,要求讲课内容2/3讲讲采购回扣,一个刚上任的采购总监专门约我吃饭,让我谈谈如何防止采购腐败。其实,采购的流程设计、权责分工是关键。如果没有流程保证,所有部门都是黑洞!这些采购权限就是申请的权限、供应商选择权限、签约价格权限、下单权限、验收权限、付款权限。主要涉及到以下5个方面:1、授权审批流程2、招标比价流程3、专业权责分工4、内部审计监督5、成本标杆目标对这些管理工作进行合理的授权,形成专业分工、权衡制约的机制,这样就可以解决防腐的问题!总结起来就是组织保证、流程保证、人员保证!
5、人员只是其中之一。二、 “啊,成本能降这么多,早干什么去了?”。领导看到降本成果,大吃一惊,直接斥责“早干什么去了。”“幸亏我把以前那个人干掉了”这样的结果就是,采购不敢降低很多成本,要给自己留“台阶”,要给他人留“面子”其实采购成本能否降低有多个原因,多种方法:根据统计,全美Fortune200公司所使用的成本降低手法,最有效果的前10项如下:1. Value Analysis(价值分析,VA)2. Value Engineering(价值工程,VE)3. Negotiation(谈判):4. Target Costing(目标成本法)5. Early SupplierInvolvement
6、(早期供应商叁与,ESI)6. Leveraging Purchases(杠杆采购)7. Consortium Purchasing(联合采购)8. Design for Purchase(为便利采购而设计,DFP):自制与外购(make or buy)的策略9. Cost and Price Analysis(价格与成本分析)10. Standardization(标准化)这些成本降低的方法不是采购一个部门可以完成的,更不是一个采购员可以完成的。需要公司上上下下的努力,如果领导采取“责怪”的口气,会导致采购人员失去降低成本的主动性,会给不同人之间、不同部门之间的合作制造“藩篱”,这种“心里暗
7、示”会影响合作的积极性。以前没有降低可能是对供应报价没有很好地做成本分析、可能是部门之间协作还没有到位、可能是与供应商谈判出现了问题,可能有很多原因,不能简单认为是采购员无能或采购腐败。领导必须“肯定”这些业绩,“肯定”降低成本的方法,必须给予正激励,让采购人员不断有积极性去与其它部门合作,必须给予正能量,让采购员不断寻求更多方法去共同降低采购成本。三、 “要让可靠的人管采购”,亲戚、朋友。肥水不流外人田。N个民企老板跟我讲,必须要让可靠的人管采购。否则。其实,这些“可靠的人”未必“可靠”。有一个民营企业老板,让小舅子管采购,小舅子心里想“姐夫的钱不赚白不赚”。有一个企业,领导的司机管采购,司
8、机看着领导天天吃喝,心里想,“我也捞上一把”。甚至有的企业老板娘直接管采购,结果老板娘也拿回扣,她以为采购拿回扣是正常的。这些人虽然缺乏采购专业性,但因为后台是老板,“影子”的力量非常强大,所以公司没人敢、也没人愿意反映问题,老板因此很难看到问题。结果是,成本下不来,质量上不去,还不知道问题出在哪里。当然,有的企业并不任人唯亲,但还是无视了采购的专业性,他们在选择采购员时,主要看人品,是否忠诚,是否忠厚老实。这当然重要,但如果只看这点,结果会怎样呢?我们来看一下,企业选销售人员主要看重的是什么呢?要聪明、要灵活。于是就出现了这样的状况,天天就是这些“未经培训过的、忠厚老实的采购人员”应对“训练
9、有素的、天资聪颖的销售人员”,人“可靠”了,其结果“可靠”吗?其实按照美国ISM供应管理学会的观点,专业采购人员需要具备这样 一些能力:采购技能生产运作技能n 供应链管理n 供应商选择和评估n 供应商管理n 国际供应商寻源经验n 市场和行业方面的知识n 竞争性分析n 熟悉运输相关问题n 生产计划n MRP/ERPn 生产能力需求计划n 制造和服务流程的知识n 库存管理经验财务技能技术技能n 熟悉外汇业务n 价格和成本分析n 总拥有成本TCOn 作业成本法ABCn 自制外包决策知识n 供应商的财务评估n 谈判n 项目管理n 生产周期分析n 物品专业技能n IT你身边的采购人员具备这些能力吗?四、
10、 “采购员干一段时间必须换人”,采购员不能干太长时间,否则。这句话经常听到,很多企业为了预防所谓腐败,经常换采购员。造成的结果就是采购员没有长期打算,被人用“有色眼镜”观看,所以也只是得过且过,熬过一个任职周期算胜利。这里忽视了采购人员的专业性。采购需要专业性吗?1、三个数字可以告诉我们采购必须是专业的这三个数字是:采购占销售的比例、采购对资产收益率的影响、采购对利润率的影响。国外做过统计,各行业平均算下来,采购额占销售额54.3%。这个数字说明,公司一半以上的钱都是被采购花出去的。如果采购不专业,成本降不下来、质量搞不上去、很难满足客户交期,简单地说,公司一半的命运掌握在采购手里。另外,粗略
11、计算的话,采购成本降低10%,资产收益率可能翻一番,利润可以翻一倍。如果利润翻一倍的事情通过增加销售去实现,可能需要再建设一个工厂。公司是否应当培养专业的采购人员,投入更多资源来降低10%采购成本呢?结果自明!2、二个故事告诉我们采购可以是专业的第一个故事,我到一家集团公司做采购总监,我搞了“两个集中”的改革,把原来分散在各个部门的采购权限集中到子公司采购部,把分散在各个子公司的采购权限集中到了集团。这样就可以通过采购集中,打造专业化的采购团队,继而降低采购成本。如你想到的那样,这个工作遇到了非常大的阻力。我们集中的理由是“专业”,反对的理由是“不专业”。一个设备经理就找到我质问“你懂设备吗?
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