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1、编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第86页 共86页目 录序 言 第一章 组织架构与工作职责一、 组织架构图2二、 工作职责3第二章 资产的管理一、 固定资产的管理 6二、 公用品管理规定 8三、 会员卡管理办法 24四、 贵宾卡管理办法 29五、 汽车的管理与司机工作条例 31六、 对讲器材的管理规定 35第三章 常工作的管理一、会议管理规定36二、公文管理规定38三、工作稽查管理办法41第四章 劳动纪律一、 基本准则44二、 办公室管理规定45三、 保密制度47四、 员工不正当行为的处罚规定47第五章 后勤管理一、饭堂管理制度49二、饭票的管理规定三、宿舍管
2、理制度46四、工服管理办法49五、机电工务管理制度51。030动保险管理办法55二、员工福利活动经费的管理规定59第七章 其他管理规定一复印管理规定60二电话管理规定62三管理人员手机使用规定63四证照的管理64五印章的使用及管理规定65六锁匙的管理68七员工购物管理规定69八员工意见箱的管理70九工牌管理规定71十名片管办法74十一、图书、报刊管理办法序 言无规无距不成方园,规范我们的行为,使我们的各项管理工作规范化、标准化、制度化;教育、培训我们的员工,提高员工队伍的素质,提升企业形象,提高工作效率,增加经济效益,推动公司发展战略目标的实现,是我们制定本手册的基本指导思想。第一章 组织架构
3、与工作职责一、行政部组织架构图常 务 总 监行政部经理工程部主管行政部主管工程部文员工程管理员行政文员公用品保管员公用品票据员二、行政人员工作职责1.经理工作职责1.1.树立为本部门员工全心全意为经营服务、为全公司员工服务的观念,认真做好后勤服务工作,不断提高后勤保障能力;1.2.主持制定公司行政管理计划,并组织、督导实施;1.3. 组织安排好本部门办公室人员工作;1.4.公司新增设备、设施和各项工程计划的拟定与督导实施;1.5.公司公用品计划拟定与督导实施; 1.6.严格执行财务制度,坚持节约的原则,认真审核公用品进货计划、定货合同和行政部各项开支,采取有效措施,不断降低费用;1.7.负责组
4、织公司管理制度的制定、修改与机构职责范围的企划工作;1.8.关心员工、严格管理,认真贯彻执行公司各项规章制度,奖惩严明;1.9.负责公司服务工作,协调有关部门开展劳动竞赛和服务质量竞赛的评比活动;1.10.掌握与公司管理相关的理论知识,及时准确地了解公司经营中发现的问题,进行正确的分析判断,为领导决策提供建议和方案;1.11.协助常务总监制定和执行各项专案;1.12.完成领导交办的有关公司方面的工作。2.行政部主管职责2.1.本部门各项工作计划的制定与执行;2.2.落实本部门人员的工作职责;2.3.公用品计划、申请、采购、储存、发放使用的管理与督导;2.4.固定资产的管理;2.5.会员卡、贵宾
5、卡制作、发放、使用过程的管理与督导;2.6.办理员工的劳动保险、暂住证和临时户口;2.7.员工健康的检查、工伤事故的处理;2.8.部门、分店设施报修的进度安排及跟踪;2.9.每月宿舍电费、水费的统计工作的检查督导;2.10.处理员工违纪方面的工作;2.11.各部门行政用车的车辆安排;2.11.负责对公司各项制度、方案的实施情况进行督导;2.12.对员工纠纷、投诉工作的处理回复;2.13.完成上级交办的工作。3.行政文员工作职责3.1.办公室文件档案的处理;3.2.配合人事部办员工的入职、离职、调动等相关手续,员工宿舍的管理;3.3.员工饭堂的管理;3.4.水、电费的统计工作;3.5.完成上级交
6、付的其他工作。4.公用品保管员工作职责4.1.公用品计划的编制;4.2.公用品采购的申请。4.3.公用品的验收:按订单的要求对供应商送货进行验收,其品质、规格、数量等必须与订单相符合,发现问题及时要求供应按合同或订单处理,或向部门主管申报处理;4.4.公用品的保管:4.4.1.按一般商品库存管理的要求进行物品的保管工作,即物品摆放整齐、有序、美观,并保持清洁卫生;4.4.2.物品的堆放要做到安全无损耗、无损坏,并做到存、取方便。4.5.公用品的发放:严格按物品出库的规定发货,按物品出库单的数量、质量、和需求部门申请的时间发货,发货时要按“先进先出”的原则,以保证公用品的质量、降低物品损耗。4.
