区级综合医院档案综合管理办法.docx
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1、XX市XX区人民医院档案综合管理方法第一章 总那么第一条 根据中华人民共和国档案法和XX省科技事业单 位档案管理升级考核标准的有关规定、要求,结合本院实际,特制定 本方法。第二条本单位在各项工作活动中形成的全产档案,包括党政工 团、基建、设备仪器、财务管理、已故人员、科研、医疗等方面的档案, 实行集中统一管理。第三条 本院档案工作,是本院管理基础工作的组成局部,是维 护我院经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作,为提高我 院管理水xx经济效益服务。第二章档案管理体制第四条 我院档案管理涉及到党、政、群等各个部门,因而,由 一位院级领导分工负责主管,并列入医院领导议事日程和目标责任制。第
2、五条 根据党和国家对档案工作的规定,结合我院实际,建立 “XX市XX区人民医院综合档案室”,归口医院办公室管理,综合档 案室是我院档案资料贮存基地和利用中心,负责统筹协调,组织管理全 院的档案工作。第六条建立档案管理网络,除综合档案室配备与档案资料信息A2工青妇工作A4人事劳资工作A6医务工作A8护理工作B6 B幢宿舍楼B7桂花苑宿舍楼B8疗养花园B9 XX卫生院C9手术室CIO 胃镜室C11放射科C12 CT 室C13检验科C14综合C15 办公室附表:A、党政工团档案类A1党务纪检工作A3办公室工作A5财务工作A7信息工作A9其它工作B、基建档案类B1住院楼B2办公楼B3洗衣房B4 供应室
3、B5 A幢宿舍楼C、设备仪器档案类C1急诊科C2内儿科C3外科C4妇产科C5 坑口二门诊部C6中医科C7五官科C8 口腔科D、D、会计档案类D1报表D2帐簿D3会计凭证D4其它E、医疗档案类E1药剂档案El. 1综合E2病案F、医疗科技档案类F1综合F2科研工程F3论文G、专业技术人员考绩档案类G1行政系列Gl. 1高级职称Gl. 1高级职称G1.2中级职称G1.3初级职称G2医务系列G2. 1高级职称G2. 1高级职称G2.2中级职称G2. 3初级职称G3护理系列G3. 1高级职称G3. 1高级职称G3.2中级职称G3. 3初级职称H、声像档案类H1照片、底片H1照片、底片H2录音带 H3录
4、像带 H4磁盘、光盘I、医疗教学档案类预立卷制度为做好本医院各类文件材料的归档工作,使立卷工作逐步实现规范 化和制度化,根据国家的有关规定,结合本单位的实际,特制定本制度。1、凡在日常工作活动中形成的各种文件材料办理完毕后,由各科 室兼职档案员负责积累、保管工作。2、在归档之前,各兼职档案员要对有关文件材料进行预立卷,其 中:1. 1党政工团类参照XX省国家行政机关文书立卷归档工作实施办 法执行;2. 2基建类、设备类、科研类按科学技术档案案卷构成的一般要 求(GB/11822-89)的有关规定执行;3. 3会计类按照会计档案管理方法的有关规定,结合本单位的 实际执行;4医疗专业档案类中的药剂
5、文件材料按年度一一批号立卷;2. 5专业技术人员考绩类按个人进行立卷。3、综合档案室每年要对各科室的预立卷工作进行监督、检查和指导,并与各科室(或工程)负责人对预立卷的准确性进行审查,并加签 审查归档意见,确保归档材料的完整、准确和系统。归档接收制度为贯彻档案集中同意管理原那么,确保本院档案的完整、准确、系统 与平安,便于档案的管理和开发利用,特制定本制度。1、归挡范E凡本院在各项工作活动中直接形成的、能反映和本院历史真实面貌 的,在当前和今后具有利用查考或依据作用的文件材料均需向医院综合 档案室归档(病案向病案室归档),具体范围按本医院的文件材料归 档范围及其保管期限表的有关内容执行。2、归
