XX公司商务接待手册.docx
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1、XX公司商 务 接 待 手 册行政人事部X年X月X日一、总则1、为了进一步规范公司商务接待管理工作,加强商务接待费用控制,特制订本手册。2、本手册适用于公司本部,各分、子公司可参照执行。二、范围本手册适用于公司各种接待工作与相关部门。三、商务接待工作原则1、为树立公司良好形象,扩大公司对外联系与交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则。2、行政人事部为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排与管理,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;公司各部门在接到重要来访预约后,须报行政人事部,并协助拟定接待计划,需公司领导出面、行政人事部协调的重要接待应提前
2、两天告知。3、公司内商务接待本着统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准,对各项商务接待费用实行预算管理,由行政人事部根据核定的预算严格控制使用。 四、接待职责分配1、商务接待工作是公司的窗口工作,对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标,具有十分重要的意义。各相关部门及工作人员必须高度重视及规范个人行为。2、各部门在接到相关接待信息时,需按接待任务申请表填写基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的与要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,根据接待标准向行政人事部提交接待任务申请表。3、行政人事部根据申请部门所提交的接待任务申请表落实相关工作,如入住酒店
3、、宴请餐厅、车辆安排等相关预定工作。如需提供礼品与酒水等,需申请部门当事人按制度到行政人事部办理手续领取。 4、各接待部门对接待工作负有全面责任。 五、计划与准备1、相关接待部门在接到公司领导通知或对方公司来访预约时,对来宾接待,应了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的与要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。2、相关接待部门根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所,并向行政人事部提供接待任务申请表。3、行政人事部根据接待任务申请表提前按接待标准预定宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准;需住宿的应提前按接待
4、标准预约好来宾下榻酒店。4、相关接待部门根据情况计划安排客户用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目。5、因会议需求须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并安排现场摄影摄像等,需提前一天告知行政人事部。6、行政人事部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,接送人员负责协作行政人事部接待人员协调安排,统一调度。7、如有需要行政人事部应根据情况提前为客户购买车票及机票。六、接待标准一级接待标准:陪同人员:总经理、副总经理、相关部门负责人、接待任务申请人1、迎接:总经理、副总经理、相关部门负责人、接待任务申请人在机场、车站、
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