7、6.公用品的盘点:按月对库存公用品进行盘点,保证账物、账账、账实相符合,对盘点中账实差异较在的物品要写出书面报告;4.7.公用品入库、出库及库存情况报表的编制;5.公用品票据员工作职责5.1.公用品入库单、出库单、调拔单的制单;5.2.各种票据的登记造册归档备案;5.3.会员卡、贵宾卡的制作与发放。6.工程部主管工作职责6.1.确保水、电、气、风和电梯等大型设备、设施的正常运转;6.2.负责公司设备、能源、修建工程以及配电室等各种设施的管理;6.3.负责设备的购置,并向使用单位提出设备使用保养、维修和添置附件的有关要求;6.4.公司各项工程计划及工程预算方案的拟定;6.5.公司各项工程招标方案
8、的拟定;6.6.公司各项工程施工进度与施工质量的跟踪管理;6.7.公司水、电设施及相关费用计划与管理;6.8.合理安排本部门员工工作,负责员工的业务技术培训及业务考核。7.工程部工程管理员工作职责7.1.公司各项工程施工现场质量管理;7.2.公司各项工程施工进度的跟踪管理;7.3.公司现有设施维修质量、工程进度的跟进;7.4.公司现有重要设施使用过程的现场督导;7.5.公司各部门、各分店所有水、电设施的管理,水、电费用计划的拟定,水、电费用消耗状况的跟踪检查与督导。8.工程部文员工作职责8.1.公司有关工程文档的管理(各项工程计划书、工程施工图、设备、设施的使用说明、保养、保修证书、工程检验报
9、告书、工程合格证书等等);8.2.各项工程施工进度的跟进;8.3.工程部各项物品采购进度的跟进;8.4.各部门工作的联络。第二章 资产的管理一、固定资产的管理1固定资产的概念和管理部门1.1.固定资产包括土地、房屋及电子设备、机器设备、运输设备及其他设备等,其使用年限在两年以上,单位价值在2000元以上者。至于小型工具耐用年限在两年以上,而价值在2000元以下者,也视同固定资产对待。1.2.行政部为本公司固定资产管理部门,负责采购计划的审核与申报,对采购与配送的跟踪管理与督导,并负责对实物统一建立卡片和固定资产登记表,进行分类、编号、登记,并负责资产调配的管理,同时负责对其使用部门的使用和保养
10、进行有效的监督指导。1.3.财务部设置总分类账科目和固定资产明细账目、折旧账,记载各项资产的价值进行跟踪管理。1.4.公司所有固定资产购入和使用由行政部编号造册登记。2固定资产购入2.1.固定资产的使用部门填写请购单,先送行政部履行相关审核报批手续后,由采购人实施采购,行政部要进行跟踪督导。2.2.请购单上应详细填写名称、规格、型别、性能、质量等资料,以备采购及验收的依据。2.3.自制固定资产应由行政部与制造部门议定价格,按权责规定审核批准后制造,制造按成本转账,如有差价则作为内部损益处理。3调拨3.1.各部门间固定资产的调拨和分店之间调拨,应填写“固定资产调拨单”, 按权责规定经审核批准后,
11、由行政部实施调配,并将单据交财务部记帐。3.2.非经行政部门审核报权限人批准,固定资产不得转移、外借。3.3.固定资产的调拨必需凭“固定资产调拨单”或行政部开据的“财产转移单”进行转移,否则保安或防损人员不予以放行。4固定资产的维修4.1.固定资产的维修分为大修理和中、小修理,其大修理必须要在每年年初制定年度维修计划并落实到季度、到月,固定资产的维修应坚持先申请审批后维修的原则,严格控制维修成本。4.2.固定资产大修费用,由财务部门根据修理成本按月分摊,不提大修费用;4.3.固定资产的中、小修理时报时销,计入营运成本。5固定资产的出售及报废5.1.对于不需用的固定资产,其使用单位或部门可提出书