6、档时间2.1 课题研究、基建工程或其他技术工程,在任务完成或告一段落 时,要将应归档的文件材料组成保管单位,由工程负责人审定和档案人 员检查验收后,向综合档案室归档2.2 本单位购置的重要设备仪器到货时,有关专业部门要XX综合 档案室检查验收文件材料,并在二个月内归档。2. 3会计核算材料由财务科暂管一年后,于第三年上半年后向综合 档案室归档;2.4其它各项管理工作中形成的文件材料(包括声像材料等),在 第二年上半年内,要将归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负 责人审定后,向综合档案室归档。3、归档份数各文件材料一般归档一式一份,比拟重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。4、归档
7、要求4. 1文件材料整理归档工作由各主要职能部门(即文件材料的形成 者或承办者)承当。4. 2凡归档的文件材料必须完整,层次清楚,符合其形成规律,并 能准确地反映各项活动的真实内容和历史过程。4. 3凡归档的文件材料,应做到:线条、字迹清楚,纸质优良,签 署完备。4. 4重要的文件材料必须保证正文与底稿、请示(报告)与批复等 一起归档。5、归档手续5.1文件材料归档时,各有关科室(部门)必须对归档材料(包括 名称、代号、完整、准确、系统状况、主持人和参与人、整理人的姓名 等)作简要说明。5. 2归档时,要填写文件材料移交清单一式二份,归档者和综合档案室各留一份,以便查考。档案保管制度为更好地保
8、管好医院的各类档案,有效地XX档案的寿命,便于档 案信息的开发利用,特制定本制度。1 .档案的保管工作必须贯彻防重于治,防治结合的思想,维护档 案的完整与平安。2 .本院各部门在日常工作中形成的文件材料必须由兼职档案员负 责积累、整理和归档。3 .档案资料信息中心对本院各部门按规定移交的文件材料要认真 进行审查,并办理移交手续。4 .档案资料信息中心对归档和保管单位进行二次整理,按照本单 位档案的分类大纲和编号方案分类编制档案号和档案目录。5 .档案上架时应按照目体系和保管单位的次序,自左向右,自上 而下排列,并注意适宜的饱和度,以便于管理和提供利用。6 .档案柜的排列要合理,与墙壁间保持一定
9、的距离,柜架间距一 般以0.9至1.2米为宜,通道应取迂回式。7 .档案库房应保持清洁,切实做好“八防”(防火、防盗、防虫、 防鼠、防潮、防高温、防尘、防污染等)工作,并充分利用现有设备条 件,及时调节库房温度、湿度、湿度(湿度为1420,日变化2;相对 湿度50%65%为宜)。做好温度、湿度登记工作。8 .根据季节变化,定期检查档案的保管状况,及时做好霉变、破 损档案的修补复制工作,并做好记录。9 .按档案借阅制度做好档案借阅工作。10 .做好档案统计工作,随时掌握档案的库藏量、借出量、阅览量、 移出量、销毁量等,使账物相符。11 .非本室工作人员未经允许一律不准进入库房。12 .档案借阅者
10、和档案人员工作调动时,须办完所有档案移交手续 后方可调离岗位。档案借阅制度为便于档案的提供利用,维护档案的完整与平安,结合本院的实际, 特制定本制度。1 .本院综合档案室的档案一般只给本院各部门利用,其他部位和 公民如需要利用,需经本院领导审批。2 .本院工作人员可直接到综合档案室利用本人分管职责范围内的 档案材料,如需利用职责范围外的档案材料需经有关领导批准方能查 阅。3 .利用档案材料者都应填写档案借阅登记簿,利用结束后由利 用者填写档案利用效果登记簿,在利用期间,任何人不得执卷、划 线、撕页和涂改、污损档案材料。4 .归还档案时,档案室工作人员必须检查档案材料的完整情况, 并办理有并手续