12、面申请予以调出,由总部行政部根据实际情况提出调拨到其他分店或出售转让的书面申请报常务总监审核,呈董事长批准,由总部行政部督导执行,其货款由总部财务部直接负责收回。5.2.固定资产因损耗无法修理而废弃不用的,应填“固定资产报废单”,并经行政部及相关人员签署处理意见后送财务部减账,其残值的变价销售要经行政部审核申报批准后,会同各部门指定的负责人及主管部门将出售款项交财务部列“营业外收入”。5.3.固定资产出售时,财务应开具收据在收据上注明固定资产名称、规格、数量,出售部门凭财务部收据办理发货手续。5.4.出售报废后的固定资产,行政部、财务部要按有关规定相应减账。6固定资产折旧处理制度6.1.房屋折
13、旧年限为20年;6.2.电梯折旧年限为10年;6.3.汽车折旧期限为5年;6.4.机械设备、防盗系统、消防系统折旧期限为5年;6.5.空调系统、音响设备、成批货架折旧期限为3年;6.6.电视、冰柜、电脑等生活及办公设备折旧期限为2年;6.7.固定资产折旧采用平均年限法,计算公式如下:年折旧率=(1预计净残值率清理费)100%预计使用年限月折旧率=年折旧率12月折旧额=固定资产原价月折旧率6.8.固定资产按月计提折旧,月初按资产的账面原价按月计算,当月增加的固定资产,当月不提折旧,下月计提;当月减少的资产,当月照提折旧;6.9.对已提足折旧,但还可使用的资产,不再提折旧;7固定资产的盘点:7.1
14、.固定资产每季度未盘点一次,并在年终进行一次全面的综合性盘点,盘点工作由人事行政部组织协同财务部共同进行安排,须有财务部与人事行政部人员参与盘点工作。7.2.固定资产的盘点盈、亏结果,要由人事行政部书面报告上报总办常务总监,由常务总监签署处理意见,数额较大时要呈报董事长审核批准。二、公用品管理规定1 目的:为了保障公司的正常营运和各项管理工作对公用品的需求,既保证满足正常需要,同时合理有效的控制成本费用的原则,对公司公用品的计划、申请、采购、配送、领取、使用、保管等各环节的管理工作做出如下规定,以确保各部门、各分店公用品的正常需要,公司秉着合理计划、严格审批、合理采购、配送准确及时、督导有效使
15、用,制定出本管理制度。2 范围:公司所有营运过程中所需的日常物料消耗品、办公工具及生活设施工具皆按本办法执行。3.公用品的分类:共分为12大类,分别为以下大类:3.1印刷品类3.2办公文具类3.3电器、灯具通讯设备电工工具维修器材与耗材类3.4胶袋胶纸饭盒吸管厨房用具类3.5工衣包类3.6电脑设备及耗材类3.7首饰包装节日气氛装饰类3.8消防器材防盗标签类3.9清洁、洗洁用具与耗材类3.10促销赠送品类3.11固定资产类3.12其他类4.公用品的管理原则:4.1计划管理的原则:制定合理的公用品使用计划,凡公用品的使用部门或个人,必须依据公司总体计划之规定按期制定部门、分店、柜组、个人的公用品使
16、用需求计划,报相关部门领导审批,按经过审批的计划严格执行。4.2申请、审批的管理原则:公用品使用需求计划需报部门主管审批、人事行政部审核、店长或经理审批、呈总部常务总监或董事长核准。4.3合理、有效的原则:公用品的计划、采购、储存、领用各环节都必须做到合理、有效,提高使用效率,杜绝浪费,严格控制公用品的费用成本。4.4专人管理的原则:专人管理、职责明确,严格按流程操作。对公用品的管理总部和各分店都由行政部负责管理,并设专职公用品管理员,对公用品的申请、领用、退库、保管等各环节进行严格管理。4.5、定额管理、单独核算、奖惩挂钩的原则:推行费用定额计划管理,按部门、分店、柜组核定公用品费用指标(抱
17、括电话费、水电费等);由财务部对领用公用品的费用按部门、分店、柜组进行单独核算,并按计划指标进行考核;按计划进行对照检查,并按公用品费用的执行状况与相关人员的工资、奖金挂钩计算奖惩(奖惩办法另文规定)。5.公用品审批权限5.1凡是公用品的申请和领用都必须得到权限批准。5.2配送的公用品按申请流程办理,自购的公用品按自购流程办理。5.3分店自购的公用品,50元以内的耗用品由分店店长或店负责人审批,50元以内的工具、设备(如电工工具、炊具等)和超过50元的报总部常务总监或董事长审批。分店人事行政部须做好领用登记手续。5.4凡是上了50元以上的公用品发票,先由分店人事行政主管审核签字,再由总部行政部
18、复核,常务总监认签字后,送董事长批报。否则财务不予报帐。6.公用品管理流程:6.1.申请流程(见15页附图):6.2.配送流程(见16页附图);6.3.自购流程(见17页附图)7.公用品的订货、采购与配送、库存的管理:7.1.订货与采购7.1.1.所有公用品的订货、购置,由总部行政部统一安排,专业技术性的物品可由各店派专业人员陪同采购;7.1.2.确属总部行政部无法配送的公用品,各分店部门负责人填好申请购置单,先交本店人事行政部主管核实,再按有关的审批权限批准后,由指定的分店值班员专人采购,严禁私自购买、先斩后奏的行为或直接向供应商订货;7.1.3.需购置的公用品,公司商场内有售的,一律禁止外
19、购;7.1.4.总部公用品保管员根据库存和各分店、部门申请的公用品,制定合理的月需求计划报常务总监批准,按报批的计划进行采购;7.1.5.采购人员应严把质量关,经办人员要按质量验收,杜绝不合格品进仓,若违章操作而造成的损失由当事人负责;8.公用品的配置、定量、验收、领用、使用期限及退换的管理8.1.配置8.1.1.部门配置8.1.1.1.定义指本公司各个不同的部门,在具体的工作中所涉及到且必须具备独占使用某一公用品特征,并按照程序审批、配送、安排使用。8.1.1.2.部门配置公用品所必须具备的三个条件:8.1.1.2.1.本单位、个人,工作、生活的确需要;8.1.1.2.2.较长时间独占使用达
20、到规定的使用期限或使用后已被消耗;8.1.1.2.3.按权限范围得到批准。附件:总部各部门月配置数量情况表(附件一)分店各部门月配置数量情况表(附件二)8.1.2个人配置定义:指员工为了切实的工作需要而必须独自使用的办公工具和在生活中按不同级别给予配备的生活设施。附件:职员个人配置数量情况表“附件三”(见18页附表)8.2.定义:根据各分店经营的品种状况和规模大小、销售数量,以及公司各部门工作性质和人数等因素进行定量。也分为部门(分店)定量和个人定量。附件:各分店月使用定量情况,参见“附件二”数据职员个人使用定量情况,参见“附件三”数据8.3.验收8.3.1.要求:8.3.1.1.严格审核审批
21、手续。8.3.1.2.严格按定单数量验收。8.3.1.3.严格进行质量检验。8.3.1.4.与样板对照确认。8.3.1.5.核对商品价格。8.3.2.总办验收 公用品保管员严格按质量验收后,交公用品打单员打印一式三联的“入库单”入库,当天的“入库单”须于第一时间连同供应商送货单交结算中心复核并入帐。部门负责人负责公用品质量、数量、入库、结算等全过程的监督管理工作;8.3.3.分店验收8.3.3.1.按照总办安排,供应商直接送公用品到分店,分店相关管理人员必须严格按章验收入库,并对其质量与数量负责;8.3.3.2.根据实际验收数量打印一式三联的公用品“调入单”,并在备注栏内注明为“总办公用品调入