11、。5 .综合档案室的档案原那么上不外借,特殊情况非外借不可的,应 出具单位领导意见签字,经本室同意方能借出,一般外借时间不超过十 天;需续借者,要办理续借手续。6 .本院档案材料的公布和对外交流权属本院综合档案室,其他科 室和个人,未经本室批准,无权公布、对外交流档案材料,否那么,按档 案法的有关规定追究法律责任。档案统计制度本医院档案统计是以数字的形式揭示档案的库藏状况和档案管理 状况的一项工作,通过对统计数据进行分析、研究,从中发现问题,分 析矛盾,总结经验,探索规律,改进本医院的档案工作。1、统计要求1.1 准确性:统计数字准确,符合客观事实,帐物相符,以原始数 据为基准,防止弄虚作假;
12、1.2 科学性:使用统一的档案统计报表,明确统计的范围、内容、 工程和要求;连续性:要善始善终,不能间断;1.3 及时性:统计报表要及时填写,及时上报,不得超前或捱后;2、统计内容2. 1库房管理工作情况统计;2档案收集、整理、归档情况的统计;3. 3档案鉴定情况统计;4档案利用情况统计;4. 5档案复制情况统计;6编制专题资料统计;5. 7档案检索工具情况统计;8档案管理机构和人员情况统计。3、统计计量单位档案长度计量单位为米;2. 2库房面积计量单位为平方米;3蓝图、照片、底片及各类卡片的计量单位为张;3. 4录音带、录像带、磁盘(光盘)及各类盒式档案的计量单位为 盒;5其它档案的计量单位
13、按卷、册进行统计;4、统计时间每年的立卷归档完毕后进行档案统计。档案保密制度为保证档案的平安,维护医院的利益,根据本院实际,特制定本制 度。1、开展档案资料工作必须贯彻中华人民共和国保守国家秘密法 和中共XX省委保密委员会制定的保密守那么等法律、法规和制度。2、属于保密性质的档案,保管人员必须妥为保管,严防失密。3、凡需查阅秘密级以上的档案资料,需经本院领导批准后予以提 供,并做好登记工作。4、档案借阅者应按指定范围查阅,并负有保密责任,未经综合档 案室批准,不许私自摘抄录、复制、销毁和转借他人。5、凡摘录和引用本院档案原文的学术论文、著作,向外发表前, 须经本院综合档案室审阅后方能发表,违者
14、作失密处理。6、本院各部门日常形成的文件材料,应由兼职档案员负责保管, 及时登记入册,按时归档。7、要根据需要,定期或不定期进行档案保密工作检查,做好记录 工作。8、随着时间及各种因素的变化,要进行档案保密等级的调整,以调整和扩大档案利用范围。档案鉴定和销毁制度为保护本院有价值的档案,提高室藏档案的质量和管理水平,并为 计算机存储和缩微化创造条件,从而更好地发挥本院档案的作用,特制 定本制度。1、鉴定工作的要求1.1要执行科学技术档案工作方法等国家有关档案鉴定的规定。1. 2要把档案鉴定工作作为本院管理的一项工作内容。1.3 在鉴定档案价值和划定保管期限时,要有正确的观点,即全面 的观点、历史
15、的观点和开展的观点。1.4 鉴定时要逐项、逐份、逐张审查,并做到帐物相符。1.5 本院档案的鉴定工作,需每年进行一次。2、档案的鉴定2. 1归档前鉴定2.3 1由有关业务部门或组卷人员对所归档的文件材料进行一次 价值鉴定工作。2.4 2鉴别文件材料有无保存价值,剔出无保存价值的文件材料。2.5 3鉴别文件材料价值的大小,对每一个归档的保管单位划出保 管期限。2. 2归档后鉴定2. 2. 1由本院综合档案室提出鉴定工作任务。2. 2. 2成立鉴定小组,由医院有关领导、科室负责人和档案室人员 工作相适应的专职档案员外,各科室或部门应指定专人(即兼职档案员) 负责日常文件材料和资料的积累、整理、保管
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