22、”;8.3.3.3.“调入单”及供应商送货单必须有公用品保管员和财务人员签名并加盖复核章;8.3.3.4.将供应商送货清单及“调入单”的调入单位联(红联)交供应商,由供应商据此向总办公用品票据员打印“入库单”换取货款结算联;8.3.3.5.总办公用品打单员在打印完“入库单”的同时,应根据分店验收的“调入单”打印“调出单”,并将“调出单”收货联(红联)及时转回分店;8.3.3.6.总办公用品打单员应从供应商处收回分店验收签章的“调入单”,并附在打印给分店的“调出单”财务联(白联)后交财务复核并入账;打印的公用品“入库单”附上“送货清单”一并转交财务部复核签章并入账;8.3.3.7.分场需于“调出
23、单”送达商场时与“调入单”一并粘贴交财务复核入账。8.4.领用8.4.1.公用品的领用数量按配置原则和定量标准从严掌握,在领用程序上同样分为部门领用和个人领用;8.4.2.凡是部门集体公用或该部门经管消耗的公用品则为部门领用,部门领用必须由该部门主管级以上负责人领取;凡是个人独占使用的为个人领用,由本人申请领用。所有公用品的领用,都必须填写一式二联的公用品采购领用申请表并履行正当的审批手续;8.4.3.所有公用品的领用都必须在三天以内将物品采购到位(特殊原因除外).8.4.4.领用公用品时必须在领用登记表上签收,并打印当日汇总“出库单”,上交财务部复核签章。8.4.5.当月的进销存情况表与财务
24、部进行核对,核对不符时,必须及时查明原因。8.4.6.每月底,公用品票据员应打印出当月的部门、个人的领用汇总表给领用部门或个人确认8.4.7.每月底,公用品票据员应打印出当月的进销存情况总表与财务部进行核对,核对不符的,必须及时查明原因。8.5.使用期限公用品的使用期限分为一次性消耗和规定使用期限两种,对那些已不再具有使用价值且已损坏但仍保持原状的公用品实行以旧换新。各种公用品的领用都必须按照使用期限和对照是否以旧换新的规定办理。使用期限与以旧换新情况,参见“附件一”“附件二”“附件三”的规定。8.6.退换8.6.1.退货与换货要及时申报,并事先与公用品管理人员联系。若有数量、质量问题一般情况
25、不超过24小时,以便及时更正,避免贻误工作开展。退换包括个人移交、个人退换、分店退换和退还供应商。8.6.2.个人移交:员工调(离)职时所经管、使用的公用品造具清单在人事行政部门的监督下移交给另一使用人或交回人事行政部。移交与领用不符的照价赔偿。8.6.3.个人退换:由于领用的物品不合规格或质量问题等因素而需要退换,必须原件或整件退换。8.6.4.分店退换:申领的公用品由于工作程序发生变化而不再适用或用后有剩余、有质量问题、错发货等原因,公用品保管员必须及时进行退换。8.6.5.退还供应商:使用有溢余、有质量问题、规格型号不合、发错货、混夹别品、少件等情况,应迅速与供应商联系,办理退换手续。8
26、.6.6.如果有问题而不退换,一是确认本次领用有效并计入数量;二是出现不良结果由领用人负责;三是造成积压、报废要追查当事人一定的责任。9.公用品保管与报表填报:9.1.公用品管理采用实物负责制,谁经管谁负责。正常的耗用按“领用”制度办理,人为的保管不善,造成遗失和损坏的由当事人负责赔偿;9.2.各分店公用品保管员按要求认真填好公用品一周领用申请表和公用品领用情况明细表,并应有财务部、营运部负责人确认,于每周一上午12点前报送总部行政部;9.3.公用品保管员必须会同财务部、营运部于每月31日前对本店的公用品进行盘点,对已配送、自购的数量、库存等相关内容分别予以确认,报总部行政部一份备查;9.4.
27、总部公用品保管员仔细核对报表数据,并进行汇总登记,根据实际用量填制公用品订货申请表交部门负责人复核,总部行政部审核,送常务总监审批后,由专门的订货人员订货、采购。同时整理好各分店、各部门每月公用品配送、库存数据,以保持数据的连贯性;9.5.为了保证财务核算的准确性、及时性,各部门、分店向总部领、退公用品的所有单据必须于次月3日以前全部交回总部行政部,行政部相关人员应及时处理,并在每月5日以前交财务部。10.公用品票据管理流程10.1.订货票流10.1.1.分店人事行政部公用品保管员查询电脑库存,根据各单品的实际需要量(即满足整个公司一周至一个月的需要量)填写公用品订货单审批,并由营运、财务确认
28、签名。订货单必须注明商品名称、规格、数量、送货时间、计划用量时间、现有存货量;10.1.2.分店人事行政部负责人核实所订公用品库存量是否是属正常需要量范畴,是否属公司所急需,审核订单内容是否准确并签名;营运部负责人核实是否该使用的公用品、需要量是否与实际相符、是否部门还有库存量;财务部负责人核实其领土完整用量是否正常需要量、是否库存有货、是否有退货、是否适合的供应商。10.1.3.订单交常务总监审批,经常务总监签名批准的订单方可向供应商传送并订货。10.2入库票流10.2.1.供应商按订单送货到行政部后,行政部公用品保管员按供应商送货单点货,并与订单核对,核实数量单价无误后,在收货单上签名,并
29、签明货已收字样。数量单价有差错的,收货人在送货单上进行更改,且在更改处签名,同时在收货单上签名,并签明货已收字样。收货时按公用品分类中的大类分类对号入座存放;10.2.2.收货员将签名的收货单和订单交公用品票据员打印电脑入库单,票据员打印出一式三联的电脑入库单后,交收货员与清单数进行核对,核对无误后双方在入库单上的电脑文员和收货审核员处签名;10.2.3.收货员将双方签名的电脑入库单附供应商送货交财务复核处复核,财务复核数量单价和金额无误后签名并加盖财务复核章。财务复核员留电脑入库单白联附供应商送货单作记账凭证,红联交供应商作结算凭证,黄联交收货员留存。10.3.调出票流10.3.1.行政部公
30、用品保管员收到分店手续完整的公用品申请单,由部门负责人审核后,交票据员打印一式四联的电脑调出单,双方在调出单上的电脑文员和收货审核员处签名;10.3.2.行政部公用品票据员将调出单连同申请单交财务复核,财务复核无误后签名盖章,交公用品保管员发货,公用品保管发货时将调出白联要收回来,红联随货同行,转给调入方作记账附件,公用品保管员待收到调入方收货打印的调入单红联后,将对方调入单红联同调出单粘贴在一起,每周一次送交财务部记账人员记账;10.3.3.在每周一次交接单时,行政部公用品保管员按分店和单号在签收簿上按顺序登记,财务记账人员核对已加盖财务复核章后,在签收簿上签名并收单。对无财务复核签章的公用
31、品单据财务记账人员必须视同无效单据退回,更不得作账务处理(以下同)。10.4.调入票流10.4.1.行政部收到分店转入的公用品后,凭分店打印的调出单红联核对实物,单货相符后,将调出单交公用品票据员打印一式三联的调入单,双方在调入单上签名。单货不符的,迅速与分店核实,核实后,按实收数收货,并要求分店按实收数重新打调出单;10.4.2.公用品保管员将调入单同分店的调出单红联交财复核,财务复核二单的数量相符后,签名并盖财务复核章;10.4.3.公用品保管员将调入单红联转交调入分店,作对方调出单附件;白联即回单同分店的调出单红联定期交财务签收记账(交接流程同调出单);黄联由行政部留存。10.5.领用票
32、流10.5.1.各部门根据部门需要填写公用品采购领用申请表,申请人在申请处签名,由部门主管以上人员审核实际需要情况,并在批准人处签名,然后将公用品采购领用申请表第二联(红联)交行政部公用品保管员处;每周六按部门或个人打印一次电脑出库单。10.5.2.行政部公用品保管员根据各部门填写的公用品采购领用申请表发货后,由公用品领用人在公用品采购领用申请表上签注已领用字样,并签名;10.5.3.行政部公用品保管员根据各部门领用的公用品,作备查账簿登记,备查账簿登记内容包括领用时间、公用品名称、数量、领用人;10.5.4.公用品电脑打单员根据以上签名完整的公用品采购领用申请表红联,打印电脑出库单,由票据员
33、和公用品保管员在出库单上的电脑文员、收货员和领用人处签名;10.5.5.人事行政部公用品保管员将公用品采购领用申请表附在电脑出库单后,交财务部复核人员复核,财务核对电脑出库单公用品采购领用申请表相符后,签名并盖财务复核章;10.5.6.在每周的交接单时,白联交财务记账,黄联由行政部留存,具体流程与调出单同。10.6.分店直接收货入库的公用品入库、调入和调出票流10.6.1.供应商送货到分店人事行政部后,分店人事行政部公用品保管员按供应商送货单清点收货,核实数量单价无误后,在收货单上签名,并签注“货已收”字样,数量单价有差错的,收货人在送货单上进行更改,并在更改处签名,同时在收货单上签名,并签注
34、“货已收”字样;10.6.2.分店人事行政部公用品票据员根据收货员签收的送货单打印一式三联的电脑调入单,经收货人核对数量单价金额后,双方在电脑调入单的票据员和收货员处签名;10.6.3.分店人事行政部保管员将签名的送货单和调入单交财务复核处复核,财务复核数量单价无误后在送货单和电脑调入单上签名并加盖财务复核章;10.6.4.供应商凭分店人事和财务盖章签名齐备的送货单和调入单后,到总部行政部打印入库单,办理结算事宜;10.6.5.总部公用品保管员收到分店人事行政部和财务部盖章签名齐备的送货单和调入单后,对单据的数量单价和金额进行复核,无误后在送货单和调入单上签名,并签上“已核对“字样,交票据员打
35、印电脑入库单和调出单;10.6.6.总部公用品保管员将分店收货的送货单同入库单粘在一起,将分店调入单和总部调出单白联粘在一起,然后交财务复核,经财务复核盖章后,入库单白联交财务记账,红联交供应商作为结算凭证,黄联由公用品保管员留存备查;调出单由公用品保管员定期一周一次送财务部记账,移送流程跟正常调出单相同;10.6.7.分店的正常公用品入库、调入、调出同总部入库、调入、调出流程。10.7.公用品盘点流程10.7.1.每月月末,行政部会同财务部对库存公用品进行一次全面的盘点,盘点时,由行政部人员负责清点,由财务部人员负责记录数据。盘点完毕后,盘点双方在盘点表上签名。10.7.2.复盘由财务部人员
36、负责清点,由行政部人员负责核对手工盘点数据。复盘时的抽盘比例为10%,有条件的单位,复盘人与初盘人应由不同的人员进行,如该单位人手不够,则由初盘时的财务人员负责清点,由初盘时的行政部人员核对手工盘点表记录数据。复盘人在手工盘点表上签名。如果复盘时的出错率达到5%以上,则必须重新进行盘点。10.7.3.盘点结束后,由行政部公用品票据员根据手工盘点表录入电脑,生成电脑盘点表,电脑盘点表交财务部进行复核,财务部核对二者的数量是否相符,如有不符,交行政部票据员修正电脑盘点表,待二者相符后,双方盘点人员在电脑盘点表上签名确认,并由双方部门负责人审核签名。10.7.4.经双方签名确认的电脑盘点表由财务部出
37、具盘点报告书,盘点报告书同盘点表报常务总监审批,由常务总监签署处理意见,如差异额较大(200元以上),则还必须报董事长审批;10.7.5.财务部根据审批的盘点表报告书,进行相关账务处理。11.公用品计算机系统管理说明 为提高公用品管理的科学有效性,现对整个公司各分店公用品全面实行计算机系统管理,请各分店按照以下说明书和要求规范运作。11.1.公用品分类阶层明细表(附后)公用品分12大类每大类各分中类11.2.公用品编码规则:每个公用品名称对应一个编码,编码不得有重复现象,相同型号、规格的公用品不允许有两个编码。公用品编码长度为8位阿拉伯数字,不含任何其他字符,其说明为: 00(12位) 00(
38、34位) 0000(5678位)第一层 第二层 第三层第一层:公用品分类中的大类 第二层:公用品分类中的中类第三层:四位流水号11.3.公用品货位号规则;公用品货位号分为12个,每个分类中的大类为一个货位号.货位号均为小写英文字母.11.4.所有公用品电脑显示的进价均为供应商进价的1.2倍,进价不得随意更改.11.5.权限分配: 为了保证分店公用品系统与总部公用品系统数据的统一,对有关事宜作以下规定:11.5.1.分店不得自行编码上新商品资料,若是新商品,分店公用品保管员必须列出商品名称、规格、价格等,传真至总部行政部,统一由总部行政部公用品票据员编码上新商品资料,上完资料后签名并于当天回传到
39、分店,分店方可按总部编码上新商品资料。11.5.2.供应商资料由总部统一编辑和管理,未经总部行政部许可,分店不得编辑、删除或修改供应商资料,若有新的供应商,分店必须列出供应商名称、供应商地址、联系人、联系电话、传真号码等,传真至总部行政部,上完资料后签名并于当天回传到分店,分店方可编辑供应商。11.5.3.未经许可分店不得随意增加或修改商品货位资料及商品分类信息。11.5.4.分店自购的公用品由分店建立完整的领用登记制度,属于工具、设备的公用品,分店、总部必须录入电脑管理。12考核评估12.1公用品的申请计划、采购、配送、领用、保管、退库等严格按公用品管理流程办理;12.2公用品的计划、采购、
40、储存、领用等各环节合理、有效,费用成本控制在计划指标以内;12.3公用品的申请、采购、配送、发放准确、及时;12.4公用品的领用坚持按计划配置、领用;12.5公用品管理人员工作严谨,按申请计划配送、发放无差错;12.6各环节的管理工作合理、有效,无浪费和人为损失现象;12.7对物品的使用过程进行有效监督;12.8落实领用登记、签名制度扎实,货物去向心中有数,并有帐册管理;12.9公用品的储存做到安全、完整,无短少、无损坏、无积压、无过期变质,并且存放有序摆放整齐、物品的堆放、出库等符合仓管的一般原则。12.10按规定的时间进行盘点、盘点核查账物相符,各种单据、报表填报准确及时,数字真实可靠;
41、以上每项计1分共10分,实行每月考核一次,得8分以上者为合格,8分以下者为不合格。凡定为不合格单位者,除对经管人员金额不符部分由财务扣款赔偿外,还要视其相关人员情节,作扣分或降级处理。13附件:公用品分类阶层明细表 6.1.公用品申请流程根据实际需要制定公用品计划主管、组长或具体岗位个人部门填写公用品所需用量申请部门经理/主管或组长部门负责人审核用量 部门经理/主管分店人事部按有关计划、配置原则进行核实 分店人事行政部主管或文员分店店长审查分店店长/店面负责人总部行政部核对库存,提供数据董事长/常务总监批示 总部行政部主管或公用品保管员总部配送分店自购根据批示的数量配送 无库存 有库存 验收入库根据所批用量发货向供应商订货 公用品保管员按期发送分店分店收货部签收 收货部收货员 分店人事行政部验收签字 分店人事行政部文员 部门、个人领用签字 部门经理/主管/组长/个人6.2配送流程总部公用品票据员按照分店申请的数量报相关人员批准后,打印公用品调出单交保管员配货 指定专人 严格管理保管员按调出单配货后,交仓库主管安排配送员和收货员把货放到各分店货位上复核,并签字 明确责任
限制150内